Một wiki công ty là một loại phần mềm quản lý tri thức: một nguồn thông tin nội bộ của công ty có thể cập nhật. Chúng linh hoạt và dễ thiết lập, và, không giống như cách đây vài năm, nhiều trong số chúng tích hợp với các nền tảng giao tiếp nhóm như Slack hoặc Teams.

Và vì Guru được thành lập dựa trên ý tưởng tích hợp với Slack, chúng tôi biết lý do: Bằng cách thêm một wiki nội bộ vào nền tảng giao tiếp của bạn, bạn có thể truy cập toàn bộ kho tri thức mà không làm gián đoạn cuộc trò chuyện.

Nhưng bất kể sự truy cập của chúng trong những ứng dụng đó, vấn đề với các wiki truyền thống vẫn còn đó: chúng trở nên lỗi thời và khó quản lý khi đội ngũ của bạn phát triển và kiến thức của bạn mở rộng, dẫn đến việc giảm bớt việc sử dụng theo thời gian. Không quan trọng đó là một cổng thông tin truyền thống hay sản phẩm mới nhất, sự thật là các wiki truyền thống không hoạt động lâu dài.

Đọc tiếp để tìm hiểu tại sao các wiki truyền thống không giúp bạn giải quyết các vấn đề cơ bản với kiến thức của mình.

Hãy thử Guru.

Bắt đầu miễn phí

Hầu hết các wiki nội bộ không khắc phục vấn đề lớn với các kho tri thức truyền thống: độ chính xác và hiệu quả của kiến thức

Dưới đây là những gì xảy ra với nội dung trong các wiki nội bộ truyền thống:

• Một SME dành nhiều thời gian để viết và tạo ra trang hoàn hảo, nhưng sau khi họ viết, họ quên cập nhật nó và không bao giờ được nhắc nhở để làm như vậy, dẫn đến kiến thức trở nên lỗi thời
• Những người cần kiến thức không thể biết wiki đã được cập nhật lần cuối khi nào hoặc liệu nó có còn phù hợp và mất niềm tin vào nó
• Giải pháp wiki thưởng cho nội dung dài, có nghĩa là ngay cả khi một người dùng tìm thấy trang đúng, họ có thể không dễ dàng tìm thấy mảnh kiến thức cụ thể mà họ cần, dạy họ bỏ qua wiki và hỏi trực tiếp SME
• Sự kết hợp giữa kiến thức lỗi thời, thiếu niềm tin và khó tiếp cận dẫn đến việc giảm bớt việc sử dụng, khiến toàn bộ giải pháp wiki nội bộ trở thành một khoản đầu tư lãng phí

Nếu wiki của bạn có tích hợp với Slack hoặc Teams, bạn có thể giải quyết một trong những vấn đề đó: vấn đề về việc sử dụng thông tin. Nhưng vì những giải pháp này thiếu cách để buộc các SME xác minh hoặc cập nhật kiến thức hiện có, đội nhóm của bạn có thể vô tình bắt đầu chia sẻ thông tin sai hoặc lỗi thời. Và thông tin không chính xác có thể tồi tệ hơn so với không có thông tin — đặc biệt trong vai trò tiếp xúc với khách hàng.

Thông tin về doanh nghiệp của bạn thay đổi mỗi ngày: tính năng mới được xây dựng, đối thủ mới nổi lên, và quy trình nội bộ mới được tạo ra.

Chúng tôi không đổ lỗi cho bạn khi nghĩ, Các wiki có vẻ đơn giản, vì vậy tôi chỉ cần lấy một cái tích hợp với Slack hoặc Teams và điều đó sẽ giải quyết tất cả các vấn đề của tôi?

Nhưng đây là lý do mà điều đó chỉ tạo ra nhiều đau đầu hơn về sau.

Slack chỉ là một phần trong quy trình của bạn

Mặc dù một nền tảng giao tiếp nhóm (như Slack) là một nền tảng tự nhiên cho hệ sinh thái công nghệ của một công ty - đặc biệt khi lực lượng lao động từ xa đang gia tăng - nhưng đây không phải là nơi duy nhất mà nhân viên dành thời gian. Ngay cả các công ty nhỏ sử dụng trung bình 40 ứng dụng, một số lượng tăng lên hơn 200 trong các doanh nghiệp lớn.

Điều đó có thể không có vẻ phức tạp, nhưng hãy xem xét rằng mỗi nhân viên làm việc với khoảng 9 ứng dụng. Khi được tổng hợp lại, số lượng kết hợp giữa các ứng dụng và con người ngay lập tức trở thành không thể quản lý ngay cả với một giải pháp duy nhất, như một wiki truyền thống, hay một giải pháp kép, như một cái tích hợp với Slack.

Vì vậy, làm thế nào một wiki cho Slack có thể giúp các thành viên trong nhóm của bạn khi họ không thực sự sử dụng Slack?

Giải quyết vấn đề quản lý tri thức của bạn tại mọi điểm trong quy trình làm việc của bạn

Đầu tiên, hãy tiến hành tóm tắt: hầu hết các wiki có tích hợp với Slack và Teams vẫn, về cốt lõi, là các giải pháp truyền thống, với tất cả các vấn đề đi kèm với chúng. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn đang xem xét một ứng dụng wiki, hãy chọn một cái có tích hợp với Slack và Teams. Các tích hợp chat thực sự khuyến khích việc sử dụng nhất quán — và việc ở lại trong quy trình một phần thời gian vẫn tốt hơn là không có thời gian nào cả.

