Chúng ta đều đã trải qua điều đó—một RFP (yêu cầu đề xuất) xuất hiện trên bàn làm việc của bạn và bạn cảm thấy vừa hào hứng vừa buồn nôn. Đây là một quy trình đã được thiết lập tốt, và là thứ không thể tránh khỏi khi bán phần mềm doanh nghiệp. Thay vì sử dụng một mớ thuật ngữ phức tạp và trình bày cho bạn một viên đạn bạc RFP (cảnh báo: không có viên nào cả), hãy tiếp cận một cách đơn giản để hiểu yêu cầu của khách hàng và xem một số chiến thuật đã được chứng minh để giúp bạn thắng trong quy trình RFP tiếp theo của mình.

Bạn thích tacos phải không? Ai không thích chứ? Hãy tưởng tượng một chút rằng bạn là một đại diện bán hàng tại một công ty cung cấp dịch vụ tiệc tacos mang tên Tacos de Plata. Các đồng sáng lập của bạn đã bỏ ra rất nhiều suy nghĩ, nỗ lực, và năng lượng để tạo ra chiếc taco tốt nhất có thể. Bạn có những đánh giá tuyệt vời trên Yelp, và bạn luôn cố gắng để đảm bảo nguyên liệu chất lượng cao.

• Bạn có những chiếc bánh tortilla làm tại nhà tùy chỉnh
• Đầu bếp và đồng sở hữu của bạn là một đầu bếp hàng đầu, và đến từ một gia đình đầu bếp ở Fresnillo, Mexico (tìm hiểu thêm về điều đó sau)
• Bạn sử dụng phô mai Cotija chất lượng cao nhất
• Bạn tự làm tất cả guacamole, và trồng tất cả hành, ớt, rau mùi, và cà chua trong vườn của mình
• Bạn sử dụng thịt bò ăn cỏ, hữu cơ
• Bạn cung cấp một phòng bếp không chứa gluten dành riêng cho những người bị dị ứng nghiêm trọng
• Bạn đã được một số người nổi tiếng lớn (bằng chứng xã hội, tuyệt vời!) thuê
• Bạn tự hào về dịch vụ khách hàng và kinh nghiệm tuyệt vời của mình—điều này giữ cho khách hàng của bạn quay trở lại

Đừng chỉ đánh dấu các ô; hãy kể một câu chuyện

Bất kỳ đại diện bán hàng hoặc marketer nào xứng đáng đều sẽ nói với bạn rằng danh sách tính năng là nơi mà sự khác biệt thực sự có thể chết.

Danh sách tính năng có thể tổng quát hóa chức năng theo cách mà đối thủ của bạn có thể đơn giản đánh dấu một ô, bất kể họ có thể cung cấp gần như giá trị tương tự như bạn cho phần đó hay không. Ngược lại, có những hạng mục—có lẽ không quan trọng lắm—mà bạn có thể không hỗ trợ, gây ấn tượng rằng đối thủ “đánh dấu nhiều ô hơn,” và do đó, là một sự lựa chọn tốt hơn để thắng công việc. Mặc dù những điều này là không thể tránh khỏi trong các tình huống RFP, nhưng không cần thiết phải đơn giản và rõ ràng như vậy.

Hãy quay lại ví dụ về tiệc trong một chút (hy vọng bạn không cảm thấy đói). Bạn có một cuộc trò chuyện điện thoại ban đầu với một khách hàng tiềm năng tên là Stephanie, người đang quan tâm đến Tacos de Plata cho SKO của đội mình. “Đội bán hàng của chúng tôi đã yêu cầu tacos tại sự kiện của công ty,” cô ấy nói. “Chúng tôi ở SF, nên họ có thể hơi kén chọn về chất lượng.” Sau một cuộc trò chuyện đầu tiên tốt đẹp, Stephanie gửi cho bạn một RFP và đề cập rằng cô ấy đang xem xét một nhà cung cấp tiệc khác.

Bạn đang đối đầu với một nhà cung cấp “làm mọi thứ”, Carl’s Catering, có thực đơn dài hơn War and Peace, và bao gồm nhiều loại taco hơn, cũng như hamburger, xúc xích, và mac and cheese. Họ có những đánh giá trung bình trên Yelp (về hương vị và dịch vụ, ít hoặc không có bằng chứng xã hội đáng kể), tất cả nguyên liệu của họ đều đông lạnh hoặc đóng gói trước, và đầu bếp của họ thì không có chuyên môn gì trong thế giới tacos. Tuy nhiên, họ có nhiều lựa chọn hơn và một đội ngũ lớn hơn. Họ cũng giảm giá cho bạn.

