Trong thời đại số mà chúng ta đang sống, bảo mật cho doanh nghiệp của bạn không chỉ đơn thuần là khóa két và khóa cửa văn phòng. Cũng giống như dữ liệu và thông tin cá nhân của chúng ta, các mối đe dọa và rủi ro về bảo mật cũng đã chuyển sang trực tuyến. Những điều này có thể rất khó xác định, thường ẩn mình dưới radar và có thể có những hệ quả thảm khốc đối với doanh nghiệp của bạn. Nhưng, chúng có thể được ngăn chặn, và thường thì việc thiết lập một số biện pháp bảo mật hợp lý chống lại các cuộc tấn công dữ liệu là khá đơn giản.
Các thiết lập bảo mật cho các cuộc giao tiếp của bạn, bao gồm cả quản lý thiết bị di động, phần mềm hội nghị video, và các hệ thống đám mây, không chỉ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả và hợp tác mà còn đảm bảo rằng họ được an toàn và bảo vệ trong khi làm điều đó. Nhiều ứng dụng và chương trình giao tiếp đã tích hợp các tính năng bảo mật, chỉ cần biết những gì và ở đâu.
Nhưng bạn bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bảo mật các cuộc giao tiếp của bạn là toàn diện và tốt nhất có thể? Có rất nhiều phần của các cuộc giao tiếp của doanh nghiệp, thật khó để kiểm tra và bảo vệ mọi khía cạnh của chúng. Điều này đặc biệt đáng lo ngại khi 95% các vi phạm bảo mật là do lỗi của con người.
Tuy nhiên, bằng cách thực hiện những cải tiến sau đây, bạn có thể cải thiện bảo mật cho các cuộc giao tiếp doanh nghiệp và giảm thiểu bất kỳ lỗ hổng nào.
Kiểm tra tính năng và phần mềm bảo mật mà doanh nghiệp của bạn đã sử dụng. Điều này giúp xây dựng một bức tranh về những gì đã có sẵn, hoặc có thể sẽ đặt ra một số câu hỏi của riêng bạn. Ví dụ, độ bảo mật của các công nghệ hội nghị video của bạn chắc chắn như thế nào? Chúng bao gồm những gì trong các chính sách bảo vệ dữ liệu của họ?
Ghi chú lại tất cả các ứng dụng và chương trình giao tiếp mà công ty của bạn sử dụng và xem xét chúng - cách mà họ bảo vệ dữ liệu của bạn, các biện pháp bảo mật mà họ đã đặt ra, và liệu họ có những tính năng nào bạn có thể tận dụng thêm để cải thiện bảo mật của mình hay không. Có thể có vẻ nhàm chán, nhưng cho đến khi bạn biết những gì mình đã có, bạn không thể cải thiện nó. Điều này cũng có thể bắt đầu làm nổi bật những gì bạn còn thiếu và những cách dễ dàng để lập tức cải thiện bảo mật của bạn.
Đào tạo nhân viên của bạn
Đối với nhân viên của bạn, điều đầu tiên cần làm là đảm bảo rằng tất cả họ đều giống nhau về việc huấn luyện bảo mật cơ bản. Từ việc thiết lập mật khẩu an toàn cho đến việc nhận diện dữ liệu nào cần được bảo vệ, và chia sẻ thông tin nhạy cảm dựa trên nhu cầu cần biết, tất cả đều có thể tạo dựng một nền tảng về quản lý tri thức an toàn trong doanh nghiệp của bạn. Sau tất cả, lý trí không phổ biến như bạn nghĩ.
Nhân viên của bạn không thể đi xa mà không sử dụng một số hình thức giao tiếp kinh doanh, vì vậy điều quan trọng là họ biết họ có thể làm gì để bảo vệ và bảo mật bản thân. Từ việc lên lịch quy trình viết của họ vào một lịch trực tuyến đến việc tổ chức các cuộc họp nhóm, tất cả đều là một phần trong giao tiếp của bạn. Đảm bảo rằng họ biết những quy trình nào đang diễn ra và tại sao bảo mật lại quan trọng đối với vai trò của họ, giúp họ hiểu cách cải thiện và duy trì giao tiếp an toàn.
