أسوأ لحظة في العمل في قسم منعزل هي أن تدرك أنك تعمل في قسم منعزل.
في وظيفتي الأولى، أتذكر أنني كنت أقلب بدقة من خلال مسودة تقرير محدد جداً. أمضيت ساعات في تعديل وتحديث الرسوم البيانية فقط لأدرك لاحقاً في الأسبوع أن كل ذلك كان بلا جدوى. كنت أعمل في نسخة قديمة لم يتم تحديثها بعد على محرك القسم.
لست وحدي في معاناتي مع هذا النوع من الإحباط. يتضح أن الفرق تفقد ما يصل إلى 20 ساعة في الشهر بسبب الأقسام المعلوماتية. لقد زاد مشكلة الأقسام المعلوماتية فقط مع تحول أماكن العمل بين النماذج المكتبية والبعيدة والمختلطة في السنوات الأخيرة. لا عجب، أنه من الأسهل بكثير أن تضيع في الأقسام عندما لا تعمل في نفس المساحة الفيزيائية مثل زملائك.
الأقسام المعلوماتية
لنبدأ بما نعنيه عندما نقول الأقسام المعلوماتية. ببساطة، تحدث الأقسام المعلوماتية عندما لا تتشارك الفرق ضمن منظمة المعلومات والعمليات مع بعضها البعض. عادة ما تبدأ الأقسام صغيرة وتكبر مع نمو المنظمات، مما يعيق التعاون.
فلماذا تتشكل الأقسام في المنظمات؟
أسباب الأقسام
تقريباً جميع المنظمات لديها أقسام، وعادة ما تكون غير مقصودة. لا توجد سبب واحد لتشكل الأقسام، ولكن بعض الأسباب الشائعة لنقص الشفافية تشمل:
أولويات مختلفة
عندما تكون للمجموعات داخل المنظمات أولويات مختلفة (أو أسوأ، متنافسة)، لا تتدفق المعلومات والعمليات بسلاسة. بالطبع، لكل فريق أهدافه الخاصة، لكن الثقافة الشفافة يجب أن تساعد الفريق في محاذاة الأولويات عبر المجموعات.
الوضع الراهن
الكسل هو قوة قوية. تواجه المنظمات صعوبات غالبًا عندما تحتاج العمليات المتأصلة إلى التحول لتلبية التغييرات.
سياسة الشركة
غالبًا ما تحتوي المنظمات الكبيرة على شبكة معقدة من العلاقات بين مختلف المجموعات. قد لا تتدفق المعلومات والعمليات بسهولة بسبب الشخصيات في مكان العمل.
الجغرافيا والثقافة
تتوزع الفرق بشكل متزايد عبر العالم وتتكون من أفراد بخلفيات ثقافية متنوعة. يمكن أن تسهم الاختلافات في التوقيت، وكفاءة اللغة، وعوامل أخرى في أماكن العمل المنعزلة.
نقص الأمان النفسي
الثقة هي عنصر أساسي في كيفية التعاون بشكل فعال مع الزملاء. عندما تشعر الفرق أنها قادرة على تقديم أفكار محفوفة بالمخاطر إلى الطاولة والتجربة بدعم من فريقها، فإن الابتكار يزدهر. عندما لا يكون الوضع كذلك، تنهار الاتصالات، ويمكن أن تتشكل الأقسام.
الأنظمة غير الفعالة
يمكن أن تحدث التقنيات والعمليات الصحيحة فرقًا كبيرًا من حيث الشفافية. استخدام الأنظمة الخاطئة يمكن أن يقدم احتكاك غير ضروري لمشاركة المعلومات والعمل بشكل تعاوني.
تكاليف الأقسام
للأسف، لا تُهدر الأقسام الوقت فحسب. يمكن أن يسبب تأثير الأقسام في المنظمات مشاكل كبيرة.
