Invisible Problems: How Knowledge Management Impacts Remote Workforces
Xem cách quản lý tri thức có thể giúp các công ty vượt qua các vấn đề kiệt sức & ra đi của nhân viên, và các vấn đề khác trong môi trường làm việc không đồng bộ.
Khi thế giới bắt đầu làm việc từ xa qua đêm, có rất nhiều cách rõ ràng để các nhà tuyển dụng cải thiện chất lượng cuộc sống của nhân viên. Giờ làm việc linh hoạt, thiết bị văn phòng tại nhà, giờ vui vẻ trực tuyến và trang phục loungewear thương hiệu là những lợi ích ngay lập tức được chia sẻ với nhân viên khi chúng tôi bắt đầu cuộc sống từ xa của mình. Nhưng khi sự mới mẻ của quần áo thể thao tie-dye phai nhạt đi và thực tế của môi trường làm việc hiện tại và tương lai của chúng ta bắt đầu hình thành, thì rất quan trọng để các lãnh đạo xem xét cơ sở công nghệ của họ và hỏi "chúng ta có mọi thứ cần thiết để thành công không?"
Chúng tôi đã chi tiết những gì chúng tôi cho là các yếu tố quan trọng của một nền tảng công nghệ làm việc từ xa (hội nghị video, giao tiếp nhóm + nhắn tin, và quản lý tri thức), nhưng chúng tôi nhận ra rằng đối với các đội nhóm mà không có những công cụ này trước khi có lệnh ở nhà toàn cầu, việc có được chúng thì cần nhiều nỗ lực. Và vào thời điểm mà ngân sách công nghệ đang bị xem xét kỹ lưỡng hơn bao giờ hết, việc chứng minh nhu cầu về các công cụ mới là rất quan trọng.
Nhu cầu về công cụ hội nghị video và nhắn tin là rõ ràng khi các cuộc họp trực tiếp và những cuộc trò chuyện bên bàn trưa không còn có thể—điều này thấy rõ ngay từ khi chúng tôi chuyển sang làm việc từ xa. Báo cáo Business @ Work (Từ xa) của Okta năm 2020 ghi nhận mức tăng trưởng 110% so với tháng trước cho Zoom, và mức tăng 19% cho Slack, cho thấy tốc độ mà những công cụ này trở thành xương sống của nơi làm việc của chúng tôi. Nhưng nhu cầu về các công cụ hợp tác từ xa thực sự đã gia tăng trước khi đại dịch tấn công phần lớn thế giới—vào đầu tháng 2 năm nay, Forbes đã báo cáo về sự gia tăng tầm quan trọng của việc hợp tác không có ma sát trong môi trường làm việc khi nhân viên đã mong đợi sự linh hoạt ngoài các thiết lập văn phòng truyền thống.
Tác động của quản lý tri thức đến lực lượng lao động làm việc từ xa
Điều này cũng áp dụng cho nhu cầu về quản lý tri thức—mặc dù “triệu chứng” của việc thiếu KM có thể không rõ ràng như sự không thể tổ chức các cuộc họp từ xa mà không có công cụ hội nghị video. Những hệ quả của việc không có công cụ KM và một văn hóa chia sẻ tri thức có thể nghiêm trọng làm suy yếu khả năng của một nhóm để hợp tác hiệu quả và hiệu suất cao. Dưới đây là một số dấu hiệu bất ngờ cho thấy nhóm của bạn đang cần một can thiệp chia sẻ tri thức:
Nỗi bất hạnh và sự ra đi cuối cùng của nhân viên Gen Z
Mặc dù nhiều người nhanh chóng gọi bất kỳ ai dưới 40 tuổi là thế hệ milennials, nhưng những thành viên lớn tuổi nhất của thế hệ Z thực sự đã gia nhập lực lượng lao động (điều quan trọng cần lưu ý là một số thang đo tính thế hệ Z bắt đầu từ năm 1995 trong khi những người khác nói rằng nó bắt đầu từ năm 1997, có nghĩa là những người lớn tuổi nhất sẽ ở độ tuổi giữa 20 vào năm nay). Khi Gen Z gia nhập môi trường làm việc, họ mong đợi rằng công nghệ được trang bị sẵn không chỉ làm cho công việc hàng ngày của họ có thể thực hiện được, mà còn giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Một nghiên cứu của ServiceNow về nhân viên Gen Z cho thấy 42% trong số họ nói rằng họ sẽ rời bỏ một công việc yêu cầu họ dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ hành chính, minh chứng cho một thế hệ mong muốn delivering công việc có giá trị cao mà không kiên nhẫn cho việc điều hướng các hệ thống kế thừa rối rắm.
