عندما بدأ العالم العمل من المنزل بين عشية وضحاها، كانت هناك عدد من الطرق الواضحة التي يمكن لأرباب العمل تحسين جودة حياة موظفيهم. كانت الساعات المرنة، ومعدات المكتب في المنزل، وساعات السعادة الافتراضية، والملابس المريحة ذات العلامة التجارية من بين الفوائد الفورية التي تمت مشاركتها مع الموظفين مع بدء حياتنا عن بُعد. ولكن مع تلاشي بدلة السويت شيرت الملونة وظهور واقع أماكن العمل الحالية والمستقبلية، من الضروري على القادة التركيز على أساسهم التكنولوجي وطرح السؤال: "هل لدينا كل ما نحتاجه لتحقيق النجاح؟"
لقد حددنا بالفعل العناصر الأساسية التي نعتقد أنها تشكل التقنيات اللازمة للعمل عن بعد (مؤتمرات الفيديو، والتواصل + المراسلة بين الفرق، وإدارة المعرفة)، لكننا ندرك أنه بالنسبة للفرق التي لم تكن لديها هذه الأدوات قبل أوامر البقاء في المنزل على مستوى العالم، فإن الحصول عليها يتطلب عملاً. وفي وقت تكون فيه ميزانيات التكنولوجيا تحت المزيد من التدقيق أكثر من أي وقت مضى، فإن إثبات الحاجة إلى أدوات جديدة يعد أمراً حاسماً.
تظهر الحاجة إلى أدوات مؤتمرات الفيديو والدردشة بشكل واضح عندما لم تعد الاجتماعات الشخصية ومحادثات طاولة الغداء العادية ممكنة - وقد تم إدراك ذلك في وقت مبكر خلال انتقالنا إلى العمل عن بُعد. أفادت تقرير Okta لعام 2020 Business @ Work (Work From Home) بنمو قدره 110% في نمو شهري من فبراير إلى مارس لZoom، ونمو بنسبة 19% لSlack، مما يوضح مدى سرعة تحول هذه الأدوات إلى العمود الفقري لمكان عملنا. ومع ذلك، كانت الحاجة إلى أدوات التعاون عن بُعد تتزايد قبل أن تضرب الجائحة معظم أنحاء العالم - ففي أوائل فبراير من هذا العام، أبلغت Forbes عن الأهمية المتزايدة للتعاون السلس في مكان العمل مع توقع الموظفين المزيد من المرونة خارج بيئات المكتب التقليدية.
هذا ينطبق على الحاجة إلى إدارة المعرفة أيضًا - على الرغم من أن "الأعراض" لعدم وجود إدارة المعرفة قد لا تكون واضحة مثل عدم القدرة على عقد اجتماعات عن بُعد بدون أداة مؤتمرات الفيديو. يمكن أن تؤثر تداعيات عدم وجود أداة إدارة المعرفة وثقافة مشاركة المعرفة بشدة على قدرة الفريق على التعاون بفعالية وكفاءة. إليك بعض الإشارات المدهشة التي تدل على أن فريقك بحاجة إلى تدخل لمشاركة المعرفة:
شعور جيل Z بعدم الرضا عن عمله وتحولهم eventual churn
على الرغم من أن الكثيرين يتعجلون في إطلاق عبارة إن أي شخص دون الأربعين عامًا هو جيل الألفية، إلا أن أكبر أعضاء الجيل Z قد دخلوا بالفعل سوق العمل (من المهم أن نلاحظ أن بعض المقاييس تعتبر أن جيل Z بدأ في عام 1995 بينما يعتبر آخرون أنه بدأ في عام 1997، مما يعني أن أكبر الأعضاء سيكونون في العقد الثاني من عمرهم هذا العام). عندما يدخل جيل Z إلى مكان العمل، يتوقعون أن تكون التكنولوجيا موجودة ليس فقط لجعل يومهم ممكناً، ولكن لمساعدتهم على التركيز على العمل الأكثر معنى. وجدت دراسة ServiceNow حول موظفي الجيل Z أن 42% منهم قالوا إنهم سيتركون وظيفة تتطلب منهم قضاء الكثير من الوقت في المهام الإدارية، مما يتضح أن هذا الجيل حريص على تقديم عمل ذو قيمة عالية دون الكثير من الصبر في التنقل بين الأنظمة القديمة المرهقة.
