אם אשאל אותך לציין את הויקי המפורסם ביותר בעולם, תיענה כנראה ‘ויקיפדיה.’ ותצדיק! ויקיפדיה היא הויקי המפורסם ביותר בעולם.

אך אם אשאל אותך להגדיר ‘ויקי,’ או למה עסקים עשויים לרכוש ויקי חברתית, עשויה להיות קשה.

כי סוגים רבים של ויקי קיימים. קיימות ויקי פנימית, ויקי חיצונית, ויקי חברתית, מה המשמעות? ישנן ויקים שזמינים לכולם, וישן לקבוצות מסוימות של אנשים. ישנן ויקי מופעלות באמצעות AI, וישנן שאינן.

במאמר זה, נגדיר מהו ויקי, נדון בסוגי ויקי שונים, נסביר כיצד ליצור ויקי, נעקוב אחר היתרונות ומקרי השימוש, ביחד עם דוגמאות.

בואו נתעמק!

הגדרת ויקי

מהו ויקי?

ויקי היא יישום מבוסס אינטרנט שמאפשר למשתמשים לפרסם, לערוך, לנהל, לגשת ולשתף מידע בקלות. חברות משתמשות בוויקים כדי לאפשר לעובדים שלהן לגשת למידע שהם זקוקים לביצוע תפקידם ולתיעוד ידעם בקלות.

המילה ‘ויקי’ מגיעה מהמילה ההוואית ‘ויקי ויקי, שמשמעה ‘מהיר.’ זו שם מתאים מאחר שאחד מהיתרונות המרכזיים של ויקי הוא המהירות שבה השותפים יכולים לתיעוד ולשתף מידע זה זה עם זה.

עכשיו שהגדרנו מהו ויקי, בואו נצפה בכמה מהסוגים השונים של ויקיים שזמינים היום.

ויקי פנימית נגד ויקי חיצונית

ויקי פנימית היא סוג של תוכנה שחברות משתמשות בה כדי לאחסן, לארגן ולשתף מידע רגיש. אלה אתרים פנימיים מאובטחים שנגישים רק לאנשים שיש להם הרשאות מסוימות–בדרך כלל עובדי החברה. ויקי חיצונית משמשת כיישום תוכנה שגולשים אנשי הציבור יכולים להשתמש בו לצפייה, לפרסום ולעריכת מידע.

אלה אתרים הנגישים לציבור הרחב וניתן לגשת אליהם על-ידי כל אחד. ייתכן ואתרי הויקי החיצוניים מעניקים הרשאות שונות לאנשים שונים. לדוגמא, במקרים מסוימים עשויים לדרוש מכם להפעיל חשבון כדי להיות מסוגלים לערוך תוכן בויקי חיצונית. חברות משתמשות בויקי חיצוניים כדי לשתף תוכן כמו תקני מוצרים ועדכונים חברתיים עם הציבור. העסקים והקהילות לא-עסקיות כאחד משתמשים בויקי חיצוניים כדי לגרום למידע רלוונטי להפוך זמין ברחבי הרשת. שני קהילות עסקיות ולא עסקיות משתמשות בוויקי חיצוניים כדי להפוך מידע רלוונטי לכלל הציבור.

אם נרצה לסכם, ההבדל המרכזי בין וויקי פנימי וויקי חיצוני נובע מי הנגישות. וויקי פנימיים מיועדים במיוחד להגבלת גישה לקבוצות ספציפיות של אנשים, בזמן שוויקי חיצוניים נגישים לרוב הציבור.

מה זה ויקי חברה?

וויקי של חברה, ידוע גם בשם וויקי תאגידי לקהל הפנימי משמש באתר פרטי שמשמש צוותים פנימיים כדי לאסוף, למצוא ולשתף מידע. הוויקי משמש כמאגר מרכזי בו עובדים יכולים ליצור, לערוך ולהסיר מידע בשיתוף פעולה. רוב הוויקי של חברות מכילים בקרות אישור מחמירות ותכונות פרטיות שוות שוות ונועדות לוודא שמותר לעובדים רק לגשת אל התוכן ולשנות אותו. המטרה העיקרית של וויקי לחברות היא לאפשר שיתוף ידע בין צוותים, לשפר ייאוש גיוון ולהגביר את פרודוקטיביות העובדים.