بعض الأقسام واضحة. بالنسبة للبقية، سترغب في القيام ببعض التحقيق. لمساعدتك على فهم الأماكن التي تنهار فيها الاتصالات والتعاون، تأمل في الاستطلاعات والمقابلات.
هناك بعض أنواع الاستطلاعات التي يمكن أن تساعدك على فهم الأقسام المعلوماتية عبر الفرق. أولاً، انظر في استخدام استطلاع مشاركة الموظفين. هذا النوع من الاستطلاع سيساعدك في تحديد الموظفين الذين يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بفريقهم والشركة، وكذلك الموظفين الذين يشعرون بأنهم أكثر عزلة.
بالمثل، يمكنك أيضًا صياغة استطلاع بأسئلة تتعلق بالتواصل والتعاون لتحديد القضايا. نوع آخر من الاستطلاعات المفيدة هو استطلاع النبض. تُرسل استطلاعات النبض بشكل متكرر ومنتظم وغالبًا ما تحدد مشاكل الأقسام قبل أن تبدأ في التسبب في المشاكل.
بالإضافة إلى الاستطلاعات، اعتبر إجراء مقابلات الخروج ومقابلات البقاء مع الموظفين. يجب أن توضح مقابلات الخروج الأسباب وراء ترك الموظفين وما الجزء من التنقل الناجم عن الأقسام المعلوماتية. من ناحية أخرى، تعتبر مقابلات البقاء مناقشات مع الموظفين الذين قضوا فترة زمنية كبيرة مع الشركة ويمكن أن توضح أين ينجح التعاون بين الأقران تكون.
استراتيجيات لتفكيك الأقسام وتقديم تعاون فعال
بمجرد تحديد مكان وجود الأقسام المعلوماتية في فريقك، حان الوقت للبدء في تفكيك تلك الأقسام واستبدالها بأساس من الشفافية. إليك بعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك على تحسين الاتصالات والتعاون عبر فريقك.
محاذاة الأهداف والقيم
يتطلب الحصول على مجموعات مختلفة للعمل معًا بشكل فعال التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة من حيث أهداف الشركة والقيم. يبدأ ذلك مع القيادة. تأكد من أن الجميع يفهم المهمة الخاصة بالشركة ويعرف كيف تناسب أعمالهم الصورة الأكبر.
من ثم، حدد أهداف الفرق الفردية، وضعها في سياق مهمات الشركة وكذلك أهداف الفرق الأخرى. كرر هذه الأهداف والقيم بانتظام، سواء كان ذلك أثناء الاجتماعات العامة.
التوجه نحو الإفراط في التواصل
من المفاجئ أن يكون من الصعب في الواقع التواصل بشكل مفرط في بيئة عمل، خاصةً عند القيام بذلك عن بُعد. إنه أكثر شيوعًا أن يشعر الأشخاص أنهم يتم تركهم خارج الحلقة.
إذا كنت قلقًا بشأن إغراق فريقك بمعلومات زائدة، فكر فيما إذا كنت تقدم رسالة واضحة وموجزة، ثم قدم الفرص للناس لمعرفة المزيد بطريقة تناسب الجميع.
قاعدة جيدة هي التواصل أكثر، وليس أقل. عند الشك، انحُ نحو الإفراط في التواصل. سيدعو فريقك شكرًا لك على ذلك على المدى الطويل.
تشجيع التجريب من خلال المشاركة
محاولة شيء جديد يمكن أن يكون مخيفًا، خاصةً إذا كان شيئًا قد يفشل. ومع ذلك، تحتاج الفرق الابتكارية إلى الشعور بالراحة في اتخاذ المخاطر.
إحدى الطرق لتشجيع التجريب هي إنشاء بيئة حيث يمكن للفرق مشاركة تجاربهم مع بعضها البعض، سواء كانت مساحة فعلية مثل مختبر أو ورشة عمل، أو مساحة رقمية مثل مدونة أو موقع إنترانت الموظفين. من خلال التجربة بطريقة شفافة، يمكن للفرق أن تتعلم من نجاحات وإخفاقات بعضها البعض، وتشعر بمزيد من الراحة في اتخاذ المخاطر المستقبلية مع العلم أنها لديها نظام دعم للعودة إليه.
