Cách mà chúng tôi được khuyến khích học - và cách mà chúng tôi khuyến khích việc học - thật ngắn hạn theo bản chất. "Học để thi" được thưởng và được khuyến khích mạnh mẽ (chuẩn bị cho SAT ai muốn không?), trong khi học để có hiểu biết thực sự không chỉ khó hơn, mà còn ít khả năng mang lại kết quả nhanh chóng như việc đạt điểm cao trong kỳ thi.

Nghe này - theo Đường cong Quên của Ebbinghaus, chúng ta đánh mất 79% những gì chúng ta học chỉ 31 ngày sau khi học xong. Lý thuyết cho rằng trừ khi kiến thức đã học được xem lại và liên tục củng cố, chúng ta sẽ mất khả năng giữ nó.

Nhân viên mới có một số quy trình và vấn đề nội bộ cần hiểu, tiêu hóa và áp dụng. Và mặc dù phải thông qua một hệ thống quản lý học tập truyền thống có thể là cần thiết, củng cố kiến thức đó "trong khoảnh khắc" của công việc là rất quan trọng.

Lo lắng? Đừng lo, đó là lý do tại sao chúng tôi đã xây dựng Knowledge Triggers, một tính năng tự động đẩy thông tin liên quan đến nhân viên ngay trong các ứng dụng họ sử dụng hàng ngày.

Knowledge Triggers hoạt động như thế nào?

Knowledge Triggers cho phép các nhóm lập bản đồ Guru Cards đến các trường cụ thể trên một trang web để nhóm của họ có thể được hướng dẫn bằng thông tin đúng để thực hiện công việc của họ. Khi chúng được sử dụng đúng cách, chúng có thể giúp mọi nhóm trong tổ chức của bạn chia sẻ thông tin liên quan với nhân viên mới và giảm thời gian tiếp nhận lên đến 50%.

Knowledge Triggers có quy tắc "và"/"hoặc" để các nhóm có thể thiết lập hướng dẫn cho các quy trình phức tạp hơn. Các chuyên gia về chủ đề (có nghĩa là Tác giả và Quản trị viên) trong Guru có thể chọn kiến thức cho các Triggers này xuất hiện trong những tình huống khác nhau với những quy tắc tương tự.

Vì Knowledge Triggers hoạt động với phần mở rộng Guru Chrome, các đồng đội mới của bạn không phải rời khỏi môi trường mà họ đang làm việc. Bạn không chỉ tiết kiệm cho các nhóm của mình 80% năng suất của họ bằng cách loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh, mà bạn cũng đang củng cố tất cả các khóa đào tạo của họ và tránh được Đường cong Quên của Ebbinghaus.

Về cơ bản, bạn có thể giúp mọi người tránh quên 79% những gì họ học bằng cách cải thiện năng suất của họ lên 80%. Không tồi.

Cách chúng tôi sử dụng Knowledge Triggers tại Guru

Thật tự nhiên khi chúng tôi đã bắt đầu dựa vào Knowledge Triggers tại Guru để củng cố thông tin cho các nhân viên lâu năm và nhân viên mới. Dưới đây là một vài ví dụ về cách một số nhóm của chúng tôi đang sử dụng chúng để giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen và giữ cho mọi người có năng suất.  

Hoạt động nhân sự: báo cáo chi phí

Khi bạn ở trong vai trò hoạt động nhân sự, bạn là chuyên gia chủ đề chính thức về thông tin mà mỗi nhân viên cần truy cập. Đó là lý do tại sao những nhóm này thường bị chôn vùi trong các câu hỏi lặp lại từ khắp công ty. Nếu ai đó cần những lời nhắc nhanh về các quy trình dài tại nơi làm việc, đó chính là những người làm việc trong bộ phận nhân sự.

Trừ khi bạn là Jim Halpert và dường như nộp báo cáo chi phí mỗi ngày, có thể khó nhớ từng quy tắc về cách điền chúng một cách hợp lý. Tại Guru, chúng tôi có một thẻ xuất hiện trên công cụ báo cáo chi phí của chúng tôi, Expensify.