في دراستنا الأخيرة لمستخدمي Guru الذين نفذوا برنامج إدارة المعرفة على مستوى الشركة، أفاد 45% بأن أحد أكبر التحديات للموظفين الجدد قبل استخدام Guru كان العثور على المعلومات الصحيحة في أنظمة مختلفة، وهو تحدٍ سيكون لدى موظفي الجيل Z الذين يمثلون جزءًا كبيرًا من التوظيف الجديد عبر العديد من الشركات، تحمل أقل له.
بالإضافة إلى ذلك، قال 43% من المستجيبين إن Guru ساعدهم على قضاء المزيد من الوقت في التخطيط الاستراتيجي، مما يدل على أن إدارة المعرفة يمكن أن تساعد الموظفين على تحويل تركيزهم من الأعمال الإدارية إلى عمل أكثر معنى. لاحظ 93% من المستجيبين أن Guru كان له تأثير على مشاركة الموظفين ورضاهم، مما يشير إلى أن ثقافة مشاركة المعرفة التي تدعم العمل ذي القيمة العالية يمكن أن تؤثر بشدة على الروح المعنوية.
الإرهاق العام للموظفين وتوازن العمل / الحياة السيئ
ليس فقط موظفو جيل Z هم من يشعرون بعواقب غياب إدارة المعرفة في الشركة - بل أن الموظفين ذوي الخبرة الأطول، وخاصة أولئك الذين أصبحوا خبراء في مواد مواضيع (SMEs)، يتعرضون بشكل كبير للإرهاق في بيئة لا تعطي الأولوية لمشاركة المعرفة. تقرير غالوب يشير إلى أن السبب الثاني للإرهاق بين الموظفين هو عبء العمل غير القابل للإدارة - مما يعني أن إبقاء الموظفين ذوي القيمة العالية مركزين فقط على أعمالهم الأكثر تأثيرًا أمر في غاية الأهمية.
غالبًا ما يكون هؤلاء الـ SMEs هم أعضاء الفريق الذين كانوا في الشركات لسنوات؛ في الفرق التي تنمو بسرعة، من المحتمل أنهم تحملوا عدة وظائف، وفي الشركات الناشئة، من المحتمل أنهم شهدوا عدة نسخ من تطوير المنتج. هم بالفعل يصبحون "الشخص الذي يمكن الاعتماد عليه" عندما لا يستطيع فريقك العثور على المعلومات التي يحتاجونها، سواء كانت مسألة منتج مفصلة أو ارتباك حول عملية إدارية. قد تبدو هذه "التنبيهات" غير ضارة، ولكن يمكن أن تتراكم بشكل كبير بمرور الوقت وتساهم بشكل ملحوظ في عبء العمل غير القابل للإدارة لهؤلاء الـ SMEs، الذين يجب عليهم الإجابة على هذه الأسئلة بالإضافة إلى القيام بأعمالهم العادية.
يمكن أن تلعب إدارة المعرفة دورًا رئيسيًا في مساعدة الـ SMEs على تجنب الإرهاق عن طريق استعادة وقتهم، والسماح لبقية فريقك بأن يكون أكثر استقلالية. قال 98% من العملاء الذين أُجري عليهم استطلاع عبر منظمتهم أن Guru كان له تأثير على الوقت الذي تقضيه فرقهم في الرد على الأسئلة المتكررة، وذكر 99% أن Guru أثر على الوقت الذي يقضونه في البحث عن المعلومات. قال 19% حتى إن Guru ساعد فريقهم على قضاء المزيد من الوقت في الأنشطة خارج العمل، مما يدل على أن إدارة المعرفة يمكن أن تؤدي إلى توازن أفضل بين العمل والحياة. عندما يكون لدى كل من مشاركي المعرفة وطلاب المعرفة فهم لثقافة مشاركة المعرفة في فريقك، فإن ميلهم لتجنب الإرهاق يكون أعلى بكثير. تعرف على المزيد حول الفرق بين المعرفة النشطة والمرتبطة وكيف تساهم كل منهما في مشاركة المعرفة.