تشجيع أنشطة بناء الفريق
إنشاء علاقات عمل إيجابية أمر أساسي للتعاون الفعال. اعتبر استضافة أحداث بناء الفريق التي تساعد الموظفين على التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل وتعزز شعور الصداقة.
هناك العديد من أنواع أنشطة بناء الفريق للاختيار من بينها، من دروس الطبخ الجماعية إلى صيد الكنز والتطوع. المفتاح هو العثور على الأنشطة التي سيستمتع بها الجميع والتي ستساعدهم على رؤية بعضهم البعض بشكل مختلف.
اجعل معلومات الفريق متاحة
ليس كافيًا تشجيع ثقافة يرغب فيها الناس في مشاركة المعلومات - بل تحتاج أيضًا إلى منحهم الأدوات الصحيحة. قم بتسهيل على الفرق العثور على المعلومات ومشاركتها مع بعضها البعض.
غالبًا ما يعني ذلك إعداد قاعدة معرفة مركزية مثل Guru للتأكد من أن المعلومات سهلة الاستخدام. يعني إنشاء بيئة مشاركة معلومات سهلة الوصول للمستخدمين ليتمكنوا من الوصول إليها والمساهمة فيها.
وداعًا للأقسام
الأقسام المعلوماتية هي بالتأكيد مشكلة شائعة في أماكن العمل، لكن الفرق الناجحة تستطيع مواجهتها باستراتيجيات استباقية وتحسين التعاون بين الفريق.
من خلال أخذ الوقت لتحديد أين توجد الأقسام في فريقك، وإدخال استراتيجيات فعالة لفريقك، ستحسن الأداء والمعنويات وأكثر عبر فريقك.
أسوأ لحظة في العمل في قسم منعزل هي أن تدرك أنك تعمل في قسم منعزل.
في وظيفتي الأولى، أتذكر أنني كنت أقلب بدقة من خلال مسودة تقرير محدد جداً. أمضيت ساعات في تعديل وتحديث الرسوم البيانية فقط لأدرك لاحقاً في الأسبوع أن كل ذلك كان بلا جدوى. كنت أعمل في نسخة قديمة لم يتم تحديثها بعد على محرك القسم.
لست وحدي في معاناتي مع هذا النوع من الإحباط. يتضح أن الفرق تفقد ما يصل إلى 20 ساعة في الشهر بسبب الأقسام المعلوماتية. لقد زاد مشكلة الأقسام المعلوماتية فقط مع تحول أماكن العمل بين النماذج المكتبية والبعيدة والمختلطة في السنوات الأخيرة. لا عجب، أنه من الأسهل بكثير أن تضيع في الأقسام عندما لا تعمل في نفس المساحة الفيزيائية مثل زملائك.
الأقسام المعلوماتية
لنبدأ بما نعنيه عندما نقول الأقسام المعلوماتية. ببساطة، تحدث الأقسام المعلوماتية عندما لا تتشارك الفرق ضمن منظمة المعلومات والعمليات مع بعضها البعض. عادة ما تبدأ الأقسام صغيرة وتكبر مع نمو المنظمات، مما يعيق التعاون.
فلماذا تتشكل الأقسام في المنظمات؟
أسباب الأقسام
تقريباً جميع المنظمات لديها أقسام، وعادة ما تكون غير مقصودة. لا توجد سبب واحد لتشكل الأقسام، ولكن بعض الأسباب الشائعة لنقص الشفافية تشمل:
أولويات مختلفة
عندما تكون للمجموعات داخل المنظمات أولويات مختلفة (أو أسوأ، متنافسة)، لا تتدفق المعلومات والعمليات بسلاسة. بالطبع، لكل فريق أهدافه الخاصة، لكن الثقافة الشفافة يجب أن تساعد الفريق في محاذاة الأولويات عبر المجموعات.
