Chắc chắn rồi, bạn biết rằng việc thay đổi công việc có thể khó khăn, nhưng tại công ty của bạn, có vẻ như điều đó gần như không thể. Rất nhiều ý tưởng tuyệt vời xuất hiện, nhưng vì lý do nào đó, việc thực hiện luôn có vẻ như thất bại. Một số sự thay đổi gần như hoàn thành, nhưng rồi lại dừng lại ngay trước khi kết thúc. Những cái khác dường như không bao giờ vượt qua giai đoạn ý tưởng. Bạn có thể nghĩ rằng ý tưởng đó không đủ mạnh, nhưng hầu hết thời gian, điều ngược lại là đúng. Sự thay đổi mà bạn muốn thực hiện là tuyệt vời, nhưng cách bạn quản lý sự thay đổi lại là vấn đề.

Sự thay đổi là quan trọng để giữ cạnh tranh, nhưng thật bất ngờ, nhiều doanh nghiệp thực sự rất kém trong việc xử lý nó. Trên thực tế, có ước tính rằng 70% các sự thay đổi trong tổ chức đều thất bại. Sự thay đổi và đổi mới là hoàn toàn cần thiết cho những doanh nghiệp muốn phát triển và phát triển. Đó là lý do tại sao chúng tôi sẽ biến tháng 5 thành tháng quản lý sự thay đổi trên blog Guru, vì vậy hãy tiếp tục kiểm tra trong vài tuần tới để nhận các mẹo, hiểu biết và sự trợ giúp.

Thật khó để giải quyết các vấn đề quản lý sự thay đổi tại nơi làm việc nếu bạn không biết nguyên nhân của quá trình bị đổ vỡ ngay từ đầu.

Trước khi chúng ta đi vào cách chính xác để xử lý quá trình này, hãy dành một chút thời gian để khám phá những lý do phổ biến khiến sự thay đổi dường như không giữ vững tại nơi làm việc.

Bạn chưa tạo ra sự đồng thuận.

Mặc dù bạn dễ dàng nhận thấy giá trị trong những thay đổi mà bạn đang cố gắng thực hiện, nhưng có thể không rõ ràng đối với mọi người khác. Hãy nhớ rằng, trong khi bạn đang dành thời gian nghiên cứu các giải pháp tiềm năng và đưa ra ý kiến, mọi người khác chỉ tập trung vào công việc thường nhật của họ.

Đừng đánh giá thấp sức mạnh của sự đồng thuận tại nơi làm việc. Có được sự ủng hộ của nhân viên và quản lý khi bạn đang cố gắng thực hiện sự thay đổi, dù lớn hay nhỏ, là điều cực kỳ quan trọng.

Một trong những trở ngại lớn nhất liên quan đến sự đồng thuận là tạo ra cảm giác cấp bách. Mọi người có thể hiểu tại sao những thay đổi bạn đề xuất lại có giá trị, nhưng họ có thể không thấy tại sao họ cần hành động ngay bây giờ. Dù sao đi nữa, nếu mọi thứ vẫn diễn ra khá xuôn sẻ tại nơi làm việc, tại sao phải thay đổi mọi thứ ngay bây giờ?

Cách tốt nhất để tạo ra sự đồng thuận cho sự thay đổi là bằng chứng. Luôn chuẩn bị chứng minh cho các kế hoạch của bạn. Tìm kiếm số liệu thống kê và các nghiên cứu điển hình để làm căn cứ cho những tuyên bố của bạn. Nghiên cứu các đối thủ trực tiếp đã dẫn đầu và đã thực hiện một số thay đổi lớn (và tương tự) trước đó. Nhận phản hồi từ khách hàng và/hoặc các nhân viên khác.

Không có thước đo rõ ràng cho sự thành công

Giả sử tất cả các bên liên quan chính của bạn đã phê duyệt kế hoạch của bạn và bạn đã hoàn thành toàn bộ quy trình thực hiện sự thay đổi mà bạn đề xuất. Bạn sẽ biết thế nào rằng sự thay đổi mà bạn vừa thực hiện là một sự thành công hoàn toàn?