Trong khảo sát gần đây của chúng tôi về những người dùng Guru đã thực hiện chương trình quản lý tri thức trên toàn công ty, 45% báo cáo rằng một trong những thách thức lớn nhất đối với nhân viên mới tuyển dụng trước khi có Guru là tìm kiếm thông tin đúng trong các hệ thống khác nhau, một thách thức mà nhân viên Gen Z, những người có thể tạo thành một phần đáng kể trong số nhân sự mới tại nhiều công ty, sẽ không có đủ kiên nhẫn.
Ngoài ra, 43% số người được hỏi cho biết Guru đã giúp họ dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch chiến lược, điều này chứng tỏ rằng KM có thể giúp nhân viên chuyển sự chú ý từ nhiệm vụ hành chính sang công việc có ý nghĩa hơn. 93% số người được hỏi nhận thấy rằng Guru đã có tác động đến sự gắn bó và hạnh phúc của nhân viên, cho thấy rằng một văn hóa chia sẻ tri thức hỗ trợ công việc có giá trị cao có thể ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc.
Sự kiệt sức tổng thể của nhân viên và sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Không chỉ có nhân viên Gen Z cảm thấy hệ quả của việc thiếu KM trong một công ty—các nhân viên có kinh nghiệm, đặc biệt là những người đã trở thành Các Chuyên Gia Chuyên Ngành (SME), rất dễ bị kiệt sức trong một môi trường không ưu tiên chia sẻ tri thức. Gallup báo cáo rằng nguyên nhân thứ hai của việc kiệt sức của nhân viên là khối lượng công việc khó kiểm soát—nghĩa là giữ cho những nhân viên có giá trị cao chỉ tập trung vào công việc có tác động lớn nhất là rất quan trọng.
Thường thì, các SME là những thành viên trong đội ngũ đã làm việc tại công ty trong nhiều năm; trong các đội ngũ tăng trưởng nhanh, họ có thể đã nắm giữ nhiều vị trí, và tại các công ty khởi nghiệp, họ có thể đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển sản phẩm. Họ theo mặc định trở thành người "được hỏi" khi nhóm của bạn không thể tìm thấy thông tin cần thiết, cho dù đó là một câu hỏi chi tiết về sản phẩm hay sự nhầm lẫn về quy trình hành chính. Những câu hỏi "đề nghị" này có thể có vẻ không có hại, nhưng có thể tích lũy đáng kể theo thời gian và góp phần đáng kể vào khối lượng công việc không thể kiểm soát của các SME, những người phải trả lời những câu hỏi này bên cạnh công việc bình thường của họ.
KM có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các SME của bạn tránh cảm giác kiệt sức bằng cách tiết kiệm thời gian cho họ, và cho phép phần còn lại của nhóm bạn trở nên tự chủ hơn. 98% khách hàng được khảo sát sử dụng Guru trên toàn tổ chức cho biết rằng Guru đã có tác động đến thời gian mà nhóm họ dành để trả lời các câu hỏi lặp lại, và 99% cho biết Guru đã ảnh hưởng đến thời gian mà nhóm họ dành để tìm kiếm thông tin. 19% thậm chí cho biết rằng Guru đã giúp nhóm họ dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động ngoài công việc, cho thấy KM có thể dẫn đến sự cân bằng công việc-cuộc sống tốt hơn. Khi cả những người chia sẻ tri thức và người tìm kiếm tri thức có hiểu biết về văn hóa chia sẻ tri thức của nhóm bạn, khả năng tránh kiệt sức của họ cao hơn nhiều. Tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa tri thức chủ động và thụ động và cách mỗi loại đóng góp vào việc chia sẻ tri thức.
