Nhóm của bạn có đang gặp phải một tình trạng quá tải thông tin không? Hãy để Guru dạy bạn cách quản lý thông tin một cách hiệu quả và quay trở lại quỹ đạo.
Bạn không thể xác định chính xác được điều đó, nhưng đột nhiên nhóm của bạn có vẻ hơi...không ổn. Một số người nói rằng họ cảm thấy như họ bước vào sương mù khi họ phải làm việc. Người khác cảm thấy thất vọng, và một vài người thậm chí đã nói rằng họ sợ hãi khi nghe về các dự án mới.
Bạn có thể cho rằng mọi người cảm thấy quá tải công việc, nhưng vấn đề sâu xa hơn nhiều. Chúng tôi đã thấy vấn đề này xuất hiện tại vô số công ty, và chúng tôi biết nguyên nhân gây ra rắc rối: đồng nghiệp và nhân viên của bạn đã mắc phải một tình trạng nghiêm trọng được gọi là quá tải thông tin.
Star Trek: TNG đã đúng, nó cảm giác chính xác như thế này
Vấn đề quá tải thông tin
Quá tải thông tin đúng như tên gọi của nó: mọi người bị choáng ngợp bởi cả thông tin liên quan lẫn không liên quan. Khối lượng thông tin khổng lồ mà họ phải đối mặt có thể khiến việc đưa ra quyết định hoặc thậm chí hiểu những gì họ đang phải đối diện trở nên khó khăn.
Bertram Gross, một Giáo sư Khoa học Chính trị tại Hunter College, lần đầu tiên sử dụng thuật ngữ này trong bài báo của ông Quản lý Tổ chức vào năm 1964. Thuật ngữ có thể đã có từ hàng thập kỷ, nhưng rõ ràng là chúng ta đang sống ở thời điểm xảy ra quá tải thông tin nhất. Nếu vấn đề đã phát triển mạnh mẽ vào những năm 1960, hãy tưởng tượng nó sẽ như thế nào và cảm giác ra sao trong thời đại internet "luôn kết nối" của chúng ta.
Một cuộc khảo sát vào tháng 6 năm 2020 cho thấy trên toàn thế giới, gần 45% nhân viên cho biết rằng các nguồn thông tin mà họ kiểm tra mỗi ngày đã tăng lên trong 5 năm qua. Ngoài ra, gần một phần ba số nhân viên trên toàn cầu cho biết lượng thông tin này khiến họ cảm thấy căng thẳng hơn trong công việc.
Những hậu quả của quá tải thông tin trong công việc có thể ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Nhân viên cảm thấy ít hài lòng hơn với công việc của họ. Họ bắt đầu gặp khó khăn trong việc tập trung, mắc nhiều sai sót hơn và cảm thấy như họ không thể đưa ra quyết định. Thực tế, một số người cho rằng "Nền tảng nghỉ việc lớn" thực sự là "Nền tảng không hài lòng lớn". Dòng thông tin liên tục cuối cùng đã khiến một số người đạt đến giới hạn chịu đựng của họ, và họ chọn rời bỏ công việc của mình để tìm kiếm một chút bình yên.
Hai chiến lược cực kỳ hiệu quả để chống lại quá tải thông tin trong công việc
Chúng ta có thể bị tấn công bởi thông tin vô hạn, nhưng chúng ta không nên mong chờ dòng dữ liệu sẽ chậm lại bất kỳ lúc nào. Với nhiều công việc hiện đại phụ thuộc vào việc thu thập và phân tích dữ liệu, tư duy phản biện, và giải quyết vấn đề, dòng thông tin vô tận đó là điều rất quan trọng.
Đó là lý do tại sao cách tốt nhất để chống lại quá tải là nghĩ ra những cách chủ động để giải quyết nó.
Chúng tôi không thể hứa rằng bạn sẽ không ngừng nhận tin nhắn sau giờ làm việc hoặc sẽ không bao giờ bị nhắn tin qua Slack khi bạn đang cố gắng tập trung vào công việc. Nhưng nếu bạn bắt đầu làm theo một số đề xuất này, bạn có thể chuyển hướng dòng thông tin làm việc thành cái gì đó dễ quản lý hơn.
Thái độ này là cần thiết trong công việc
1. Hãy biết chọn lọc về thời gian của bạn
Khi bạn có một đống email cần phản hồi, một lịch trình đầy đủ các cuộc họp, và rất nhiều dự án và đồng nghiệp cần sự chú ý của bạn, bạn phải trở thành một người quản lý thời gian của chính mình. Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng quan trọng để chống lại quá tải.
