The Expert Guide to Writing a Change Management Plan
تنفيذ التغيير في العمل يمكن أن يكون...تحديًا على الأقل. سواء كنت تواجه ثقافة مقاومة للتغيير أو تكافح لإنشاء التأييد، فإن توفر الأدوات والمستندات المناسبة يمكن أن يساعد كثيرًا جهود إدارة التغيير لديك.
هل تواجه مشكلة في العثور على النموذج الصحيح لخططك؟ أنت على الطريق الصحيح إذا كنت تبحث عن نماذج ومستندات يمكنك استخدامها، لكن لا يجب أن تتوقف عند نموذج واحد فقط.
يتضمن خطة شاملة لإدارة التغيير عدة مكونات مختلفة ستحتاج إلى اهتمامها الخاص.
سنقدم لك كل ما تحتاجه لإنشاء أفضل استراتيجية لإدارة التغيير ممكنة.
لم نكن نمزح عندما قلنا إن هذا سيكون دليل الخبراء لإدارة التغيير. استمر في القراءة لتتعرف على السبب الذي يجعلك تحتاج إلى خطة إدارة التغيير وماذا يجب أن تتضمن، واحصل على العديد من نماذج خطط إدارة التغيير المجانية وبطاقات Guru لمساعدتك في ذلك.
مصطلحات عملية إدارة التغيير
قبل أن نت Dive في جوهر منشورنا، دعونا نتحدث قليلاً عن المصطلحات. إذا كنت تريد أن تتفوق في إدارة التغيير وتقدم حجة قوية للتغييرات التي اقترحتها، ستحتاج إلى تعلم المصطلحات. إليك بعض المصطلحات التي ترغب في التأكد من فهمها:
لماذا تحتاج إلى خطة إدارة تغيير
من أجل أن يحدث تغيير تنظيمي بنجاح، يجب أن تتجمع العديد من الأمور. ستحتاج إلى تأييد من القيادة، ومساعدة من فرق أخرى، وجدول زمني معقول لإنجاز كل شيء.
ستكون خطة إدارة التغيير الخاصة بك هي الأداة الأساسية التي تستخدمها للمساعدة في إدارة عملية التغيير بأكملها. يمكن أن تساعدك خطة مكتوبة جيدًا على فهم ميزانيتك، وجدولك الزمني، والتواصل، وتدفق العمل، والنطاق العام، والموارد المتاحة.
عندما يكون لديك خطة مدروسة جيدًا، يمكنك المساعدة في تقليل وتأمين تأثير التغيير المقترح. من الضروري أن تضع في اعتبارك أن أي تغيير لديه القدرة على تعطيل العمل. بدلاً من محاولة القيام بكل شيء دفعة واحدة، يمكن أن تسمح لك استراتيجية إدارة التغيير بإطلاق تغييرات صغيرة ومتزايدة يمكن أن تتيح لك الوصول إلى هدفك النهائي دون التسبب في احتكاك كبير.
امتلاك خطة مكتوبة رسمية يمنحك أيضًا مساحة لتبني نهج مرن تجاه إدارة التغيير. عندما تكون في مرحلة التخطيط، قد يبدو كل ما تفعله مثاليًا، لكن في النهاية، تنتقل جميع خططك من كونها مثالية إلى الواقعية. عندما يكون لديك خطة إدارة تغيير على الأرض، يمكنك إجراء تغييرات وتعديلات كما هو مطلوب.
كيف تكتب خطة إدارة تغيير؟
قد تكون كل خطة إدارة تغيير فريدة، ولكنها تحتوي على بعض العناصر الأساسية الحاسمة. عند تجميع خطتك، تذكر أن تأخذ هذه الأمور الأساسية في الاعتبار.
أظهر الحاجة إلى التغيير
لا تفترض أن الجميع يعرفون أن الأمور بحاجة إلى تغيير (حتى لو كنت تعتقد أنها واضحة للغاية). قد يعتقد بعض الناس أن الأمور تسير بشكل جيد كما هي، وقد لا يكون الآخرون متورطين بما فيه الكفاية لفهم سبب ضغطك بقوة لإحداث تغيير.