כעת נצפה על כמה דוגמאות של ויקים פופולריים.

דוגמאות לוויקי

הוויקי הראשון אי-פעם פותח באמצע שנות ה-90 על ידי וורד קנינגהאם, מתכנת מחשב אמריקאי שכתב ביחד את המניפסט לפיתוח תוכנה זריז.  ויקיוויקיואב זה היה הוויקי שפיתח וקבע את התקן עבור כל התוכנות של ויקי שיופיעו לאחר מכן. 

הנה מספר דוגמאות לוויקי שנפוצות היום:

• ויקיפדיה: אנציקלופדיה מקוונת חינמית בה חברי הציבור מוסיפים, ערוכים ומארגנים מידע על מגוון רחב של נושאים.
• WikiHow: מדריך מקוון מלא במידע על איך להשלים מגוון משימות שונות, להתמודד עם מצבים שונים, ולמצוא פתרונות לאתגרים רבים בחיים.
• מילון ויקי: מילון דיגיטלי חינמי המכיל הגדרות של מילים במגוון רחב של שפות, לצד רואי חשבון, ציטוטים ופרטים אודות אתימולוגיה של מילים שונות.
• Wiki: וויקי של מדריכי תיקון עבור מוצרי חשמל לצרכן ומכשירים שמתשתמשים יכולים לערוך ולתרום.
• Wikivoyage: מדריך נסיעות מבוסס אינטרנט שנאסף דרך עריכה שיתופית, מספק מדריכים ליעדים ומידע לנסיעות.
• SharePoint: לעיתים קרוי ויקי של SharePoint, זהו פלטפורמת ניהול תוכן בענן המשמשת על ידי חברות מכל רחבי העולם כדי לסייע לעובדיהן לשתף מידע בקלות.

קראו לגלות על היתרונות המרכזיים של ויקי חברה, וכיצד ליצור ויקי.

מהן תועלותיו של וויקי?

הוויקי של חברות מתנהלים בצורה מהירה כחלק תקן בשולי הטכנולוגיה לארגונים רבים, מרסטאפים קטנים ועד תאגידים גדולים. סופו של דבר, וויקי יכולים לפתור בעיות עסקיות אוניברסליות רבות ולספק מגוון של תועלות. בואו נביט עכשיו בכמה מהם.

מציאת מידע בקלות

וויקי עוזר כל כך לעובדים למצוא מידע. בקיצור, וויקי נותנים לכל חבר בצוות מקום אחד למצוא את המידע שהם צריכים כדי למלא את התפקידים שלהם. בין אם הם מחפשים תאריך שחרור של מוצר, לוגו מאושר לחברה, או מדיניות משאבי אנוש, הם יכולים למצוא את זה בוויקי החברה שלהם. ומתוך כך, חלק מהוויקים המודרניים מוסיפים אינטגרציות שמאפשרות לעובדים לחפש מידע ישירות בתוך היישומון שהם עובדים בו ברגע נתון.

שתפו ידע מהר

ויקי מעניקה לעובדים דרך לשתף מידע במהירות. עם ויקי שני, לעובדים יש מיקום אחד לתיעוד המידע שהם רוצים שקולגותיהם יוכלו לגשת אליו. בין אם זה עדכון סטטוס פרויקט, בהנחיית ממשק השקה לשוק, או תהליך פעולה סטנדרטי, עובדים יכולים לפרסם מידע משמעותי בוויקי שלהם בביטחון שהוא יועבר על ידי קבוצת העבודה שצריכה אותו.