Công việc đột nhiên chuyển từ lối chủ động sang bị động khi bạn không thể quản lý thời gian của mình đúng cách. Tránh vấn đề phổ biến này bằng cách tập trung vào cách tốt nhất để quản lý thời gian mà bạn có.
Gán thời gian giới hạn cho một số nhiệm vụ nhất định để bạn có thể chuyển sang và tránh bị mắc kẹt khi bạn không tiến triển được. Tạo lịch trình hàng ngày của riêng bạn và ưu tiên nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng, tính khẩn cấp và nhân lực.
Reese Witherspoon biết cách đánh giá cao một hệ thống quản lý kiến thức tốt
2. Chấp nhận quản lý kiến thức
Tổ chức kiến thức nội bộ là vô cùng quan trọng đối với các công ty. Mọi người nên có thể dễ dàng truy cập bất kỳ thông tin nào họ cần để thực hiện công việc của mình. Đó là lý do tại sao chúng tôi là những người ủng hộ vững mạnh cho việc chấp nhận quản lý kiến thức trong nơi làm việc.
Quản lý kiến thức có thể được định nghĩa là bất kỳ hệ thống nào được phát triển để giúp mọi người trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức tạo ra, phân phối, truy cập và cập nhật thông tin. Một hệ thống quản lý kiến thức thực sự sẽ không chỉ bao gồm việc tạo ra cấu trúc thư mục mới hoặc các quy tắc đặt tên cho các tệp (mặc dù đó là một khởi đầu tuyệt vời). Mặc dù việc truy cập và tổ chức là những bước quan trọng đầu tiên để chấp nhận quản lý kiến thức, nhưng hai điều đó không đủ. Bạn cũng cần một cơ chế để phân phối kiến thức đúng lúc đến đúng người. Đó là nơi phép thuật thật sự của quản lý kiến thức xảy ra.
Dành thời gian để đào tạo tất cả mọi người từ các nhân viên đóng góp đến quản lý để họ hiểu rõ cách sử dụng và phát triển hệ thống quản lý kiến thức của bạn. Nỗ lực tạo ra một văn hóa công ty không chỉ thực hành quản lý kiến thức, mà còn chấp nhận nó.
Suy nghĩ khác về quản lý kiến thức có thể mang lại những lợi ích gián tiếp mà bạn có thể chưa nghĩ đến. Các chuyên gia về nội dung (SMEs) có thể cảm thấy được quyền lực và được đánh giá cao tại nơi làm việc và cũng được nghỉ ngơi rất xứng đáng khỏi việc bị quấy rối. Kiến thức của SMEs có thể được truyền tải xuống và giúp lan tỏa những cảm xúc tích cực đó đến những người khác trong nhóm của họ.
Những lợi ích không chỉ dừng lại ở những nhân viên cá nhân. Các tổ chức cũng có thể tận hưởng những lợi ích chuyển mình từ việc quản lý kiến thức. Hãy tưởng tượng điều gì có thể xảy ra khi nhân viên có khả năng tập trung vào công việc, cảm thấy có quyền năng để thực hiện công việc của họ, và dần dần có nhiều thời gian hơn cho bản thân.
Vì mọi người có lịch trình tự chủ hơn nên họ nay có rất nhiều sự linh hoạt và thời gian để làm việc. Đột nhiên mọi người đều có kiến thức họ cần để thực hiện công việc của mình, và những nhân viên quá tải của bạn đột nhiên biến thành những người thực sự hào hứng để đi làm vào ngày hôm sau. Nếu bạn đã tìm kiếm một sự thay đổi tổ chức nghiêm túc, đầu tư vào quản lý kiến thức có thể là điều bạn cần.
Nếu bạn đã học được bất cứ điều gì về việc chống lại quá tải thông tin trong công việc, đó là có một thời điểm và nơi cho mọi thứ, và thực sự không nên là hộp thư đến của bạn (hoặc Slack, Teams, hoặc công cụ liên lạc ưa thích của bạn).
Một trong những nguồn gây quá tải phổ biến nhất đến từ lượng kênh và công cụ truyền thông mà chúng ta sử dụng để làm công việc của mình. Thay vì cố gắng cắt giảm những công cụ hữu ích mà bạn sử dụng tại nơi làm việc, hãy tập trung vào việc tìm ra cách làm cho chúng dễ dàng tiếp cận hơn và cho phép mọi người khai thác chúng tốt hơn.
Hãy nhớ rằng, kiến thức chỉ tốt như việc sử dụng của nó. Bạn sẽ cần một công cụ có khả năng chèn kiến thức vào quy trình làm việc của mọi người khi nó hữu ích nhất. Và một công cụ tích hợp với phần mềm mà bạn sử dụng nhiều nhất thì càng tốt.