إرهاق الاجتماعات وصعوبة الانتقال إلى التواصل غير المتزامن
"يمكن أن تكون هذه الاجتماعات بريدًا إلكترونيًا" - نكتة جانبًا، أصبح تعب الاجتماعات أكثر وضوحًا عندما بدأت تحدث جميعها عبر الشاشات. لكن حتى قبل عدة أشهر، كان المفكرون إلى الأمام يدركون أهمية تقليل الاجتماعات الشخصية وإعطاء فرقهم القدرة على التعاون غير المتزامن. في الواقع، تتوقع غارتنر أن تنخفض الاجتماعات الشخصية من 60% إلى 25% بحلول عام 2024، وأن الشركات التي تتبنى طريقة تفكير مدروسة فيما يتعلق بأسلوب العمل "الترحال" ستتمتع بالوصول إلى أفضل المواهب مقارنة بتلك التي تتخلف (وهو أمر غير مفاجئ، خاصة الآن).
CNBC سلطت الضوء على سياسة المدير التنفيذي لشركة Basecamp، جايسون فريد، بعدم عقد الاجتماعات الشخصية، وهي الطريقة التي تتجنب بها فرقهم الهجينة تاريخياً التحيز تجاه الموظفين في المكتب. بدلاً من ذلك، يفضلون الوثائق المكتوبة، والتي يقومون بعد ذلك بتوزيعها على جميع موظفيهم بنفس الطريقة. وجود السياسات والإجراءات الثابتة المتعلقة بكيفية توزيع المعلومات بشكل ديمقراطي أمر أساسي لضمان نجاح مكان عمل يفتقر إلى الاجتماعات.
عنصر حاسم آخر في ثقافة تقليل المحادثات الشخصية هو نظام أفضل لمشاركة "المعرفة السلبية"، وفقًا لـ MIT Sloan. بينما يشجعون الفرق الجديدة التي تعمل عن بُعد على التفكير في إدراج المعلومات "التي يعرفونها" في اتصالات "الحاجة إلى معرفتها"، نقترح أيضًا نشر ثقافة أوسع لمشاركة المعرفة التعاونية - حيث لا تكون الاجتماعات والدردشات الفردية هي نهاية أو هدف التواصل النزيه.
لنجاح تقليص الاجتماعات، من الضروري أن تفهم فرقك أين وكيف ستتلقى المعلومات، وتثق بأنها دقيقة عندما تفعل ذلك. قال 97% من العملاء الذين أُجري عليهم استطلاع عبر منظمة Guru أن القدرة على معرفة أن المعلومات مدارة بشكل نشط بواسطة خبير تعتبر مهمة لتمكين فرقهم بنجاح. عندما تشعر الفرق أن لديها قناة فعالة لمشاركة والتحقق من المعلومات الأساسية، سيكون من السهل جدًا الضغط على "حذف" في ذلك التقييد الزمني في التقويم.
الطريقة المستقبلية للعمل غير المتزامن
نحن في نقطة فريدة من الزمن حيث بات التواصل والتعاون المنظمين أكثر إلحاحًا من أي وقت مضى؛ كما أن غيابهم ملموس أكثر من أي وقت مضى أيضاً. بينما تستعد فرقتك للنجاح اليوم وما بعده، من المهم أن تتذكر أن العمل عن بُعد، والمتطلبات التي تأتي معه، هنا لتبقى، وقد كانت قادمة منذ فترة طويلة. من خلال اتخاذ أدوات وعمليات اليوم التي تساعد فريقك على العمل بشكل أكثر تعاونًا وبدون تزامن وبنية، يمكنك تمكين فريقك للقيام بأفضل أعمالهم من أي مكان، في أي وقت.
عندما بدأ العالم العمل من المنزل بين عشية وضحاها، كانت هناك عدد من الطرق الواضحة التي يمكن لأرباب العمل تحسين جودة حياة موظفيهم. كانت الساعات المرنة، ومعدات المكتب في المنزل، وساعات السعادة الافتراضية، والملابس المريحة ذات العلامة التجارية من بين الفوائد الفورية التي تمت مشاركتها مع الموظفين مع بدء حياتنا عن بُعد. ولكن مع تلاشي بدلة السويت شيرت الملونة وظهور واقع أماكن العمل الحالية والمستقبلية، من الضروري على القادة التركيز على أساسهم التكنولوجي وطرح السؤال: "هل لدينا كل ما نحتاجه لتحقيق النجاح؟"
لقد حددنا بالفعل العناصر الأساسية التي نعتقد أنها تشكل التقنيات اللازمة للعمل عن بعد (مؤتمرات الفيديو، والتواصل + المراسلة بين الفرق، وإدارة المعرفة)، لكننا ندرك أنه بالنسبة للفرق التي لم تكن لديها هذه الأدوات قبل أوامر البقاء في المنزل على مستوى العالم، فإن الحصول عليها يتطلب عملاً. وفي وقت تكون فيه ميزانيات التكنولوجيا تحت المزيد من التدقيق أكثر من أي وقت مضى، فإن إثبات الحاجة إلى أدوات جديدة يعد أمراً حاسماً.