الوضع الراهن
الكسل هو قوة قوية. تواجه المنظمات صعوبات غالبًا عندما تحتاج العمليات المتأصلة إلى التحول لتلبية التغييرات.
سياسة الشركة
غالبًا ما تحتوي المنظمات الكبيرة على شبكة معقدة من العلاقات بين مختلف المجموعات. قد لا تتدفق المعلومات والعمليات بسهولة بسبب الشخصيات في مكان العمل.
الجغرافيا والثقافة
تتوزع الفرق بشكل متزايد عبر العالم وتتكون من أفراد بخلفيات ثقافية متنوعة. يمكن أن تسهم الاختلافات في التوقيت، وكفاءة اللغة، وعوامل أخرى في أماكن العمل المنعزلة.
نقص الأمان النفسي
الثقة هي عنصر أساسي في كيفية التعاون بشكل فعال مع الزملاء. عندما تشعر الفرق أنها قادرة على تقديم أفكار محفوفة بالمخاطر إلى الطاولة والتجربة بدعم من فريقها، فإن الابتكار يزدهر. عندما لا يكون الوضع كذلك، تنهار الاتصالات، ويمكن أن تتشكل الأقسام.
الأنظمة غير الفعالة
يمكن أن تحدث التقنيات والعمليات الصحيحة فرقًا كبيرًا من حيث الشفافية. استخدام الأنظمة الخاطئة يمكن أن يقدم احتكاك غير ضروري لمشاركة المعلومات والعمل بشكل تعاوني.
تكاليف الأقسام
للأسف، لا تُهدر الأقسام الوقت فحسب. يمكن أن يسبب تأثير الأقسام في المنظمات مشاكل كبيرة.
بعض الأقسام واضحة. بالنسبة للبقية، سترغب في القيام ببعض التحقيق. لمساعدتك على فهم الأماكن التي تنهار فيها الاتصالات والتعاون، تأمل في الاستطلاعات والمقابلات.
هناك بعض أنواع الاستطلاعات التي يمكن أن تساعدك على فهم الأقسام المعلوماتية عبر الفرق. أولاً، انظر في استخدام استطلاع مشاركة الموظفين. هذا النوع من الاستطلاع سيساعدك في تحديد الموظفين الذين يشعرون بأنهم أكثر ارتباطًا بفريقهم والشركة، وكذلك الموظفين الذين يشعرون بأنهم أكثر عزلة.
بالمثل، يمكنك أيضًا صياغة استطلاع بأسئلة تتعلق بالتواصل والتعاون لتحديد القضايا. نوع آخر من الاستطلاعات المفيدة هو استطلاع النبض. تُرسل استطلاعات النبض بشكل متكرر ومنتظم وغالبًا ما تحدد مشاكل الأقسام قبل أن تبدأ في التسبب في المشاكل.
بالإضافة إلى الاستطلاعات، اعتبر إجراء مقابلات الخروج ومقابلات البقاء مع الموظفين. يجب أن توضح مقابلات الخروج الأسباب وراء ترك الموظفين وما الجزء من التنقل الناجم عن الأقسام المعلوماتية. من ناحية أخرى، تعتبر مقابلات البقاء مناقشات مع الموظفين الذين قضوا فترة زمنية كبيرة مع الشركة ويمكن أن توضح أين ينجح التعاون بين الأقران تكون.
استراتيجيات لتفكيك الأقسام وتقديم تعاون فعال
بمجرد تحديد مكان وجود الأقسام المعلوماتية في فريقك، حان الوقت للبدء في تفكيك تلك الأقسام واستبدالها بأساس من الشفافية. إليك بعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك على تحسين الاتصالات والتعاون عبر فريقك.
