Khi một nhân viên rời khỏi công ty, đó không chỉ đơn giản là mất đi một người lãnh đạo dự án hoặc một người bạn nhâm nhi cà phê. Có rất nhiều kiến thức tổ chức, chuyên môn và mối quan hệ mật thiết đang ra đi. Nếu các công ty không chuẩn bị cho sự ra đi, họ có thể dễ dàng thấy mình rơi vào tình huống khó khăn.

Chúng tôi biết rằng bộ phận nhân sự, quản lý và các phòng ban khác đã đủ bận rộn với những nhân viên hiện tại. Bạn có thực sự cần mất thêm thời gian hoặc kế hoạch cho ai đó đang chuẩn bị ra đi không?

Mỗi nhân viên đều quan trọng, và điều đó bao gồm cả những người đã chuẩn bị cho cuộc sống sau khi rời công ty của bạn. Đây là những gì bạn đang thiếu khi không có kế hoạch ra đi.

Thêm cấu trúc vào một khoảng thời gian nổi tiếng là thiếu cấu trúc

Những tuần cuối cùng của việc làm thường trở thành một thời gian ng awkward, ở giữa, nơi mà mọi người không muốn tham gia vào bất cứ điều gì lớn, nhưng họ cũng cần tìm cách chiếm dụng thời gian của mình. Thay vì dành những ngày cuối cùng để chia sẻ kiến thức quý giá, họ dành giờ của mình để mua sắm trực tuyến và đăng bài trên Reddit.

Các trải nghiệm ra đi tập trung vào việc chia sẻ kiến thức cho phép những nhân viên sắp ra đi trở nên năng suất và cũng giúp các nhân viên còn lại chuẩn bị thành công hơn. Không ai sẽ phải dành thời gian đó một cách không có việc gì để làm hoặc lo lắng về ngày đầu tiên mà không có đồng nghiệp của họ. Điều này sẽ cho mọi người thời gian cần thiết để chuẩn bị cho những gì tiếp theo.

Nhận ghi chú để cải thiện

Việc chia sẻ kiến thức nên được thực hiện từ cả hai chiều trong quá trình ra đi. Những nhân viên ra đi không chỉ có cơ hội chia sẻ kiến thức của mình với những nhân viên hiện tại. Nó cũng cho phép bạn tìm hiểu nhiều hơn về trải nghiệm của nhân viên.

Nếu bạn đã tìm kiếm phản hồi chân thật, không cần tìm đâu xa hơn người đang chuẩn bị ra đi. Một số nhân viên không muốn phản hồi của họ làm xấu hình ảnh của họ, vì vậy họ chọn im lặng thay vì lên tiếng. Sử dụng cơ hội hiếm hoi này để tìm hiểu cách bạn có thể cải thiện mọi thứ cho các nhân viên còn lại của bạn.

Một người đóng góp cá nhân đang chuẩn bị ra đi cho cơ hội "một lần trong đời" này có thể chiếu ánh sáng về những gì khiến công việc đó hấp dẫn đối với họ. Người quản lý đang ra đi vì một mức lương cao hơn hoặc phúc lợi tốt hơn có thể cho bạn biết nhiều về cách công ty của bạn có thể có các gói đề xuất hấp dẫn hơn.

Giữ an toàn

Suy nghĩ về việc nhân viên bình thường có bao nhiêu quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm. Ai đó đang chuẩn bị rời khỏi có thể có thông tin đăng nhập cho các chương trình quan trọng nhất của bạn và các hệ thống quản lý. Các nhà quản lý, nhân sự và người làm tài chính thậm chí còn có thể có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm như thông tin ngân hàng hoặc số an sinh xã hội.

Có lý do tại sao lên đến 20% các nhà tuyển dụng nói rằng họ đã gặp phải sự cố dữ liệu từ những nhân viên cũ. Một mật khẩu bị lãng quên hoặc tài khoản chưa được vô hiệu hóa có thể đủ để gây ra rất nhiều rắc rối cho các công ty. May mắn thay, một kế hoạch ra đi tuyệt vời giúp ngăn chặn những vấn đề này trước khi chúng bắt đầu.

Cách tạo kế hoạch ra đi của riêng bạn

Chúng tôi biết bạn bận rộn với tất cả các hoạt động tổ chức, thăng chức, thay đổi công việc và giảm biên chế đang diễn ra. Nhưng bây giờ khi bạn biết ra đi quan trọng như thế nào đối với các công ty, bạn hoàn toàn có thể khiến bộ phận nhân sự, các trưởng phòng, IT và bất kỳ người quan trọng nào khác tập trung thời gian của họ vào việc tạo ra một kế hoạch ra đi đầy đủ và chi tiết!

Chúng tôi thực sự nghĩ rằng mọi người cần một kế hoạch toàn diện và an toàn (lưu ý: chúng tôi biết một công cụ thực sự tuyệt vời và các mẫu hữu ích có thể giúp bạn tổ chức tất cả những tài liệu và quy trình quan trọng này bất kể bạn đang ở đâu trong quá trình lập kế hoạch), nhưng chúng tôi cũng biết rằng thời gian là điều cần thiết ở đây. Nếu bạn cần tạo một kế hoạch ra đi ngay lập tức, Guru sẽ hỗ trợ bạn. Đây là những gì bạn cần biết để bắt đầu.

