لم أرغب أبدًا أن أكون منظم أحداث، ورغم ذلك، بطريقة ما، لقد قمت بتخطيط أحداث الشركة منذ أن شراكت شركة التسويق الرقمي التي عملت بها مع فيسبوك في فندق إيس الرائع في ذلك الوقت (كان فيسبوك قد افتتح API الإعلانات الخاص به للتو، ولن يكون الإنترنت واهتمامنا كما كان عليهما من قبل). لقد كنت دائمًا أفكر في الأحداث كعمل تنفيذي بدلاً من استراتيجية، مقاربًا إياها كشيء أقرب إلى إعداد عشاء عيد الشكر على الطاولة، ساخنًا، مع مراعاة جميع القيود الغذائية.
لقد غير العمل عن بُعد في عام 2021 روايتي (الشيء الوحيد الذي يمكنني التحكم فيه) حول تخطيط أحداث الشركة. يجب أن تكون الأحداث الافتراضية الداخلية أولوية استراتيجية للشركة ويجب أن يتم تحديدها على هذا الأساس بشكل افتراضي. تفتقر هذه الأحداث إلى فرص معنوية للرفقة في وقت متأخر من الليل، لكنها تستحوذ على مواردنا القيمة والنهائية من الوقت والانتباه. ومع ذلك، بدون قصد حول كيفية قضاء وقت الشاشة الثمين، يمكن أن تكون الأحداث الافتراضية مرهقة ومحبطة.
إذا كان أكبر تحدٍ هو تعزيز الارتباط والعلاقة، فإن الحل يكمن في النهج والعملية المحيطة بالتواصل وليس في برنامج معين / أداة. من تجويفات دعوات التقويم، إلى وعاء الفشار سعة جالونين الذي نفد الآن في الأسفل، فإن كيفية تواصلنا وترابطنا مع بعضنا البعض مهم. يمكن أن يجعل الاعتراف العام والنغمة يوم شخص ما أفضل. يمكن أن تتسبب التوقعات غير الواضحة حول سبب كونك في اجتماع وكيف ستضيف قيمة للنقاش في تعطيله.
كيف يمكن أن يكون لانطلاقة الشركة (CKO) تأثير إيجابي على الإيرادات والمعنويات (إسعاد الموظفين) عندما يكونون مرهقين ومن المرجح أن يكون لديهم نقص في فيتامين د؟ كيف يمكننا تحفيز فريق يتوزع انتباهه؟
كيف قمنا بتخطيط حدثنا الافتراضي
لذا بعد عام من الاجتماعات المرئية، ومع جميع التحديات التي تأتي معها، كيف قمنا بإعداد هذه الفعالية الكبيرة للنجاح؟
1. قدمنا الرؤية والمساءلة حول خطة شركتنا للسنة المالية 22
قبل أيام من انطلاق الانطلاقة الافتراضية، أرسل الرئيس التنفيذي لدينا إعلانًا إلى جميع الموظفين. بالإضافة إلى تفاصيل الحدث الأساسية والتوقعات، شمل هذا التواصل الموحد خطة شركة Guru وهدفنا ونتائجنا الرئيسية (OKRs) للربع.
القالب: انطلاقة شركتك - اعرف قبل أن تذهب
في Guru، نرسل إعلانات للموظفين عندما يكون مطلوبًا منهم اتخاذ إجراء. في هذه الحالة، أردنا من الموظفين أن يحضروا لقاء قريتنا (الحدث الافتتاحي) بعد أن قرأوا وهضموا أهداف الشركة واتجاهها. كل هذا جيد وجميل، لكن كيف تأكدنا بعد ذلك من عدم تجاهل الموظفين هذا السياق الأساسي بسبب التشتت؟
2. خصصنا وقتًا لقراءة صامتة مستمرة (أو SSR لأولئك الذين قرأوا رامونا كويمبي في التسعينيات)
حددنا فترات زمنية محددة لجميع الشركات مع تعليمات مفصلة حول كيفية استغلال الموظفين لذلك الوقت الفردي، بما في ذلك اللحاق بالجلسات المسجلة مسبقًا، أو العمل الخاص قبل تقديرات الشركة.
كان "القراءة المسبقة مفيدة كما كان إلغاء الاجتماعات لإتاحة الوقت للتركيز." — ملاحظات الموظف
على سبيل المثال، لدينا تدريب شامل على التحيز في الشركة في مارس يتطلب تحضيرًا مكثفًا. من خلال إضافة وقت محجوز إلى التقويمات الآن ومنح موظفينا الوقت للقيام بهذا العمل المسبق الآن (بالمقارنة مع القيام به في اللحظة الأخيرة أو عدم القيام به على الإطلاق)، منحنا الجميع الأدوات التي يحتاجونها للاستفادة القصوى من حدث مستقبلي.