Stephanie thuộc đội ngũ admin. Cô ấy sẽ không có mặt tại sự kiện, cô ấy chỉ đơn giản là tổ chức và đặt hàng cho đội bán hàng của mình. Cô ấy đã kết nối với lãnh đạo bán hàng và thu thập một số phản hồi không chính thức từ các đại diện bán hàng của cô, nhưng không có gì cụ thể. Cô ấy bắt đầu xây dựng một RFP để chọn nhà cung cấp tiệc tốt nhất cho SKO của Initech. Cô ấy sắp xếp một RFP và gửi cho bạn. Bạn gặp phải niềm vui và sự lo lắng quen thuộc. Bạn không biết mình sẽ phải đối mặt với điều gì, nhưng dựa trên chất lượng tacos của bạn, bạn cảm thấy tự tin.

Có trong RFP là các hạng mục cho những thứ sau:

• Taco carnitas
• Taco thịt bò
• Lựa chọn thuần chay
• Lựa chọn không chứa gluten
• Bánh tortilla
• Khoai chip
• Phô mai
• Salsa
• Guacamole
• Hamburger
• Xúc xích
• Thịt gà
• Burritos

Vậy thì, chuyện gì đang xảy ra? Bạn có thể đang nghĩ thầm với bản thân RFP này thực sự không phản ánh cuộc trò chuyện mà chúng ta đã có hoặc vấn đề Stephanie muốn giải quyết. Chuyện gì đã xảy ra? Yêu cầu của cô ấy đã thay đổi chưa? Những hạng mục bổ sung này đến từ đâu, Stephanie (người mua), hay đội bán hàng của cô ấy (người dùng/nhà tiêu thụ)? Nếu bạn đơn giản chỉ tham gia vào cuộc chiến đánh dấu ô, bạn sẽ không gây ấn tượng tốt với Stephanie, đặc biệt khi chiến lược của Carl’s Catering là tận dụng kích thước của họ để giảm giá cho bạn.

Đừng mắc bẫy

Thật không may, tình huống này quá điển hình trong kinh doanh phần mềm.

RFP không bao giờ kể toàn bộ câu chuyện, và có thể sẽ không bao giờ như vậy. Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu vẽ một câu chuyện rất rõ ràng với độ cụ thể, chi tiết và tính nhất quán, bạn có thể biến RFP của mình thành một câu chuyện có thể cung cấp cho người mua của bạn một cái nhìn rõ ràng hơn về những lợi thế của bạn. Chi tiết ở đây là yếu tố then chốt.

Đây là cách mà các phản hồi này có thể trông như thế nào khi được thực hiện tốt:

• Thịt bò: Dòng họ của đầu bếp Maria đã trải qua nhiều thế hệ đầu bếp Mexico. Đầu bếp biết rằng một chiếc taco chỉ tốt bằng protein của nó, vì vậy chúng tôi lấy tất cả thịt bò hữu cơ, ăn cỏ từ trang trại Ned’s Friendly ở New York.
• Phô mai: Thay vì sử dụng phô mai cheddar chế biến sẵn, chúng tôi làm việc với Fresnilla Farms ở Mexico, nơi gửi cho chúng tôi phô mai Cotija tươi mỗi tuần.
• Bánh tortilla: Chúng tôi tự làm tất cả bánh tortilla. Chúng tôi cũng có những lựa chọn không chứa gluten (không kém phần ngon miệng) dành cho những người có vấn đề nhạy cảm.
• Guacamole: Bơ của chúng tôi được tuyển chọn bởi chính đầu bếp Maria, ai đã lớn lên ở Michoacán, nơi sản xuất 92% bơ của thế giới. Chúng tôi trồng rau mùi, hành tây và chanh trong vườn của mình để đảm bảo nguyên liệu tươi ngon nhất có thể.

Hầu hết RFP đều cho bạn khả năng bình luận và thêm chi tiết. Nếu không, hãy điền vào phiên bản của họ, và bao gồm của riêng bạn—hoàn chỉnh với ngữ cảnh và chi tiết. Xây dựng vị thế chiến lược của bạn và kể một câu chuyện xây dựng một hào quanh những lợi thế cốt lõi của bạn.

Trong trường hợp này, đó là tính xác thực, chuyên môn ngành và chất lượng nguyên liệu.

1. Hãy cẩn thận về việc kéo dài sự thật hoặc làm việc với thông tin lỗi thời

Tính đáng tin cậy là rất quan trọng, và, giả sử bạn thắng được hợp đồng, sẽ định hình cho phần còn lại trong mối quan hệ của bạn với khách hàng.

Mặc dù điều này đặc biệt đúng với các công ty SaaS, nhưng điều tương tự cũng áp dụng cho mọi người. Trong trường hợp Tacos de Plata, sẽ có nhiều buổi dã ngoại hoặc sự kiện của công ty, và Stephanie biết rất nhiều nhân viên admin trong ngành. Xây dựng niềm tin và mang lại cho cô ấy trải nghiệm tuyệt vời, ngay cả là một công ty cung cấp dịch vụ tiệc, sẽ có lợi cho việc giới thiệu và mua lại.

