Có ý thức về việc onboarding từ xa tốt là rất quan trọng. Tìm hiểu cách Asana cấu trúc onboarding để tạo ra những kết nối có ý nghĩa ngay cả trước ngày 1.
Khi các công ty đột ngột chuyển sang làm việc từ xa vào đầu năm 2020, những nhóm vẫn đang tuyển dụng đã phải vật lộn với cách tiếp cận những nhân viên mới từ các địa điểm khác nhau. Điều này đã đúng và sẽ tiếp tục đúng với những nhà lãnh đạo của các nhóm phân phối toàn cầu, từ xa hoặc kết hợp. Sự khác biệt quan trọng là các nhà lãnh đạo bây giờ có thời gian và không gian để có cách tiếp cận có ý thức hơn về cách họ tổ chức onboarding từ xa và tạo ra những trải nghiệm có ý nghĩa trong tương lai.
Có sự quyết tâm về việc onboarding từ xa tốt là điều rất quan trọng. Theo Chỉ số Cấu trúc Công việc của Asana, 79% những người làm tri thức bắt đầu công việc mới trong đại dịch đã trải qua tình trạng kiệt sức, cao hơn 10% so với những người không bắt đầu công việc mới. Nhưng trong khi onboarding những nhân viên mới một cách tốt là một cơ hội lớn, nó cũng là một cơ hội không có nhiều tiền lệ để học hỏi. Làm thế nào để bạn onboarding hiệu quả những thành viên mới trong nhóm, bất kể họ làm việc ở đâu hay cách nhóm được cấu trúc, nếu không nhiều người đã thực hiện việc đó trước đây?
Tại Asana, đây là cách chúng tôi nghĩ về việc tạo ra những kết nối có ý nghĩa giữa những thành viên mới trong nhóm và những thành viên hiện tại, bất kể họ làm việc ở đâu hay như thế nào.
1. Kết nối ngay cả trước ngày đầu tiên
Sau khi một nhân viên mới ký hợp đồng, đừng đợi đến ngày đầu tiên của họ để bắt đầu kết nối. Tại Asana, chúng tôi giữ cho những nhân viên mới tham gia bằng cách giao tiếp với họ trước ngày bắt đầu với thông tin họ có thể cần, chi tiết về ngày đầu tiên của họ sẽ như thế nào, và một lời chào thân thiện từ nhóm của họ.
Điều này có thể rất khó khăn—bạn không muốn họ cảm thấy căng thẳng hoặc như thể họ phải bắt đầu làm việc trước ngày đầu tiên—nhưng một vài email thân thiện với thông tin quan trọng có thể mang lại sự gần gũi. Mọi người thường có câu hỏi trước khi bắt đầu công việc mới, đặc biệt là trong thời điểm mà rất nhiều thứ đang thay đổi xung quanh chúng ta. Bằng cách cung cấp cho nhân viên mới một kênh liên lạc trực tiếp với người quản lý và các đồng nghiệp, họ có thể nhận được câu trả lời cho các câu hỏi và giảm bớt sự không chắc chắn mà có thể gia tăng trước khi bắt đầu.
2. Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu
Khi nhân viên mới của bạn bắt đầu, hãy tạo mối quan hệ mentorn giữa họ và một thành viên hiện tại trong nhóm của bạn (hoặc một nhóm lân cận). Có một người hướng dẫn hoặc bạn đồng nghiệp không phải là người quản lý của bạn đặc biệt quan trọng trong việc onboarding từ xa để nhân viên mới có người cung cấp bối cảnh và điểm tiếp xúc trong những tuần đầu tiên của họ.
Ngoài một người hướng dẫn, điều quan trọng là cung cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào những tài nguyên quan trọng—như danh bạ nhóm, lịch chia sẻ và các kênh liên lạc nội bộ—mà dễ dàng và rõ ràng truy cập, nhưng không phải là trọng tâm chính của ngày đầu tiên. Sau đó, hãy cố gắng hết sức để tái tạo cảm giác như đang ở trong cùng một phòng với các đồng đội khác. Chúng tôi làm điều này bằng cách tạo ra một cộng đồng trực tuyến cho những nhân viên mới trên Slack và tổ chức các bữa trưa chào mừng ảo, mang lại rất nhiều năng lượng và sự phấn khích cho nhóm.