عندما تُظهر حاجتك إلى التغيير، ستمنح أصحاب المصلحة الرئيسيين لديك فهمًا واضحًا لسبب وجوب استثمارهم في الوقت / المال / قوة العمل في ما تقترحه.
هذا يجعل من الأسهل إنشاء التأييد وتقليل مقاومة التغيير.
تعميق أي بيانات يمكنك العثور عليها لدعم التغيير المقترح، سواء كانت تأتي من مصادر داخلية أو خارجية (من الأفضل حتى إذا كنت تستطيع العثور على كليهما). فكر في ما يحفز أصحاب المصلحة لديك أكثر وابحث عن نقاط بيانات تجذبهم لجعل قضيتك أكثر قوة.
أعلن بوضوح عن الفوائد التي يمكن أن يجلبها التغيير للمنظمة. يمكن أن تكون الخطط والاقتراحات التي يمكنك ربطها بأهداف الشركة العامة مميزة لدى السلطات المعنية.
افهم نطاقك
عندما يفكر معظم الناس في نطاق المشروع، فإنهم يعتبرون مقدار الوقت الذي ستستغرقه الأمور. بينما من المهم التفكير في جدول زمني معقول لمشروعك، فذلك مجرد الأساس لما ينبغي أن يكون.
نادراً ما تؤثر الأمور على فرد واحد فقط أو حتى فريق أو قسم واحد.
كل ما تفعله مترابط في العمل، لذا يجب أخذ احتياجات الآخرين في الاعتبار في عملية إدارة التغيير.
خذ الوقت للتفكير فيما سيتأثر بالتغييرات المقترحة.
هل تواجه مشكلة في تحديد نطاقك؟ اسأل نفسك هذه الأسئلة:
- أي الفرق والأفراد سيتأثرون أكثر بالتغييرات المقترحة؟
- ما السياسات التي ستتأثر بالتغييرات التي أجريناها؟
- هل ستحتاج أدوار العمل إلى التغيير لجعل تغييرتي فعالة قدر الإمكان؟
- هل يجب أخذ التغييرات في الهيكل التنظيمي في الاعتبار؟
حدد الأشخاص الرئيسيين
من الصعب (إن لم يكن مستحيلاً) أن يقوم شخص واحد بإحداث تغييرات في العمل. ستحتاج إلى الكثير من المساعدة إذا كنت تريد رؤية خططك تتحقق، ومعظم ذلك سوف يأتي من أصحاب المصلحة لديك وفريق إدارة التغيير.
تذكر: أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق هما شيئان مختلفان للغاية.
يمكن أن يكون أصحاب المصلحة لديك مستثمرين جدًا في نتائج مشروعك. قد يكونون مستثمرين، أو موظفين من مستوى C، أو مدراء، لكنهم لن يقوموا بالكثير من العمل إن كان هناك أي عمل. سيكون أعضاء فريق إدارة التغيير هم الأشخاص الذين يتعاملون مع الكثير مما يتعين القيام به لجعل التغييرات تحدث.
عند التفكير في أعضاء الفريق لديك، لا تفكر فقط في الأشخاص الذين سيقومون بأعمال الإنتاج. اعتبر بدء مجلس استشاري للتغيير مسؤول عن الإشراف على العمل وتقديم الموافقات والإرشادات عند الحاجة.
تحديد الميزانيات والمعالم
يُقدّر أن حوالي 70% من التغييرات تفشل لأن الناس إما لا يعتقدون أن الجهد يستحق ذلك أو يظنون أن الأمور تعمل. أحد أسهل الطرق لتجنب الوقوع في هذا الفخ هو تحديد معالم وميزانيات واضحة جدًا.
نفهم أن التغيير لا يمكن أن يأتي من فراغ.