Tình trạng quá nhiều cuộc họp và cuộc chiến chuyển sang giao tiếp không đồng bộ
“Cuộc họp này có thể được tổ chức qua email”-mặc dù tên gọi, sự mệt mỏi do họp trở nên rõ ràng hơn rất nhiều khi tất cả chúng bắt đầu diễn ra qua màn hình. Nhưng thậm chí cách đây vài tháng, những người có tư duy tiến bộ đã hiểu tầm quan trọng của việc giảm các cuộc họp trực tiếp và tạo điều kiện cho đội ngũ của họ hợp tác không đồng bộ. Thực tế, Gartner dự đoán rằng các cuộc họp trực tiếp sẽ giảm từ 60% xuống 25% vào năm 2024, và rằng các công ty có cách tiếp cận chín chắn đối với phong cách làm việc “du mục” sẽ có cơ hội tiếp cận tài năng tốt hơn những công ty chậm trễ (không có gì ngạc nhiên, đặc biệt là bây giờ).
CNBC đã đề cập đến chính sách không có cuộc họp trực tiếp của giám đốc điều hành Basecamp Jason Fried, chính là cách mà đội ngũ họ hoạt động và tránh thiên vị đối với nhân viên làm việc tại văn phòng. Thay vào đó, họ ưu tiên tài liệu bằng văn bản, sau đó phân phát cho tất cả nhân viên của họ theo cùng một cách. Có các chính sách và quy trình rõ ràng về cách thông tin được phổ biến là điều rất quan trọng để đảm bảo một nơi làm việc với ít cuộc họp thành công.
Một yếu tố quan trọng khác của một văn hóa với ít cuộc trò chuyện trực tiếp là một hệ thống tốt hơn để chia sẻ “tri thức thụ động,” theo MIT Sloan. Trong khi họ khuyến khích các đội ngũ mới làm việc từ xa nghĩ đến việc bao gồm thông tin “cần biết” trong các thông tin “nên biết,” chúng tôi cũng đề xuất triển khai một văn hóa chia sẻ tri thức hợp tác rộng rãi hơn—nơi mà các cuộc họp và các cuộc trò chuyện một-một không phải là tất cả, không phải là chỗ dựa cuối cùng cho sự truyền đạt thông tin trung thực.
Để có thể giảm thiểu các cuộc họp một cách thành công, việc nhóm bạn hiểu nơi và cách họ sẽ nhận được thông tin, và tin tưởng rằng thông tin đó là chính xác khi họ nhận được, là rất quan trọng. Trong số những khách hàng được khảo sát sử dụng Guru trên toàn công ty, 97% cho biết rằng khả năng biết rằng thông tin được một chuyên gia duy trì thường xuyên là rất quan trọng để giúp nhóm của họ thành công. Khi các nhóm cảm thấy rằng họ có một kênh hiệu quả để chia sẻ và xác minh thông tin quan trọng, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để nhấn “xóa” trên cuộc họp đã định.
Con đường phía trước với công việc không đồng bộ
Chúng tôi đang ở một thời điểm độc đáo khi giao tiếp và hợp tác được tinh giản trở nên cấp bách hơn bao giờ hết—và sự vắng mặt của chúng cũng được cảm nhận rõ hơn bao giờ hết. Khi nhóm của bạn chuẩn bị cho sự thành công ngày hôm nay và về sau, điều quan trọng là nhớ rằng làm việc từ xa và các yêu cầu kèm theo nó là điều không thể tránh khỏi, và đã có từ khá lâu. Bằng cách đặt các công cụ và quy trình vào vị trí ngày hôm nay giúp nhóm bạn làm việc hợp tác, không đồng bộ, và có mục đích, bạn có thể giúp nhóm bạn thực sự thực hiện công việc tốt nhất từ mọi nơi, vào bất kỳ lúc nào.
