مرحبًا بك في Guru! هذه التدوينة عبارة عن دليل تكتيكي خطوة بخطوة للحصول على أول مجموعة من المعرفة الأساسية للشركة تم توثيقها ومشاركتها باستخدام Guru.

بغض النظر عن مدى حجم شركتك، هناك العديد من الأشياء الأساسية التي يجب أن يعرفها كل فرد في فريقك. تريد التأكد من أن الجميع في شركتك يمثلونك ويمثلون شركتك بأفضل طريقة، وبشكل مستمر!

هذا ليس مفيدًا فقط للموظفين الجدد الذين تنضم إليهم، بل هو رائع أيضًا لأعضاء الفريق الذين كانوا معك منذ البداية، لأن هذه المعلومات ستتغير كثيرًا والآن لديك طريقة بسيطة لإبقاء الجميع على نفس الصفحة مع حل مدمج في سير عملهم.

الخطوة 1. إنشئ بطاقاتك

لنبدأ بوضع أول مجموعة من البطاقات. هنا بعض التوصيات لمجموعة أساسية من البطاقات التي يجب عليك إنشاؤها ومشاركتها مع فريقك.

عرض شركتك

إذا كنت قد شاركت في عملية الانضمام لدينا، قد يكون لديك هذا بالفعل. نقطة إضافية لك. إذا لم يكن الأمر كذلك، كيف تصف شركتك في بضع جمل؟ نوصي باستخدام نغمة محادثة هنا، فكر في الوقت الذي يتحدث فيه شخص ما في فريقك في حدث أو يتحدث عن شركتك لعميل محتمل.

إحصائيات الشركة الأساسية (خارجي)

المؤشرات الأساسية التي يجب على فريقك comunicar لأشخاص خارج مؤسستك، مثل عدد العملاء، عدد المستخدمين، عدد الشركاء، عدد الدول التي تم نشر منتجك فيها، كلها أمثلة جيدة لنقاط القيمة الأساسية. الاتساق هو المفتاح هنا حيث تتغير هذه الأرقام طوال الوقت، ويمكن أن يكون محرجًا إذا (1) تحدث عضوين في فريقك عن هذا للشخص نفسه بشكل مختلف، أو (2) استخدمت أرقام قديمة، لأن الناس سيفترضون أن شركتك لا تحقق تقدمًا!

إحصائيات الشركة الأساسية (داخلي)

المؤشرات الأساسية التي تريد لفريقك معرفتها، ولكن لا تشاركها خارج الشركة. الأهداف القادمة الرئيسية للشركة، الأداء المالي، إلخ. لاحظ التناقض هنا، من خلال الإشارة صراحةً إلى أن هذه الإحصائيات داخلية مقابل خارجية، فإنك تحدد بوضوح لفريقك ما يمكنهم مشاركته بأمان في العلن، وما تريد أن يعرفه الجميع ولكن يعتبر سريًا.

بطاقات المنتج

يجب إنشاء المجموعة التالية من البطاقات لكل منتج تبيعه شركتك.

• عرض المنتج: كيف تصف منتجك في بضع جمل رئيسية. إذا كان لديك منتج واحد فقط، قد يتم تغطيته في بطاقة عرض الشركة أعلاه.
• ما الجديد في [اسم المنتج]: صف بإيجاز بعض النقاط البارزة من الإصدار الأخير الخاص بك ولماذا تعتبر هذه الأمور رائعة. هذا سيتغير طوال الوقت، حيث أن هناك دائمًا أشياء جديدة حول منتجاتك، لذا هذه وسيلة رائعة لإبقاء هذه الرسالة مركزية، والتأكد من أن فريقك يعرف دائمًا مكان البحث للحصول على أحدث المعلومات.
• من يستخدم [اسم المنتج]: قدم ملخصًا لأبرز العملاء (2-3) وما المشاكل التي يحلها منتجك لهم.
• خريطة الطريق الموجهة نحو العملاء: ما هي مجموعة الأشياء المُعتمدة من الشركة التي يمكنك التحدث عنها عند التواجد في الميدان عند الحديث مع العملاء؟ قم بتضمين الميزة القادمة، لماذا هي رائعة، ومتى ستصدر. سنتناول أدناه كيفية التأكد من أن الشخص المناسب "يوافق" على هذا التاريخ بحيث لا تتجاوز فريق الهندسة الخاص بك!
• خريطة الطريق الداخلية: مشابهة لبطاقة إحصائيات الشركة أعلاه، يمكنك إنشاء نسخة داخلية من خريطة الطريق بحيث يعرف الجميع ماذا سيأتي، لكن يمكنك أن توضح أنه لا ينبغي لأحد الحديث عن هذه الأمور خارج الشركة. هذا مهم إذا كنت تخطط لدفع إعلامي كبير لإصدارك الجديد ولا تريد أن تختلس القصة.