Kiểm tra các quy định địa phương của bạn
Trên toàn cầu, các quy định về bảo mật và dữ liệu rất khác nhau, vì vậy hãy đảm bảo bạn biết các luật áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nhiều khu vực, tốt nhất là đảm bảo rằng tất cả các chi nhánh đều tuân thủ ngay cả những yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt nhất, đảm bảo rằng bạn được bảo vệ. Điều này không chỉ áp dụng cho tuân thủ DevSecOps, mà còn đối với mọi người trong doanh nghiệp của bạn.
Đảm bảo công ty của bạn coi đây là những yêu cầu tối thiểu cũng cải thiện độ tin cậy và sự đáng tin cậy của doanh nghiệp bạn. Khách hàng có nhiều khả năng hợp tác hơn với những doanh nghiệp mà họ biết đang bảo vệ dữ liệu của họ và đang tuân thủ các luật bảo mật dữ liệu. Cho dù là cuộc gọi video an toàn hay tin nhắn mã hóa, khách hàng muốn biết dữ liệu của họ không chỉ có sẵn cho bất kỳ ai và rằng bạn thực sự quan tâm đến việc bảo vệ nó.
Mã hóa đầu cuối
Một cách rất dễ để cải thiện bảo mật giao tiếp doanh nghiệp của bạn là đảm bảo rằng bất kỳ kênh nào bạn sử dụng để giao tiếp đều được mã hóa đầu cuối. Nói cách khác, điều này có nghĩa là các tin nhắn bạn gửi chỉ có thể được nhận và đọc bởi những người mà bạn gửi chúng tới. Điều này ngăn chặn việc chặn dữ liệu từ các nguồn bên ngoài bằng cách mã hóa giao tiếp ở cả hai đầu gửi và nhận.
Có rất nhiều ứng dụng và chương trình có sẵn bao gồm bảo mật đầu cuối, cho dù là gửi tin nhắn văn bản, ghi âm, tệp hoặc tài liệu, vì vậy việc nghiên cứu và tìm một thiết lập giao tiếp nội bộ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn là rất đáng để làm.
Khi nó dễ dàng có sẵn như một tùy chọn bảo mật, thật hợp lý để bảo vệ dữ liệu của bạn bất kể định dạng bạn đang gửi.
Chức năng tự động xóa
Việc có chức năng này cho phép email và tin nhắn của bạn tự động bị xóa - hoặc ngay lập tức sau khi đã được đọc, hoặc sau một khoảng thời gian được chỉ định. Điều này không chỉ giúp bạn dọn dẹp hộp thư đến mà còn giảm thiểu thông tin mà một hacker có thể truy cập nếu họ vào được email của bạn. Điều này nên trở thành một phần trong thực hành bảo mật thường xuyên của nhân viên bạn, nhưng tự động hóa quy trình xóa tin nhắn, ngay cả khi sử dụng tự động hóa quy trình robot, làm cho nó thậm chí còn dễ hơn.
Tương tự, một số chương trình hoặc ứng dụng cho phép bạn xóa từ cả phía người nhận và người gửi trong giao tiếp. Điều này có thể làm dữ liệu trở nên an toàn hơn và hiệu quả loại bỏ tất cả dấu vết của nó trên nền tảng đó. Tuy nhiên, điều quan trọng là không được tự mãn với điều này - tùy thuộc vào những gì bạn đang sử dụng, có thể có khả năng cho những người khác sao chép tin nhắn, điều mà việc xóa của bạn sẽ không xóa được. Tuy nhiên, cũng có sẵn thông báo chụp màn hình, để thông báo cho bạn khi điều này xảy ra.
Lập kế hoạch cho các cuộc tấn công
Mặc dù những mẹo này giúp bạn tránh được điều đó, nhưng đôi khi những sai lầm xảy ra và các vi phạm dữ liệu có thể xảy ra. Cách bạn quản lý những tình huống đó là điều cần xem xét trước để đảm bảo việc dọn dẹp là nhanh chóng và hiệu quả. Tính minh bạch với khách hàng và nhân viên về vụ vi phạm có thể giúp duy trì độ tin cậy của bạn, làm cho họ yên tâm về cách bạn đang hành động để lấy lại kiểm soát dữ liệu.
Có kế hoạch cho tình huống tồi tệ nhất cũng có thể giúp làm nổi bật những khu vực của doanh nghiệp bạn dễ dàng được bảo mật hơn. Điều này có thể thúc đẩy việc nghiên cứu giải pháp trung tâm liên hệ được lưu trữ hoặc các loại giao tiếp kinh doanh thay thế. Kế hoạch khả dụng cũng có thể mang lại sự rõ ràng và tập trung cho doanh nghiệp của bạn trong trường hợp xảy ra sự cố. Nó giúp xác định và giảm thiểu mức độ thiệt hại trong các cuộc tấn công, giảm mức độ nghiêm trọng của chúng.