Cuối ngày, hãy dành thời gian để kiểm tra với nhân viên mới từ xa của bạn để tóm tắt ngày đầu của họ và tạo không gian để họ chia sẻ cảm xúc của mình. Hơn nữa, hãy hỏi xem liệu có bất kỳ điều gì cần được cải thiện hoặc thay đổi để họ cảm thấy được kết nối hơn không. Những thực hành này giúp đảm bảo rằng những nhân viên mới cảm thấy được nhìn nhận, được lắng nghe và được bao gồm ngay từ đầu.
3. Viết lại các quy tắc giao tiếp
Các quy tắc giao tiếp mà bạn đã tạo ra khi còn là một đội ngũ trực tiếp có thể không phù hợp khi bạn phân phối, làm việc từ xa hoặc kết hợp. Dành thời gian để tạo một "hợp đồng" mới về quy tắc làm việc từ xa, kỳ vọng giao tiếp và tần suất kiểm tra. Sau đó, làm rõ những kỳ vọng này cho nhân viên mới.
Một phần việc tạo ra một nhóm từ xa bao gồm là đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập dễ dàng vào những gì đang diễn ra và có sự rõ ràng về cách mà công việc của他们 liên kết với mục tiêu lớn hơn của nhóm. Tại đội ngũ nội dung của Asana, chúng tôi theo dõi tất cả công việc của mình trong, à vâng, Asana.
Từ ngày đầu tiên, tất cả những thành viên mới của đội ngũ nội dung đều trải qua cùng một dự án onboarding, điều này đảm bảo rằng mọi người đều bắt đầu với cùng một thông tin. Tất cả các sáng kiến lớn đều có dự án riêng của mình trong Asana, nhưng chúng tôi cũng tổng hợp các dự án đó thành một danh mục toàn đội. Bằng cách này, mọi người từ các thành viên nhóm đến các lãnh đạo cấp cao đều có thể thấy điều gì đang xảy ra trên toàn bộ nhóm. Bằng cách tổ chức công việc theo cách này, những nhân viên mới được onboarding từ xa cũng có quyền truy cập, sự rõ ràng và bối cảnh cho các dự án nhóm mà họ có thể không có được trước đó.
Để đảm bảo rằng mọi người đều tận dụng tối đa các công cụ của mình, bạn bè của chúng tôi tại Guru sử dụng Guru để chia sẻ các phương pháp tốt nhất và quy tắc về cách sử dụng Asana để mọi người đều nắm được thông tin.
Sử dụng Guru để cho một số hướng dẫn về các phương pháp tốt nhất khi sử dụng Asana
4. Tìm cộng đồng ngoài nhóm của bạn
Tham gia vào một nhóm hoàn toàn từ xa có thể tạo cảm giác cô đơn. Ngay cả khi thành viên trong nhóm của bạn ở trong văn phòng, việc kết nối với nhóm của bạn và công ty lớn khi họ mới với một công ty phân phối có thể vẫn gặp khó khăn. Để làm cho quá trình chuyển tiếp càng mượt mà và bao gồm càng tốt, hãy hỏi nhân viên mới xem có cộng đồng làm việc nào mà họ muốn được kết nối với, hoặc bất kỳ Nhóm Tài Nguyên Nhân Viên nào mà họ muốn tham gia không. Tốt hơn nữa, nếu bạn tạo một dự án onboarding, bạn có thể bao gồm một danh sách toàn diện ở đó. Tại Asana, chúng tôi có một số ERG, chẳng hạn như Team Rainbow, Blacsana và Asana Women.
Tạo các kết nối mạnh mẽ trong nhóm
Bằng cách có sự quyết tâm về cách bạn onboarding những thành viên trong nhóm từ xa và quản lý đội ngũ phân phối của bạn, bạn có thể tạo ra một đội ngũ mạnh và có ảnh hưởng cao, bất kể họ làm việc ở đâu. Mỗi tổ chức và nhóm phân phối đang trong quá trình tìm ra cách thức hoạt động của riêng họ. Tạo một mạng lưới bạn bè đang trải qua cùng một quá trình chuyển tiếp. Chỉ vì bạn đang dẫn dắt một nhóm, không có nghĩa là bạn phải đi qua quá trình chuyển tiếp này một mình. Hãy chia sẻ với các đồng nghiệp của bạn những gì đã hiệu quả với bạn và hỏi xem họ có bất kỳ mẹo mới nào không.