[شركتك] في الأخبار - ما تحتاج إلى معرفته

مع نمو شركتك، سيبدأ الناس في الكتابة/التغريد/المنشورات عنك. سيُسأل فريقك عن هذه الأخبار. بغض النظر عما إذا كان التغطية جيدة أم سيئة، ماذا تريد لفريقك أن يقول؟ قدّم نقاط حديث واضحة هنا، وقم بتحديث البطاقة مع مرور الوقت مع استمرار إصدار أخبار جديدة عن شركتك.

ماذا لو لم أكن أعرف ما الذي يجب أن أضعه في هذه البطاقات؟

العديد من هذه البطاقات ستكون أشياء تأتي "من الأعلى"، مباشرة من المؤسسين، أو من الرئيس التنفيذي، أو نواب الرئيس. إذا لم تكن من هؤلاء الأشخاص، أو لم تكن متأكدًا مما يجب قوله، قم بتحديد موعد مع القائد الصحيح لمعرفة ذلك. هذه وسيلة رائعة للحصول على بعض الوقت الشخصي مع هؤلاء القادة، و100% منهم سيكونون سعداء بأن شخصًا في الفريق يهتم بما يكفي عن هذه المواضيع الحيوية لدرجة أنه يأخذ وقتًا لتوثيقها ومساعدتها على المشاركة مع الفريق. إحدى الطرق للتعبير عن طلبك هي أن تقول:

"مرحبًا XYZ، نحن نقيم منتجًا يسمى Guru الذي يتيح لنا توثيق المعرفة الأساسية للشركة بسهولة ومشاركتها مع فريقنا والبقاء على اطلاع مع نمو شركتنا وتطورها. كنت أتساءل عما إذا كان بإمكاني طرح بعض الأسئلة التي يمكنني استخدامها لبدء هذه العملية."

حتى لو لم يعمل Guru لفريقك، فإن توثيق هذه المعلومات لا يزال ذا قيمة كبيرة لشركتك.

الخطوة 2. قم بإعداد المدققين لديك

كل بطاقة في Guru لديها مدقق. عندما يفتح أحد أفراد فريقك بطاقة في Guru، يكون واضحًا جدًا (1) من هو المدقق الذي يتحقق من المعلومات التي ينظرون إليها، و(2) إذا كانت البطاقة قديمة أم محدثة. هذا يقضي على المشكلة التي تواجهها الشركات اليوم عندما يحاولون توثيق هذه المعلومات في وثائق أو رسائل إلكترونية قديمة. تستخرجها عند الحاجة (إذا استطعت العثور عليها) لكن ليس لديك وسيلة لمعرفة ما إذا كانت لا تزال صحيحة.

التحقق من المعلومات يحل هذه المشكلة. بالنسبة لكل بطاقة أنشأتها، فكر في من يجب أن يتحقق منها من فريقك. إذا سحب أحد أعضاء الفريق بطاقتك الجديدة اللامعة للمخطط، من سيرغبون في رؤيته كمدقق حتى يثقوا بأنها المخطط الصحيح والأحدث؟ اجعل هذا الشخص هو المدقق. استنادًا إلى البطاقة المعينة، قرر مدى تكرار إعادة التحقق منها. للبقاء مع مثال المخطط، إذا كنت تقوم بإصدار المنتجات كل ثلاثة أشهر، قم بتعيين فترة التحقق لتكون 3 أشهر. أنت الآن على الطيار الآلي؛ لم تعد بحاجة لتذكر البحث عن ذلك الوثيقة القديمة المتهالكة، سيقوم Guru بتذكيرك تلقائيًا.