3. اقترحنا أن يكون تبادل المعرفة غير المتزامن هو المنهجية الافتراضية للتواصل
باستخدام مزيج من Guru و Loom (تسجيلات الفيديو التي توفر سياقًا للمواد الموثقة) استبدلنا الحاجة لقراءة العروض التقديمية في الجلسات الحية، مما جعل الجلسات نفسها أكثر كفاءة. استخدام Guru لتوثيق المعلومات على مستوى الشركة (مثل تحقيق الإيرادات والاتجاهات في الربع الرابع) يمنح الموظفين الاستقلالية والسلطة لفهم المعلومات في الوقت والمكان الذي يناسبهم.
"لقد استمتعت حقًا برؤية العمل والتنسيق حول ما تفعله الشركة وأين تتجه. أحببت سلسلة البطاقات التي عرّف بها ريك هذه الأشياء، والطبيعة غير المتزامنة لذلك العمل، ثم الاجتماع من أجل التمكن من توحيد المبادرات وتطبيقها بشكل شخصي." — ملاحظات الموظف
4. نحن نشرنا حدثنا الشخصي الذي يمتد لمدة 3 أيام على مدار فترة 10 أيام عن بُعد
عادةً، تستمر انطلاقات شركتنا لمدة 3 أيام خارج المكتب تتضمن جلسات كاملة الأيام (وأمسيات كاملة من الحفلات الموسيقية، العشاء، trivia، والحفلات). مع عدم وجود خيارات أخرى، قمنا بتمديد الأحداث عبر جميع الشركات على مدار أسبوعين. بدلاً من إجبار الناس على قضاء 8 ساعات متواصلة على زووم، قررنا دمج الحدث الأكبرinto into a more normal type of work week.
هذا التوقيت له فائدة أيضًا في السماح لنا بتحديد التوقعات حول متى نتواصل للاستعداد للانخراط دون إرهاق الأشخاص. بالطبع، هناك قلق واحد هو أن توزيع المحتوى والرسائل على مدى أسبوعين سيقلل من قوتها وأهميتها (فبعد كل شيء، ربما تكون أسبوع عمل عادي). لكن بينما قد يكون ذلك ممكنًا، أنا من المعجبين بأسلوب "الحرق البطيء" للإدارة الاستراتيجية للتغيير.
5. تأكدنا من وجود سعادة ومفاجآت للموظفين (ودعم خدمة البريد الأمريكي في هذه العملية)
لجعل هذه الانطلاقة الافتراضية مميزة، وليس انطلاقة افتراضية عادية، تعاوننا مع فريق علامتنا التجارية المذهل لتقديم مفاجآت ونقاط معرفة على مدار الحدث. نحن نخلط الطعام، الجوائز، المكافآت، المسابقات، وتفاعل المحتوى على مدار كل يوم من الانطلاقة عبر Slack و Guru.
ربما تكون أهم جزء—وأكثرها متعة في CKO كان لغز شامل يتضمن شخصية سرية (مع ملف تعريف Slack وبطاقة قصة Guru) تدعى خبير المعرفة التي ساعدتنا في العمل معًا لإيجاد الجائزة النهائية على مستوى الشركة لإكمال الحدث: بالإضافة إلى حزمة هدايا ( frisbee, beanie, ملابسك العادية الأنيقة المناسبة في الهواء الطلق) قدمنا لفريقنا عطلة نهاية أسبوع مدتها 4 أيام.
ما تعلمناه عن تنظيم حدث افتراضي
"على الرغم من أننا لم نكن معًا في شخص، إلا أن كل هذا بدا خاصًا حقًا وشعرت بالارتباط برسالة Guru وفريقه." — ملاحظات الموظف
بعد الانتهاء من انطلاقتنا لمدة 10 أيام، إليك ما اكتشفناه: تحديد التوقعات—ثم تجاوزها—هو المفتاح لجعل حدث بعيد كامل يؤتي ثماره. في بيئة العمل عن بُعد، distractions هي شيء مسلم به. لإيقاف حالة الوضع الراهن هذه، معرفة كيف يُتوقع منك قضاء الوقت يساعد في إبقائنا مركزين—لكن المفاجأة في النقاط التي قد تبدأ فيها الانتباه في التلاشي يساعدنا في إعادة تحديد الهدف وإعادة الانخراط.