Bất cứ khi nào tôi đăng nhập vào Expensify, phần mở rộng Guru nhắc tôi về những gì tôi cần biết. Tôi có thể chọn để bỏ qua lời nhắc và để nó nằm ở phía bên, hoặc mở nó ra và theo dõi khi tôi điền một báo cáo mới.

Giao tiếp nội bộ: tổ chức các cuộc họp hiệu quả

Thế giới đã bị đẩy vào công việc phân tán và gánh chịu những thách thức giao tiếp đi kèm với các mô hình kết hợp và từ xa. Nếu có một điều tích cực mà chúng ta có thể rút ra từ năm qua, đó là chúng ta đã trở nên chiến lược hơn trong việc lập kế hoạch cho các cuộc họp. Đi xa hơn, các chuyên gia giao tiếp nội bộ của chúng tôi tại Guru đã nêu rõ cách biến các cuộc họp của chúng tôi trở nên hiệu quả hơn.

Bất cứ khi nào tôi ở trong Google Calendar để lập kế hoạch cho một cuộc họp, tôi cũng được nhắc nhở về khóa đào tạo mà tôi đã nhận được về việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả. Lời nhắc nhỏ đó có thể giúp nhân viên mới cảm thấy có quyền tự quyết định để tự tổ chức các cuộc họp, và cũng đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong đội của Guru có trải nghiệm cuộc họp nhất quán và tích cực.

Tuyển dụng nhân tài: hướng dẫn phỏng vấn và thông điệp

Bất kỳ nhân viên mới nào trong nhóm tuyển dụng nhân tài đều cảm nhận được ảnh hưởng của việc học ở hai cấp độ. Họ không chỉ phải nhớ đào tạo cho công việc của mình mà còn phải nhớ rằng công việc của họ phản ánh một trải nghiệm có thể ảnh hưởng đến nhân viên mới tiếp theo. (Không áp lực)

Nhóm Tuyển dụng nhân tài ở đây tại Guru đã thực hiện nhiều điều để tạo ra một trải nghiệm tích cực cho các ứng viên trong quy trình của chúng tôi, cũng như những người sắp gia nhập đội ngũ. Cùng với các hướng dẫn câu hỏi phỏng vấn văn hóa, họ cũng có các thông điệp và định vị từ nhóm marketing để đảm bảo họ trình bày Guru một cách nhất quán và mạnh mẽ với từng ứng viên.

Các nhóm trực tiếp với khách hàng: quy trình xử lý vấn đề của khách hàng

Là một khách hàng, không có gì hơn frustrates hơn một trải nghiệm không nhất quán với một đại diện bán hàng hoặc hỗ trợ nào.

Hướng dẫn trò chuyện Intercom của chúng tôi nhẹ nhàng nhắc nhở các nhân viên mới cách nói chuyện với khách hàng. Thẻ này không chỉ cung cấp các bước rõ ràng đảm bảo giao tiếp nhất quán, mà còn liên kết đến một số tài nguyên khác trong Guru. Với loại thông tin theo ngữ cảnh này, các nhóm trực tiếp với khách hàng có thể ngừng lẩn tránh giữa các tài liệu và người khác để có được những gì họ cần để giúp một khách hàng. Ngược lại, họ có thể tập trung vào những gì quan trọng - chính khách hàng đó.

Bắt đầu với Knowledge Triggers

Nhớ những điều có thể khó khăn, đặc biệt là đối với các nhân viên mới cần tiếp thu nhiều thông tin trong vài tháng đầu với công ty. Với Knowledge Triggers (và một quy trình đào tạo vững chắc), bạn có thể tận dụng tối đa bất kỳ việc học nào mà nhóm bạn thực hiện và cung cấp một mạng lưới an toàn để tránh quên thông tin. Làm như vậy trong ngữ cảnh của công việc thực tế - và không phải trong một cổng thông tin hoặc kho học - có thể giúp với 70% việc học tổng thể của nhóm bạn.

Bạn có quan tâm đến việc sử dụng Guru không? Theo dõi hướng dẫn từng bước này và thiết lập Trigger kiến thức đầu tiên của bạn hôm nay.