الخطوة 3. قم بإنشاء أول لوحة لك

الآن بعد أن تم وضع هذه البطاقات، نظمها على لوحة. أعط اللوحة اسمًا واضحًا مثل "حقائق رئيسية حول [شركتنا]". اللوحات متجاوبة، لذلك بعد إنشائها، خذ عنوان URL للوحة واطلب من فريقك وضع إشارة مرجعية عليها. تم تصميم البطاقات بشكل أساسي لتناسب الشاشات بجميع الأحجام، لذا لديك الآن إمكانية الوصول إلى كل هذه المعلومات الأساسية في أي مكان تذهب إليه.

الخطوة 4. إيصال التغييرات

حسنًا، الآن بعد أن قمنا بإعداد كل هذا، ماذا يحدث عندما يحدث تغيير؟ كما ذكرت أعلاه، سيتحقق Guru تلقائيًا مع خبرائك لضمان بقاء جميع بطاقاتك دقيقة، وعندما تحتاج إلى إجراء تغيير، إليك طريقتين لإعلام فريقك بسهولة:

استخدم تعليقًا. اكتب تعليقًا لإعلام الفريق بالكامل بخطوة واحدة. افتح البطاقة التي حدث بها تغيير، وانقر على زر التعليق. عند كتابة التعليق، @اذكر الفريق بالكامل لإبلاغهم بالأخبار، مثل هذا:

"مرحبًا @الفريق، إليكم أحدث خريطة طريق موجهة للعملاء. إذا كانت لديك أسئلة، فلا تتردد في التعليق على هذه البطاقة وسأكون سعيدًا بالإجابة!"

عند نشر هذا التعليق، سيتلقى فريقك بأكمله بريدًا إلكترونيًا يحتوي على هذه الرسالة ورابطًا إلى بطاقة Guru.

استخدم رابطًا. أرسل رابطًا إلى البطاقة في تطبيق المراسلة المفضل لديك. إذا كانت لديك الفريق قد استقر على تطبيق مراسلة مثل Slack، Chatter، HipChat، إلخ، فقط احصل على رابط البطاقة من خلال النقر على زر الزائد على البطاقة واختيار رابط المشاركة. الآن يمكنك لصق هذا الرابط في تطبيق المراسلة الخاص بك ويمكن لفريقك النقر على هذا الرابط لفتح البطاقة.

ما هي الخطوة التالية؟

تهانينا! لقد جعلت شركتك الآن في نفس الصفحة. بغض النظر عن مدى كبر أو سرعة أو تكرار نمو شركتك أو تغيرها، لديك الآن مكان مركزي يعرف الجميع أن ينظر إليه ويثق بأن ما يقرؤونه دقيق!

لقد وضعت الآن الأساس لمجموعتك التالية من المحتوى في Guru. اعتبر هذه البطاقات "الدليل الأساسي" لمعرفتك في الشركة. تحت كل بطاقة، يمكنك التوسع والدخول في تفاصيل محددة بالفريق. بالنسبة لفرق المبيعات بشكل خاص، إليك بعض المواضيع الرائعة التي نوصي بإعدادها:

كيفية إعداد وضع تنافسي باستخدام Guru

كيفية توثيق عملية البيع والرسائل باستخدام Guru

نحن هنا للمساعدة!

تحتاج إلى بعض المساعدة بشأن ما يجب إنشاءه؟ تريد المساعدة في نقل المحتوى القديم إلى Guru؟ تريد نصيحة حول كيفية تصميم المحتوى الخاص بك بشكل أفضل في Guru؟ نحن هنا من أجلك. ما عليك سوى النقر على زر المساعدة في Guru للتواصل معنا في أي وقت أو كتب لنا على info@getguru.com وسنجعلك تبدأ على الفور!