Bảo mật giao tiếp của bạn ngay hôm nay
Một điều cần lưu ý là dữ liệu và bảo mật luôn đang phát triển và chỉ vì bạn đã bảo mật doanh nghiệp của mình một lần, không có nghĩa là nó được bảo vệ suốt đời. Khi công nghệ và phần mềm tiếp tục phát triển, sẽ luôn có những cách tốt hơn để bảo vệ giao tiếp của doanh nghiệp bạn, nhưng cũng có những cách mới mà mọi người có thể xâm nhập vào chúng. Những cuộc tấn công mạng này không chỉ có thể nguy hiểm mà còn tốn kém, khi các tổ chức chi 3,86 triệu đô la để khắc phục sự cố bảo mật.
Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm phiền phức và tiền bạc bằng cách thực hiện những kiểm tra đơn giản, xem xét lại và giữ cho các biện pháp bảo mật của bạn luôn được cập nhật. Có thể bạn đã có một số phần trong tay và các chương trình khác chỉ cần một chút chăm sóc và chú ý để cải thiện bảo mật của chúng. Thường xuyên kiểm tra bảo mật cho các cuộc giao tiếp của bạn, làm theo bất kỳ hướng dẫn hoặc quy định nào mới để ngăn chặn các cuộc tấn công và cập nhật thông tin về các bản cập nhật bảo mật mà họ có thể có.
Hy vọng, điều này có thể là điểm khởi đầu để kiểm tra và cải thiện bảo mật giao tiếp doanh nghiệp của bạn. Đây không phải là danh sách đầy đủ và nhiều tính năng và biện pháp khác có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, đây là một nơi tốt để bắt đầu, và nếu bạn có thể tự tin đánh dấu những khuyến nghị này, bạn đã đi đúng hướng để có được giao tiếp an toàn và dữ liệu được bảo vệ.
Trong thời đại số mà chúng ta đang sống, bảo mật cho doanh nghiệp của bạn không chỉ đơn thuần là khóa két và khóa cửa văn phòng. Cũng giống như dữ liệu và thông tin cá nhân của chúng ta, các mối đe dọa và rủi ro về bảo mật cũng đã chuyển sang trực tuyến. Những điều này có thể rất khó xác định, thường ẩn mình dưới radar và có thể có những hệ quả thảm khốc đối với doanh nghiệp của bạn. Nhưng, chúng có thể được ngăn chặn, và thường thì việc thiết lập một số biện pháp bảo mật hợp lý chống lại các cuộc tấn công dữ liệu là khá đơn giản.
Các thiết lập bảo mật cho các cuộc giao tiếp của bạn, bao gồm cả quản lý thiết bị di động, phần mềm hội nghị video, và các hệ thống đám mây, không chỉ giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả và hợp tác mà còn đảm bảo rằng họ được an toàn và bảo vệ trong khi làm điều đó. Nhiều ứng dụng và chương trình giao tiếp đã tích hợp các tính năng bảo mật, chỉ cần biết những gì và ở đâu.
Nhưng bạn bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để bạn đảm bảo rằng bảo mật các cuộc giao tiếp của bạn là toàn diện và tốt nhất có thể? Có rất nhiều phần của các cuộc giao tiếp của doanh nghiệp, thật khó để kiểm tra và bảo vệ mọi khía cạnh của chúng. Điều này đặc biệt đáng lo ngại khi 95% các vi phạm bảo mật là do lỗi của con người.
Tuy nhiên, bằng cách thực hiện những cải tiến sau đây, bạn có thể cải thiện bảo mật cho các cuộc giao tiếp doanh nghiệp và giảm thiểu bất kỳ lỗ hổng nào.
Kiểm tra tính năng và phần mềm bảo mật mà doanh nghiệp của bạn đã sử dụng. Điều này giúp xây dựng một bức tranh về những gì đã có sẵn, hoặc có thể sẽ đặt ra một số câu hỏi của riêng bạn. Ví dụ, độ bảo mật của các công nghệ hội nghị video của bạn chắc chắn như thế nào? Chúng bao gồm những gì trong các chính sách bảo vệ dữ liệu của họ?