Khi thế giới bắt đầu làm việc từ xa qua đêm, có rất nhiều cách rõ ràng để các nhà tuyển dụng cải thiện chất lượng cuộc sống của nhân viên. Giờ làm việc linh hoạt, thiết bị văn phòng tại nhà, giờ vui vẻ trực tuyến và trang phục loungewear thương hiệu là những lợi ích ngay lập tức được chia sẻ với nhân viên khi chúng tôi bắt đầu cuộc sống từ xa của mình. Nhưng khi sự mới mẻ của quần áo thể thao tie-dye phai nhạt đi và thực tế của môi trường làm việc hiện tại và tương lai của chúng ta bắt đầu hình thành, thì rất quan trọng để các lãnh đạo xem xét cơ sở công nghệ của họ và hỏi "chúng ta có mọi thứ cần thiết để thành công không?"
Chúng tôi đã chi tiết những gì chúng tôi cho là các yếu tố quan trọng của một nền tảng công nghệ làm việc từ xa (hội nghị video, giao tiếp nhóm + nhắn tin, và quản lý tri thức), nhưng chúng tôi nhận ra rằng đối với các đội nhóm mà không có những công cụ này trước khi có lệnh ở nhà toàn cầu, việc có được chúng thì cần nhiều nỗ lực. Và vào thời điểm mà ngân sách công nghệ đang bị xem xét kỹ lưỡng hơn bao giờ hết, việc chứng minh nhu cầu về các công cụ mới là rất quan trọng.
Nhu cầu về công cụ hội nghị video và nhắn tin là rõ ràng khi các cuộc họp trực tiếp và những cuộc trò chuyện bên bàn trưa không còn có thể—điều này thấy rõ ngay từ khi chúng tôi chuyển sang làm việc từ xa. Báo cáo Business @ Work (Từ xa) của Okta năm 2020 ghi nhận mức tăng trưởng 110% so với tháng trước cho Zoom, và mức tăng 19% cho Slack, cho thấy tốc độ mà những công cụ này trở thành xương sống của nơi làm việc của chúng tôi. Nhưng nhu cầu về các công cụ hợp tác từ xa thực sự đã gia tăng trước khi đại dịch tấn công phần lớn thế giới—vào đầu tháng 2 năm nay, Forbes đã báo cáo về sự gia tăng tầm quan trọng của việc hợp tác không có ma sát trong môi trường làm việc khi nhân viên đã mong đợi sự linh hoạt ngoài các thiết lập văn phòng truyền thống.
Tác động của quản lý tri thức đến lực lượng lao động làm việc từ xa
Điều này cũng áp dụng cho nhu cầu về quản lý tri thức—mặc dù “triệu chứng” của việc thiếu KM có thể không rõ ràng như sự không thể tổ chức các cuộc họp từ xa mà không có công cụ hội nghị video. Những hệ quả của việc không có công cụ KM và một văn hóa chia sẻ tri thức có thể nghiêm trọng làm suy yếu khả năng của một nhóm để hợp tác hiệu quả và hiệu suất cao. Dưới đây là một số dấu hiệu bất ngờ cho thấy nhóm của bạn đang cần một can thiệp chia sẻ tri thức:
Nỗi bất hạnh và sự ra đi cuối cùng của nhân viên Gen Z
Mặc dù nhiều người nhanh chóng gọi bất kỳ ai dưới 40 tuổi là thế hệ milennials, nhưng những thành viên lớn tuổi nhất của thế hệ Z thực sự đã gia nhập lực lượng lao động (điều quan trọng cần lưu ý là một số thang đo tính thế hệ Z bắt đầu từ năm 1995 trong khi những người khác nói rằng nó bắt đầu từ năm 1997, có nghĩa là những người lớn tuổi nhất sẽ ở độ tuổi giữa 20 vào năm nay). Khi Gen Z gia nhập môi trường làm việc, họ mong đợi rằng công nghệ được trang bị sẵn không chỉ làm cho công việc hàng ngày của họ có thể thực hiện được, mà còn giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Một nghiên cứu của ServiceNow về nhân viên Gen Z cho thấy 42% trong số họ nói rằng họ sẽ rời bỏ một công việc yêu cầu họ dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ hành chính, minh chứng cho một thế hệ mong muốn delivering công việc có giá trị cao mà không kiên nhẫn cho việc điều hướng các hệ thống kế thừa rối rắm.
