Giao tiếp mở và minh bạch là nền tảng của động lực, năng suất và hạnh phúc của nhân viên. Điều quan trọng là nhân viên cảm thấy rằng những mối quan tâm của họ được lắng nghe, sự đóng góp của họ được trân trọng và họ có một không gian làm việc an toàn.

Có khả năng bạn đã triển khai các công cụ và quy trình để giúp cải thiện dòng công việc, nâng cao hiệu quả và tăng năng suất. Tương tự, giao tiếp tại nơi làm việc tối ưu dẫn đến kết quả tốt hơn trong công việc và nhân viên muốn ở lại lâu hơn.

Các công ty có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên, nâng cao tinh thần và tạo ra một môi trường thu hút những chuyên gia hàng đầu tham gia vào doanh nghiệp. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là làm việc với giao tiếp lên.

Giao tiếp lên là gì?

Báo cáo của Brosix cho thấy chỉ có 13% nhân viên cảm thấy họ có giao tiếp hiệu quả với ban quản lý cấp cao. Đây là một thống kê đáng lo ngại, vì giao tiếp của nhân viên nên đứng đầu danh sách việc cần làm của một công ty khi cải thiện văn hóa văn phòng. Đây là lúc giao tiếp lên phát huy tác dụng.

Giao tiếp lên chủ yếu là dòng chảy giao tiếp mở từ nhân viên tới ban quản lý cấp cao của họ. Điều này có nghĩa là nhân viên được chia sẻ ý kiến, câu hỏi, nhận xét, đề xuất, vấn đề và nhiều điều khác mà không sợ bị trả thù. Điều này không có nghĩa là nhân viên có thể thô lỗ hoặc khó chịu về những yếu tố này; điều quan trọng là giữ tất cả các giao tiếp lịch sự và chuyên nghiệp.

Giao tiếp lên và xuống

Có sự khác biệt rõ ràng giữa giao tiếp lên và giao tiếp xuống. Trong khi giao tiếp lên khuyến khích một dòng thông tin hai chiều, giao tiếp xuống là từ trên xuống, từ ban quản lý cấp cao tới các nhân viên. Không có kênh nào cho nhân viên lên tiếng về những lo ngại hoặc khiếu nại của họ với cấp trên.

7 lợi ích của giao tiếp lên

Có nhiều lợi ích của việc thúc đẩy giao tiếp lên tại nơi làm việc. Dưới đây là một số lợi ích:

Tăng cường sự tham gia và giữ chân nhân viên

Nếu nhân viên có một chỗ để thể hiện những lo ngại và ý tưởng chuyên nghiệp của họ, họ sẽ cảm thấy an toàn hơn và tăng tỷ lệ giữ chân. Họ cũng sẽ muốn tham gia và gắn bó với công việc của công ty biết rằng họ đang được lắng nghe và thấu hiểu.

Cải thiện mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên

Dễ dàng hơn để làm việc cùng nhau khi bạn có thể dễ dàng truyền đạt suy nghĩ của mình bất kỳ lúc nào. Các nhà quản lý sẽ thấy mối quan hệ của họ với nhân viên cải thiện khi có một kênh giao tiếp mở.

Xây dựng lòng tin và sự minh bạch

Các công ty khuyến khích giao tiếp mở tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh với nhiều sự minh bạch. Nhân viên sẽ biết rằng họ có thể tin tưởng cấp trên về thông tin quan trọng và cảm thấy thoải mái hơn trong môi trường làm việc.

Khơi gợi các cơ hội cải thiện

Nhận phản hồi mang tính xây dựng là điều tốt, đặc biệt là với một hệ thống giao tiếp hiệu quả. Cả nhà quản lý và nhân viên sẽ tìm thấy những cơ hội để học hỏi và phát triển nếu họ tương tác với nhau.

Dù họ đang làm việc với một trình chỉnh sửa âm thanh trực tuyến mới, phần mềm tiếp thị lạc hậu hay đã chuyển sang một CRM khác, nhân viên có thể cung cấp phản hồi quý giá giúp ban quản lý cải thiện quy trình, năng suất và, từ đó, sự hài lòng của nhân viên.