הפחתת אומץ אפליקציות

מספר היישומונים שהחברה הממוצאת משתמשת בהם גדל באופן משמעותי לאורך העשור האחרון. אולם, כאשר לכל יישומון תפקיד משלו, יכולת גדולה של כלים תוכנה יכולה ליצור חריגות למידע, להפחית ביצועים ולהפחית את היעילות התפעולית. סוגים חדשים של ויקיים מופעלים על ידי AI ומסייעים לחברות לפתור את בעיה זו על ידי הופכים אפשרי לחיפוש על פני מקורות רבים מממוצא יחידי–תהליך עבודה הנקרא לעיתים חיפוש עסקי. גם ויקיים המופעלים על ידי AI מאפשרים למשתמשים ליצור, לערוך ולהתאים תוכן כך שיהיה רלוונטי לקבוצות מסוימות של עובדים. עם תכונות כאלה, ויקים מאפשרים לחברות לאחד כלים, דוגמת אינטרנט פנימית. 

לשפר ביצועים של עובדים 

מחקר של McKinsey מצא כי עובדים מבלים 20% מזמן לערך בחיפושים למידע שהם זקוקים אליו כדי למלא את עבודותיהם. זהו השקלול של לאבד יום אחד בכל שבוע למשימה שהיא גם בלתי יעילה ובעלת תחושה של קיצונית תיאום! עם ויקי לחברה, עובדים יש גישה יחודית למידע. כך מופחת באופן משמעותי את הזמן שכל עובד צריך להקדיש לחיפוש מידע ולעזור להגביר באופן משמעותי את היעילות בכל החברה. 

לשפר תרבות חברתית

מחקר מ־Gallup גילה כי התחייבות העובדים מתייצבת בשנים האחרונות, כאשר העובדים מדווחים על הרגשת ניכור מחברי צוותם וממשימת החברה. זה משפיע על התרבות של הצוות, הפרודוקטיביות והביצועים הכלליים. אך, עם ויקי, מנהיגים בחברות יכולים לשתף עדכונים חשובים עם צוותיהם בקלות יותר ועובדים יכולים לעסוק בתוכן של עמיתיהם מדי יום. זה עשוי להוות צעד ארוך לעזור לעובדים להרגיש קשר יותר עם החברה שלהם ומעורבים יותר בעבודתם.

כפי שניתן לראות, מערכת אזרחית הציעה מגוון יתרונות לצוותים עקב עמדה. אך איזה סוג של מידע נמצא הכי הרבה פעמים בידי הכתיבה של ויקי? נבחן זאת בסעיף הבא, בו נסתכל על מקרים נפוצים של שימוש בוויקי.

משתמשי ויקי מובילים

חברות בדרך כלל משתמשות בוויקי במגוון מקרים שימושיים. סופסוף, ויקי יועילה ביותר כאשר משתמשים בה במדורי צוותים שונים והיא בעלת סוגים שונים של תוכן. להלן כמה מהמקרים הטובים ביותר לשימוש בוויקי.

• חומרי הכשרת עובד: ויקי חברתית היא המקום הטוב ביותר לאחסן את המסמכים, המשימות והמדריכים הנחוצים לעובדים חדשים במהלך ההכשרה.
• רגלי פעולה תקניים: לחברות רבות, הסוג הכי שכיח של תוכן שנמצא בוויקי הוא רגלי פעולה תקניים שמבארים כיצד להשלים בצורה הטובה ביותר מסוימות משימות כמו מילוי כרטיס עם הטכנולוגיה, מילוי דו''ח הוצאת כספים, או הפנית מישהו לתפקיד פתוח.
• מדיניות משאבי אנוש: בין אם מדובר במידע על טביעת כפיים, סדר היום לימי חופש או חומרי הדרכה, הוויקי נהרכב לא פעמים רבות על ידי צוותי משאבי אנוש לאחסן חומרים שרלוונטיים לכל העובדים בחברה.
• שאלות נפוצות על מוצר: הוויקי מעניק לצוותים הממוענים ללקוח גישה יחידה למקור על מידע על המוצר, ומקל עליהם לענות במהירות ובדיוק על שאלות הלקוחות.
• נכסי המותג: לוגוים של חברה, תמונות ראשים של עובדים, ותמונות של מוצרים נשמרים לעיתים קרובות בוויקים של חברות, מה שהופך את זיהוי המותג החשוב לעובדים לנוח.