Khi các công ty đột ngột chuyển sang làm việc từ xa vào đầu năm 2020, những nhóm vẫn đang tuyển dụng đã phải vật lộn với cách tiếp cận những nhân viên mới từ các địa điểm khác nhau. Điều này đã đúng và sẽ tiếp tục đúng với những nhà lãnh đạo của các nhóm phân phối toàn cầu, từ xa hoặc kết hợp. Sự khác biệt quan trọng là các nhà lãnh đạo bây giờ có thời gian và không gian để có cách tiếp cận có ý thức hơn về cách họ tổ chức onboarding từ xa và tạo ra những trải nghiệm có ý nghĩa trong tương lai.
Có sự quyết tâm về việc onboarding từ xa tốt là điều rất quan trọng. Theo Chỉ số Cấu trúc Công việc của Asana, 79% những người làm tri thức bắt đầu công việc mới trong đại dịch đã trải qua tình trạng kiệt sức, cao hơn 10% so với những người không bắt đầu công việc mới. Nhưng trong khi onboarding những nhân viên mới một cách tốt là một cơ hội lớn, nó cũng là một cơ hội không có nhiều tiền lệ để học hỏi. Làm thế nào để bạn onboarding hiệu quả những thành viên mới trong nhóm, bất kể họ làm việc ở đâu hay cách nhóm được cấu trúc, nếu không nhiều người đã thực hiện việc đó trước đây?
Tại Asana, đây là cách chúng tôi nghĩ về việc tạo ra những kết nối có ý nghĩa giữa những thành viên mới trong nhóm và những thành viên hiện tại, bất kể họ làm việc ở đâu hay như thế nào.
1. Kết nối ngay cả trước ngày đầu tiên
Sau khi một nhân viên mới ký hợp đồng, đừng đợi đến ngày đầu tiên của họ để bắt đầu kết nối. Tại Asana, chúng tôi giữ cho những nhân viên mới tham gia bằng cách giao tiếp với họ trước ngày bắt đầu với thông tin họ có thể cần, chi tiết về ngày đầu tiên của họ sẽ như thế nào, và một lời chào thân thiện từ nhóm của họ.
Điều này có thể rất khó khăn—bạn không muốn họ cảm thấy căng thẳng hoặc như thể họ phải bắt đầu làm việc trước ngày đầu tiên—nhưng một vài email thân thiện với thông tin quan trọng có thể mang lại sự gần gũi. Mọi người thường có câu hỏi trước khi bắt đầu công việc mới, đặc biệt là trong thời điểm mà rất nhiều thứ đang thay đổi xung quanh chúng ta. Bằng cách cung cấp cho nhân viên mới một kênh liên lạc trực tiếp với người quản lý và các đồng nghiệp, họ có thể nhận được câu trả lời cho các câu hỏi và giảm bớt sự không chắc chắn mà có thể gia tăng trước khi bắt đầu.
2. Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu
Khi nhân viên mới của bạn bắt đầu, hãy tạo mối quan hệ mentorn giữa họ và một thành viên hiện tại trong nhóm của bạn (hoặc một nhóm lân cận). Có một người hướng dẫn hoặc bạn đồng nghiệp không phải là người quản lý của bạn đặc biệt quan trọng trong việc onboarding từ xa để nhân viên mới có người cung cấp bối cảnh và điểm tiếp xúc trong những tuần đầu tiên của họ.
Ngoài một người hướng dẫn, điều quan trọng là cung cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào những tài nguyên quan trọng—như danh bạ nhóm, lịch chia sẻ và các kênh liên lạc nội bộ—mà dễ dàng và rõ ràng truy cập, nhưng không phải là trọng tâm chính của ngày đầu tiên. Sau đó, hãy cố gắng hết sức để tái tạo cảm giác như đang ở trong cùng một phòng với các đồng đội khác. Chúng tôi làm điều này bằng cách tạo ra một cộng đồng trực tuyến cho những nhân viên mới trên Slack và tổ chức các bữa trưa chào mừng ảo, mang lại rất nhiều năng lượng và sự phấn khích cho nhóm.
