What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. 這是一個安全的網絡，供公司的員工和信任的合作夥伴共享信息、良好溝通並有效合作。

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

實質上，內部網路是公司的數碼總部和員工了解資源的便捷平台。 這是一個無價的工具，用於保持團隊相互連接以及與公司文化和任務保持聯繫。

傳統上，許多組織使用SharePoint或自定義平台作為內部網絡。 但隨著工作方式的改變，出現了新的用戶友好解決方案，使員工的不斷變化的需求得到滿足。

Benefits of an intranet

實施內部網絡不僅幫助員工保持聯繫和有組織性，還可以實際改變整個組織的效率和生產力。 Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• 改善溝通：內部網絡促進組織內有效的溝通，使員工可以輕鬆分享新聞、更新和公告。
• 增強協作：通過共享日曆、項目管理軟件和文檔共享等工具，使團隊能夠更有效地共同工作，無論他們的位置在哪裡。
• 提高生產力：內部網絡為信息和資源提供了一個集中的位置，減少員工搜索信息所花費的時間，讓他們專注於工作。
• 節省成本：通過將內部網絡用於內部溝通和協作，組織可以減少與打印、郵寄和其他傳統信息共享方法相關的成本。
• 流程優化：內部網絡可以自動化和優化各種業務流程，如人力資源任務、費用報告和採購，節省時間並減少錯誤。
• 更好的知識管理：內部網絡可以作為知識庫，捕捉和存儲組織的集體知識和專業知識，使其易於所有員工獲取。
• 提高員工參與：內部網絡可以通過提供分享成功故事、認可成就和鼓勵反饋的平台，促進員工間的社區和歸屬感。
• 加強安全性：通過適當的訪問控制和安全措施，內部網絡確保敏感信息保持機密，僅限授權人員訪問。
• 擴展性：內部網絡可以隨著組織的發展和演變而增長和發展，滿足新用戶、內容和功能的需求。
• 與其他系統集成：內部網絡可以與其他企業系統集成，如客戶關係管理（CRM）或企業資源規劃（ERP）軟件，提供統一平台來訪問信息和工具。

Why is a company intranet important?

在2024年，員工更難找到完成工作所需的信息，與彼此保持聯繫並了解公司的方向。 事實上，哈佛商業評論發現，只有23% 的員工實際上與公司的戰略方向保持一致。

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. 由於每位員工都自動具有訪問權限，因此很容易分享適用於所有人的公司領導的更新。

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. 也有助於與團隊目標保持一致。

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• 內部溝通：分享公司新聞、公告和更新
• 員工目錄：提供可搜索的員工配置文件和聯繫信息的數據庫
• 文檔管理：存儲、組織和共享重要文件和檔案
• 協作：通過共享工作空間、項目管理工具和討論論壇實現協作
• 知識管理： 建立公司知識、最佳實踐和常見問題的集中位置
• 人力資源和員工自助： 管理人力資源流程，如員工入職、福利註冊和請假請求
• 培訓和發展： 為員工技能發展提供在線培訓課程和材料
• IT支持： 為疑難排解常見技術問題提供幫助台和資源
• 政策和流程發佈： 確保公司政策、手冊和指南易於訪問

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

正如我們所看到的，使用內部網路有很多好處。 然而，它們並非皆大歡喜。 Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

甚至更新“主頁”都可能需要多個步驟，對於一個新組成的團隊創建新部分如果內部網路未配備內建 wiki 區段 會花費相當長的時間。 理想情況下，內部網路 CMS 允許輕鬆更新員工溝通和文件。

傳統內部網路無法應對資訊過載的雜音

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

舊內容的另一問題是它經常不可靠。 This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

傳統內部網路無法促進公司之間的協調

讓我們面對現實，昔日的數字廣場不再適用。 它們就像溝通空間一樣，就像那個滿是悲傷的‘90年代的購物中心，去年就關門了。 如今， 內部通訊、協作和協調發生在員工已連接的地方：位於 Slack 或 Microsoft Teams 的“虛擬總部” 中。

Intranet best practices

如果您正在實施 內部網路軟件，有許多方法可以確保每個人都能充分利用它。 To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. 不要讓您的內部網路因舊信息而混亂。 It will make it hard for people to find what they need.