تظهر الحاجة إلى أدوات مؤتمرات الفيديو والدردشة بشكل واضح عندما لم تعد الاجتماعات الشخصية ومحادثات طاولة الغداء العادية ممكنة - وقد تم إدراك ذلك في وقت مبكر خلال انتقالنا إلى العمل عن بُعد. أفادت تقرير Okta لعام 2020 Business @ Work (Work From Home) بنمو قدره 110% في نمو شهري من فبراير إلى مارس لZoom، ونمو بنسبة 19% لSlack، مما يوضح مدى سرعة تحول هذه الأدوات إلى العمود الفقري لمكان عملنا. ومع ذلك، كانت الحاجة إلى أدوات التعاون عن بُعد تتزايد قبل أن تضرب الجائحة معظم أنحاء العالم - ففي أوائل فبراير من هذا العام، أبلغت Forbes عن الأهمية المتزايدة للتعاون السلس في مكان العمل مع توقع الموظفين المزيد من المرونة خارج بيئات المكتب التقليدية.
هذا ينطبق على الحاجة إلى إدارة المعرفة أيضًا - على الرغم من أن "الأعراض" لعدم وجود إدارة المعرفة قد لا تكون واضحة مثل عدم القدرة على عقد اجتماعات عن بُعد بدون أداة مؤتمرات الفيديو. يمكن أن تؤثر تداعيات عدم وجود أداة إدارة المعرفة وثقافة مشاركة المعرفة بشدة على قدرة الفريق على التعاون بفعالية وكفاءة. إليك بعض الإشارات المدهشة التي تدل على أن فريقك بحاجة إلى تدخل لمشاركة المعرفة:
شعور جيل Z بعدم الرضا عن عمله وتحولهم eventual churn
على الرغم من أن الكثيرين يتعجلون في إطلاق عبارة إن أي شخص دون الأربعين عامًا هو جيل الألفية، إلا أن أكبر أعضاء الجيل Z قد دخلوا بالفعل سوق العمل (من المهم أن نلاحظ أن بعض المقاييس تعتبر أن جيل Z بدأ في عام 1995 بينما يعتبر آخرون أنه بدأ في عام 1997، مما يعني أن أكبر الأعضاء سيكونون في العقد الثاني من عمرهم هذا العام). عندما يدخل جيل Z إلى مكان العمل، يتوقعون أن تكون التكنولوجيا موجودة ليس فقط لجعل يومهم ممكناً، ولكن لمساعدتهم على التركيز على العمل الأكثر معنى. وجدت دراسة ServiceNow حول موظفي الجيل Z أن 42% منهم قالوا إنهم سيتركون وظيفة تتطلب منهم قضاء الكثير من الوقت في المهام الإدارية، مما يتضح أن هذا الجيل حريص على تقديم عمل ذو قيمة عالية دون الكثير من الصبر في التنقل بين الأنظمة القديمة المرهقة.
في دراستنا الأخيرة لمستخدمي Guru الذين نفذوا برنامج إدارة المعرفة على مستوى الشركة، أفاد 45% بأن أحد أكبر التحديات للموظفين الجدد قبل استخدام Guru كان العثور على المعلومات الصحيحة في أنظمة مختلفة، وهو تحدٍ سيكون لدى موظفي الجيل Z الذين يمثلون جزءًا كبيرًا من التوظيف الجديد عبر العديد من الشركات، تحمل أقل له.
بالإضافة إلى ذلك، قال 43% من المستجيبين إن Guru ساعدهم على قضاء المزيد من الوقت في التخطيط الاستراتيجي، مما يدل على أن إدارة المعرفة يمكن أن تساعد الموظفين على تحويل تركيزهم من الأعمال الإدارية إلى عمل أكثر معنى. لاحظ 93% من المستجيبين أن Guru كان له تأثير على مشاركة الموظفين ورضاهم، مما يشير إلى أن ثقافة مشاركة المعرفة التي تدعم العمل ذي القيمة العالية يمكن أن تؤثر بشدة على الروح المعنوية.
