雖然它們經常被互換使用，企業wiki和知識庫提供不同但有時重疊的目的。企業wiki通常是一個協作空間，在這裡團隊中的任何人都可以貢獻和編輯內容，非常適合捕獲不斷發展的知識和團隊驅動的文件。另一方面，知識庫通常更加結構化和集中化，通常用於存儲經過驗證的權威內容，例如產品常見問題、流程文件或客戶支持資源。關鍵區別在於誰創建內容、如何維護以及它的使用方式：wiki重視靈活性和協作，而知識庫則專注於精確性和控制。

如果你熟悉維基百科的運作方式（開放接受新內容和編輯），你就了解什麼是企業wiki了 — 除了允許任何人訪問和編輯，只有公司內部的人可以。也被稱為內部wiki或公司wiki，這是一個中央數據庫，員工社區可以貢獻或編輯與公司流程、項目、產品和服務相關的內容。公司利用wiki軟件的理念是為各個主題的專家提供空間：從客戶信息到具體培訓流程，再到過去和現在的定價模型，定期添加和更新信息，使其易於其他員工搜索。這減少了團隊成員花在搜尋或肩膀拍打以找到問題答案上的時間。

企業維基的好處

企業維基使員工能夠迅速且輕鬆地分享、更新和搜尋信息，造福整個企業。當個人對特定主題做出貢獻時，該知識對於下一個需要它的人來說是可用的，而無需進行耗時的搜尋。其他好處包括：

保留的知識 — 您的員工擁有的知識越多，他們就能更有效地服務客戶並履行工作角色。在企業維基中擁有關於特定客戶問題、流程問題或定價細節的參考點，可以為員工節省大量時間和挫折。
集中搜索點 — 重要的公司信息固有地分散在手冊、網站、手冊、電子郵件、記錄的對話甚至員工的思想中。企業維基可以將所有這些知識整合到一個可搜尋的位置。
節省時間 — 精簡信息並擁有真相的單一來源不僅可以使員工自主行事，還可以幫助他們節省時間。不必通過各種渠道並向多名員工詢問當一般或具體問題出現時您公司的官方政策，公司wiki可以收集常見問題的答案，讓您的團隊可以迅速自信地繼續進行。
消除混亂 — 隨著公司的發展，維護良好的公司wiki有助於消除有可能過時的文件的舊版本所產生的混亂。成長中的企業經常改變其做事的方式或在特定領域累積更多的知識。將企業維基用作單一的真實來源有助於確保您的團隊隨時可以獲得某一主題上最新、最準確的信息。
增加協作 — 公司wiki鼓勵團隊成員分享他們所學，作為使您的業務更好的意圖。員工可能會受到啟發，為這一共同的成功做出貢獻，並且可能貢獻互相關聯內容的個體可能成為未來項目的合作夥伴。
鏈接資源 — 在公司wiki內部鏈接用戶生成的內容為搜索者提供額外的深度。他們可以更深入了解特定主題或驗證在多個領域中討論的信息。

傳統企業維基的挑戰

要創建一個有效的企業維基，團隊的支持是必要的。為什麼？因為您需要定期貢獻者為集中庫中添加足夠有用的信息，並且需要人們在需要時更新和編輯內容。公司在與傳統維基進行這種支持時可能會遇到的一些挑戰包括：

額外的工作因素 — 員工預期要將知識貢獻給wiki，即使這不是他們核心工作職責的一部分。為維基創建或編輯內容需要時間，因此員工可能不情願將寶貴的時間用於此目的。從一開始就傳達清晰的使用案例。
不要試圖一次記錄所有內容。
監督過多 — 領導者應關注公司wiki整體質量，但其理念是該是協作的。如果領導者告訴員工他們可以或不能貢獻或編輯的內容，內部維基的目的則會喪失。
導航問題 — 一些公司wiki，特別是依賴舊軟件的那些，對用戶搜索來說過於複雜並不直觀。更新的軟件和對您的組織策略的協作輸入可以提供幫助。
工作流程之外 — 傳統的wiki通常存在於您日常工作流程之外。這意味著添加另一個將您帶離工作現場的 Web 應用程序。缺乏與您現有應用程序集成的內容管理系統會降低您的團隊生產力。隨時隨地獲取即時知識至關重要，尤其是對於現代客戶支持和銷售團隊來說。
缺乏分析 — 傳統公司wiki通常無法提供員工使用內容的相關洞察。這導致了內容的空白。擁有內建分析工具的知識庫可以幫助您了解團隊成員經常搜尋的內容。通過揭露這些未解決的問題，您可以增強內部知識共享並填補這些內容空白。

如何創建內部企業維基

如果您使用合適的工具，設置內部維基相對簡單。傳統維基有許多限制：它們可能過於複雜、不直觀，或需要用戶花費過多時間進行搜尋。幸運的是，還有更好的選擇。

使用易於使用的公司內部wiki工具，您可以建立一個易於搜索、編輯和導航的公司wiki，其中包含合理的內容層次結構。您的內部wiki應允許在頁面之間建立鏈接，與您公司的其他知識管理工具集成，並提供權限和訪問權限管理。

以下是實施理想內部維基的一些簡單步驟：

1. 選擇您的軟件

您需要一個提供上述所有功能的工具。在大多數情況下，您也在尋找那些非常易於安裝或配置，或跳過這些步驟並直接在瀏覽器中工作的軟件。與公司的其他工具集成對於保持您的內部wiki保持最新並為您的團隊提供價值至關重要。了解更多有關選擇知識管理軟件的資訊。

