Un wiki è una piattaforma collaborativa basata sul web che consente agli utenti di pubblicare, modificare e organizzare contenuti in tempo reale. Sebbene la maggior parte delle persone conosca Wikipedia come il wiki più famoso al mondo, esistono molti tipi diversi, inclusi wiki interni, esterni e specifici dell'azienda. In questa guida, definiremo cos'è un wiki, esploreremo i suoi tipi, benefici, casi d'uso e mostreremo come crearne uno.

What is a wiki?

Definizione di Wiki

A wiki is a web-based application that lets users easily publish, edit, manage, access, and share information. Companies use wikis to allow their employees to access the information they need to do their jobs and to document their own knowledge with ease.

La parola 'wiki' proviene dalla parola hawaiana "wiki wiki," che significa "veloce." È un nome appropriato perché uno dei principali vantaggi di un wiki è la velocità con cui consente ai membri del team di documentare e condividere informazioni tra loro.

Ora che abbiamo definito cos'è un wiki, diamo un'occhiata ad alcuni dei diversi tipi di wiki disponibili oggi.

Internal wiki vs external wiki

Un wiki intern o è un tipo di software che le aziende utilizzano per memorizzare, organizzare e condividere informazioni sensibili. Sono siti web interni sicuri ai quali possono accedere solo le persone che hanno autorizzazioni specifiche, di solito i dipendenti di un'azienda. A company wiki is used to give teams a single source of truth for useful information and to ultimately improve efficiency.

Un wiki esterno è un'applicazione software che i membri del pubblico possono utilizzare per visualizzare, pubblicare e modificare informazioni. They are public-facing websites that can be accessed by anyone. Some external wikis provide different permissions to different people. For example, in some cases you might need to have an account to be able to edit content on an external wiki. Companies use external wikis to share content like product specifications and company updates with the public. Both business and non-business communities use external wikis to make relevant information widely available.

To summarize, the key difference between an internal wiki and an external wiki comes down to who has access. Internal wikis are specifically designed to limit access to specific groups of people, while external wikis are widely accessible to the public.

What is a company wiki?

Un wiki aziendale, anche noto come corporate wiki o enterprise wiki, è un sito web privato utilizzato dai team interni per acquisire, trovare e condividere conoscenze. It acts as a central repository where employees can collaboratively create, edit, and remove information. Most company wikis have strict permission controls and privacy features that ensure only employees can access and adjust content. The primary purpose of a company wiki is to enable knowledge sharing between teams, improve alignment, and increase employee productivity.

Ora diamo un'occhiata ad alcuni esempi di wiki popolari.

Quali sono alcuni esempi di wiki?

The first ever wiki was developed in the mid 90s by Ward Cunningham, an American computer programmer who co-wrote the Manifesto for Agile Software Development. Il wiki che ha sviluppato si chiamava WikiWikiWeb e ha stabilito lo standard per tutto il software wiki che sarebbe seguito. 

I wiki sono utilizzati in una varietà di contesti, dalle comunità globali ai team privati. Ecco alcuni esempi:

Esempi di Wiki Interni

• Notion: Popolare tra le start-up e i team tecnici, Notion viene utilizzato come wiki interno per gestire la documentazione aziendale e la pianificazione dei progetti. Consente ai team di centralizzare i loro processi e collaborare in modo asincrono.
• Guru: Un wiki aziendale alimentato dall'IA che porta conoscenze verificate in strumenti come Slack e Chrome in modo che i team possano accedervi ovunque lavorino. È particolarmente utile per mettere in evidenza informazioni in tempo reale senza cambiare contesto.
• Confluence: Uno strumento di wiki e collaborazione di Atlassian, utilizzato da molte aziende per organizzare la documentazione, le SOP e le conoscenze del team. Offre robuste autorizzazioni e controllo versione per organizzazioni più grandi.
• SharePoint: Spesso utilizzato come wiki interno e intranet, soprattutto negli ambienti aziendali basati su Microsoft. Si integra bene con altri strumenti Microsoft e offre una gestione dei contenuti flessibile.

Esempi di Wiki Esterni

• Wikipedia: L'enciclopedia online più grande al mondo, editata in collaborazione da volontari. Copre virtualmente ogni argomento immaginabile e si basa sulle contribuzione della community.
• iFixit: Una wiki esterna editabile dalla community per guide di riparazione e risoluzione dei problemi hardware. Permette agli utenti di riparare dispositivi seguendo istruzioni provenienti dalla crowd.
• Wikivoyage: Una wiki di viaggio che fornisce guide di destinazione scritte collaborativamente. Aiuta i viaggiatori a trovare consigli aggiornati ed esplorare nuovi luoghi.

