Een wiki is een samenwerkingsplatform op het web dat gebruikers in staat stelt om content in realtime te publiceren, bewerken en organiseren. Hoewel de meeste mensen Wikipedia kennen als 's werelds beroemdste wiki, zijn er vele verschillende soorten, waaronder interne, externe en bedrijfsspecifieke wiki's. In deze gids zullen we definiëren wat een wiki is, de verschillende typen, voordelen en toepassingsgebieden ervan verkennen, en uitleggen hoe je er een kunt maken.

What is a wiki?

Wiki Definitie

A wiki is a web-based application that lets users easily publish, edit, manage, access, and share information. Companies use wikis to allow their employees to access the information they need to do their jobs and to document their own knowledge with ease.

Het woord 'wiki' komt van het Hawaiiaanse woord 'wiki wiki,' wat 'snel' betekent. Het is een passende naam omdat een van de belangrijkste voordelen van een wiki de snelheid is waarmee teamleden informatie met elkaar kunnen documenteren en delen.

Nu we hebben gedefinieerd wat een wiki is, laten we eens kijken naar enkele verschillende typen wiki's die vandaag beschikbaar zijn.

Internal wiki vs external wiki

Een intern wiki is een type software dat bedrijven gebruiken om gevoelige informatie op te slaan, te organiseren en te delen. Het zijn beveiligde interne websites die alleen toegankelijk zijn voor mensen met specifieke machtigingen - meestal werknemers van een bedrijf. A company wiki is used to give teams a single source of truth for useful information and to ultimately improve efficiency.

Een externe wiki is een softwaretoepassing die leden van het publiek kunnen gebruiken om informatie te bekijken, te publiceren en te bewerken. They are public-facing websites that can be accessed by anyone. Some external wikis provide different permissions to different people. For example, in some cases you might need to have an account to be able to edit content on an external wiki. Companies use external wikis to share content like product specifications and company updates with the public. Both business and non-business communities use external wikis to make relevant information widely available.

To summarize, the key difference between an internal wiki and an external wiki comes down to who has access. Internal wikis are specifically designed to limit access to specific groups of people, while external wikis are widely accessible to the public.

What is a company wiki?

Een bedrijfswiki, ook wel bekend als een bedrijfswiki of ondernemingswiki, is een privéwebsite die door interne teams wordt gebruikt om kennis vast te leggen, te vinden en te delen. It acts as a central repository where employees can collaboratively create, edit, and remove information. Most company wikis have strict permission controls and privacy features that ensure only employees can access and adjust content. The primary purpose of a company wiki is to enable knowledge sharing between teams, improve alignment, and increase employee productivity.

Laten we nu eens kijken naar enkele voorbeelden van populaire wiki's.

Wat zijn enkele voorbeelden van wiki's?

The first ever wiki was developed in the mid 90s by Ward Cunningham, an American computer programmer who co-wrote the Manifesto for Agile Software Development. De wiki die hij ontwikkelde heette WikiWikiWeb en het stelde de standaard voor alle wiki-software die zou volgen. 

Wiki's worden gebruikt in verschillende omgevingen - van wereldwijde gemeenschappen tot privéteams. Hier zijn enkele voorbeelden:

Voorbeelden van Interne Wiki's

• Notion: Populair bij startups en techteams, Notion wordt gebruikt als een interne wiki om bedrijfsdocumentatie en projectplanning te beheren. Het stelt teams in staat om hun processen te centraliseren en asynchroon samen te werken.
• Guru: Een door AI aangedreven bedrijfswiki die geverifieerde kennis naar tools zoals Slack en Chrome brengt zodat teams er toegang toe hebben, waar ze ook werken. Het is vooral handig om informatie in realtime naar boven te halen zonder van context te hoeven wisselen.
• Confluence: Een wiki- en samenwerkingstool van Atlassian, gebruikt door veel ondernemingen om documentatie, SOP's en teamkennis te organiseren. Het biedt robuuste machtigingen en versiebeheer voor grotere organisaties.
• SharePoint: Vaak gebruikt als een interne wiki en intranet, vooral in op Microsoft gebaseerde bedrijfsomgevingen. Het integreert goed met andere Microsoft-tools en biedt flexibel contentbeheer.

Voorbeelden van Externe Wiki's

• Wikipedia: 's Werelds grootste online encyclopedie, collaboratief bewerkt door vrijwilligers. Het behandelt vrijwel elk denkbaar onderwerp en vertrouwt op communitybijdragen.
• iFixit: Een community-bewerkbare externe wiki voor reparatiehandleidingen en hardwareproblemen oplossen. Het stelt gebruikers in staat apparaten te repareren door crowd-sourced instructies te volgen.
• Wikivoyage: Een reiswiki die gezamenlijk geschreven bestemmingsgidsen biedt. Het helpt reizigers actuele tips te vinden en nieuwe plaatsen te verkennen.