Hãy nhớ rằng, thành công và hoàn thành là hai điều rất khác nhau.

Nếu các kế hoạch quản lý sự thay đổi của bạn không gắn liền với các chỉ số có thể đo lường, thì việc chứng thực rằng sự thay đổi của bạn là điều đúng đắn để thực hiện sẽ rất khó khăn (và có thể làm cho việc biện minh cho các sự thay đổi trong tương lai trở nên khó khăn hơn).

Bạn đang gặp khó khăn trong việc đưa ra các chỉ số chính để đo lường thành công? Hãy dành thời gian để suy nghĩ về lý do mà bạn muốn thực hiện những thay đổi ngay từ đầu. Có thể sau một lần phát hành đặc biệt lộn xộn, bạn nghĩ rằng nhóm phát triển cần có tài liệu quy trình tốt hơn xoay quanh QA. Thước đo thành công của bạn có thể là giảm số lỗi phát hiện sau phát hành hoặc thời gian triển khai sửa lỗi nhanh hơn.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn chọn các thước đo thành công mà các bên liên quan thấy giá trị. Liên kết tất cả các kế hoạch của bạn với một mục tiêu hoặc mục tiêu công ty để tạo ra một cú đấm mạnh mẽ cho việc tạo ra sự đồng thuận và đo lường thành công.

Bạn muốn đạt quá nhiều trong một khoảng thời gian ngắn

Chúng tôi đã nói rằng việc tạo sự cấp bách trong quản lý sự thay đổi là quan trọng, nhưng bạn cũng cần phải có những kỳ vọng thực tế.

Hãy nghĩ về mọi thứ cần phải thay đổi một quy trình "đơn giản" tại nơi làm việc. Bạn cần phải suy nghĩ về các giải pháp và liên quan đến các bên liên quan tiềm năng. Có thể bạn sẽ phải thử một vài sản phẩm hoặc giải pháp trước khi quyết định một cái duy nhất. Sau đó bạn phải tính đến chi phí, sự phụ thuộc, và những điều khác có thể làm chậm công việc của bạn một cách đáng kể.

Thích nghi với một quy trình, sản phẩm, hoặc chương trình mới cũng cần một khoảng thời gian hợp lý. Quản lý và nhân viên có thể cần được đào tạo đặc biệt để mọi thứ diễn ra một cách trơn tru.

Trong một thế giới lý tưởng, mọi người sẽ có thể thích nghi với sự thay đổi nhanh chóng, nhưng mọi người sẽ cần thời gian để điều chỉnh.

Thời gian có thể quan trọng, nhưng bạn không thể mong đợi mọi thứ sẽ được hoàn thành trong một ngày. Thay vì lên kế hoạch thực hiện một thay đổi lớn ngay lập tức, hãy xem xét việc tiếp cận từng bước cho những gì bạn muốn làm. Lên kế hoạch cho mọi thứ theo từng giai đoạn có thể làm cho toàn bộ quá trình bớt hỗn loạn, và nó cho bạn thời gian để thực hiện các điều chỉnh cho kế hoạch của bạn nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

Mọi người thườngkháng cự lại sự thay đổi

Một bên liên quan quan trọng từng có một người tuyển dụng từ 10 năm trước cố gắng thực hiện những thay đổi tương tự và toàn bộ dự án đã thất bại. Người quản lý của bạn đang bị quá tải với công việc và điều cuối cùng họ muốn trên bàn của mình là một dự án mới. Bạn đã đỗ xe ở vị trí yêu thích của VP trong suốt một tuần qua và họ chắc chắn sẽ không phê duyệt bất kỳ điều gì bạn muốn.