لم أرغب أبدًا أن أكون منظم أحداث، ورغم ذلك، بطريقة ما، لقد قمت بتخطيط أحداث الشركة منذ أن شراكت شركة التسويق الرقمي التي عملت بها مع فيسبوك في فندق إيس الرائع في ذلك الوقت (كان فيسبوك قد افتتح API الإعلانات الخاص به للتو، ولن يكون الإنترنت واهتمامنا كما كان عليهما من قبل). لقد كنت دائمًا أفكر في الأحداث كعمل تنفيذي بدلاً من استراتيجية، مقاربًا إياها كشيء أقرب إلى إعداد عشاء عيد الشكر على الطاولة، ساخنًا، مع مراعاة جميع القيود الغذائية.
لقد غير العمل عن بُعد في عام 2021 روايتي (الشيء الوحيد الذي يمكنني التحكم فيه) حول تخطيط أحداث الشركة. يجب أن تكون الأحداث الافتراضية الداخلية أولوية استراتيجية للشركة ويجب أن يتم تحديدها على هذا الأساس بشكل افتراضي. تفتقر هذه الأحداث إلى فرص معنوية للرفقة في وقت متأخر من الليل، لكنها تستحوذ على مواردنا القيمة والنهائية من الوقت والانتباه. ومع ذلك، بدون قصد حول كيفية قضاء وقت الشاشة الثمين، يمكن أن تكون الأحداث الافتراضية مرهقة ومحبطة.
إذا كان أكبر تحدٍ هو تعزيز الارتباط والعلاقة، فإن الحل يكمن في النهج والعملية المحيطة بالتواصل وليس في برنامج معين / أداة. من تجويفات دعوات التقويم، إلى وعاء الفشار سعة جالونين الذي نفد الآن في الأسفل، فإن كيفية تواصلنا وترابطنا مع بعضنا البعض مهم. يمكن أن يجعل الاعتراف العام والنغمة يوم شخص ما أفضل. يمكن أن تتسبب التوقعات غير الواضحة حول سبب كونك في اجتماع وكيف ستضيف قيمة للنقاش في تعطيله.
كيف يمكن أن يكون لانطلاقة الشركة (CKO) تأثير إيجابي على الإيرادات والمعنويات (إسعاد الموظفين) عندما يكونون مرهقين ومن المرجح أن يكون لديهم نقص في فيتامين د؟ كيف يمكننا تحفيز فريق يتوزع انتباهه؟
كيف قمنا بتخطيط حدثنا الافتراضي
لذا بعد عام من الاجتماعات المرئية، ومع جميع التحديات التي تأتي معها، كيف قمنا بإعداد هذه الفعالية الكبيرة للنجاح؟
1. قدمنا الرؤية والمساءلة حول خطة شركتنا للسنة المالية 22
قبل أيام من انطلاق الانطلاقة الافتراضية، أرسل الرئيس التنفيذي لدينا إعلانًا إلى جميع الموظفين. بالإضافة إلى تفاصيل الحدث الأساسية والتوقعات، شمل هذا التواصل الموحد خطة شركة Guru وهدفنا ونتائجنا الرئيسية (OKRs) للربع.
القالب: انطلاقة شركتك - اعرف قبل أن تذهب
في Guru، نرسل إعلانات للموظفين عندما يكون مطلوبًا منهم اتخاذ إجراء. في هذه الحالة، أردنا من الموظفين أن يحضروا لقاء قريتنا (الحدث الافتتاحي) بعد أن قرأوا وهضموا أهداف الشركة واتجاهها. كل هذا جيد وجميل، لكن كيف تأكدنا بعد ذلك من عدم تجاهل الموظفين هذا السياق الأساسي بسبب التشتت؟
2. خصصنا وقتًا لقراءة صامتة مستمرة (أو SSR لأولئك الذين قرأوا رامونا كويمبي في التسعينيات)
حددنا فترات زمنية محددة لجميع الشركات مع تعليمات مفصلة حول كيفية استغلال الموظفين لذلك الوقت الفردي، بما في ذلك اللحاق بالجلسات المسجلة مسبقًا، أو العمل الخاص قبل تقديرات الشركة.
كان "القراءة المسبقة مفيدة كما كان إلغاء الاجتماعات لإتاحة الوقت للتركيز." — ملاحظات الموظف
على سبيل المثال، لدينا تدريب شامل على التحيز في الشركة في مارس يتطلب تحضيرًا مكثفًا. من خلال إضافة وقت محجوز إلى التقويمات الآن ومنح موظفينا الوقت للقيام بهذا العمل المسبق الآن (بالمقارنة مع القيام به في اللحظة الأخيرة أو عدم القيام به على الإطلاق)، منحنا الجميع الأدوات التي يحتاجونها للاستفادة القصوى من حدث مستقبلي.
