هناك إصداران من كل كومة تكنولوجية: القائمة الطويلة من الأدوات والمنصات التي تمتلكها، والقائمة القصيرة من تلك التي تستخدمها بالفعل. مع توسع الكومات التكنولوجية وتغير القوى العاملة، قد تبدأ عدد التطبيقات الهامدة في نظام الشركة البيئي (تلك ذات التبني المنخفض أو التي ليس لها مالكين واضحين) في عدم الانتباه، لتصبح مصدر إهدار للميزانية ومخاطر أمانية. قد لا تصلح حتى عمليات الميزانية السنوية، حيث تستمر بنود الميزانية لأعداد كبيرة من المقاعد على تطبيقات غير مستخدمة بشكل كبير. مثال على ذلك: عملت سابقًا في شركة منحتني ترخيص مقعد لبرنامج تصميم لم أكن أعرف كيف أستخدمه - ولم أتعلم أبداً - فقط لأنه كان جزءًا من مجموعة أدوات التسويق القياسية.

ليس هذا للقول بأنك لا يجب أن تجمع تطبيقات جديدة في كومتك! في الواقع، عند التفكير في تطبيقات جديدة، من المحتمل أن تكسب فهمًا أفضل حول التطبيقات في إعدادك الحالي التي تُستخدم بشكل قليل وأين قد تحتاج إلى بعض الاستثمار.

دعنا نلقي نظرة على كيفية القيام بتقييم شامل لكومتك التكنولوجية، وكيف نفهم ما يوجد في القوائم القصيرة والطويلة للجميع، وكيف نملأ الفجوات.

كيفية تقييم كومتك التكنولوجية الحالية

قد تعتقد أن المكان الذي يجب أن تبدأ فيه هو من خلال النظر إلى ميزانيتك. ليس كذلك. من خلال فحص ميزانيتك أولاً، قد تصدمك البنود الكبيرة في الميزانية لتجعل منك تلغي صلاحية تطبيق يُستخدم على نطاق واسع. كما أنها لا تأخذ في الاعتبار أي تطبيقات مجانية قد يستخدمها فريقك (أو التي قد لا تزال قيد الاستخدام، ولكن لا تزال لديها حق الوصول إلى بياناتك عبر SSO).

1. أفضل طريقة لبدء تقييمك هي… أن تسأل فريقك!

هناك سبب يجعل طبيبك يسألك (أو يجب أن يسألك) لعمل قائمة بالأدوية التي تتناولها في كل مرة. قد يكون لديهم وصفات قديمة في نظامهم قد تؤدي سلبًا إلى توصية نهج جديد، ويرغبون في فهم ما تقوم به، بالضبط، لديك. لتقليل إجهاد البيانات، يمكنك أن تجعلهم يملأون نموذجًا محملاً مسبقاً بالأدوات الحالية التي تعرف أن لديهم وصولاً إليها، واطلب منهم تحديد العناصر التي يستخدمونها، ثم إضافة العناصر الأخرى التي قد لا تكون قد التقطتها.

يجب عليك أيضًا تفكيك نموذج الإدخال الخاص بك من خلال طلب الأشخاص تقييم مدى تكرار استخدامهم لكل منتج (الخيارات: أبدًا، 1-2 مرات في الشهر، تقريبًا كل أسبوع، بضع مرات في الأسبوع، كل يوم) لتحقيق أقصى فهم لقوائمهم الطويلة والقصيرة.

نصيحة احترافية: تأكد من التأكيد على أن هذه ليست تمرين "تخطي". قد لا يكون الأشخاص مستعدين للقول إنهم لا يستخدمون منتجًا من المفترض أن يستخدموه.

2. قم بإشراك فريق تكنولوجيا المعلومات الخاص بك

إذا كنت تستخدم طريقة SSO مثل جوجل التي تسمح للأشخاص تسجيل الدخول إلى التطبيقات دون المرور بعملية إعداد حساب محلي، يجب أن يكون لدى فريق تكنولوجيا المعلومات لديك رؤية واضحة حول التطبيقات التي هم، ومدى تكرار الوصول إليها. لا يتيح لك فقط فهمًا كاملًا للاستخدام، ولكنه قد يساعدك كذلك في تحديد أي مخاطر أمانية محتملة.