Nhưng để có kiến thức theo thời gian thực ở mọi nơi khác, đừng dừng lại với tích hợp Slack.

Vấn đề với nội dung wiki truyền thống

Hầu hết các wiki thưởng cho việc lưu trữ kiến thức, không nhất thiết là sử dụng nó. Bởi vì chúng được thiết kế như các cổng thông tin, kiến thức trong chúng phải có một cấu trúc rất cụ thể, phân cấp. Một cấu trúc cứng nhắc có xu hướng thưởng cho nội dung dài hơn, có nghĩa là nhiều chủ đề có thể được nhóm lại dưới một tiêu đề. Bản chất của nó khiến cho kiến thức trở nên chậm chạp và khó truy cập. Ngay cả với tích hợp Slack hoặc Teams, bạn có thể đang kéo lên các bài viết dài hàng trăm từ. Điều đó khiến cho việc tìm những gì bạn cần nhanh chóng trở nên khó khăn, và việc cập nhật nó trở thành một nỗi rắc rối.

Trong giải pháp wiki của Guru, kiến thức của bạn được cấu trúc để được sử dụng, thay vì được lưu trữ (chủ đề đơn, kích thước nhỏ), vì vậy bạn có thể đọc nhanh chóng, và cập nhật nhanh chóng. Không cần CTRL-F.

Wiki của bạn ở trong Slack, nhưng bạn cần kiến thức trong Salesforce

...hoặc email, hoặc Intercom, hoặc Asana, hoặc Trello, hoặc GitHub, hoặc Figma, hoặc DocuSign, hoặc Greenhouse, hoặc… bạn hiểu ý rồi. Đừng hiểu lầm; tại Guru, chúng tôi yêu Slack. Sản phẩm của chúng tôi được xây dựng từ đầu để sử dụng trong Slack. Khi làm một công ty, chúng tôi sống trong Slack, không phải email. Nhưng chúng tôi không, uh, sống trong Slack. Chúng tôi sử dụng tất cả các ứng dụng mà tôi vừa đề cập trong công việc hàng ngày của mình, và tất cả chúng đều yêu cầu chúng tôi tra cứu cái gì đó khá thường xuyên ("Này, màu mã hex của thương hiệu của chúng tôi là gì một lần nữa?” "Các chỉ số ROI của chúng tôi là gì?” "Nhận xét của khách hàng là gì?""

Khám phá cách Guru tích hợp với các công cụ bạn cần

Xem các Tích hợp của Guru

Vì vậy trong khi một tích hợp Slack là nền tảng cho những gì bạn nên tìm kiếm trong một kho tri thức, bạn nên tìm những giải pháp wiki cung cấp các tích hợp gốc với các chương trình khác. Hoặc tìm một cái có tích hợp toàn cầu, như một phần mở rộng trình duyệt cho phép bạn truy cập kiến thức của mình từ bất cứ đâu, trên bất kỳ trang nào.

“Tại sao điều này quan trọng?” có thể bạn đang tự hỏi. Trên thực tế, việc giữ trong quy trình là chìa khóa cho năng suất. Các giải pháp cổng thông tin như các sản phẩm quản lý tri thức truyền thống và wiki cuối cùng buộc bạn phải rời khỏi quy trình làm việc của mình để tiêu thụ hoặc cập nhật kiến thức. Rani Molla, Phóng viên dữ liệu cao cấp của Recode, giải thích:

“Sau khi bị gián đoạn, có khoảng 25 phút để quay lại công việc mà bạn đang làm, theo một nghiên cứu của Microsoft. Có thể mất cả thời gian dài hơn để đạt được trạng thái ‘dòng chảy,’ hay còn gọi là ‘công việc sâu.’ Những thuật ngữ này ám chỉ đến khung tâm trí tập trung mà bạn đang ở khi bị đắm chìm trong một nhiệm vụ và thời gian dường như trôi đi. Đó cũng là lúc bạn thực hiện công việc tốt nhất của mình. [...] Theo thời gian, các sự phân tâm tại nơi làm việc có thể biến đổi. Nhiều người trong chúng ta cố gắng khôi phục thời gian bằng cách làm nhiều việc cùng lúc. Nhưng làm nhiều việc cùng lúc không hiệu quả. Thay vì làm một điều tốt, bạn thực sự chỉ đang chuyển đổi giữa các hoạt động và làm tất cả chúng kém.”

Đội ngũ của bạn xứng đáng được hơn thế so với một giải pháp wiki nội bộ truyền thống

Công nhân tri thức là phân khúc phát triển nhanh nhất trong lực lượng lao động. Nếu bạn không trang bị cho họ cách tốt nhất để truy cập thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình, công ty của bạn sẽ không thể cạnh tranh. Việc truy cập không nên đơn thuần là một nơi để lưu trữ kiến thức cho mục đích ghi chép; mà phải có nghĩa là có thể tìm, tin tưởng, và sử dụng những gì bạn cần, bất cứ nơi nào bạn cần nó. Các wiki truyền thống tập trung vào việc lưu trữ. Bắt đầu với Guru miễn phí và xem giải pháp kiến thức tốt hơn trông như thế nào.