إنشاء قاعدة معارف يستغرق وقتًا. تحتاج إلى توثيق جميع المعلومات التي يحتاجها فريقك، وتنظيم المستندات وطرق التسمية، وتنظيم المحتوى بطريقة قابلة للاستخدام (وقابلة للتوسع). بمجرد إنشائها، تحتاج إلى تخصيص وقتك لتحديثها باستمرار. الأهم من ذلك، تحتاج إلى إنشاء شيء يستخدمه فريقك بالفعل. يجب أن يكون من السهل جدًا العثور على المعلومات، ويجب أن يكون بإمكانهم معرفة ما إذا كان ما يقرؤونه دقيقًا أو غير محدث. تعتبر مستودعات المعرفة غير ناجحة بشكل ملحوظ بسبب الوقت المطلوب لإنشائها وتحديثها، جنبًا إلى جنب مع عدم اليقين من أنها تُستخدم من قبل الفريق. لا أحد يرغب في قضاء الوقت على شيء لا يتم استخدامه أبدًا، لذا فإن المستودع يصبح عتيقًا مع مرور الوقت ويتوقف في النهاية عن الاستخدام تمامًا.

هناك أخبار جيدة: فريقك بالفعل يقوم بتطوير قاعدة معارف! من خلال الأسئلة التي يطرحونها والمعلومات التي يطلبونها، فإنهم يشيرون إلى المحتوى الذي يجب إضافته إلى نظام إدارة المعرفة لديك. هناك أيضًا أخبار سيئة: بدلاً من أن تصبح موردًا يعود بالنفع على الفريق بالكامل، هذه الثروة من المعرفة محاصرة في رسائل البريد الإلكتروني الفردية والمحادثات، مما يجعل من الصعب جدًا العثور عليها أو معرفة ما إذا كانت لا تزال دقيقة. بسبب ذلك، يقوم موظفوك بقطع عملهم يوميًا من خلال إجراء عمليات بحث لا تنتهي وسؤال الخبراء نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا. كلما نما فريقك، كلما زاد تأثير ذلك على فريقك.

نريد أن تكون إدارة ومشاركة المعرفة سهلة، ولهذا بدأنا جورو. اليوم، نحن متحمسون للإعلان عن ميزة الأسئلة والأجوبة الجديدة، التي تأخذ العملية النموذجية لطرح الأسئلة وتضيف إليها سير عمل يسمح بتخزين الإجابات تلقائيًا وتحديثها. مثل الدردشة والبريد الإلكتروني، كل ما عليك فعله هو طرح السؤال واختيار الشخص أو المجموعة التي ترغب في أن تجيب عليه. على عكس الدردشة والبريد الإلكتروني، يقوم جورو بتخزين هذا السؤال حتى يتمكن فريقك بالكامل من العثور بسهولة على الإجابة، وتذكير سير العمل بالتحقق الخبير بتحديث استجابته (التي تستغرق حوالي دقيقتين). يظل محتواك ذا صلة دون الحاجة إلى تذكر أحد للعثور على تحديث محتواه.

كل ما عليك القيام به لبدء هذه العملية هو أن تطلب من زملائك طرح أسئلتهم في جورو. ثم، عندما تصل الأسئلة إلى حدٍّ حرج، يمكنك استخدام مدير البطاقات لتنظيم المعلومات في المجموعات وتوفير تجربة مُنظّمة لموظفيك في بضع نقرات فقط. من خلال القيام بالضبط بما كنت تفعله من قبل، وهو الإجابة على أسئلة فريقك، لقد قمت ببناء قاعدة معارف يمكن لموظفيك استخدامها كمورد للإجابات والمعلومات دون مغادرة سير العمل الخاص بهم أو مقاطعة زملائهم في العمل. الآن يمكنك التوقف عن العمل على هيكل ويكي الخاص بك، والعودة إلى عملك، ومشاهدة قاعدة معارف ذات مغزى تظهر أمام عينيك.