اجتمعوا واستمعوا إلى قصة الوقت الذي تم فيه اختراع الردود التلقائية خارج المكتب. باختصار، اكتشف بعض الأشخاص في مايكروسوفت أنهم غير قادرين على التوقف عن الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء إجازتهم، ومن ثم وُلد مفهوم "الخارج عن المكتب". لكن الحقيقة القذرة هي أن بعضنا (حسناً، الكثير منا) لا يرد فقط على البريد الإلكتروني أثناء إجازتهم، بل يظلوا دائماً على اطلاع بسلاك وقنوات الاتصال الأخرى أيضاً.

بعض هذا الضغط يأتينا من الأعلى (قصة حقيقية: كنت أعمل في شركة تتطلب منا أن نضع رسائل "الخارج عن المكتب" عندما نغادر للعمل في نهاية اليوم)، لكن الكثير من هذا الضغط يعتبر ذاتي. نحن لا نريد أن نكون خارج الحلقة، وببساطة لا نثق أن الأمور ستُنجز - أو تُنجز بشكل جيد - عندما نكون بعيدين، لذا نضع خطط طوارئ تمنعنا من الانفصال. وعندما يتم مكافأتنا على هذا السلوك ("شكراً لعملك على هذه المشكلة الحرجة. أعرف أنك اضطررت إلى تضييع وقتك خلال إجازتك للقيام بذلك" أو "عدت من الإجازة وبدأت على الفور! رائع!" ) نحن نتجذر بأن عدم التوقف عن العمل هو شيء إيجابي.

نحن جميعاً نستعد لما نأمل أن يكون صيفاً رائعاً، ونعتقد أنه حان الوقت لتغيير أسلوب الناس في التعامل مع الإجازات. ت tendين إجازة لها بعض من أصعب القواعد، ونعلم أن تحفيز الناس لتغيير أفكارهم قد يكون تحدياً. لهذا نحن هنا لمساعدتك في تقديم طريقة جديدة للتفكير في كيفية التعامل مع وقتك خارج المكتب مع بعض الطرق لتشجيع الانفصال.

حدد توقعات حول ما تعنيه الإجازة فعلياً

أولاً، تتطلب ثقافة الانفصال أثناء الإجازة اعترافاً واضحاً بين الشركة وموظفيها بأنه لا يُتوقع القيام بأي عمليات تفقد أو تواصل. إشعار يتجاوز "لا يتوقع أي عمل". اجعل من الواضح أن لا أحد يتوقع أن يبدأ النشاط من جديد خلال 10 دقائق بعد توقيع الدخول بعد إجازة دامت عدة أيام (أو حتى بضع ساعات). اجعل من الواضح أن الوقت خارج العمل هو بعيد تمامًا عن العمل. بينما يجب أن تأتي هذه التوقعات من القيادة، يمكن تعزيزها على مستوى الفريق. إذا بدأ شخص ما في الإجازة بالرد على رسائل البريد الإلكتروني أو سلاك، ذكرهم بلطف بأنهم خارج المكتب، وأنهم لا ينبغي أن يشعروا بالقلق، وأن الأمور تحت السيطرة، وأن عليهم تسجيل الخروج.

نصيحة احترافية: إذا كنت مثلّي، ستتظاهر ببساطة أنك غير متصل بالإنترنت إذا كنت في الحقيقة متصلًا. عندما أكون في إجازة، أحذف سلاك، البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، إلخ. من هاتفي. تبدأ يدي بالتوتر عندما تكون هذه القنوات غير متاحة لي، لكن هذا تذكير سلوكي مفيد لنفسي بأنني يُفترض بي تسلق هذا الجرف في زيون، وليس متابعة مناقشة حول تصنيفات بحثنا.

تحديث الطريقة التي تستخدم بها الردود التلقائية

المشكلة في معظم ردود "الخارج عن المكتب" التلقائية هي أنها تُستخدم للتأكيد على التزاماتنا تجاه أولئك الذين يتواصلون معنا.

"أنا خارج المكتب مع وصول محدود إلى الإنترنت لذلك قد تتأخر ردودي. إذا كنت بحاجة إلى رد عاجل، يرجى الاتصال بزبونتي كول كيد على coolkid@coolcompanydotcom. وإلا، توقع ردًا بمجرد عودتي."

— نسخة من رسالة خارج المكتب التي استخدمتها لسنوات

يا إلهي، مستوياتي العليا! لا عجب أن الانفصال أثناء الإجازة شعر كعبء. ردود "الخارج عن المكتب" التي تبدو مثل هذه تضع توقعات شبه مستحيلة. داخليًا، معظم الذين يجب أن يعرفوا أنك في إجازة ربما يعرفون بالفعل، وخارجيًا، معظم رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها لا تتطلب ردًا، سواء في الوقت المناسب أو خلافه. (الاستثناء: إذا كان لديك عملاء خارجيون، أرسل لهم تحديثًا سريعًا بأنك ستكون بعيدًا وما هي خطة الطوارئ - ولا ينبغي أن تشمل التحقق معك.)