如果您的設置具有內容管理系統，清楚顯示文檔最後更新日期，甚至更好的是如果它能標記潛在重複內容，搜索者將更容易找到所需要的內容。

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. 加州大學和洪堡大學的一項 研究 發現，工人被打斷後要花上 23 分鐘才能重新集中注意力。

專家可以通過將其知識添加到 真理的單一來源 中，避免干擾，使任何需要時可以訪問。 事先多花一些精力，將對未來的時間管理產生巨大的影響。

4. 避免浪費不必要的上下文切換，以保持員工在日常使用的工具中保持生產力

與您的聊天平台集成是很好的，但與員工完成工作所需的所有其他工具集成呢？ 好得多。 尋找能在任何基於網絡的工具中提供資訊的下一代解決方案。

如何創建一個能提高生產力和促進員工參與的公司內部網絡？

如果您當前的內部網路的採用率不高，不要驚慌！ 查看此特定的行動週期，旨在幫助您獲得支持，確定替換（如果需要），推出新方法，並創建可持續的解決方案。 了解更多關於 在變革管理中建立緊迫感的4個步驟。

1. 制定採用計劃

首先，弄清楚您認為第一次（或第47次）發生了什麼錯。 阻礙長期廣泛採用的主要因素是什麼？有哪些具體的解決方法？

2. 設定目標

設定目標的一些示例是：

• 時間表
• “截至 6 月 1 日收集的員工反饋”
• “7 月 31 日前決定是保留還是更換我們的內部網路”
• “10 月 1 日推出新指導/工具”
• 成功的衡量標準
• 包括定期目標和伸展目標
• 定期目標：人們至少每周使用企業內部網站1次/週平均6個月
• 拉伸目標：人們至少每天在企業內部網站使用1次/週6個月）

3. 尋求員工意見

詢問人們他們對正在使用的解決方案感覺如何。 他們在理論上喜歡它，但覺得使用起來太繁瑣嗎？ 他們在其他公司使用過不同的解決方案或方法嗎？ 他們是否希望使用其他公司的朋友在使用的東西？瞭解如何建立有效的技術堆疊。

4. 選擇一個內部網絡平台

如果您目前平台的問題無法解決，請盡職調查並尋找新的企業內部網站提供商。 查看員工推薦，並在評論網站上搜索，如 G2 和 TrustRadius。

5. 分配工具所有權

確定誰將負責新企業內部網站（或方法）的整體成功和推出。了解為什麼您可能希望使用知識管理員。

6. 配置您的選定工具

是時候弄清楚您的團隊設置、空間和權限了！

7. 發展內容

這可能涉及從其他地方導入文檔，創建全新資源，或完全重寫現有內容。瞭解為什麼選擇微型信息是最佳的。

8. 員工促進採用的舉措

避免冗長乏味的培訓。 如果您需要培訓，考慮使用自助服務模組，而不是傳統的一整天的課程。 為了更多激動人心的選擇，提供資料或舉辦派對！

9. 衡量成功

不要忘記查看您的目標。

內部網絡軟件的重要特性

如果您準備創建一個真正優秀的員工體驗，您知道您必須找到最好的企業內部網站軟件—一種可以超越傳統的工具。 最新的知識管理和公司維基解決方案將內部網絡的所有優點進一步增強。 這裡值得期待的是：