Vậy nên, quay trở lại RFP của bạn. Bạn thấy rằng hạng mục bánh burrito và bắt đầu lo lắng. Bạn đang lo lắng để giành được công việc này; quý 1 đang dần kết thúc và bạn cần đạt chỉ tiêu của mình, và ngân hàng của bạn không quan tâm đến bánh burrito—chỉ là thanh toán thế chấp của bạn.

Bạn bắt đầu thấy nhiều ô chưa được đánh dấu và sự hoảng sợ bắt đầu gia tăng. Lúc đó bạn nhớ lại: Đầu bếp đã làm bánh burrito một hoặc hai lần cho các sự kiện đặc biệt. Bạn nhớ điều đó vì bạn đã bán những hợp đồng đó. Vì vậy, như bạn nghĩ, bạn suy nghĩ với bản thân Chà, chúng tôi có thịt bò, bánh tortilla và phô mai. Đầu bếp đã làm những điều này trong quá khứ, vì vậy tôi sẽ nói chúng tôi làm điều này. Nếu không, thì không cách nào chúng tôi thắng RFP này.

Người không biết với bạn, điều này trở nên khó hỗ trợ hơn nhiều so với những gì đầu bếp Maria dự kiến. Kết quả là, cô ấy đã ngừng làm burritos hoàn toàn. Cô ấy đã gửi một email công ty ra thông báo, và thậm chí còn đưa nó vào wiki công ty (mà bạn hiếm khi vào) nhưng bạn nhanh chóng quên đi.

Giờ đây, bạn đã đưa Maria—và cả bạn nữa—vào một tình huống rất khó khăn. Đây là một tình huống khó khăn mà, ít nhất, chỉ làm suy yếu lòng tin giữa bạn và khách hàng. Tệ nhất, nó sẽ làm tổn hại mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp.

2. Đi thẳng đến nguồn

Trong nhiều trường hợp khi điền một RFP, một đại diện bán hàng làm việc một mình. Nếu họ thông minh, họ sẽ liên kết với kỹ sư bán hàng của họ hoặc thậm chí là một marketer. Nhưng liệu điều này có thực sự đủ không? Hãy suy nghĩ về điều đó; ai là chuyên gia về bảo mật? Còn về tích hợp thì sao? Không phải là một marketer (và điều này đến từ một người), mà là đội an ninh của bạn hoặc đội phát triển của bạn, tương ứng. Phá vỡ những silo này (ngay cả khi đó là một silo GTM), có thể rất hữu ích trong việc lấy được chi tiết bạn cần để định hình lại RFP và biến nó thành một câu chuyện thuyết phục.

Trong RFP của Tacos Plata, chúng tôi thấy một hạng mục cho “Lựa chọn không chứa gluten.” Giờ đây, chúng tôi biết rằng chúng tôi có điều này, vì vậy chúng tôi đánh dấu vào ô và tiếp tục. Tốt, tuyệt, khổng lồ, tuyệt vời.

Tuy nhiên, điều này—nhà quản lý cơ sở của bạn đã phát hiện các mức độ nhạy cảm khác nhau về gluten khi xây dựng cơ sở của bạn. Cô ấy thực sự đã học được rằng trong khi một số người có vấn đề với gluten không thể ăn gluten, thì độ nhạy cảm và dị ứng của những người khác mạnh đến mức không thể có bất kỳ sự ô nhiễm chéo nào từ bất kỳ thứ gì có gluten. Cô ấy biết SF có thị trường không chứa gluten lớn, vì vậy cô ấy đã đầu tư vào đó với một phòng bếp không chứa gluten riêng biệt, không có sự ô nhiễm chéo nào.

Đây là một thông tin quan trọng mà bạn nếu không tìm đến thẩm quyền sẽ không có.

Cho tất cả những gì bạn biết, có thể đội của Stephanie có một số người không thể ăn bất cứ điều gì bị ô nhiễm chéo, và Carl’s Catering đơn giản chỉ cung cấp các lựa chọn không chứa gluten mà không có bếp riêng. Chỉ một chi tiết này có thể làm hỏng giao dịch cho Carl’s—nhưng nếu bạn không biết thì bạn phụ thuộc vào khách hàng của mình để biết rõ hơn. Và Stephanie, người đang điền RFP thay mặt cho đội của cô ấy, có thể không đến gặp họ để lấy những chi tiết kiểu này.

3. Cuối cùng, hãy biết khi nào nên rút lui

Cuối cùng, bạn là một nhà cung cấp dịch vụ tiệc taco. Nếu bạn đã kể một câu chuyện thú vị và hấp dẫn xung quanh RFP của mình với càng nhiều chi tiết càng tốt theo cách nhấn mạnh vào vị thế cao của bạn, và khách hàng chỉ muốn xúc xích và burritos và không quan tâm đến gluten—hãy rút lui. Có rất nhiều SKO ở đó; hãy dành thời gian của bạn cho một cái mà bạn biết bạn có thể thực hiện được. Tiền thế chấp của bạn phụ thuộc vào nó.

Kiểm tra hướng dẫn hoàn chỉnh của Guru về mọi thứ liên quan đến việc hỗ trợ bán hàng!