What are the benefits of a wiki?

Company wikis are fast becoming a standard part of the tech stack for most organizations, from small startups to large enterprises. After all, they can solve many universal business problems and offers a range of benefits. Laten we er nu een paar bekijken.

Find information easily

A wiki makes it easy for employees to find information. Simply put, wikis give every member of a team one place to find the information they need to do their jobs. Of ze nu op zoek zijn naar een releasedatum van een product, een goedgekeurd bedrijfslogo, of HR-beleid, ze kunnen het vinden in hun bedrijfswiki. En steeds meer voegen sommige moderne wiki's integraties toe waarmee werknemers informatie rechtstreeks kunnen zoeken binnen welke app ze op dat moment werken.

Share knowledge quickly 

A wiki gives employees a way to share information quickly. With a company wiki, employees have a single location to document the information they want their colleagues to be able to access. Of het nu een projectstatusupdate is, een memo waarin de go-to-marketstrategie wordt uiteengezet, of een standaard werkprocedure, werknemers kunnen waardevolle informatie publiceren in hun wiki met het vertrouwen dat het zal worden gevonden door teamgenoten die het nodig hebben.

Reduced app overload

Het aantal apps dat het gemiddelde bedrijf gebruikt is in het afgelopen decennium aanzienlijk gegroeid. While each app has a role to play, having a large number of software tools can create information silos, decrease productivity, and reduce operational efficiency. Een nieuw type door AI aangedreven wiki's helpt bedrijven dit probleem op te lossen door te zoeken over meerdere bronnen vanuit een enkele gebruikersinterface - een workflow die soms wordt aangeduid als bedrijfszoeken. Some AI-powered wikis also allow users to create, edit, and adjust content to make it relevant to specific groups of employees. Met functies als deze stellen wiki's bedrijven in staat tools te consolideren, zoals een intranet. 

Increase employee efficiency 

Een onderzoek van McKinsey heeft vastgesteld dat werknemers gemiddeld 20% van hun tijd besteden aan het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben voor hun werk. Dat staat gelijk aan het verliezen van één dag per week aan een taak die zowel inefficiënt is ... als diep frustrerend! With a company wiki, employees have a single source of truth for information. This drastically reduces the time each employee has to spend searching for information and helps to significantly increase efficiency company-wide. 

Improve company culture

Onderzoek van Gallup heeft vastgesteld dat de betrokkenheid van werknemers in de afgelopen jaren stagneert, aangezien werknemers melden dat ze zich losgekoppeld voelen van hun teamgenoten en de missie van hun bedrijf. Dit heeft een neveneffect op de cultuur, productiviteit en algehele prestaties van een team. Met een wiki kunnen bedrijfsleiders belangrijke updates gemakkelijker delen met hun teams en kunnen werknemers dagelijks met elkaars inhoud bezig zijn. This can go a long way to helping workers feel more connected to their company and engaged with their work.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van Wiki's?

Wiki's delen een paar essentiële kenmerken die ze bijzonder effectief maken voor het vastleggen, organiseren en delen van kennis binnen teams.

• Samenwerken bewerken: Meerdere gebruikers kunnen bijdragen aan en inhoud in realtime verfijnen, waardoor kennis actueel en nauwkeurig blijft.
• Versiebeheer: De meeste wiki's houden wijzigingen in de tijd bij, waardoor gebruikers eerdere versies van inhoud kunnen bekijken of herstellen.
• Toestemmingsbeheer: Beheerders kunnen controleren wie specifieke inhoud kan bekijken, bewerken of beheren, waardoor het juiste toegangsniveau voor elk team wordt gewaarborgd.
• Zoekfunctionaliteit: Een krachtige zoekmachine maakt het eenvoudig om pagina's, trefwoorden of gerelateerde inhoud binnen enkele seconden te vinden.
• Koppelingen en hiërarchie: Interne koppelingen en paginanesten helpen informatie logisch te ordenen en de navigatie te verbeteren.
• Sjablonen en opmaakhulpmiddelen: Ingebouwde sjablonen en teksteditors met opmaakmogelijkheden maken consistente, professioneel ogende inhoud creatie mogelijk.
• Integraties: Veel moderne wiki's integreren met tools zoals Slack, Teams en Google Workspace om workflows en toegang tot kennis te stroomlijnen.

Top wiki use cases

Companies typically use wikis across a range of use cases. After all, a wiki is at its most effective when used across multiple teams and home to various types of content. Here are some of the top wiki use cases.