سواء كنت تستثمر أموالًا، أو وقتًا، أو مجهودًا من أشخاص آخرين، تأكد من وضع ميزانية واقعية لكل ذلك. يجب أن تحتوي الميزانية الجيدة على بعض الهامش للتأكد من أن الأمور يمكن أن تسير بسلاسة في حالة الحاجة إلى إجراء تغييرات مستقبلية.
يمكن اعتبار المعالم نقاط تحقق صغيرة في رحلتك نحو التغيير، ولكن إذا كنت تريد تحقيق أقصى استفادة منها، فإن عامل كل واحدة كنوع من التحقق هو الأمر المثالي. إن موعد اقتراب المعلم هو وقت رائع لإعادة تقييم خططك والتأكد من أن الأمور لا تزال تعمل لفريقك.
حدد خطة التواصل الخاصة بك
التواصل الواضح والمستمر هو مفتاح أي خطة لإدارة التغيير. عندما تأخذ نهجًا استراتيجيًا في الاتصالات، فإنك تفعل الكثير للحفاظ على تركيز الأشخاص وتعزيز الثقة. أنت لا تعمل في الظلام أو تحاول إخفاء تقدمك؛ بل تسعى لتكون مرئيًا ومتاحة في كل خطوة على الطريق.
أنشئ فرصًا للناس لطرح الأسئلة وكن واضحًا بشأن المعلومات التي يمكنك مشاركتها وما يجب الانتظار حتى موعد لاحق. حدد نغمة إيجابية للمحادثات، ولا تخف من التصدي للأسئلة الصعبة. حتى إذا واجهت مشكلة أو كان عليك إعادة تقييم خططك، فإن الانفتاح والصدق بشأن ما يحدث يمكن أن يساعد في الحفاظ على الدعم.
ماذا تحتاج كل خطة إدارة التغيير للنجاح؟
تحتوي كل خطة إدارة التغيير على سلسلة من العناصر الأصغر، ولعب التوثيق الصحيح دورًا حاسمًا في الحفاظ على كل شيء معًا. إذا كنت مستعدًا لتحقيق خططك، يمكننا أن نقدم لك بعض الإشارات إلى ما تحتاج إلى تضمينه بل وقد نقدم لك بعض النماذج لمساعدتك على طول الطريق.
خطة اتصالات إدارة التغيير
إذا كنت تريد أن تنجح خطة إدارة التغيير الخاصة بك، فسيتعين عليك إنشاء التأييد من أصحاب المصلحة الرئيسيين في شركتك. هنا تأتي خطة اتصالات إدارة التغيير في متناول اليد.
خارطة طريق إدارة التغيير
التوقيت هو كل شيء عندما تقوم بإنشاء خطة إدارة التغيير. تخطيط الجدول الزمني يساعد في إبقاء فريقك على المسار الصحيح للوصول إلى معالم معينة ويساعد أيضًا في وضع التوقعات حول وتيرة عملك.
أدوار إدارة التغيير الواضحة
تعريف الأدوار ضرورة في إدارة التغيير الفعالة. توزيع الأدوار يساعد على إضافة الهيكل لعملك ويساعد على ضمان أن يتم إنجاز أهم الأعمال في مشروعك.
من سيتولى تحديث الوثائق حول الأعمال التي تقوم بها؟ هل لديك مصمم أو مطور معين في هذا المشروع؟ من سيتولى الحفاظ على تدفق التواصل مع أصحاب المصلحة؟
هل تواجه مشكلة في تفويض الأدوار؟ أحيانًا لا يزال الأمر يتطلب منك. لا تتردد في فتح المجال أمام أعضاء الفريق لمعرفة ما إذا كان أحدهم يريد تولي مهمة.