محاذاة الأهداف والقيم
يتطلب الحصول على مجموعات مختلفة للعمل معًا بشكل فعال التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة من حيث أهداف الشركة والقيم. يبدأ ذلك مع القيادة. تأكد من أن الجميع يفهم المهمة الخاصة بالشركة ويعرف كيف تناسب أعمالهم الصورة الأكبر.
من ثم، حدد أهداف الفرق الفردية، وضعها في سياق مهمات الشركة وكذلك أهداف الفرق الأخرى. كرر هذه الأهداف والقيم بانتظام، سواء كان ذلك أثناء الاجتماعات العامة.
التوجه نحو الإفراط في التواصل
من المفاجئ أن يكون من الصعب في الواقع التواصل بشكل مفرط في بيئة عمل، خاصةً عند القيام بذلك عن بُعد. إنه أكثر شيوعًا أن يشعر الأشخاص أنهم يتم تركهم خارج الحلقة.
إذا كنت قلقًا بشأن إغراق فريقك بمعلومات زائدة، فكر فيما إذا كنت تقدم رسالة واضحة وموجزة، ثم قدم الفرص للناس لمعرفة المزيد بطريقة تناسب الجميع.
قاعدة جيدة هي التواصل أكثر، وليس أقل. عند الشك، انحُ نحو الإفراط في التواصل. سيدعو فريقك شكرًا لك على ذلك على المدى الطويل.
تشجيع التجريب من خلال المشاركة
محاولة شيء جديد يمكن أن يكون مخيفًا، خاصةً إذا كان شيئًا قد يفشل. ومع ذلك، تحتاج الفرق الابتكارية إلى الشعور بالراحة في اتخاذ المخاطر.
إحدى الطرق لتشجيع التجريب هي إنشاء بيئة حيث يمكن للفرق مشاركة تجاربهم مع بعضها البعض، سواء كانت مساحة فعلية مثل مختبر أو ورشة عمل، أو مساحة رقمية مثل مدونة أو موقع إنترانت الموظفين. من خلال التجربة بطريقة شفافة، يمكن للفرق أن تتعلم من نجاحات وإخفاقات بعضها البعض، وتشعر بمزيد من الراحة في اتخاذ المخاطر المستقبلية مع العلم أنها لديها نظام دعم للعودة إليه.
تشجيع أنشطة بناء الفريق
إنشاء علاقات عمل إيجابية أمر أساسي للتعاون الفعال. اعتبر استضافة أحداث بناء الفريق التي تساعد الموظفين على التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل وتعزز شعور الصداقة.
هناك العديد من أنواع أنشطة بناء الفريق للاختيار من بينها، من دروس الطبخ الجماعية إلى صيد الكنز والتطوع. المفتاح هو العثور على الأنشطة التي سيستمتع بها الجميع والتي ستساعدهم على رؤية بعضهم البعض بشكل مختلف.
اجعل معلومات الفريق متاحة
ليس كافيًا تشجيع ثقافة يرغب فيها الناس في مشاركة المعلومات - بل تحتاج أيضًا إلى منحهم الأدوات الصحيحة. قم بتسهيل على الفرق العثور على المعلومات ومشاركتها مع بعضها البعض.
غالبًا ما يعني ذلك إعداد قاعدة معرفة مركزية مثل Guru للتأكد من أن المعلومات سهلة الاستخدام. يعني إنشاء بيئة مشاركة معلومات سهلة الوصول للمستخدمين ليتمكنوا من الوصول إليها والمساهمة فيها.
وداعًا للأقسام
الأقسام المعلوماتية هي بالتأكيد مشكلة شائعة في أماكن العمل، لكن الفرق الناجحة تستطيع مواجهتها باستراتيجيات استباقية وتحسين التعاون بين الفريق.
من خلال أخذ الوقت لتحديد أين توجد الأقسام في فريقك، وإدخال استراتيجيات فعالة لفريقك، ستحسن الأداء والمعنويات وأكثر عبر فريقك.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