بدلاً من ذلك، شكل رسالة خارج المكتب بحيث تبدو أكثر منطقية وتقلل من الأعباء عليك:

"أنا في إجازة وسأبدأ في الرد على جميع العناصر المعلقة عند عودتي."

لا يبرز هذا فقط أنك لن تقوم بالرد الآن، ولكنه لا يجبرك أيضًا على الغوص في الردود بمجرد عودتك. لا توجد معلومات زائدة ولا تفتح زملائك لفرص غير مرغوب بها.

نصيحة احترافية: استخدم مساحة OOO لديك لعرض بعض الأعمال التي تفخر بها حقًا ("بينما تنتظر، لماذا لا تلقي نظرة على أحدث إصدار لمنتجاتنا؟")، أو أظهر بعض الشخصية ("أنا حاليًا في رحلة على طول الطريق 66 التاريخي. اعرف المزيد عنها هنا.")

اجعل من السهل على الجميع رؤية ما يحتاج إلى الحدوث في غيابك

في إجازتي الأخيرة والمتأخرة، أنشأت بطاقة غورو (استنادًا إلى هذا القالب) التي وضعت فيها متى سأكون بعيدًا وما هي الخطة لغيابي، بالإضافة إلى الظروف التي بإمكانك الاتصال بي فيها. دعونا نلقي نظرة عليها:

العنوان يجعله قابلاً للبحث بسهولة للجميع في الشركة الذين قد يسألون عما يحدث، وتتكرر هذه المعلومات في أعلى البطاقة نفسها للإشارة إلى متى سأكون بعيدًا عن الاتصال.

هنا أوضح أنني أ) لا أتوقع أن أعمل لأنني لن أحضر معي جهازي، و ب) تحت أي حالات محدودة (وفقط بشكل خيالي) من المقبول الاتصال بي. أوجه أيضًا الناس إلى أولئك الذين يمكن أن يزودوهم بالإجابات. أي شيء آخر سيتعين الانتظار.

هنا يظهر قلق التحكم الداخلي الخاص بي - ويعني نعم، أشعر ببعض الخجل (فكل هؤلاء الأشخاص يعرفون بالفعل ما عليهم القيام به)، لكنها تمنحني راحة البال لأنها موثقة، مما يعني أنني لا أواجه القلق حيال ذلك أثناء عطلتي (أقرأ: خسارة في ألعاب البلاك جاك).

هدفي هو تصفية أولويات كبيرة لفريقي بخلاف مسؤولياتنا اليومية. هذا هو في الأساس ما أعطيت الضوء الأخضر لمتابعة دون استشارتي.

وأخيرًا، أكرر ما أعتبره التزاماتي لضمان أن يعرف الجميع أنني لن أعمل حقًا، حقًا، بالتأكيد. لم يكن لديك أي وسيلة إذا كنت موظفًا في غورو وتفكر في الاتصال بي أنك ستغيب.

للتأكيد الكامل، أنشأت رابط Bitly لهذه البطاقة، وجعلته حالة سلاك الخاصة بي، كما هو موضح أعلاه. لكنني ذهبت خطوة أبعد! غيرت اسمي المعروض إلى "ليا خارج المكتب من 4/26 إلى 4/30" وجعلت حالتي هذه الرسالة:

السؤال الذي تطرحه الآن هو… هل نجح الأمر؟ هل فصلت تماماً؟

تقريبًا. عندما أدركت أنني أهملت إزالة سلاك من جهاز آيباد الخاص بي، قمت بالتحقق منه مرة واحدة في منتصف الأسبوع. اتضح أن كل شيء كان على ما يرام وأن لا أحد يحتاجني (صدمة!)، لذا قمت بإغلاق آيباد وأعدت تركيزي مرة أخرى على اكتشاف لماذا يحب الجميع المشي في الجبال.

تغيير الطريقة التي نفكر بها حول الإجازة

كمجتمع، نحتاج إلى إعادة تقييم علاقتنا مع العمل، لكن في الوقت الحالي، يمكننا البدء بإجراء تغييرات داخل شركاتنا، وداخل أنفسنا. هذه هي ممارسة إدارة التغيير المحددة التي يمكنك بدءها في شركتك من خلال الحصول على شعور أساسي حول مدى قدرة الجميع على الانفصال عن العمل، والعمل خلال الخطوات أعلاه للتأكد من أن الانفصال وإعادة الشحن هو القاعدة، وليس الاستثناء.