Tài liệu về mặt khái niệm là một ví dụ tuyệt vời về phép đồng nhất kỹ thuật số. Để cho việc tính toán kinh doanh phát triển tốt như những năm 80 và 90, việc thiết kế các hệ thống tương tự như thế giới vật lý là rất quan trọng. Vậy cách nào tốt hơn để thực hiện điều này ngoài việc tạo ra Tài liệu. Nó thậm chí còn trông giống như giấy! Thường thì các Bộ xử lý Tài liệu còn kết hợp những thứ như "lề" vào ứng dụng của họ, một di sản từ khi chúng tôi sử dụng máy đánh chữ để soạn thảo tài liệu. Các hệ thống điều hành đầu tiên đều dựa trên các ý tưởng cốt lõi của Thư mục và Tài liệu, những khái niệm mà tương ứng trực tiếp với thế giới vật lý.

Nhưng bây giờ đã 30 năm trôi qua và phép đồng nhất không còn hiệu quả nữa. Tài liệu sẽ vẫn tồn tại, tất nhiên, vì chúng lý tưởng cho việc ghi lại "các bản ghi theo thời gian" như hợp đồng pháp lý hoặc ghi chú cuộc họp. Loại nội dung này không thay đổi nhiều khi đã được viết. Hoặc trong trường hợp tài liệu pháp lý thì có một quy trình rất chặt chẽ để sửa đổi tài liệu, điều này yêu cầu phiên bản gốc vẫn phải tồn tại trong hầu hết các trường hợp. Nhưng đối với nhiều nhu cầu nội dung của chúng ta ngày nay, khái niệm về Tài liệu thực sự gây hại nhiều hơn là có lợi. Hãy cùng xem tại sao lại như vậy...

1. Chúng không được thiết kế để thay đổi. Bởi vì rất nhiều thứ trong thế giới của chúng ta liên quan đến nội dung thay đổi, nó phát triển khi suy nghĩ của chúng ta phát triển. Và điều đó có nghĩa là việc cố gắng tìm tất cả các nơi mà chúng tôi đã nói điều gì đó mà bây giờ chúng tôi muốn thay đổi trở thành một cuộc tìm kiếm ngớ ngẩn. Điều này cũng có nghĩa là bạn phải thông báo thay đổi mới cho tất cả mọi người, và sau đó bạn phải nhớ ai đã được thông báo về phiên bản mới đó. Nhưng sau đó, khi tôi mở một Tài liệu, làm thế nào tôi biết liệu nó có thực sự đúng không?
2. Chúng không được thiết kế để chia sẻ. Chà, không phải theo quy mô... cách để chia sẻ thường giống như cách chúng tôi chia sẻ giấy. Bạn sao chép Tài liệu và gửi nó đi. Chú ý rằng các từ tôi đã sử dụng hoàn toàn giống nhau trong thế giới vật lý như trong thế giới kỹ thuật số. Vấn đề trong thế giới kỹ thuật số là mỗi khi điều này diễn ra, điểm 1 ở trên lại trở nên khó khăn hơn và khó khăn hơn.
3. Khi bạn có hơn một vài tài liệu như vậy, chúng sẽ trở thành một mớ hỗn độn. Ít nhất với giấy, bạn phải nỗ lực để sao chép nó. Không phải vậy với Tài liệu và vì vậy bạn sẽ kết thúc với một biển các phiên bản giống nhau nhưng khác nhau của cùng một tài liệu ở khắp nơi. Đó là ô nhiễm kỹ thuật số.
4. Chúng tôi hiện sử dụng điện thoại nhiều hơn bất kỳ thiết bị kỹ thuật số nào khác. Tài liệu xuất phát từ thời đại mà điện thoại thông minh chưa tồn tại. Cố gắng đọc Tài liệu trên điện thoại và sau vài lần kéo và phóng to bạn sẽ từ bỏ.
5. Tài liệu quá dài. Độ dài của một tài liệu có sự tương quan trực tiếp đến tính hữu ích của nó. Càng dài (và rộng), khả năng ai đó đọc nó càng thấp, và khả năng tài liệu sẽ lỗi thời càng cao. Những ngày này, kỳ vọng của chúng ta về tính ngắn gọn và chính xác chưa bao giờ cao hơn. Chúng ta đang bị quá tải thông tin và kỳ vọng chỉ được thông tin đúng mà không có tiếng ồn.
6. Bạn không thể biết liệu chúng có hữu ích hay không. Vì vậy, bạn đã viết một tài liệu và gửi nó cho ai đó, giờ thì sao? Nó có giúp họ hoàn thành một công việc không? Nó có giúp đóng một giao dịch không? Nó có giải quyết vấn đề của khách hàng không? Không có cách nào để biết. Đây gần như là những câu hỏi không công bằng vì chúng ta không bao giờ thiết kế Tài liệu để cho chúng ta biết những điều như thế này, chúng ta thiết kế chúng để trở thành một phép đồng nhất kỹ thuật số, giải quyết một vấn đề cơ bản của việc soạn thảo và lưu trữ văn bản viết.

