A wiki is a web-based application that lets users easily publish, edit, manage, access, and share information. Companies use wikis to allow their employees to access the information they need to do their jobs and to document their own knowledge with ease.

詞彙「wiki」源自夏威夷語中的 "wiki wiki"，意思是 "快速"。這個名稱很貼切，因為 wiki 的一個關鍵好處是讓隊友以快速的速度記錄和分享信息。

現在我們已經明確了 wiki 是什麼，讓我們來看一下當今可用的不同類型的 wiki。

Internal wiki vs external wiki

內部 wiki 是公司用來存儲、組織和分享敏感信息的軟件類型。它們是安全的內部網站，只有經過特定許可的人員才能訪問 - 通常是公司的員工。 A company wiki is used to give teams a single source of truth for useful information and to ultimately improve efficiency.

外部 wiki 是一個軟件應用程式，公眾可以使用它來查看、發布和編輯信息。 They are public-facing websites that can be accessed by anyone. Some external wikis provide different permissions to different people. For example, in some cases you might need to have an account to be able to edit content on an external wiki. Companies use external wikis to share content like product specifications and company updates with the public. Both business and non-business communities use external wikis to make relevant information widely available.

To summarize, the key difference between an internal wiki and an external wiki comes down to who has access. Internal wikis are specifically designed to limit access to specific groups of people, while external wikis are widely accessible to the public.

What is a company wiki?

公司 wiki，也被稱為企業 wiki，是由內部團隊使用的私人網站，用於捕捉、查找和分享知識。 It acts as a central repository where employees can collaboratively create, edit, and remove information. Most company wikis have strict permission controls and privacy features that ensure only employees can access and adjust content. The primary purpose of a company wiki is to enable knowledge sharing between teams, improve alignment, and increase employee productivity.

現在讓我們來看一些流行 wiki 的例子。

都有哪些 wiki 的例子？

The first ever wiki was developed in the mid 90s by Ward Cunningham, an American computer programmer who co-wrote the Manifesto for Agile Software Development. 他開發的 wiki 名為 WikiWikiWeb，它確立了所有後來的 wiki 軟件的標準。

wiki 用於各種環境 - 從全球社區到私人團隊。以下是一些例子：

內部 wiki 例子

Notion：廣受創業公司和技術團隊歡迎，Notion 用作內部 wiki 來管理公司文檔和項目計劃。它使團隊能夠將其流程集中化並異步協作。
Guru：一個由人工智能驅動的公司 wiki，將經過驗證的知識融入到工具中，如 Slack 和 Chrome，以便團隊可以在任何工作地方訪問它。特別適用於即時展示信息而不切換上下文。
Confluence：Atlassian 的 wiki 和協作工具，許多企業用來組織文檔、標準SOP和團隊知識。為較大的組織提供強大的權限和版本控制。
SharePoint：在 Microsoft 為基礎的企業環境中經常用作內部 wiki 和內部網站。它與其他 Microsoft 工具集成良好並提供靈活的內容管理。

外部 wiki 例子

Wikipedia：世界上最大的在線百科全書，由志願編輯進行協作編輯。它涵蓋幾乎所有可能的主題，並依賴社區貢獻。
iFixit: 修理指南和硬件故障的社群可編輯外部維基。它使用者能夠遵循眾包的指示修復設備。
Wikivoyage: 提供合作撰寫的目的地指南的旅行維基。它幫助旅行者尋找最新的提示並探索新地點。

What are the benefits of a wiki?

Company wikis are fast becoming a standard part of the tech stack for most organizations, from small startups to large enterprises. After all, they can solve many universal business problems and offers a range of benefits. 現在讓我們看看其中一些。

Find information easily

A wiki makes it easy for employees to find information. Simply put, wikis give every member of a team one place to find the information they need to do their jobs. 無論他們是在尋找產品發佈日期、通過核准的公司標誌或人力資源政策，他們都可以在公司維基中找到。越來越多的現代維基正在添加內部框架，允許員工在工作時直接在應用程序中搜索信息。

Share knowledge quickly

A wiki gives employees a way to share information quickly. With a company wiki, employees have a single location to document the information they want their colleagues to be able to access. 無論是項目狀態更新、概述市場推廣策略的備忘錄還是標準操作程序，員工都可以放心地在其維基中發布有價值的信息，並確信需要該信息的隊友可以找到。

Reduced app overload

一家公司平均使用的應用數量在過去十年中急劇增長。 While each app has a role to play, having a large number of software tools can create information silos, decrease productivity, and reduce operational efficiency. 一種新的基於人工智能的維基正在幫助公司解決此問題，使跨多個來源的搜索成為可能——有時稱為企業搜索流程。 Some AI-powered wikis also allow users to create, edit, and adjust content to make it relevant to specific groups of employees. 有了這些功能，維基能夠讓公司集中工具，例如內部網絡。

Increase employee efficiency

McKinsey的一項研究發現，員工平均花費20％的時間尋找完成工作所需的信息。這相當於每週失去一天的時間，這是既低效又令人沮喪的任務！ With a company wiki, employees have a single source of truth for information. This drastically reduces the time each employee has to spend searching for information and helps to significantly increase efficiency company-wide.