Trong khảo sát gần đây của chúng tôi về những người dùng Guru đã thực hiện chương trình quản lý tri thức trên toàn công ty, 45% báo cáo rằng một trong những thách thức lớn nhất đối với nhân viên mới tuyển dụng trước khi có Guru là tìm kiếm thông tin đúng trong các hệ thống khác nhau, một thách thức mà nhân viên Gen Z, những người có thể tạo thành một phần đáng kể trong số nhân sự mới tại nhiều công ty, sẽ không có đủ kiên nhẫn.
Ngoài ra, 43% số người được hỏi cho biết Guru đã giúp họ dành nhiều thời gian hơn cho việc lập kế hoạch chiến lược, điều này chứng tỏ rằng KM có thể giúp nhân viên chuyển sự chú ý từ nhiệm vụ hành chính sang công việc có ý nghĩa hơn. 93% số người được hỏi nhận thấy rằng Guru đã có tác động đến sự gắn bó và hạnh phúc của nhân viên, cho thấy rằng một văn hóa chia sẻ tri thức hỗ trợ công việc có giá trị cao có thể ảnh hưởng lớn đến tinh thần làm việc.
Sự kiệt sức tổng thể của nhân viên và sự mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Không chỉ có nhân viên Gen Z cảm thấy hệ quả của việc thiếu KM trong một công ty—các nhân viên có kinh nghiệm, đặc biệt là những người đã trở thành Các Chuyên Gia Chuyên Ngành (SME), rất dễ bị kiệt sức trong một môi trường không ưu tiên chia sẻ tri thức. Gallup báo cáo rằng nguyên nhân thứ hai của việc kiệt sức của nhân viên là khối lượng công việc khó kiểm soát—nghĩa là giữ cho những nhân viên có giá trị cao chỉ tập trung vào công việc có tác động lớn nhất là rất quan trọng.
Thường thì, các SME là những thành viên trong đội ngũ đã làm việc tại công ty trong nhiều năm; trong các đội ngũ tăng trưởng nhanh, họ có thể đã nắm giữ nhiều vị trí, và tại các công ty khởi nghiệp, họ có thể đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển sản phẩm. Họ theo mặc định trở thành người "được hỏi" khi nhóm của bạn không thể tìm thấy thông tin cần thiết, cho dù đó là một câu hỏi chi tiết về sản phẩm hay sự nhầm lẫn về quy trình hành chính. Những câu hỏi "đề nghị" này có thể có vẻ không có hại, nhưng có thể tích lũy đáng kể theo thời gian và góp phần đáng kể vào khối lượng công việc không thể kiểm soát của các SME, những người phải trả lời những câu hỏi này bên cạnh công việc bình thường của họ.
KM có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các SME của bạn tránh cảm giác kiệt sức bằng cách tiết kiệm thời gian cho họ, và cho phép phần còn lại của nhóm bạn trở nên tự chủ hơn. 98% khách hàng được khảo sát sử dụng Guru trên toàn tổ chức cho biết rằng Guru đã có tác động đến thời gian mà nhóm họ dành để trả lời các câu hỏi lặp lại, và 99% cho biết Guru đã ảnh hưởng đến thời gian mà nhóm họ dành để tìm kiếm thông tin. 19% thậm chí cho biết rằng Guru đã giúp nhóm họ dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động ngoài công việc, cho thấy KM có thể dẫn đến sự cân bằng công việc-cuộc sống tốt hơn. Khi cả những người chia sẻ tri thức và người tìm kiếm tri thức có hiểu biết về văn hóa chia sẻ tri thức của nhóm bạn, khả năng tránh kiệt sức của họ cao hơn nhiều. Tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa tri thức chủ động và thụ động và cách mỗi loại đóng góp vào việc chia sẻ tri thức.