Ghi chú lại tất cả các ứng dụng và chương trình giao tiếp mà công ty của bạn sử dụng và xem xét chúng - cách mà họ bảo vệ dữ liệu của bạn, các biện pháp bảo mật mà họ đã đặt ra, và liệu họ có những tính năng nào bạn có thể tận dụng thêm để cải thiện bảo mật của mình hay không. Có thể có vẻ nhàm chán, nhưng cho đến khi bạn biết những gì mình đã có, bạn không thể cải thiện nó. Điều này cũng có thể bắt đầu làm nổi bật những gì bạn còn thiếu và những cách dễ dàng để lập tức cải thiện bảo mật của bạn.
Đào tạo nhân viên của bạn
Đối với nhân viên của bạn, điều đầu tiên cần làm là đảm bảo rằng tất cả họ đều giống nhau về việc huấn luyện bảo mật cơ bản. Từ việc thiết lập mật khẩu an toàn cho đến việc nhận diện dữ liệu nào cần được bảo vệ, và chia sẻ thông tin nhạy cảm dựa trên nhu cầu cần biết, tất cả đều có thể tạo dựng một nền tảng về quản lý tri thức an toàn trong doanh nghiệp của bạn. Sau tất cả, lý trí không phổ biến như bạn nghĩ.
Nhân viên của bạn không thể đi xa mà không sử dụng một số hình thức giao tiếp kinh doanh, vì vậy điều quan trọng là họ biết họ có thể làm gì để bảo vệ và bảo mật bản thân. Từ việc lên lịch quy trình viết của họ vào một lịch trực tuyến đến việc tổ chức các cuộc họp nhóm, tất cả đều là một phần trong giao tiếp của bạn. Đảm bảo rằng họ biết những quy trình nào đang diễn ra và tại sao bảo mật lại quan trọng đối với vai trò của họ, giúp họ hiểu cách cải thiện và duy trì giao tiếp an toàn.
Kiểm tra các quy định địa phương của bạn
Trên toàn cầu, các quy định về bảo mật và dữ liệu rất khác nhau, vì vậy hãy đảm bảo bạn biết các luật áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở nhiều khu vực, tốt nhất là đảm bảo rằng tất cả các chi nhánh đều tuân thủ ngay cả những yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt nhất, đảm bảo rằng bạn được bảo vệ. Điều này không chỉ áp dụng cho tuân thủ DevSecOps, mà còn đối với mọi người trong doanh nghiệp của bạn.
Đảm bảo công ty của bạn coi đây là những yêu cầu tối thiểu cũng cải thiện độ tin cậy và sự đáng tin cậy của doanh nghiệp bạn. Khách hàng có nhiều khả năng hợp tác hơn với những doanh nghiệp mà họ biết đang bảo vệ dữ liệu của họ và đang tuân thủ các luật bảo mật dữ liệu. Cho dù là cuộc gọi video an toàn hay tin nhắn mã hóa, khách hàng muốn biết dữ liệu của họ không chỉ có sẵn cho bất kỳ ai và rằng bạn thực sự quan tâm đến việc bảo vệ nó.
Mã hóa đầu cuối
Một cách rất dễ để cải thiện bảo mật giao tiếp doanh nghiệp của bạn là đảm bảo rằng bất kỳ kênh nào bạn sử dụng để giao tiếp đều được mã hóa đầu cuối. Nói cách khác, điều này có nghĩa là các tin nhắn bạn gửi chỉ có thể được nhận và đọc bởi những người mà bạn gửi chúng tới. Điều này ngăn chặn việc chặn dữ liệu từ các nguồn bên ngoài bằng cách mã hóa giao tiếp ở cả hai đầu gửi và nhận.
Có rất nhiều ứng dụng và chương trình có sẵn bao gồm bảo mật đầu cuối, cho dù là gửi tin nhắn văn bản, ghi âm, tệp hoặc tài liệu, vì vậy việc nghiên cứu và tìm một thiết lập giao tiếp nội bộ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn là rất đáng để làm.
Khi nó dễ dàng có sẵn như một tùy chọn bảo mật, thật hợp lý để bảo vệ dữ liệu của bạn bất kể định dạng bạn đang gửi.