2. 導入內容或開始創建

使用支援集成的軟件，您可以輕鬆將公司現有內容導入新的內部wiki中。合適的工具還能使創建和編輯新內容成為簡單易懂且用戶友好的過程。

3. 實施內部連結

在內部維基頁面添加相關的、相似的或互補的內容的內部鏈接可以使團隊成員更有效地找到他們所需的內容。在維基中添加指向額外內容的內部鏈接使您的用戶能夠增強對特定主題或過程的理解。

4. 決定權限和訪問權限

您將需要根據應與公司中的每個人共享的內容和應是什麼私有或僅供某些團隊查看的基礎設置內部wiki的權限和訪問權限。可以設置權限以確定誰被允許編輯您的內容，以及哪些員工應訪問您的帳戶設置和賬單信息。

5. 歡迎您的團隊進入維基並徵求參與

設計良好的維基歡迎頁面可以解釋其對員工的預期好處並提供指導如何使用它。它還可以回答有關搜索、編輯權限和聯繫人的問題。為了確保您的公司從內部維基中獲得最大的好處，鼓勵團隊成員定期貢獻，強調他們的專長領域，並在合適的情況下提供添加和編輯內容的獎勵。

知識庫是什麼？

知識庫是一個在線信息存儲庫，您的團隊可以隨時訪問，以了解更多有關公司的產品、政策、服務等的信息。通常位於在線的知識庫有助於公司有效地收集、組織和檢索內部使用的信息——或供客戶或公眾使用。公司知識庫軟件可幫助公司提供客戶自助服務，從而員工可以花更少的時間回答標準問題，並花更多時間處理複雜問題。

有幾種知識庫類型。內部知識庫使員工能夠捕捉和分享關鍵任務信息、重要培訓、產品常見問題解答、新員工入職程序，以及更多。通過我們的參考指南來了解更多知識庫。

知識庫的好處

現代知識庫軟件相對於公司wiki向員工提供了一些重要好處，對於整個業務而言也更有價值。

快速可靠的搜索功能-知識庫軟件通常提供比公司wiki更先進的文檔搜索引擎和鏈接能力。
用戶友好的編輯工具-知識庫軟件使用戶可以更新內容而無需使用特定標記語言。您的內容監管團隊將受益於這種治理和自定義控制。此外，當您的團隊成員能夠編輯內容時，他們將有能力使其更易為他人理解和使用。
定義角色和權限的能力-通過知識庫，您可以設置權限以允許特定人員創建和編輯指定類型和主題的內容。這提高了內容質量並使驗證變得容易。它還允許用戶相信他們找到的信息是最新的和準確的。
分析集成-獲得有關最受歡迎和有幫助的內容以及用戶下一步步驟的可視性的更好理解。知識庫內置的分析功能可為您提供關於您需要更多內容和直觀鏈接的內容的見解。
與工作流程的集成-傳統wiki通常存在於您的日常工作流程之外。缺乏與您現有應用程序集成的內容管理系統會降低您的團隊生產力。隨時隨地獲取即時知識至關重要，尤其是對於現代客戶支持和銷售團隊來說。強大的知識庫應將您需要的信息帶給您，並成為您已經使用的地方。
內容審查和驗證-知識庫軟件的功能支持自動識別重複、過時或矛盾的內容，從而用戶可以更輕鬆刪除或修改該內容並提供優化搜索體驗。

知識庫的挑戰

雖然知識庫相對於企業維基有許多好處，但建立知識庫將面臨挑戰，這些挑戰可以通過明智的實施規劃來解決：

員工參與度-員工會將您的新知識庫認為只是長期來來去去的新協議中的下一個協議嗎？他們會對自己尋找和共享信息的方式的替代品感到不滿嗎？您的知識庫實施計劃應包括您將如何設置對知識庫使用的期望、對所有員工進行使用培訓以及獎勵積極行為的方式。
平台安全 – 您的知識庫就是您的。安全權限必須確立，以便將知識與適當的員工分享，而不是與您的競爭對手。‍
知識準確性 – 請確保您的知識庫具備內建規則來調節和驗證所有內容，並標記需要更新的內容。

結論

選擇企業維基和知識庫之間的區別，取決於您的團隊工作方式、誰需要訪問以及您希望對內容有多少控制。如果您準備看看現代、融合的知識解決方案是什麼模樣，觀看我們的演示，並探索 Guru 如何幫助。

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關鍵結論 🔑🥡🍕

什麼是企業維基？

如果您熟悉維基百科的運作方式（對所有人開放新內容和編輯），那麼您就了解企業維基的基本概念 —— 不同之處在於，它不允許任何人訪問和編輯，而是僅限於公司的成員。企業維基是一個中央數據庫，員工社區可以在該數據庫中對與公司流程、項目、產品和服務相關的內容作出貢獻或進行編輯。企業利用維基軟件的理念是提供一個空間給各種主題的專家——從客戶信息到特定的培訓過程，還有過去和現在的定價模型——定期添加和更新信息，以便其他員工能夠輕鬆搜尋。這減少了團隊成員花在搜尋或肩膀拍打以找到問題答案上的時間。

什麼是知識庫？

知識庫是一個在線的信息庫，您的團隊可以隨時訪問，以便了解更多關於公司的產品、政策、服務等。通常情況下，知識庫位於線上，幫助公司有效收集、組織和檢索內部使用的信息，或供客戶或一般公眾使用。公司知識庫軟件幫助公司進行客戶自助服務，這樣員工可以在回答標準問題上花更少的時間，而在處理複雜問題上花更多的時間。