What are the benefits of a wiki?

Company wikis are fast becoming a standard part of the tech stack for most organizations, from small startups to large enterprises. After all, they can solve many universal business problems and offers a range of benefits. Diamo un'occhiata a alcuni di quelli ora.

Find information easily

A wiki makes it easy for employees to find information. Simply put, wikis give every member of a team one place to find the information they need to do their jobs. Che siano alla ricerca di una data di rilascio del prodotto, un logo aziendale approvato o una politica HR, possono trovarlo nella wiki della loro azienda. E sempre più, alcune moderne wiki stanno aggiungendo integrazioni che permettono ai dipendenti di cercare informazioni direttamente all'interno dell'app da cui stanno lavorando in quel momento.

Share knowledge quickly 

A wiki gives employees a way to share information quickly. With a company wiki, employees have a single location to document the information they want their colleagues to be able to access. Che si tratti di un aggiornamento sullo stato del progetto, di una nota che delinei la strategia di introduzione sul mercato o di una procedura operativa standard, i dipendenti possono pubblicare informazioni preziose nella loro wiki con la sicurezza che saranno trovate dai compagni di squadra che ne hanno bisogno.

Reduced app overload

Il numero di app usate in media dalle aziende è cresciuto in modo drammatico nell'ultimo decennio. While each app has a role to play, having a large number of software tools can create information silos, decrease productivity, and reduce operational efficiency. Una nuova generazione di wiki alimentati da intelligenza artificiale sta aiutando le aziende a risolvere questo problema permettendo di cercare tra più fonti da un'unica interfaccia utente: un flusso di lavoro a volte chiamato ricerca aziendale. Some AI-powered wikis also allow users to create, edit, and adjust content to make it relevant to specific groups of employees. Con funzionalità come queste, le wiki permettono alle aziende di consolidare strumenti, come un intranet. 

Increase employee efficiency 

Uno studio di McKinsey ha scoperto che i dipendenti trascorrono in media il 20% del loro tempo cercando le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro. Quello è equivalente a perdere un giorno ogni settimana per un'attività che è sia inefficace... e profondamente frustrante! With a company wiki, employees have a single source of truth for information. This drastically reduces the time each employee has to spend searching for information and helps to significantly increase efficiency company-wide. 

Improve company culture

Ricerche da Gallup hanno rilevato che l'engagement dei dipendenti è stagnante negli ultimi anni, poiché i lavoratori riportano di sentirsi disconnessi dai compagni di squadra e dalla missione aziendale. Ciò ha un effetto a catena sulla cultura di un team, sulla produttività e sulle prestazioni complessive. Tuttavia, con una wiki, i leader aziendali possono condividere facilmente importanti aggiornamenti con i loro team e i dipendenti possono interagire quotidianamente con i contenuti degli altri. This can go a long way to helping workers feel more connected to their company and engaged with their work.

Quali Sono le Caratteristiche Chiave delle Wiki?

Le wiki condividono alcune caratteristiche essenziali che le rendono particolarmente efficaci per catturare, organizzare e condividere conoscenze tra team.

• Modifica collaborativa: Più utenti possono contribuire e perfezionare i contenuti in tempo reale, mantenendo le conoscenze fresche e accurate.
• Controllo versione: La maggior parte delle wiki tiene traccia delle modifiche nel tempo, permettendo agli utenti di visualizzare o tornare a versioni precedenti dei contenuti.
• Gestione dei permessi: Gli amministratori possono controllare chi può visualizzare, modificare o gestire contenuti specifici, garantendo il giusto livello di accesso per ogni team.
• Funzionalità di ricerca: Un motore di ricerca robusto facilita la ricerca di pagine, parole chiave o contenuti correlati in pochi secondi.
• Collegamenti e gerarchia: I collegamenti interni e l'annidamento delle pagine aiutano a organizzare le informazioni in modo logico e migliorare la navigazione.
• Modelli e strumenti di formattazione: Modelli incorporati e editor di testo ricchi consentono la creazione di contenuti coerenti e professionali.
• Integrazioni: Molte delle moderne wiki si integrano con strumenti come Slack, Teams e Google Workspace per ottimizzare i flussi di lavoro e l'accesso alla conoscenza.

