Bạn có ước gì hôm nay có ít cuộc họp hơn không?

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng lịch trình đầy những cuộc họp có thể dẫn đến sự giảm sút trong sự hài lòng và hạnh phúc của nhân viên. Với một số công ty tuyên bố rằng việc sắp xếp cuộc họp có thể mất gần một tháng và những công ty khác loại bỏ chúng hoàn toàn, thì việc xem xét lại lịch làm việc của bạn là điều đáng giá.

Và chúng tôi hiểu; thật khó để bạn làm việc tốt nhất khi phần lớn thời gian của bạn bị chiếm bởi những cuộc họp lẽ ra nên là một email, vì vậy có thể đã đến lúc thử một cái gì đó mới. Guru không chỉ là một công cụ thiết kế để giúp con người tìm kiếm và chia sẻ kiến thức, mà còn được thiết kế để giúp con người làm việc hiệu quả và hiệu suất hơn.

Suy nghĩ lại về các cuộc họp tại Guru

Hãy tin chúng tôi, chúng tôi biết từ kinh nghiệm rằng việc giảm thiểu các cuộc họp có thể mất một chút công sức. Chúng tôi đã dành thời gian để đánh giá cách tiếp cận của chính mình đối với giao tiếp nội bộ để xem cách chúng tôi có thể làm việc hiệu quả hơn và giảm nhẹ gánh nặng nhận thức. Từ đó, chúng tôi đã có thể thực hiện nhiều sự thay đổi.

Chúng tôi đã tiến hành một cuộc kiểm toán lịch lãnh đạo để đặt lại kỳ vọng xung quanh các cuộc họp cho toàn tổ chức. Chúng tôi đã làm mới cách tiếp cận giao tiếp nội bộ của mình bằng cách thực hiện “nguyên tắc vàng” và thiết lập các tiêu chuẩn xung quanh việc tạo cuộc họp. Chúng tôi đã thiết lập “Ngày Thứ Tư Không Cuộc Họp Nội Bộ” và các sáng kiến khác để tăng thời gian tập trung và giúp mọi người có nhiều thời gian hơn trong ngày.

Bất chấp tất cả những thay đổi tích cực này, công việc vẫn chưa kết thúc. Chúng tôi đang liên tục tinh chỉnh chiến lược nơi làm việc của mình và muốn giúp người khác thực hiện sự thay đổi tích cực trong các văn phòng và tổ chức của họ.

Giảm bớt các cuộc họp không cần thiết tại nơi làm việc

Chúng tôi chấp nhận “niềm vui khi không tham gia (JOMO)” tại Guru vì sự phụ thuộc vào quản lý kiến thức của chúng tôi. Khi các công ty chấp nhận văn hóa dựa trên kiến thức và giao tiếp bất đồng bộ, mọi người có thể làm việc hiệu quả và tự chủ hơn. Việc có thể tài liệu hóa và lưu trữ kiến thức giúp dễ dàng tóm tắt các cập nhật dự án, báo cáo hàng tháng, các bước tiếp theo, và bất kỳ điều gì khác mà bạn có thể cần xem lại trong một cuộc họp. Đột nhiên việc nhấn “từ chối” trên một số lời mời họp không còn là điều cấm kỵ.

Wiki công ty đúng và chiến lược giao tiếp có thể làm rất nhiều để quản lý đầy lịch làm việc. Nếu bạn cảm thấy quá tải khi nhìn vào lịch trình của mình trong tuần, chúng tôi có một số mẹo để theo dõi.

Đánh giá các cuộc họp hiện tại của bạn

Đã đến lúc nhìn nhận một cách nghiêm túc về các cuộc họp 1:1, stand-up, kick-off và check-in của bạn. Hãy tự hỏi mỗi người trong lời mời cần thêm giá trị gì (bao gồm cả bạn) và mục tiêu cuối cùng nên là gì. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hiểu cách mà một số người và kết quả phù hợp, đó là dấu hiệu tốt để suy nghĩ lại về danh sách khách mời.

Các quản lý cố gắng giảm thiểu cuộc họp nên tiến thêm một bước và hỏi người tham dự cảm thấy chúng hữu ích như thế nào. Hỏi xem chúng có giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn không, tần suất cuộc họp có hợp lý không, và chia sẻ phản hồi về những thay đổi mà họ đề xuất.

Khi bạn có thông tin đó, bạn có thể bắt đầu suy nghĩ về tần suất tổ chức cuộc họp. Bạn có thể nhận ra rằng bạn đang tổ chức một số cuộc họp quá thường xuyên và những cuộc họp khác thì gần như không đủ thường xuyên. Đừng ngần ngại hủy các cuộc họp định kỳ nếu bạn cảm thấy chúng không phục vụ mục đích, và xem xét việc kết hợp những cuộc họp khác để tiết kiệm thời gian.