Cuối ngày, hãy dành thời gian để kiểm tra với nhân viên mới từ xa của bạn để tóm tắt ngày đầu của họ và tạo không gian để họ chia sẻ cảm xúc của mình. Hơn nữa, hãy hỏi xem liệu có bất kỳ điều gì cần được cải thiện hoặc thay đổi để họ cảm thấy được kết nối hơn không. Những thực hành này giúp đảm bảo rằng những nhân viên mới cảm thấy được nhìn nhận, được lắng nghe và được bao gồm ngay từ đầu.
3. Viết lại các quy tắc giao tiếp
Các quy tắc giao tiếp mà bạn đã tạo ra khi còn là một đội ngũ trực tiếp có thể không phù hợp khi bạn phân phối, làm việc từ xa hoặc kết hợp. Dành thời gian để tạo một "hợp đồng" mới về quy tắc làm việc từ xa, kỳ vọng giao tiếp và tần suất kiểm tra. Sau đó, làm rõ những kỳ vọng này cho nhân viên mới.
Một phần việc tạo ra một nhóm từ xa bao gồm là đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập dễ dàng vào những gì đang diễn ra và có sự rõ ràng về cách mà công việc của他们 liên kết với mục tiêu lớn hơn của nhóm. Tại đội ngũ nội dung của Asana, chúng tôi theo dõi tất cả công việc của mình trong, à vâng, Asana.
Từ ngày đầu tiên, tất cả những thành viên mới của đội ngũ nội dung đều trải qua cùng một dự án onboarding, điều này đảm bảo rằng mọi người đều bắt đầu với cùng một thông tin. Tất cả các sáng kiến lớn đều có dự án riêng của mình trong Asana, nhưng chúng tôi cũng tổng hợp các dự án đó thành một danh mục toàn đội. Bằng cách này, mọi người từ các thành viên nhóm đến các lãnh đạo cấp cao đều có thể thấy điều gì đang xảy ra trên toàn bộ nhóm. Bằng cách tổ chức công việc theo cách này, những nhân viên mới được onboarding từ xa cũng có quyền truy cập, sự rõ ràng và bối cảnh cho các dự án nhóm mà họ có thể không có được trước đó.
Để đảm bảo rằng mọi người đều tận dụng tối đa các công cụ của mình, bạn bè của chúng tôi tại Guru sử dụng Guru để chia sẻ các phương pháp tốt nhất và quy tắc về cách sử dụng Asana để mọi người đều nắm được thông tin.
Sử dụng Guru để cho một số hướng dẫn về các phương pháp tốt nhất khi sử dụng Asana
4. Tìm cộng đồng ngoài nhóm của bạn
Tham gia vào một nhóm hoàn toàn từ xa có thể tạo cảm giác cô đơn. Ngay cả khi thành viên trong nhóm của bạn ở trong văn phòng, việc kết nối với nhóm của bạn và công ty lớn khi họ mới với một công ty phân phối có thể vẫn gặp khó khăn. Để làm cho quá trình chuyển tiếp càng mượt mà và bao gồm càng tốt, hãy hỏi nhân viên mới xem có cộng đồng làm việc nào mà họ muốn được kết nối với, hoặc bất kỳ Nhóm Tài Nguyên Nhân Viên nào mà họ muốn tham gia không. Tốt hơn nữa, nếu bạn tạo một dự án onboarding, bạn có thể bao gồm một danh sách toàn diện ở đó. Tại Asana, chúng tôi có một số ERG, chẳng hạn như Team Rainbow, Blacsana và Asana Women.
Tạo các kết nối mạnh mẽ trong nhóm
Bằng cách có sự quyết tâm về cách bạn onboarding những thành viên trong nhóm từ xa và quản lý đội ngũ phân phối của bạn, bạn có thể tạo ra một đội ngũ mạnh và có ảnh hưởng cao, bất kể họ làm việc ở đâu. Mỗi tổ chức và nhóm phân phối đang trong quá trình tìm ra cách thức hoạt động của riêng họ. Tạo một mạng lưới bạn bè đang trải qua cùng một quá trình chuyển tiếp. Chỉ vì bạn đang dẫn dắt một nhóm, không có nghĩa là bạn phải đi qua quá trình chuyển tiếp này một mình. Hãy chia sẻ với các đồng nghiệp của bạn những gì đã hiệu quả với bạn và hỏi xem họ có bất kỳ mẹo mới nào không.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