Improve company culture

Gallup的研究發現，近年來員工參與度一直停滯不前，因為工人們感到與他們的團隊和公司使命脫節。這對團隊文化、生產力和整體表現產生了連帶影響。然而，通過維基，公司領導者可以更輕鬆地與團隊分享重要更新，員工可以每天與彼此的內容互動。 This can go a long way to helping workers feel more connected to their company and engaged with their work.

維基的關鍵特徵是什麼？

維基具有幾個基本特點，使其尤其適用於團隊間捕捉、組織和共享知識。

協作編輯： 多用戶可以實時貢獻和完善內容，保持知識新鮮和準確。
版本控制： 大多數維基可以跟踪時間變化，讓用戶查看或還原以前的內容版本。
權限管理： 管理員可以控制誰可以查看、編輯或管理特定內容，確保每個團隊都有適當的訪問權限。
搜索功能： 強大的搜索引擎使查找頁面、關鍵字或相關內容變得輕鬆。
鏈接和層次結構： 內部鏈接和頁面嵌套有助於以邏輯方式組織信息且改善導航。
模板和格式工具： 內置模板和豐富文本編輯器可實現一致、專業的內容創建。
集成： 許多現代維基與工具集成，例如 Slack，Teams 和 Google Workspace，以簡化工作流程和知識訪問。

Top wiki use cases

Companies typically use wikis across a range of use cases. After all, a wiki is at its most effective when used across multiple teams and home to various types of content. Here are some of the top wiki use cases.

員工入職材料： 公司維基是存儲新僱員在入職期間所需文件、任務和手冊的絕佳位置。
標準作業程序：對許多公司來說，在wiki中找到的最常見類型的內容是標準作業程序，概述了如何最佳完成某些任務，例如提交IT工單、填寫費用報告或推薦某人擔任某個職位。
人力資源政策：無論是福利信息、PTO政策還是培訓材料，wiki通常由人力資源團隊使用，以存儲對所有員工有關的材料。
產品常見問題：wiki為面向客戶的團隊提供了一個產品信息的單一真相來源，使他們更容易快速準確地回答客戶的問題。
品牌資產：公司LOGO、員工肖像和產品圖像通常存儲在公司的wiki中，使員工能夠輕鬆找到關鍵品牌資產的最新版本。

How to make a wiki

這個階段你可能會想：‘我怎麼製作wiki？' 無論您想創建公司wiki、線上社區的外部wiki還是完全不同類型的wiki，這裡是跟隨的關鍵步驟。

Choose a wiki platform

The first step is to select a wiki tool that suits your goals. If you want to make a personal wiki, a free open-source solution like DokuWiki might be a good fit. 如果您計劃實施公司wiki，您需要考慮成本、易用性、權限控制、集成和AI功能等因素。您可能會發現閱讀有關最佳wiki軟件工具很有幫助。

Set up your wiki

Once you choose a platform, the next step is to set it up. This might involve creating an account, assigning roles to different team members, customizing a homepage, and configuring permission settings. Many wiki tools provide templates to help you get started quickly.

Add and organize content

The next step is a fun one: adding content. 考慮到wiki頁面的結構和布局對用戶進行導航盡可能輕鬆至關重要。 Create pages for high-level subject areas, and add detailed subpages underneath. 在相關wiki頁面之間添加內部鏈接也很重要。

Customize appearance

在廣泛分享你的新wiki之前，定制它至關重要，尤其是如果它是一個將被許多員工使用的公司wiki。許多wiki允許您調整顏色、字體、佈局和其他設計功能，以匹配您品牌的風格。 This can go a long way to ensuring employees have familiar and engaging experience every time they use the wiki.

Establish processes to keep content fresh

The final step is to create guidelines and processes that ensure the wiki is widely adopted and well maintained in the long run. Historically, a lot of the work in maintaining a wiki was done manually, but with the advent of AI technology, the task is a lot easier nowadays. 無論您使用什麼wiki軟件，重要的是，舊內容得到歸檔，熱門內容始終保持最新，並持續利用分析來推動採用。

Best wiki software

The world of wikis has changed dramatically since Ward Cunningham launched WikiWikiWeb in the 1990s. 如今，全球各地公司將外部wiki視為其技術堆棧的重要組成部分。

In this article, we explained what a wiki is, shared examples of popular wikis, discussed the many benefits of a company wiki, and outlined how to make a wiki. Now you might be wondering what the best wiki software is for your business. The good news is there are a lot of options available today, many of which are adopting the latest AI technology to make it easier than ever for employees to find the information they need to do their best work. 要了解更多，請閱讀有關最佳維基軟體工具的資訊。