Tập trung vào các nội dung cơ bản

Những người bạn tham gia và quy trình mà bạn tập trung sẽ thay đổi tùy thuộc vào công việc và phòng ban mà bạn đang tập trung. Mặc dù vậy, có một số yếu tố mà mọi kế hoạch ra đi đều cần.

Tập trung năng lượng của bạn vào việc tìm hiểu cách bạn sẽ chuyển giao kiến thức, ai là người nhận kiến thức được chuyển giao, và thời gian bạn mong đợi tất cả những điều này xảy ra. Suy nghĩ về việc bao nhiêu kiến thức hiện có của nhân viên rời đi đã được ghi lại và những gì vẫn cần được trình bày.

Thời gian có thể rất quan trọng trong những tình huống này. Nếu bạn thấy mình đang vội vàng, hãy nghĩ xem những điều quan trọng nhất cần ghi lại (kế hoạch dự án, tên khách hàng, bản phác thảo, v.v.) sau đó hãy bắt đầu từ đó.

Đi xa hơn những ghi chú thông thường

Dù bạn quyết định cách nào để chuyển giao kiến thức, chúng tôi xin cam đoan rằng đừng đi theo con đường "đổ thông tin". Mở một tài liệu trống và bảo một nhân viên ghi lại "mọi thứ họ nghĩ là quan trọng" là một cách đảm bảo để làm mất thời gian của họ và đảm bảo rằng nhân viên hiện tại không nhận được những gì họ cần.

Có rất nhiều cách khác nhau để truyền tải kiến thức! Một sự kết hợp tốt giữa video, ghi âm, hình ảnh và hướng dẫn viết có thể kết hợp lại để nắm bắt hiệu quả kiến thức.

Hiểu những gì quan trọng

Nhân viên ra đi không biết đầy đủ thông tin quý giá, nhưng cũng có một số điều có thể không quan trọng nhiều trong dài hạn. Các công ty gặp khó khăn khi cố gắng bảo tồn mọi thông tin mà họ tìm thấy. Thay vì cố gắng sàng lọc từng hạt kiến thức, hãy tập trung vào việc thu thập những "đá lớn" thông tin trước tiên.

Làm thế nào bạn biết những gì quan trọng và những gì không? Hãy hỏi những nhân viên về những gì họ đang làm bây giờ, danh sách nhiệm vụ hàng ngày của họ như thế nào, và những gì họ cần để thực hiện công việc của mình hiệu quả. Khi bạn làm như vậy, hãy so sánh ghi chú với những người làm việc gần gũi với họ cũng như các nhà quản lý và những người chịu trách nhiệm khác về dự án.

Đảm bảo sự hợp tác

Lý tưởng nhất, mọi nhân viên ra đi sẽ rất sẵn lòng dành thời gian để chia sẻ kiến thức của họ trước khi họ rời khỏi. Thật không may, chúng tôi biết rằng điều đó không phải lúc nào cũng là trường hợp.

Những nhân viên đang vội vã ra đi có thể không phải là những người sẵn lòng chia sẻ kiến thức nhất. Nếu nhân viên của bạn ngần ngại nói chuyện, hãy cố gắng tìm hiểu lý do tại sao. Nếu đó là vấn đề họ không biết bắt đầu từ đâu hoặc lo ngại về hiệu quả của quy trình, đó là điều mà một vài cuộc trò chuyện có thể giải quyết.

Nếu một nhân viên lo lắng về việc thực hiện công việc của họ và chuyển giao kiến thức, hãy cân nhắc cho phép họ chỉ tập trung vào điều đó trong những ngày cuối cùng của họ. Công việc có thể bị chậm lại một chút, nhưng bạn sẽ có được kiến thức quan trọng để tiếp tục.

Bạn có đang cố gắng thu thập kiến thức từ một nhân viên mà bạn biết đang rời đi trong một giai điệu không tốt? Trong những trường hợp như vậy, có thể tốt hơn nếu làm việc với những người gần gũi với họ thay vì chính họ.

Tập trung làm việc với các nhà quản lý để có cái nhìn về những gì họ đang làm và IT để có quyền truy cập vào tài liệu của họ. Hãy hỏi các đồng đội làm việc gần gũi với họ về những gì họ cần từ nhân viên ra đi để tiếp tục công việc.

Chia sẻ kiến thức bây giờ để có kế hoạch ra đi tốt hơn trong tương lai

Những tình huống như thế này là một ví dụ hoàn hảo về lý do tại sao chúng tôi luôn là những người ủng hộ mạnh mẽ cho các văn hóa dựa trên kiến thức. Đối với hầu hết các nơi làm việc coi trọng việc ghi lại và chia sẻ kiến thức, một nhân viên ra đi không phải là nguyên nhân để hoảng sợ. Vì họ đã ghi lại và chia sẻ kiến thức của mình từ đầu, quá trình ra đi có thể trông ít hỗn loạn hơn rất nhiều.

Chúng tôi không biết về bạn, nhưng chúng tôi thà dành những tuần cuối đó để lên kế hoạch cho một buổi tiệc chia tay và hồi tưởng về tất cả những gì chúng tôi đã cùng nhau đạt được. Khi bạn chấp nhận ra đi như một phần bình thường của trải nghiệm nhân viên, bạn có thể làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn cho tất cả mọi người liên quan.