• Onboardingmaterialen voor werknemers: een bedrijfswiki is een uitstekende plek om de documenten, taken en handboeken op te slaan die nodig zijn voor nieuwe medewerkers tijdens onboarding.
• Standaard werkprocedures: voor veel bedrijven is het meest voorkomende type inhoud dat in een wiki wordt gevonden standaard werkprocedures die uitleggen hoe het beste bepaalde taken kunnen worden uitgevoerd, zoals het indienen van een ticket bij IT, het invullen van een onkostendeclaratie of het doorverwijzen van iemand voor een openstaande functie.
• HR-beleid: of het nu gaat om informatie over voordelen, PTO-beleid of trainingsmateriaal, wikis worden vaak gebruikt door HR-teams om materialen op te slaan die relevant zijn voor alle werknemers binnen een bedrijf.
• Product FAQ's: een wiki geeft teams die in contact staan met klanten een enkele bron van informatie over het product, waardoor het voor hen gemakkelijker wordt om snel en nauwkeurig vragen van klanten te beantwoorden.
• Merkmiddelen: bedrijfslogo's, werknemersportretten en productafbeeldingen worden vaak opgeslagen in bedrijfswikis, waardoor het voor werknemers gemakkelijk wordt om de nieuwste versies van belangrijke merkmiddelen te vinden.

How to make a wiki

Op dit punt vraagt u zich misschien af: 'hoe kan ik een wiki maken?' Of u nu een bedrijfswiki, een externe wiki voor een online gemeenschap, of een ander type wiki wilt maken, hier zijn de belangrijkste stappen om te volgen.

Choose a wiki platform

The first step is to select a wiki tool that suits your goals. If you want to make a personal wiki, a free open-source solution like DokuWiki might be a good fit. Als u een bedrijfswiki wilt implementeren, moet u factoren overwegen zoals kosten, gebruiksgemak, toestemming controle, integraties en AI-mogelijkheden. Het kan nuttig zijn om te lezen over de beste wikisoftware tools.

Set up your wiki

Once you choose a platform, the next step is to set it up. This might involve creating an account, assigning roles to different team members, customizing a homepage, and configuring permission settings. Many wiki tools provide templates to help you get started quickly.

Add and organize content

The next step is a fun one: adding content. Het is belangrijk om de structuur en lay-out van uw wikipagina's te overwegen om ervoor te zorgen dat het zo gemakkelijk mogelijk is voor gebruikers om te navigeren. Create pages for high-level subject areas, and add detailed subpages underneath. Het is ook belangrijk om interne links toe te voegen tussen gerelateerde wikipagina's.

Customize appearance

Voordat u uw nieuwe wiki breed deelt, is het belangrijk om deze aan te passen - vooral als het een bedrijfswiki betreft die door een groot aantal werknemers zal worden gebruikt. Veel wikis stellen u in staat om kleuren, lettertypen, lay-outs en andere ontwerpfuncties aan te passen om overeen te komen met de stijl van uw merk. This can go a long way to ensuring employees have familiar and engaging experience every time they use the wiki.

Establish processes to keep content fresh

The final step is to create guidelines and processes that ensure the wiki is widely adopted and well maintained in the long run. Historically, a lot of the work in maintaining a wiki was done manually, but with the advent of AI technology, the task is a lot easier nowadays. Ongeacht de wiki-software die u gebruikt, is het belangrijk dat oude inhoud wordt gearchiveerd, populaire inhoud altijd up-to-date is en analyses voortdurend worden gebruikt om de adoptie te stimuleren.

Best wiki software

The world of wikis has changed dramatically since Ward Cunningham launched WikiWikiWeb in the 1990s. Vandaag de dag zijn sommige van de meest populaire websites op internet externe wikis, terwijl bedrijven over de hele wereld interne wikis beschouwen als een essentieel onderdeel van hun technologiestapel.

In this article, we explained what a wiki is, shared examples of popular wikis, discussed the many benefits of a company wiki, and outlined how to make a wiki. Now you might be wondering what the best wiki software is for your business. The good news is there are a lot of options available today, many of which are adopting the latest AI technology to make it easier than ever for employees to find the information they need to do their best work. Om meer te leren, lees over de beste wiki-softwaretools.

Conclusie

Wikis spelen een krachtige rol bij het toegankelijker, collaboratiever en bruikbaar maken van bedrijfskennis. Of u nu onboarding-inhoud documenteert, beleidsregels bijhoudt of realtime samenwerking mogelijk maakt, het juiste wiki-platform kan de manier waarop uw team werkt en informatie deelt transformeren.

Wilt u zien hoe een op AI gebaseerde wiki in de praktijk werkt? Bekijk onze demo om te zien hoe Guru vertrouwde antwoorden in de workflow van uw team kan brengen.

‍