مجلس التحكم في التغيير
حان الوقت للتفكير في الأشخاص الرئيسيين الذين سيتولون توجيه المشروع. تذكر، قد يكون لديك مجموعة كبيرة من الأشخاص يعملون في مشروعك، لكنك ستحتاج إلى شخص "محدد" لبعض المهام. سيتولى المسؤولية عن أي تغييرات وقرارات deviating عن خطتك الأصلية.
عملية إدارة التغيير المحددة
الآنDespués de أن تكون لديك فكرة واضحة عما ترغب في تحقيقه ورؤية في فريقك ومجلس الإدارة، يمكنك أخيرًا الغوص في العملية. هنا ستوضح ما يجب أن يحدث لتحريك تغييرك للأمام. تعتبر هذه واحدة من أهم أجزاء عمل إدارة التغيير، ولحسن حظك، لدينا دليل يمكن أن يساعد. تعرف على المزيد حول تعريف عملية إدارة التغيير.
أدوات إدارة التغيير
ليس هناك خطأ في وجود أدوات متعددة في حزمة التقنية الخاصة بك عندما تكون عميقًا في عملية إدارة التغيير. فقط تأكد من أن الجميع واضح بشأن الأدوات التي ستستخدمها.
لا يمكنك أن يكون لديك مصممك الرئيسي يعمل في Figma عندما لا يزال معظم الناس في الإنتاج يعملون في Adobe. تأكد من أن الجميع متوافق مع الأدوات الصحيحة قبل أن تتعمق في عمل إدارة التغيير.
خطة تحليل إدارة التغيير
تم تنفيذ خطة إدارة التغيير الممتازة لديك، والآن تحتاج إلى التحقق مما إذا كنت قد أجريت التغييرات الصحيحة. هنا تأتي خطة تحليل إدارة التغيير. حدد المقاييس التي ستقيسها لتحديد النجاح وحدد الأهداف التي تحتاج إلى تحقيقها.
موارد إدارة التغيير الإضافية
لقد ذكرنا للتو بعض الأشياء الأساسية التي يجب توفرها في خطط إدارة التغيير. لقد قدمنا لك ما تحتاج إلى إدخاله للتغيير، ولكن اعتمادًا على نضج شركتك وصناعتك، قد تحتاج إلى مزيد من المساعدة.
إذا كنت ترغب في عبور جميع حرفى T ونقطى على I، فقد ترغب في النظر في إضافة هذه الوثائق إلى خطة إدارة التغيير الخاصة بك بشكل عام:
خطة تدريب إدارة التغيير
هناك فرق بين معرفة أن تغيير قد قادم واستعدادك للتعامل مع هذا التغيير. أزل تخمين أي تغييرات أجريتها وقدم للناس توجيهًا واضحًا حول كيفية المضي قدمًا.
قالب موارد إدارة التغيير
ماذا يجب أن أفعل إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغيير في العملية الجديدة؟
كيف أضمن أنني أستخدم كل شيء بالطريقة الصحيحة؟
قدم للناس الأجوبة التي يحتاجونها إلى الأسئلة قبل حتى أن يحتاجوا إلى طرحها مع دليل الموارد. تضمين وثائق إضافية مفيدة، وإرشادات ضرورية، ومعلومات عمن يجب الاتصال به إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المساعدة.
نموذج طلب التغيير
هل تحتاج إلى إجراء تغييرات على عملية معينة؟ هل لدى شخص في فريق آخر اقتراح رائع لعمليات جديدة؟ اطلب من الناس تقديم نموذج طلب التغيير حتى تظل اقتراحاتهم في نطاق رؤيتك.
سجل أوامر التغيير
لا تدع التغييرات تتم في الظلام أو بدون سياق. يمكن أن يُظهر سجل إدارة التغيير المناسب لك العمل المهم الذي قام به فريقك بالفعل لتنفيذ التغيير ويمكن أن يمنحك نظرة عن سبب إجراء تغييرات معينة.
هل تريد طريقة سهلة للوصول إلى جميع القوالب المجانية في هذا المنشور؟ شاهد كل شيء في بطاقة مفيدة واحدة!