Định nghĩa mức độ cấp bách

Có sự khác biệt lớn giữa việc không tham dự cuộc họp kick-off cho một dự án và chọn không tham dự một cuộc họp stand-up hàng ngày khi bạn không có cập nhật. Sự thật là không phải cuộc họp, tin nhắn, hoặc email nào bạn gặp cũng sẽ cần sự chú ý ngay lập tức của bạn.

Khi bạn suy nghĩ về mọi thứ qua lăng kính của tính cấp bách, lịch của bạn và việc hàng ngày sẽ dễ dàng hơn nhiều để quản lý. Hãy xem xét những hạn chót sắp đến, mục tiêu của đội/ngành, và khối lượng công việc của riêng bạn khi bạn đang tranh luận về việc có nên tham dự một cuộc họp hay không.

Việc xác định tính cấp bách của những cuộc họp và vấn đề nhất định có thể khá khó khăn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định xem một cái gì đó có thật sự xứng đáng thời gian và sự chú ý của bạn hay không, hãy nói chuyện với sếp hoặc người tổ chức cuộc họp. Bạn có thể thấy rằng bạn có thể bỏ qua một số cuộc họp hoặc bạn chỉ đơn giản cần một cái nhìn lại về các ưu tiên hiện tại của bạn.

Tìm kiếm sự rõ ràng

Bạn có đang bối rối về lý do tại sao bạn lại có tên trong danh sách tham dự cuộc họp không? Bạn có đọc mô tả cuộc họp ba lần mà vẫn không chắc chắn về mục đích của nó là gì không? Bạn có cảm thấy lo ngại về cuộc họp sắp tới mà ai đó muốn “khai thác ý kiến của bạn” về một chủ đề nào đó không?

Một chút phản hồi và giao tiếp có thể giúp ích rất nhiều. Bắt đầu bằng cách yêu cầu một chương trình nghị sự hoặc những kết quả dự đoán của cuộc họp. Việc khiến mọi người suy nghĩ một cách có lý về sự tham gia của bạn hoặc những gì họ muốn đạt được có thể giúp xác định xem cuộc họp có phải là điều cần tham dự hay không hoặc một điều gì đó bạn có thể bỏ qua.

Bạn có lo lắng về một cuộc họp mở có chủ định không? Hãy yêu cầu mọi người chuẩn bị một vài câu hỏi hoặc chủ đề mà họ biết rằng họ sẽ muốn thảo luận. Điều này có thể giúp cho một cuộc họp “không rõ ràng” có chút cấu trúc và giúp bạn có tâm lý đúng đắn.

Từ chối với các đề xuất thay thế

Bạn không có thời gian để tham gia cuộc họp kéo dài một giờ với toàn bộ đội, nhưng một cuộc trò chuyện 15 phút với những bên liên quan chính có thể làm việc. Đề xuất gửi tài liệu mà có thể làm sáng tỏ một số câu hỏi mà mọi người có. Nói rằng bạn cần làm một số công việc của riêng mình trước khi bạn có thể tiến lên, nhưng một khi bạn hoàn thành, bạn vui lòng đóng góp.

Hãy nhớ rằng mục đích của bất kỳ cuộc họp nào cũng nên là giúp mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Nếu bạn đưa ra các đề xuất thay thế vẫn đưa mọi người về phía mục tiêu cuối cùng của công việc hiệu quả hơn, mọi người đều có lợi!

Đặt các cuộc họp hiệu quả lên lịch

Chúng tôi đã đề cập trước đó rằng chúng tôi đã thực hiện các quy tắc riêng của chúng tôi về việc lập kế hoạch các cuộc họp hiệu quả. Nếu bạn muốn đảm bảo rằng mỗi cuộc họp bạn thêm vào lịch đều cần thiết, hãy học hỏi từ cách làm của chúng tôi và tuân theo 4 Ps.

,,

Khi chúng tôi nói về 4 Ps, chúng tôi đang nói về việc biết Mục đích, Sản phẩm, Con người và Quy trình (chương trình nghị sự) khi bạn lên lịch cuộc họp. Cũng cần lưu ý rằng 4 Ps là dành cho mỗi người—không chỉ riêng người lập kế hoạch cuộc họp. Nếu mọi người biết chính xác lý do họ tham gia và những kết quả mong đợi là gì, bạn có thể sử dụng thời gian cùng nhau một cách hiệu quả và đầy đủ nhất.

Tăng cường năng suất của bạn bằng cách giảm bớt các cuộc họp của bạn

Cuộc họp sẽ luôn là một phần của công việc, nhưng cần nhớ rằng chúng không nên là phần duy nhất của công việc. Đ đôi khi bạn sẽ cần yếu tố hợp tác thời gian thực mà một cuộc họp có thể mang lại. Những lúc khác bạn cần thấy cuộc họp làm lại lúc 2 giờ chiều loại bỏ khỏi lịch của bạn để bạn có được một chút thời gian tập trung. Khi bạn cho phép bản thân thời gian để suy nghĩ lại về cách tiếp cận các cuộc họp, bạn có thể thấy rằng một chút không gian thêm trên lịch của bạn chính là điều bạn cần.