כיצד ליצור ויקי

בשלב זה ייתכן שאתה שואל: ‘כיצד אני יכול ליצור ויקי?’ בין אם אתה רוצה ליצור ויקי לחברה, ויקי חיצוני לקהילה מקוונת, או סוג שונה של ויקי לחלוטין, הנה השלבים העיקריים לעקוב אחריהם.

בחר פלטפורמת ויקי

השלב הראשון הוא לבחור כלי ויקי המתאים למטרות שלך. אם ברצונך ליצור ויקי אישי, פתרון פתוח וחינמי כמו DokuWiki עשוי להכיל איפה. אם אתה רוצה ליישם ויקי לחברה, עליך לשקול גורמים כמו עלויות, קלות השימוש, בקרת הרשאות, אינטגרציות, ויכולות מופעלות על ידי AI. עשור אולי יעזור לך לקרוא על כלי תוכנה הטובים ביותר לאתרי ויקי.

הגדר את הוויקי שלך

לאחר שבחרת פלטפורמה, השלב הבא הוא להגדיר אותה. זה עשוי לכלול יצירת חשבון, הקצאת תפקידים לחברות שונות, התאמה אישית של דף בית, והגדרות הרשאה. כמה כלי ויקי סופקים תבניות כדי לעזור לך להתחיל במהירות.

\

השלב הבא הוא כיף אחד: הוספת תוכן. חשוב לשקול את המבנה והתצוגה של עמודי הוויקי שלך כדי לוודא שזה כמה שיותר קל למשתמשים לנווט בהם. צור עמודים עבור תחומי נושא מרכזיים, והוסף עמודים מפורטים מתחתיהם. כן חשוב להוסיף קישורים פנים בין עמודי הוויקי הקשורים.

\

לפני שתשתף את הוויקי החדש שלך בצורה רחבה, חשוב להתאים אותו - במיוחד אם זהו וויקי לחברה שיש לו כמות גדולה של עובדים. רוב הוויקיים מאפשרים לך להתאים צבעים, גופנים, מערכות ותכונות עיצוב נוספות כדי להתאים את סגנון המותג שלך. זה יכול ללכת הרבה כדי לוודא שעובדים יש.נויים בחוויה מוכרת ומעוררת עניין בכל פעם שהם משתמשים בוויקי.

\

השלב הסופי הוא ליצור מדיניות ותהליכים שווים שיוסיפו כיוון להצטייד בוויקי בצורה רחבה ומתוחזקת לטווח ארוך. היסטורית, המון העבודה בשמירה על וויקי היתה נעשית באופן ידני, אך עם הגעת טכנולוגיית AI, המשימה היא הרבה קלה יותר בימינו. לחלק מהתוכנות של הוויקי שאתה משתמש בהן, חשוב שהתוכן הישן יתעדכן, התוכן הפופולרי תמיד יהיה עדכני, וניתוחים תמיד משמשים לקדים את המימוש.

\

עולם הוויקיים השתנה באופן משמעותי מאז שוורד קנינגהאם השיק את WikiWikiWeb בשנות ה-90. היום, חלק מהאתרים הפופולריים ברשת הם וויקיים חיצוניים, בעוד חברות ברחבי העולם רואות בוויקי פנימי כחלק בלתי נפרד מעמדתן הטכנולוגית.

במאמר זה, הסברנו מהו וויקי, שיתפנו דוגמאות של וויקיים פופולריים, דנו המון ביתרונות של וויקי לחברות, ויישמנו איך ליצור וויקי. כעת תוכל לתהות מה הוא התוכנה הטובה ביותר לוויקי שלך לעסק שלך. החדשות טובות הן שיש הרבה אפשרויות זמינות היום, הרבה מתוכן מציעות אפשרות לניצול טכנולוגיית AI האחרונה כדי להפוך את המציאות לפשוט מאי פעם לעובדים למצוא את המידע שהם זקוקים לבצע את העבודה הטובה ביותר שלהם. כדי ללמוד עוד, קרא על כלי תוכנה וויקי הטובים ביותר.