Top wiki use cases

Companies typically use wikis across a range of use cases. After all, a wiki is at its most effective when used across multiple teams and home to various types of content. Here are some of the top wiki use cases.

• Materiali di integrazione dei dipendenti: una wiki aziendale è un ottimo posto per memorizzare i documenti, le attività e i manuali necessari ai nuovi assunti durante l'integrazione.
• Procedure operative standard: per molte aziende, il tipo di contenuto più comune trovato in un wiki sono le procedure operative standard che spiegano il modo migliore per completare determinati compiti come compilare un ticket con IT, compilare un rapporto spese o fare riferimento a qualcuno per un ruolo aperto.
• Politiche HR: che si tratti di informazioni sui benefici, politiche di PTO o materiali di formazione, i wiki vengono spesso utilizzati dai team HR per archiviare materiali rilevanti per tutti i dipendenti di un'azienda.
• FAQ sui prodotti: un wiki fornisce ai team rivolti ai clienti una singola fonte di verità per le informazioni sul prodotto, rendendo più facile per loro rispondere rapidamente e con precisione alle domande dei clienti.
• Risorse del marchio: loghi aziendali, ritratti dei dipendenti e immagini dei prodotti sono spesso archiviati nei wiki aziendali, facilitando ai dipendenti trovare le ultime versioni delle risorse principali del marchio.

How to make a wiki

A questo punto potresti chiederti: "come posso creare un wiki?" Se stai cercando di implementare un wiki aziendale, dovrai considerare fattori come costo, facilità d'uso, controlli delle autorizzazioni, integrazioni e capacità potenziate dall'AI.

Choose a wiki platform

The first step is to select a wiki tool that suits your goals. If you want to make a personal wiki, a free open-source solution like DokuWiki might be a good fit. Potrebbe esserti utile leggere i migliori strumenti software di wiki. È importante considerare la struttura e il layout delle pagine del tuo wiki per garantire che sia il più facile possibile per gli utenti navigare.

Set up your wiki

Once you choose a platform, the next step is to set it up. This might involve creating an account, assigning roles to different team members, customizing a homepage, and configuring permission settings. Many wiki tools provide templates to help you get started quickly.

Add and organize content

The next step is a fun one: adding content. È anche importante aggiungere collegamenti interni tra le pagine del wiki correlate. Create pages for high-level subject areas, and add detailed subpages underneath. Prima di condividere ampiamente il tuo nuovo wiki, è importante personalizzarlo, specialmente se si tratta di un wiki aziendale che sarà utilizzato da un gran numero di dipendenti.

Customize appearance

Molti wiki ti consentono di regolare colori, caratteri, layout e altre funzionalità di design per abbinare lo stile del tuo marchio. Qualsiasi software wiki utilizzi, è importante che i vecchi contenuti vengano archiviati, i contenuti popolari siano sempre aggiornati e le analisi vengano continuamente sfruttate per guidare l'adozione. This can go a long way to ensuring employees have familiar and engaging experience every time they use the wiki.

Establish processes to keep content fresh

The final step is to create guidelines and processes that ensure the wiki is widely adopted and well maintained in the long run. Historically, a lot of the work in maintaining a wiki was done manually, but with the advent of AI technology, the task is a lot easier nowadays. Qualsiasi software wiki che utilizzi, è importante che i vecchi contenuti vengano archiviati, i contenuti popolari siano sempre aggiornati e le analisi vengano continuamente sfruttate per favorire l'adozione.

Best wiki software

The world of wikis has changed dramatically since Ward Cunningham launched WikiWikiWeb in the 1990s. Oggi, alcuni dei siti web più popolari del mondo sono wiki esterni, mentre aziende di tutto il mondo considerano i wiki interni una parte critica della loro infrastruttura tecnologica.

In this article, we explained what a wiki is, shared examples of popular wikis, discussed the many benefits of a company wiki, and outlined how to make a wiki. Now you might be wondering what the best wiki software is for your business. The good news is there are a lot of options available today, many of which are adopting the latest AI technology to make it easier than ever for employees to find the information they need to do their best work. Per saperne di più, leggi riguardo ai migliori strumenti software wiki.

Conclusione

I wiki svolgono un ruolo potente nel rendere la conoscenza aziendale più accessibile, collaborativa e azionabile. Che si tratti di documentare contenuti per l'onboarding, monitorare le politiche o abilitare la collaborazione in tempo reale, la piattaforma wiki giusta può trasformare il modo in cui il tuo team lavora e condivide le informazioni.

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