3. انظر إلى بيانات الاستخدام داخل المنتج

إذا كان للمنتج بيانات استخدام، اسحبها! إذا لم تتمكن من العثور على لوحة التحكم، اسأل فريق الدعم إذا كان بإمكانك الحصول على نسخة. فبعد كل شيء، بيانات الموضوعية، بينما يكون التقرير الشخصي ذاتيًا.

4. انظر إلى الميزانية

الآن حان الوقت لتقييم ميزانيتك. مع كل بيانات فريقك المبلغ عنها ذاتيًا، وبيانات استخدام SSO، وبيانات الاستخدام داخل المنتج، يمكنك (أ) مطابقتها مع البنود في الميزانية و(ب) تحديد ما إذا كانت هذه البند من الميزانية استثمار جيد. ولكن حتى ذلك الأمر أكثر تعقيدًا مما قد يبدو في البداية.

إذا كنت تنفق 30 دولارًا لكل مقعد شهريًا على منتج يستخدمه 10 من أصل 100 موظف، قد تكون ميالًا إلى التخلص من الإنفاق تلقائيًا. لكن إليك ما يجب عليك فعلاً أن تأخذه في الاعتبار:

• لماذا اشترينا هذا المنتج في المقام الأول؟
• من المسؤول عنه داخليًا؟
• هل اشترينا عددًا كبيرًا جدًا من المقاعد؟ (أي هل يستخدم الأشخاص الذين يستخدمونه بكثرة؟)
• هل نحتاج ببساطة إلى إعادة تدريب المستخدمين على القيمة؟

إليك رسم بياني مفيد للقرارات:

ماذا يجب أن تأخذه في الاعتبار عند شراء أداة أو منصة جديدة

الآن بعد أن فهمت ما الذي يستخدمه فريقك فعلاً، يجب أن تفكر في أين قد تكون الفجوات. إذا كان لديك، على سبيل المثال، ويكي مضمن كجزء من حزمة أكبر، لكن لا أحد يستخدمه - حتى بعد إعادة التدريب - قد ترغب في التفكير في إضافة منصة جديدة لمشاركة المعرفة.

عندما تقدم الكثير من البائعين ميزات مماثلة، كيف يمكنك تحديد ما إذا كنت تقوم باستثمار فعال وليس ببساطة إضافة تطبيق لمجرد إضافة تطبيق؟ اسأل البائع دائمًا ما هي مقاييس التبني اليومية والشهرية لديهم بعد الإطلاق الأولي.

لماذا يهم ذلك؟ مع أي تطبيق جديد، سيكون هناك فترة حماس حيث يشتري فريقك في فائدته. ومع ذلك، بعد تلك الضجة الأولية، قد تبدأ في رؤية استخدام متناقص (حتى يصبح مجرد أحد تلك الأدوات التي يجب عليك تمريرها عبر مخطط قرار الاحتفاظ/ الإلغاء الخاص بك). من خلال معرفة المتوسط اليومي والشهري طويل الأمد، ستتمكن من فهم ما إذا كانت الشركات الأخرى قد شهدت عائدًا حقيقيًا على الاستثمار - و لديك مقاييس يمكنك الحكم بموجبها على نجاح شركتك الخاصة.

الكفاءة هي تمرين مستمر

أخيرًا، أنت تعرف هذا: تحسين كومتك التكنولوجية هو ليس تمرينًا مرة واحدة. ما يعمل لفريقك الآن قد لا يعمل لهم في المستقبل بسبب النمو، والتقليص، وظروف السوق، أو التغييرات في الاستراتيجية.

ومع ذلك، من غير العملي أن تمر بهذا النوع من العمليات كل شهر! لذا، قم بذلك فقط بعد حدوث حدث مثير (مثل تلك المذكورة أعلاه)، وفي بداية دورتك للميزانية السنوية.

هل لديك أي أفكار أخرى حول كيفية إنشاء كومة تكنولوجية فعالة؟ علق أدناه أو أرسل لنا نصائحك على تويتر.