Bạn muốn biết nơi tìm một công cụ có thể làm tất cả không? Hãy xem Guru.
Bạn không thể xác định chính xác được điều đó, nhưng đột nhiên nhóm của bạn có vẻ hơi...không ổn. Một số người nói rằng họ cảm thấy như họ bước vào sương mù khi họ phải làm việc. Người khác cảm thấy thất vọng, và một vài người thậm chí đã nói rằng họ sợ hãi khi nghe về các dự án mới.
Bạn có thể cho rằng mọi người cảm thấy quá tải công việc, nhưng vấn đề sâu xa hơn nhiều. Chúng tôi đã thấy vấn đề này xuất hiện tại vô số công ty, và chúng tôi biết nguyên nhân gây ra rắc rối: đồng nghiệp và nhân viên của bạn đã mắc phải một tình trạng nghiêm trọng được gọi là quá tải thông tin.
Star Trek: TNG đã đúng, nó cảm giác chính xác như thế này
Vấn đề quá tải thông tin
Quá tải thông tin đúng như tên gọi của nó: mọi người bị choáng ngợp bởi cả thông tin liên quan lẫn không liên quan. Khối lượng thông tin khổng lồ mà họ phải đối mặt có thể khiến việc đưa ra quyết định hoặc thậm chí hiểu những gì họ đang phải đối diện trở nên khó khăn.
Bertram Gross, một Giáo sư Khoa học Chính trị tại Hunter College, lần đầu tiên sử dụng thuật ngữ này trong bài báo của ông Quản lý Tổ chức vào năm 1964. Thuật ngữ có thể đã có từ hàng thập kỷ, nhưng rõ ràng là chúng ta đang sống ở thời điểm xảy ra quá tải thông tin nhất. Nếu vấn đề đã phát triển mạnh mẽ vào những năm 1960, hãy tưởng tượng nó sẽ như thế nào và cảm giác ra sao trong thời đại internet "luôn kết nối" của chúng ta.
Một cuộc khảo sát vào tháng 6 năm 2020 cho thấy trên toàn thế giới, gần 45% nhân viên cho biết rằng các nguồn thông tin mà họ kiểm tra mỗi ngày đã tăng lên trong 5 năm qua. Ngoài ra, gần một phần ba số nhân viên trên toàn cầu cho biết lượng thông tin này khiến họ cảm thấy căng thẳng hơn trong công việc.
Những hậu quả của quá tải thông tin trong công việc có thể ảnh hưởng đến tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn. Nhân viên cảm thấy ít hài lòng hơn với công việc của họ. Họ bắt đầu gặp khó khăn trong việc tập trung, mắc nhiều sai sót hơn và cảm thấy như họ không thể đưa ra quyết định. Thực tế, một số người cho rằng "Nền tảng nghỉ việc lớn" thực sự là "Nền tảng không hài lòng lớn". Dòng thông tin liên tục cuối cùng đã khiến một số người đạt đến giới hạn chịu đựng của họ, và họ chọn rời bỏ công việc của mình để tìm kiếm một chút bình yên.
Hai chiến lược cực kỳ hiệu quả để chống lại quá tải thông tin trong công việc
Chúng ta có thể bị tấn công bởi thông tin vô hạn, nhưng chúng ta không nên mong chờ dòng dữ liệu sẽ chậm lại bất kỳ lúc nào. Với nhiều công việc hiện đại phụ thuộc vào việc thu thập và phân tích dữ liệu, tư duy phản biện, và giải quyết vấn đề, dòng thông tin vô tận đó là điều rất quan trọng.
Đó là lý do tại sao cách tốt nhất để chống lại quá tải là nghĩ ra những cách chủ động để giải quyết nó.
Chúng tôi không thể hứa rằng bạn sẽ không ngừng nhận tin nhắn sau giờ làm việc hoặc sẽ không bao giờ bị nhắn tin qua Slack khi bạn đang cố gắng tập trung vào công việc. Nhưng nếu bạn bắt đầu làm theo một số đề xuất này, bạn có thể chuyển hướng dòng thông tin làm việc thành cái gì đó dễ quản lý hơn.
Thái độ này là cần thiết trong công việc
1. Hãy biết chọn lọc về thời gian của bạn
Khi bạn có một đống email cần phản hồi, một lịch trình đầy đủ các cuộc họp, và rất nhiều dự án và đồng nghiệp cần sự chú ý của bạn, bạn phải trở thành một người quản lý thời gian của chính mình. Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng quan trọng để chống lại quá tải.
Công việc đột nhiên chuyển từ lối chủ động sang bị động khi bạn không thể quản lý thời gian của mình đúng cách. Tránh vấn đề phổ biến này bằng cách tập trung vào cách tốt nhất để quản lý thời gian mà bạn có.