3. اقترحنا أن يكون تبادل المعرفة غير المتزامن هو المنهجية الافتراضية للتواصل
باستخدام مزيج من Guru و Loom (تسجيلات الفيديو التي توفر سياقًا للمواد الموثقة) استبدلنا الحاجة لقراءة العروض التقديمية في الجلسات الحية، مما جعل الجلسات نفسها أكثر كفاءة. استخدام Guru لتوثيق المعلومات على مستوى الشركة (مثل تحقيق الإيرادات والاتجاهات في الربع الرابع) يمنح الموظفين الاستقلالية والسلطة لفهم المعلومات في الوقت والمكان الذي يناسبهم.
"لقد استمتعت حقًا برؤية العمل والتنسيق حول ما تفعله الشركة وأين تتجه. أحببت سلسلة البطاقات التي عرّف بها ريك هذه الأشياء، والطبيعة غير المتزامنة لذلك العمل، ثم الاجتماع من أجل التمكن من توحيد المبادرات وتطبيقها بشكل شخصي." — ملاحظات الموظف
4. نحن نشرنا حدثنا الشخصي الذي يمتد لمدة 3 أيام على مدار فترة 10 أيام عن بُعد
عادةً، تستمر انطلاقات شركتنا لمدة 3 أيام خارج المكتب تتضمن جلسات كاملة الأيام (وأمسيات كاملة من الحفلات الموسيقية، العشاء، trivia، والحفلات). مع عدم وجود خيارات أخرى، قمنا بتمديد الأحداث عبر جميع الشركات على مدار أسبوعين. بدلاً من إجبار الناس على قضاء 8 ساعات متواصلة على زووم، قررنا دمج الحدث الأكبرinto into a more normal type of work week.
هذا التوقيت له فائدة أيضًا في السماح لنا بتحديد التوقعات حول متى نتواصل للاستعداد للانخراط دون إرهاق الأشخاص. بالطبع، هناك قلق واحد هو أن توزيع المحتوى والرسائل على مدى أسبوعين سيقلل من قوتها وأهميتها (فبعد كل شيء، ربما تكون أسبوع عمل عادي). لكن بينما قد يكون ذلك ممكنًا، أنا من المعجبين بأسلوب "الحرق البطيء" للإدارة الاستراتيجية للتغيير.
5. تأكدنا من وجود سعادة ومفاجآت للموظفين (ودعم خدمة البريد الأمريكي في هذه العملية)
لجعل هذه الانطلاقة الافتراضية مميزة، وليس انطلاقة افتراضية عادية، تعاوننا مع فريق علامتنا التجارية المذهل لتقديم مفاجآت ونقاط معرفة على مدار الحدث. نحن نخلط الطعام، الجوائز، المكافآت، المسابقات، وتفاعل المحتوى على مدار كل يوم من الانطلاقة عبر Slack و Guru.
ربما تكون أهم جزء—وأكثرها متعة في CKO كان لغز شامل يتضمن شخصية سرية (مع ملف تعريف Slack وبطاقة قصة Guru) تدعى خبير المعرفة التي ساعدتنا في العمل معًا لإيجاد الجائزة النهائية على مستوى الشركة لإكمال الحدث: بالإضافة إلى حزمة هدايا ( frisbee, beanie, ملابسك العادية الأنيقة المناسبة في الهواء الطلق) قدمنا لفريقنا عطلة نهاية أسبوع مدتها 4 أيام.
ما تعلمناه عن تنظيم حدث افتراضي
"على الرغم من أننا لم نكن معًا في شخص، إلا أن كل هذا بدا خاصًا حقًا وشعرت بالارتباط برسالة Guru وفريقه." — ملاحظات الموظف
بعد الانتهاء من انطلاقتنا لمدة 10 أيام، إليك ما اكتشفناه: تحديد التوقعات—ثم تجاوزها—هو المفتاح لجعل حدث بعيد كامل يؤتي ثماره. في بيئة العمل عن بُعد، distractions هي شيء مسلم به. لإيقاف حالة الوضع الراهن هذه، معرفة كيف يُتوقع منك قضاء الوقت يساعد في إبقائنا مركزين—لكن المفاجأة في النقاط التي قد تبدأ فيها الانتباه في التلاشي يساعدنا في إعادة تحديد الهدف وإعادة الانخراط.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
