Có một yêu cầu đề xuất khác nào đã đến hộp thư của bạn không? Không có gì thú vị hơn việc thấy một cơ hội làm việc xuất hiện trên bàn của bạn, và đôi khi không có gì căng thẳng hơn thế. Bạn sẽ nghĩ rằng việc viết phản hồi RFP sẽ trở nên dễ dàng hơn sau một chút kinh nghiệm. Nếu có gì, dường như mỗi phản hồi RFP lại trở nên phức tạp hơn dù bạn đã làm việc trên hàng chục cái trong số đó.

Bạn nhớ khi đồng nghiệp của bạn vô tình bao gồm tuyên bố sứ mệnh của công ty bạn từ 5 năm trước. Rồi có lần bạn gần như không hoàn thành hạn cuối để nộp vì quản lý dự án chính của bạn đang nghỉ phép và không ai có quyền truy cập vào ghi chú của họ. Và ai có thể quên hàng giờ đồng hồ viết, chỉnh sửa và viết lại nhiều hơn nữa?

Không ai muốn bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh tuyệt vời chỉ vì một phản hồi RFP tầm thường. May mắn thay, việc tạo ra phản hồi RFP lý tưởng dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn có một cơ sở kiến thức như Guru.

Lưu nội dung trong Guru

Mặc dù mỗi phản hồi RFP là độc đáo, nhưng quy trình để viết chúng khá đơn giản. Yêu cầu dự án của bạn và tóm tắt điều hành sẽ thay đổi, nhưng các mẫu cơ bản mà bạn cần để sản xuất chúng có thể vẫn giữ nguyên. Giữ những thứ này cùng với tài sản thương hiệu như logo trong Guru để đảm bảo mọi người có thể tạo một RFP đồng nhất và được chuẩn bị tốt.

Khi các thành viên trong nhóm của bạn làm việc trên phần "về công ty chúng tôi", họ không nên phải đoán liệu họ có tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị gần đây của công ty hay không. Các thẻ trong cơ sở kiến thức của bạn chứa thông tin quan trọng về công ty luôn cần được xác thực để đảm bảo tính chính xác. Đừng ngần ngại yêu cầu xác nhận nếu bạn nhận thấy bất kỳ thẻ nào lỗi thời khi bạn đang làm việc trên phản hồi của mình.

Sử dụng Answers để tìm thông tin

Bạn có chắc rằng Cassie hoặc Bill sẽ xử lý phát triển trong nửa đầu của dự án này không? Không cần hỏi quản lý của bạn hoặc ai đó trong nhóm; hãy hỏi Guru!

RFP thường tạo ra một tình huống "tất cả các tay" vì mọi người có quá nhiều câu hỏi về những gì cần bao gồm. Điều đó sẽ không là vấn đề nếu mọi người có thể bỏ mọi thứ và tập trung vào công việc phản hồi, nhưng công ty của bạn không thể đóng cửa mỗi lần bạn nhận được một RFP.

Nếu bạn có một cơ sở kiến thức được duy trì tốt, bạn đã có tất cả thông tin bạn cần để phản hồi một RFP. Sử dụng Answers để nhanh chóng sắp xếp qua nhật ký cuộc họp, ghi chú dự án và thông tin khác để lấy những gì bạn cần.

Đơn giản hóa và tóm tắt với Assist

Nhóm của bạn đã tỉ mỉ sắp xếp các kế hoạch dự án của bạn, định hình giờ làm việc và tạo ra thời gian làm việc lý tưởng. Bạn đã sẵn sàng để giao phản hồi RFP 25 trang này cho khách hàng tiềm năng. Vấn đề duy nhất là... đó là một phản hồi RFP 25 trang.

RFP là nguồn thông tin dày đặc, nhưng đôi khi, có thể có một cái gọi là TMI. Thay vì để thiếu các thông tin quan trọng, hãy rút ngắn một số phần dài nhất của bạn với sự trợ giúp từ tính năng tóm tắt của Assist.

Bạn có thể sử dụng Assist để giúp với mọi phần của quá trình viết, nhưng tính năng tóm tắt có thể đặc biệt có lợi cho RFP. Hãy thử chạy một số phần dày đặc nhất của bạn qua tính năng tóm tắt của Assist để giữ mọi thứ ngắn gọn. Bạn có thể tìm thấy một cách dễ dàng và nhanh chóng để trình bày thông tin thiết yếu!

Phá vỡ rào cản ngôn ngữ với tính năng Dịch của Assist

Công ty đã gửi RFP có một chi nhánh ở Đức mà bạn muốn gây ấn tượng. Hoặc có thể bạn thực sự muốn đội ngũ của bạn ở Thâm Quyến xem xét phản hồi của bạn trước khi bạn gửi đi. Dù sao, bạn có những người mà bạn muốn chia sẻ công việc của bạn, nhưng bạn cũng có một rào cản ngôn ngữ khiến mọi thứ trở nên khó khăn.

Nếu bạn chưa có cơ hội sử dụng khả năng "Dịch" của Assist, thì bây giờ là thời điểm hoàn hảo để thử nghiệm. Thay vì dựa vào dịch vụ dịch thuật, hãy sử dụng tính năng Dịch của Assist để đảm bảo mọi người đều có thể đọc và xem xét RFP của bạn.

Sử dụng các mẫu phản hồi RFP của Guru

Cơ sở kiến thức của bạn nên đóng một vai trò quan trọng trong mọi phản hồi RFP mà bạn viết. Chúng tôi muốn làm cho mọi người dễ dàng làm việc tốt nhất với Guru. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tạo ra một bộ sưu tập các mẫu dự án để bạn sử dụng. Đọc lời khuyên của chúng tôi về cách tạo ra các kế hoạch dự án tuyệt vời và sử dụng các mẫu của chúng tôi để bạn có thể tạo ra những phản hồi RFP giúp chốt được giao dịch.