驚人的用戶體驗

最好快速遺忘傳統企業內部網站那種沉悶過時的外觀。 Guru 具有一個簡單但直觀的使用者體驗，旨在在員工工作時隨時隨地提供可信賴的答案。

強大的搜索能力

您應該能夠找到所需的信息，而不必知道所有細節。 在 Guru 平台上，這意味著高級企業 AI 搜索可在您當前正在使用的應用程序或工具中使用。

集成功能

上下文切換會消耗生產力。 這就是為什麼 Guru 透過瀏覽器擴展覆蓋每個網站，並與 Slack、Microsoft Teams 和您的團隊已經在使用的其他通訊和協作應用程序本地集成，因此您無需停下來使用它。

隨時隨地獲得可訪問的信息

無論您的員工在哪裡或他們正在使用什麼工具，獲得答案應該是簡單的。 使用知識觸發器在您甚至不知道需要它的情況下獲得具體知識，或者通過Guru移動應用程序隨身攜帶知識。

分析

Guru 的深度分析允許管理員和作者持續評估公司整體知識缺口和低效，並提供詳細的產品使用分析。

跟蹤用戶如何與內容互動

最糟糕的感覺是努力做某事，然後沒有人看見。 Guru不僅可以讓您看到誰讀過您的卡片，還可以讓您看到多少次有人複製或收藏它。 不知道人們在找什麼？ 使用搜索分析來查看人們在尋找什麼，並消除這些內容缺口。

確保符合合規要求，並保持有序

別止於查看誰讀過一次卡片。 在 Guru 發布變更時發送公告，並跟踪誰看過並承認了它。 這是確保沒有任何東西在繁忙的收件箱或冗長的文檔中丟失的一種簡單方法。

輕鬆的採用

一個偉大的企業內部網站解決方案應該使員工希望使用它。 在推出 Guru 後，不僅“您 Guru 了嗎？”成為標準回答，而且公司因高採用率而實現長期投資回報。

什麼是外部網絡？

外部網絡是公司內部網站的一部分。 像內部網絡一樣的私人網絡，供應商、合作夥伴和授權客戶可以從公司的網絡中獲取信息。

2000 年代初期，“外部網絡”一詞變得流行。 它被各個組織用來指代一個共享數據的中心位置。 這些數據只能被特定的工作組訪問。

由於外部網絡的架構類似於內部網絡，因此依賴於IP和TCP進行數據交換。 外部網絡還具有防火牆和受密碼保護的登入信息等安全特性，以防止未經授權的訪問。

外部網絡的例子

• 維持供應商和分銷商之間通訊的分銷網絡
• 為某個特許經營提供中央協作工具，以在多個地點之間進行溝通。
• 政府機構之間的跨部門合作
• 電子商務網站集成通過安全網絡交換庫存數據
• 一個項目管理工具，項目經理可以與分包商和其他利益相關者共享文件和合同
• 一個董事會入口網站，協會的成員可以訪問會議紀要和董事會文件
• 外包或未能進入您的員工內部網絡的自由職業者的入職文件

內部網絡 vs. 外部網絡：有什麼區別？

內部網絡和外部網絡都是私有網絡，使用互聯網技術，但它們在訪問和目的上有所不同。

內部網絡：

• 內部網絡是一個僅供組織員工訪問的私人網絡。
• 它用於在內部共享公司資訊、資源和工具。
• 對內部網絡的訪問僅限於組織內的授權用戶，通常需要登入。

外部網絡：

• 外部網絡是內部網絡的擴展，允許控制授權外部用戶的訪問，例如客戶、供應商或商業夥伴。
• 它使組織能夠安全共享資訊並與特定外部合作夥伴進行協作。
• 外部網絡的訪問是通過用戶名和密碼等身份認證方法授予特定外部用戶。

基本上，內部網絡限於組織內部使用，而外部網絡則可供外部人員訪問。 這兩種類型的網絡旨在利用互聯網技術促進安全通信、協作和信息共享。
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結論

無論您是在更新過時的內部網絡還是從頭構建一個，合適的平台都可以顯著改善您的團隊如何溝通、協作和訪問知識。 觀看我們的演示，看看 Guru 如何幫助您建立一個實際有效的內部網絡體驗 - 就在您的團隊已經在的地方。

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