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公司背景

TIM（拉曼查信息技術）是一家專注於酒店行業的領先IT服務提供商。 TIM擁有超過15年的經驗，通過提供綜合技術支持、諮詢和創新解決方案來支持多樣化的客戶群，以簡化操作並提升客戶體驗。 該公司致力於改善知識管理並通過尖端技術解決行業特定挑戰。

問題

TIM在各種平台上整合和管理知識時面臨重大挑戰。 他們現有的使用Slack和Google Workspace在多個合作夥伴中顯得成本高且效率低，尤其是因為缺乏整合並且難以維護和搜尋最新信息。 該公司需要支持一個動態的酒店業，該行業經常面臨員工流動率高的問題，進一步加劇了這些問題，導致知識孤島和內部溝通的低效率。

Jesús，TIM的一位關鍵人物，強調了維護他團隊知識和信息在Slack各渠道散布所帶來的困惑以及妨礙生產力的挑戰。 “我已經成為Atlassian產品的客戶超過15年，但他們實施的人工智能速度非常非常緩慢，而且只在Atlassian產品內部使用。 如果你想得到來自外部的答案，那是一個挑戰。 Confluence的內容龐大，幾乎是找不到任何東西。”  

從GSuite到Slack的手動知識轉移以及整合其他工具如Intercom的挑戰進一步加劇了問題。 TIM需要一個穩健的解決方案來集中知識、改善可及性和簡化內部流程。

解決方案

TIM轉向Guru的平台來解決這些挑戰。 Guru的能力能夠從多個來源整合知識並提供一個集中的信息庫，這正好滿足TIM的需求。 該平台的易用性及與現有工具如Intercom和Google Workspace整合的能力，使其成為理想的選擇。 Jesús嘗試了很多其他工具，甚至試著與幾位集成開發者一起構建東西，但這並不容易。 “說到底，在我看來，Guru可以集中知識，並在Confluence、Jira或Intercom等所有平台上改善這些知識。”Jesús說。 

方法

實施過程涉及幾個關鍵步驟：

評估與規劃

Jesús和他的團隊評估了現有的知識管理流程，並確定了關鍵改進領域。 他們側重於將來自多個來源的信息整合到一個搜索平台中。

整合與自定義

Guru的平台與TIM的現有工具整合，包括Slack、Jira和Google Workspace。 這些整合促進了無縫的知識共享，確保所有相關信息都易於訪問。‍

員工參與與培訓‍

在TIM內部設立了一個知識委員會，讓員工參與知識的管理和維護。 這個委員會在維護存儲在Guru中的信息的質量和相關性上發揮了關鍵作用。 通過AI訓練中心，他們可以看到最常見的問題並知道應更新或創建哪些信息。 Jesús指出，“在使用Guru之前，我並不知道知識維護是多麼重要。 當我在我的公司引入Guru時，我與幾位員工成立了一個知識委員會。 雖然我有Confluence和Guru用來進行知識管理，但我的團隊在Guru中維護信息的健康比在Confluence中更容易。”

持續優化

來自用戶的持續反饋幫助了精細調整系統。 對於像Slack頻道的組織和新信息應該存在哪裡的決定等問題，已進行了解決以進一步提高知識管理的效率。

結果

Guru的採用改變了TIM的知識管理流程，帶來了幾個顯著的結果。

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集中知識庫

現在，跨越Jira、Guru和Google Drive的所有信息在Guru平台上均可輕鬆訪問，減少了搜尋信息和上下文切換的時間。

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效率提升 

Guru與其他現有工具的整合，例如Slack，簡化了工作流程並最小化了手動資料共享的需要。

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增強員工參與感 

建立知識委員會使員工能夠為知識庫的貢獻和管理出一份力，促進了共享責任和可持續的文化。

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時間節省 

透過減少對多個平台的依賴並優化現有工具的使用，TIM實現了顯著的時間節省。

總體而言，Guru為TIM提供了一個強大而可擴展的解決方案，幫助解決了他們的知識管理挑戰，使公司能夠更好地支持酒店業並推動業務增長。 Jesús總結道，“對我來說，我非常喜歡它。 最重要的是，你問一個問題，從Drive、Jira和許多其他地方得到結果。”