Chức năng tự động xóa
Việc có chức năng này cho phép email và tin nhắn của bạn tự động bị xóa - hoặc ngay lập tức sau khi đã được đọc, hoặc sau một khoảng thời gian được chỉ định. Điều này không chỉ giúp bạn dọn dẹp hộp thư đến mà còn giảm thiểu thông tin mà một hacker có thể truy cập nếu họ vào được email của bạn. Điều này nên trở thành một phần trong thực hành bảo mật thường xuyên của nhân viên bạn, nhưng tự động hóa quy trình xóa tin nhắn, ngay cả khi sử dụng tự động hóa quy trình robot, làm cho nó thậm chí còn dễ hơn.
Tương tự, một số chương trình hoặc ứng dụng cho phép bạn xóa từ cả phía người nhận và người gửi trong giao tiếp. Điều này có thể làm dữ liệu trở nên an toàn hơn và hiệu quả loại bỏ tất cả dấu vết của nó trên nền tảng đó. Tuy nhiên, điều quan trọng là không được tự mãn với điều này - tùy thuộc vào những gì bạn đang sử dụng, có thể có khả năng cho những người khác sao chép tin nhắn, điều mà việc xóa của bạn sẽ không xóa được. Tuy nhiên, cũng có sẵn thông báo chụp màn hình, để thông báo cho bạn khi điều này xảy ra.
Lập kế hoạch cho các cuộc tấn công
Mặc dù những mẹo này giúp bạn tránh được điều đó, nhưng đôi khi những sai lầm xảy ra và các vi phạm dữ liệu có thể xảy ra. Cách bạn quản lý những tình huống đó là điều cần xem xét trước để đảm bảo việc dọn dẹp là nhanh chóng và hiệu quả. Tính minh bạch với khách hàng và nhân viên về vụ vi phạm có thể giúp duy trì độ tin cậy của bạn, làm cho họ yên tâm về cách bạn đang hành động để lấy lại kiểm soát dữ liệu.
Có kế hoạch cho tình huống tồi tệ nhất cũng có thể giúp làm nổi bật những khu vực của doanh nghiệp bạn dễ dàng được bảo mật hơn. Điều này có thể thúc đẩy việc nghiên cứu giải pháp trung tâm liên hệ được lưu trữ hoặc các loại giao tiếp kinh doanh thay thế. Kế hoạch khả dụng cũng có thể mang lại sự rõ ràng và tập trung cho doanh nghiệp của bạn trong trường hợp xảy ra sự cố. Nó giúp xác định và giảm thiểu mức độ thiệt hại trong các cuộc tấn công, giảm mức độ nghiêm trọng của chúng.
Bảo mật giao tiếp của bạn ngay hôm nay
Một điều cần lưu ý là dữ liệu và bảo mật luôn đang phát triển và chỉ vì bạn đã bảo mật doanh nghiệp của mình một lần, không có nghĩa là nó được bảo vệ suốt đời. Khi công nghệ và phần mềm tiếp tục phát triển, sẽ luôn có những cách tốt hơn để bảo vệ giao tiếp của doanh nghiệp bạn, nhưng cũng có những cách mới mà mọi người có thể xâm nhập vào chúng. Những cuộc tấn công mạng này không chỉ có thể nguy hiểm mà còn tốn kém, khi các tổ chức chi 3,86 triệu đô la để khắc phục sự cố bảo mật.
Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm phiền phức và tiền bạc bằng cách thực hiện những kiểm tra đơn giản, xem xét lại và giữ cho các biện pháp bảo mật của bạn luôn được cập nhật. Có thể bạn đã có một số phần trong tay và các chương trình khác chỉ cần một chút chăm sóc và chú ý để cải thiện bảo mật của chúng. Thường xuyên kiểm tra bảo mật cho các cuộc giao tiếp của bạn, làm theo bất kỳ hướng dẫn hoặc quy định nào mới để ngăn chặn các cuộc tấn công và cập nhật thông tin về các bản cập nhật bảo mật mà họ có thể có.
Hy vọng, điều này có thể là điểm khởi đầu để kiểm tra và cải thiện bảo mật giao tiếp doanh nghiệp của bạn. Đây không phải là danh sách đầy đủ và nhiều tính năng và biện pháp khác có thể hữu ích cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, đây là một nơi tốt để bắt đầu, và nếu bạn có thể tự tin đánh dấu những khuyến nghị này, bạn đã đi đúng hướng để có được giao tiếp an toàn và dữ liệu được bảo vệ.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