Tình trạng quá nhiều cuộc họp và cuộc chiến chuyển sang giao tiếp không đồng bộ
“Cuộc họp này có thể được tổ chức qua email”-mặc dù tên gọi, sự mệt mỏi do họp trở nên rõ ràng hơn rất nhiều khi tất cả chúng bắt đầu diễn ra qua màn hình. Nhưng thậm chí cách đây vài tháng, những người có tư duy tiến bộ đã hiểu tầm quan trọng của việc giảm các cuộc họp trực tiếp và tạo điều kiện cho đội ngũ của họ hợp tác không đồng bộ. Thực tế, Gartner dự đoán rằng các cuộc họp trực tiếp sẽ giảm từ 60% xuống 25% vào năm 2024, và rằng các công ty có cách tiếp cận chín chắn đối với phong cách làm việc “du mục” sẽ có cơ hội tiếp cận tài năng tốt hơn những công ty chậm trễ (không có gì ngạc nhiên, đặc biệt là bây giờ).
CNBC đã đề cập đến chính sách không có cuộc họp trực tiếp của giám đốc điều hành Basecamp Jason Fried, chính là cách mà đội ngũ họ hoạt động và tránh thiên vị đối với nhân viên làm việc tại văn phòng. Thay vào đó, họ ưu tiên tài liệu bằng văn bản, sau đó phân phát cho tất cả nhân viên của họ theo cùng một cách. Có các chính sách và quy trình rõ ràng về cách thông tin được phổ biến là điều rất quan trọng để đảm bảo một nơi làm việc với ít cuộc họp thành công.
Một yếu tố quan trọng khác của một văn hóa với ít cuộc trò chuyện trực tiếp là một hệ thống tốt hơn để chia sẻ “tri thức thụ động,” theo MIT Sloan. Trong khi họ khuyến khích các đội ngũ mới làm việc từ xa nghĩ đến việc bao gồm thông tin “cần biết” trong các thông tin “nên biết,” chúng tôi cũng đề xuất triển khai một văn hóa chia sẻ tri thức hợp tác rộng rãi hơn—nơi mà các cuộc họp và các cuộc trò chuyện một-một không phải là tất cả, không phải là chỗ dựa cuối cùng cho sự truyền đạt thông tin trung thực.
Để có thể giảm thiểu các cuộc họp một cách thành công, việc nhóm bạn hiểu nơi và cách họ sẽ nhận được thông tin, và tin tưởng rằng thông tin đó là chính xác khi họ nhận được, là rất quan trọng. Trong số những khách hàng được khảo sát sử dụng Guru trên toàn công ty, 97% cho biết rằng khả năng biết rằng thông tin được một chuyên gia duy trì thường xuyên là rất quan trọng để giúp nhóm của họ thành công. Khi các nhóm cảm thấy rằng họ có một kênh hiệu quả để chia sẻ và xác minh thông tin quan trọng, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để nhấn “xóa” trên cuộc họp đã định.
Con đường phía trước với công việc không đồng bộ
Chúng tôi đang ở một thời điểm độc đáo khi giao tiếp và hợp tác được tinh giản trở nên cấp bách hơn bao giờ hết—và sự vắng mặt của chúng cũng được cảm nhận rõ hơn bao giờ hết. Khi nhóm của bạn chuẩn bị cho sự thành công ngày hôm nay và về sau, điều quan trọng là nhớ rằng làm việc từ xa và các yêu cầu kèm theo nó là điều không thể tránh khỏi, và đã có từ khá lâu. Bằng cách đặt các công cụ và quy trình vào vị trí ngày hôm nay giúp nhóm bạn làm việc hợp tác, không đồng bộ, và có mục đích, bạn có thể giúp nhóm bạn thực sự thực hiện công việc tốt nhất từ mọi nơi, vào bất kỳ lúc nào.
Trải nghiệm sức mạnh của nền tảng Guru trực tiếp - tham gia tour sản phẩm tương tác của chúng tôi
.webp)