Chúng tôi có thể thực hiện một loạt các bài viết về tất cả những lý do tại sao mọi người kháng cự lại sự thay đổi, nhưng sự thật là việc vượt qua những thành kiến và niềm tin lâu đời có thể là một điều khó khăn. Điều tốt nhất bạn có thể làm để đưa kế hoạch của mình vào hoạt động là tạo ra một lập luận vững chắc cho lý do tại sao chúng cần phải xảy ra.

Điều này liên quan một phần đến những gì chúng ta đã nói trước đó về việc tạo ra sự đồng thuận. Sẽ rất khó khăn ngay cả đối với những người kháng cự thay đổi nhất nếu bạn đã phác thảo rõ ràng tất cả những điều tốt đẹp mà sự thay đổi của bạn có thể mang lại.

Đó là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp ADKAR đã được thử nghiệm và chứng minh để thu hút mọi người.

ADKAR là gì?

ADKAR là một phương pháp quản lý sự thay đổi (và cũng là một từ viết tắt) được phát triển bởi Prosci. Cốt lõi của phương pháp này xác định chính xác những gì cần phải xảy ra để một sự thay đổi thành công tại nơi làm việc:

Tập trung vào những cách tốt nhất để trình bày từng phần của ADKAR để thu hút những bên liên quan kháng cự với sự thay đổi. Khi bạn chỉ ra rằng bạn đã chuẩn bị nội bộ để thực hiện một sự thay đổi và có một kế hoạch vững chắc, bạn đang thiết lập cho mình để nhận được sự đồng ý để tiến lên.

Bạn không có thiết lập hoặc công cụ phù hợp

Bạn nói rằng bạn có một kế hoạch hoàn chỉnh và được tài liệu hóa tốt có thể chỉ rõ tất cả những gì bạn cần làm để thực hiện sự thay đổi mà bạn đề xuất. Tuyệt vời, bạn có thể cho chúng tôi xem nó không?

Nếu kế hoạch của bạn là yêu cầu chúng tôi đợi 30 phút trong khi bạn tìm kiếm mọi thứ và sau đó gửi hai đề cương khá đầy đủ có thể không phải là phiên bản cuối cùng của kế hoạch của bạn, bạn không sẵn sàng để thực hiện một sự thay đổi lớn.

Tổ chức và các công cụ phù hợp là cực kỳ quan trọng khi bạn cố gắng thực hiện thay đổi tại nơi làm việc. Sau cùng, nếu quy trình của bạn và tài liệu không được thống nhất, bạn không thể mong đợi nỗ lực thay đổi của bạn mang lại bất kỳ tác động nào.

Bạn phải chọn những công cụ phù hợp cho công việc của mình, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên có một nguồn thông tin chính xác cho mọi thứ trong dự án của bạn. Khi bạn không có một nguồn thông tin chính xác, mọi thứ không chỉ rối rắm, mà còn khiến mọi người làm việc trong những bức tường ngăn cách. Bạn mất đi tổng quan về công việc của mọi người và cuối cùng, bạn mất đi những hiểu biết quan trọng về sự tiến bộ.

Mọi người nên dễ dàng tìm thấy thông tin cập nhật về tiến độ dự án, danh sách các công cụ họ cần sử dụng để thực hiện công việc, và bất kỳ thông tin nào cần thiết để giữ mọi thứ tiếp tục. May mắn cho bạn, có một công cụ có thể thực hiện tất cả những điều này và hơn thế nữa.

Chấp nhận sự thay đổi

Thay đổi cách tiếp cận quản lý sự thay đổi của bạn có thể làm điều kỳ diệu để mang lại sự thay đổi thực sự tại nơi làm việc. Khi bạn dành thời gian để tập trung xây dựng trường hợp của mình, theo dõi các chỉ số đúng và lập kế hoạch có tổ chức, bạn đang làm rất nhiều để chuẩn bị cho thành công của mình.

Bạn đã sẵn sàng để thực hiện một sự thay đổi lớn tại nơi làm việc chưa? Bắt đầu sử dụng Guru để quản lý sự thay đổi theo cách đúng đắn.