Khuyến khích chia sẻ kiến thức và hợp tác

Hãy tưởng tượng sử dụng hệ thống điện thoại văn phòng để nói chuyện ngay lập tức với quản lý của bạn. Giao tiếp lên thật dễ dàng và thúc đẩy việc chia sẻ kiến thức thông qua các kênh mở.

Thúc đẩy sự đổi mới

Khi mọi người giao tiếp, họ nghĩ ra những ý tưởng mới và đổi mới. Giao tiếp lên tạo ra một không gian lành mạnh nơi đổi mới có thể phát triển.

Cải thiện sự hài lòng tổng thể của nhân viên với công việc

Nhân viên sẽ yêu thích công việc của họ hơn nếu họ có thể giao tiếp một cách cởi mở. Loại giao tiếp lên này sẽ tăng tỷ lệ giữ chân và tạo ra một cuộc sống công việc hài lòng và thúc đẩy cho nhân viên.

Cách triển khai giao tiếp lên tại nơi làm việc

Dưới đây là một số cách mà bạn có thể triển khai thành công giao tiếp lên tại nơi làm việc:

Thúc đẩy giao tiếp mở với chính sách mở cửa

Giữ chính sách mở cửa để làm cho nhân viên cảm thấy thoải mái trong nơi làm việc. Ban quản lý cấp cao nên khuyến khích một dòng chảy thông tin mở bất cứ lúc nào, để nhân viên không cảm thấy bị xa lánh khi cần giao tiếp điều gì. Họ sẽ cảm thấy gắn kết hơn với công ty nếu họ biết rằng có một chính sách mở cửa.

Chọn phương tiện hoặc kênh phù hợp cho giao tiếp lên

Đừng giới hạn giao tiếp chỉ qua email hoặc kênh công việc. Sử dụng các ứng dụng như Aircall để thiết lập một đường dây điện thoại đám mây nếu doanh nghiệp của bạn đủ lớn, cho phép nhân viên giao tiếp với nhau.

Bạn có thể xác định các kênh khác mà hiệu quả trong công ty của bạn, như Slack hoặc Chat, miễn là chúng cho phép các kênh giao tiếp mở.

Theo dõi sự tham gia của nhân viên

Hãy chắc chắn rằng bạn đang theo dõi mức độ hạnh phúc của nhân viên. Nhớ rằng, nhân viên hạnh phúc là những người có động lực và năng suất. Thực hiện các cuộc kiểm tra thường xuyên và một đối một để theo dõi sự tham gia.

Khuyến khích mọi người dễ tiếp cận và sẵn sàng tiếp nhận

Giao tiếp lên không chỉ diễn ra giữa ban quản lý cấp cao và cấp dưới. Cũng quan trọng không kém là mọi người trong công ty giao tiếp với nhau và có thể tiếp cận.

Làm cho bản tin nội bộ trở nên cá nhân hơn

Bản tin công ty nên ăn mừng cả những thành công lớn và nhỏ, nhưng không nên chỉ giới hạn thông tin công ty. Nhân viên sẽ cảm thấy đặc biệt và được lắng nghe nếu họ thấy tin tức và giao tiếp nội bộ cá nhân hơn là chính thức. Ví dụ, những tin tức như thăng chức, kết hôn và thậm chí là điểm cao trong trò chơi video có thể được công bố và chia sẻ với đội ngũ.

Khuyến khích sự tham gia của nhân viên

Luôn là một ý tưởng hay để tổ chức các sự kiện nội bộ để nhân viên có thể thư giãn và tạo không khí thân thiện. Các sự kiện không chính thức tạo ra một không gian tuyệt vời để nhân viên có thể gặp nhau, nói chuyện mở lòng về nhiều điều và hiểu nhau hơn. Điều này sẽ cho phép họ hợp tác hiệu quả hơn trong các bối cảnh chuyên nghiệp.