Gán thời gian giới hạn cho một số nhiệm vụ nhất định để bạn có thể chuyển sang và tránh bị mắc kẹt khi bạn không tiến triển được. Tạo lịch trình hàng ngày của riêng bạn và ưu tiên nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng, tính khẩn cấp và nhân lực.
Reese Witherspoon biết cách đánh giá cao một hệ thống quản lý kiến thức tốt
2. Chấp nhận quản lý kiến thức
Tổ chức kiến thức nội bộ là vô cùng quan trọng đối với các công ty. Mọi người nên có thể dễ dàng truy cập bất kỳ thông tin nào họ cần để thực hiện công việc của mình. Đó là lý do tại sao chúng tôi là những người ủng hộ vững mạnh cho việc chấp nhận quản lý kiến thức trong nơi làm việc.
Quản lý kiến thức có thể được định nghĩa là bất kỳ hệ thống nào được phát triển để giúp mọi người trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức tạo ra, phân phối, truy cập và cập nhật thông tin. Một hệ thống quản lý kiến thức thực sự sẽ không chỉ bao gồm việc tạo ra cấu trúc thư mục mới hoặc các quy tắc đặt tên cho các tệp (mặc dù đó là một khởi đầu tuyệt vời). Mặc dù việc truy cập và tổ chức là những bước quan trọng đầu tiên để chấp nhận quản lý kiến thức, nhưng hai điều đó không đủ. Bạn cũng cần một cơ chế để phân phối kiến thức đúng lúc đến đúng người. Đó là nơi phép thuật thật sự của quản lý kiến thức xảy ra.
Dành thời gian để đào tạo tất cả mọi người từ các nhân viên đóng góp đến quản lý để họ hiểu rõ cách sử dụng và phát triển hệ thống quản lý kiến thức của bạn. Nỗ lực tạo ra một văn hóa công ty không chỉ thực hành quản lý kiến thức, mà còn chấp nhận nó.
Suy nghĩ khác về quản lý kiến thức có thể mang lại những lợi ích gián tiếp mà bạn có thể chưa nghĩ đến. Các chuyên gia về nội dung (SMEs) có thể cảm thấy được quyền lực và được đánh giá cao tại nơi làm việc và cũng được nghỉ ngơi rất xứng đáng khỏi việc bị quấy rối. Kiến thức của SMEs có thể được truyền tải xuống và giúp lan tỏa những cảm xúc tích cực đó đến những người khác trong nhóm của họ.
Những lợi ích không chỉ dừng lại ở những nhân viên cá nhân. Các tổ chức cũng có thể tận hưởng những lợi ích chuyển mình từ việc quản lý kiến thức. Hãy tưởng tượng điều gì có thể xảy ra khi nhân viên có khả năng tập trung vào công việc, cảm thấy có quyền năng để thực hiện công việc của họ, và dần dần có nhiều thời gian hơn cho bản thân.
Vì mọi người có lịch trình tự chủ hơn nên họ nay có rất nhiều sự linh hoạt và thời gian để làm việc. Đột nhiên mọi người đều có kiến thức họ cần để thực hiện công việc của mình, và những nhân viên quá tải của bạn đột nhiên biến thành những người thực sự hào hứng để đi làm vào ngày hôm sau. Nếu bạn đã tìm kiếm một sự thay đổi tổ chức nghiêm túc, đầu tư vào quản lý kiến thức có thể là điều bạn cần.
Nếu bạn đã học được bất cứ điều gì về việc chống lại quá tải thông tin trong công việc, đó là có một thời điểm và nơi cho mọi thứ, và thực sự không nên là hộp thư đến của bạn (hoặc Slack, Teams, hoặc công cụ liên lạc ưa thích của bạn).
Một trong những nguồn gây quá tải phổ biến nhất đến từ lượng kênh và công cụ truyền thông mà chúng ta sử dụng để làm công việc của mình. Thay vì cố gắng cắt giảm những công cụ hữu ích mà bạn sử dụng tại nơi làm việc, hãy tập trung vào việc tìm ra cách làm cho chúng dễ dàng tiếp cận hơn và cho phép mọi người khai thác chúng tốt hơn.
Hãy nhớ rằng, kiến thức chỉ tốt như việc sử dụng của nó. Bạn sẽ cần một công cụ có khả năng chèn kiến thức vào quy trình làm việc của mọi người khi nó hữu ích nhất. Và một công cụ tích hợp với phần mềm mà bạn sử dụng nhiều nhất thì càng tốt.
Bạn muốn biết nơi tìm một công cụ có thể làm tất cả không? Hãy xem Guru.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