Mặc dù đã có nhiều nỗ lực để khắc phục một số điều này, chúng ta vẫn chưa đạt được điều đó. Nhiều trình chỉnh sửa tài liệu dựa trên đám mây ngày nay chỉ là vậy, phiên bản đám mây của cùng một trình chỉnh sửa tài liệu mà chúng ta đã quen sử dụng. Chắc chắn rằng giờ đây dễ dàng hơn để chia sẻ chúng và chỉnh sửa chúng cùng một lúc, nhưng chúng vẫn là tài liệu. Điều này làm tôi nhớ đến khi SaaS vẫn chỉ là một xu hướng và các nhà cung cấp tại chỗ đang gột rửa sản phẩm của họ để khiến chúng trở nên giống như SaaS, nhanh chóng nhận ra rằng điều họ thực sự đạt được chỉ là di chuyển phần mềm cũ xì vào một trung tâm dữ liệu khác.

Tiếp theo là gì?

Chúng ta đang ở trong những giai đoạn đầu của kỷ nguyên chuyên môn hóa. Theo từng danh mục, chúng ta thấy các ứng dụng SaaS đang xuất hiện để giải quyết các vấn đề kinh doanh cụ thể thay vì cố gắng trở thành các nền tảng điện toán đám mây chung. Và các ứng dụng ngày nay tận dụng dữ liệu mà chúng ta đã có về cuộc sống công việc của mình và sử dụng nó để giúp chúng ta hiệu quả hơn trong công việc.

• Khi bạn tạo một khách hàng tiềm năng trong RelateIQ, nó tự động tạo một dòng về mỗi tương tác mà nhóm bạn đã có với khách hàng tiềm năng đó chỉ bằng cách kết nối với email của bạn.
• Khi bạn có một cuộc họp sắp tới với một khách hàng tiềm năng, Refresh sẽ gửi cho bạn một báo cáo về khách hàng tiềm năng đó để bạn chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp của mình chỉ bằng cách kết nối với lịch, LinkedIn, Twitter, v.v.
• Dịch vụ Môi trường mang lại giá trị cho cuộc sống của bạn mà không cần bạn làm gì cả. Google Now sẽ cho bạn biết khi nào cần rời đi cho một cuộc họp để đến nơi đúng giờ khi bạn kết nối nó với lịch của mình.
• Trong các cuộc họp của bạn, thay vì sử dụng một tài liệu để ghi chú tự do, WorkLife đã ra mắt để giúp cấu trúc các cuộc họp của bạn thành chương trình, các mục hành động và các vấn đề mở, để bạn không phải tạo quy trình theo dõi của mình một cách thủ công, đuổi theo mọi người hoặc nhớ kết quả của cuộc họp.

Và điều tương tự đang xảy ra với "Tài liệu". Chúng ta không nghĩ theo khái niệm "giấy kỹ thuật số" nữa, vì nhiều người cảm thấy thiết kế thẻ là nơi mà mọi thứ đang đi đến (bao gồm cả chúng tôi!). Vì vậy, bây giờ chúng ta nghĩ về công việc cần phải thực hiện, và cách công nghệ có thể giúp chúng ta thực hiện công việc đó hiệu quả hơn và cho chúng ta biết những điều mà chúng ta sẽ không bao giờ biết về công việc của mình.

• Khi bạn chia sẻ nội dung với ai đó, liệu điều đó có hữu ích cho họ không?
• Khi bạn đọc nội dung, làm thế nào bạn biết liệu nó có chính xác không?
• Khi bạn sử dụng một số nội dung nhất định, liệu nó có tạo ra một mối quan hệ tốt hơn với khách hàng của bạn không?
• Bạn có gửi cùng một nội dung cho mọi khách hàng không? Hay bạn nên lắp ráp nó một cách động dựa trên sở thích của họ đã được trình bày?
• Làm thế nào bạn đảm bảo nội dung phổ biến, có giá trị sẽ hiển thị nhiều hơn cho đội của bạn trong khi nội dung lỗi thời, chưa đọc biến mất, mà không phải dành toàn bộ thời gian quản lý nó?

Và còn nhiều hơn thế nữa. Thời điểm thú vị chắc chắn. Vậy hãy đóng tủ đựng hồ sơ lại và thực hiện một số công việc thực sự :)