الإرهاق العام للموظفين وتوازن العمل / الحياة السيئ
ليس فقط موظفو جيل Z هم من يشعرون بعواقب غياب إدارة المعرفة في الشركة - بل أن الموظفين ذوي الخبرة الأطول، وخاصة أولئك الذين أصبحوا خبراء في مواد مواضيع (SMEs)، يتعرضون بشكل كبير للإرهاق في بيئة لا تعطي الأولوية لمشاركة المعرفة. تقرير غالوب يشير إلى أن السبب الثاني للإرهاق بين الموظفين هو عبء العمل غير القابل للإدارة - مما يعني أن إبقاء الموظفين ذوي القيمة العالية مركزين فقط على أعمالهم الأكثر تأثيرًا أمر في غاية الأهمية.
غالبًا ما يكون هؤلاء الـ SMEs هم أعضاء الفريق الذين كانوا في الشركات لسنوات؛ في الفرق التي تنمو بسرعة، من المحتمل أنهم تحملوا عدة وظائف، وفي الشركات الناشئة، من المحتمل أنهم شهدوا عدة نسخ من تطوير المنتج. هم بالفعل يصبحون "الشخص الذي يمكن الاعتماد عليه" عندما لا يستطيع فريقك العثور على المعلومات التي يحتاجونها، سواء كانت مسألة منتج مفصلة أو ارتباك حول عملية إدارية. قد تبدو هذه "التنبيهات" غير ضارة، ولكن يمكن أن تتراكم بشكل كبير بمرور الوقت وتساهم بشكل ملحوظ في عبء العمل غير القابل للإدارة لهؤلاء الـ SMEs، الذين يجب عليهم الإجابة على هذه الأسئلة بالإضافة إلى القيام بأعمالهم العادية.
يمكن أن تلعب إدارة المعرفة دورًا رئيسيًا في مساعدة الـ SMEs على تجنب الإرهاق عن طريق استعادة وقتهم، والسماح لبقية فريقك بأن يكون أكثر استقلالية. قال 98% من العملاء الذين أُجري عليهم استطلاع عبر منظمتهم أن Guru كان له تأثير على الوقت الذي تقضيه فرقهم في الرد على الأسئلة المتكررة، وذكر 99% أن Guru أثر على الوقت الذي يقضونه في البحث عن المعلومات. قال 19% حتى إن Guru ساعد فريقهم على قضاء المزيد من الوقت في الأنشطة خارج العمل، مما يدل على أن إدارة المعرفة يمكن أن تؤدي إلى توازن أفضل بين العمل والحياة. عندما يكون لدى كل من مشاركي المعرفة وطلاب المعرفة فهم لثقافة مشاركة المعرفة في فريقك، فإن ميلهم لتجنب الإرهاق يكون أعلى بكثير. تعرف على المزيد حول الفرق بين المعرفة النشطة والمرتبطة وكيف تساهم كل منهما في مشاركة المعرفة.
إرهاق الاجتماعات وصعوبة الانتقال إلى التواصل غير المتزامن
"يمكن أن تكون هذه الاجتماعات بريدًا إلكترونيًا" - نكتة جانبًا، أصبح تعب الاجتماعات أكثر وضوحًا عندما بدأت تحدث جميعها عبر الشاشات. لكن حتى قبل عدة أشهر، كان المفكرون إلى الأمام يدركون أهمية تقليل الاجتماعات الشخصية وإعطاء فرقهم القدرة على التعاون غير المتزامن. في الواقع، تتوقع غارتنر أن تنخفض الاجتماعات الشخصية من 60% إلى 25% بحلول عام 2024، وأن الشركات التي تتبنى طريقة تفكير مدروسة فيما يتعلق بأسلوب العمل "الترحال" ستتمتع بالوصول إلى أفضل المواهب مقارنة بتلك التي تتخلف (وهو أمر غير مفاجئ، خاصة الآن).
CNBC سلطت الضوء على سياسة المدير التنفيذي لشركة Basecamp، جايسون فريد، بعدم عقد الاجتماعات الشخصية، وهي الطريقة التي تتجنب بها فرقهم الهجينة تاريخياً التحيز تجاه الموظفين في المكتب. بدلاً من ذلك، يفضلون الوثائق المكتوبة، والتي يقومون بعد ذلك بتوزيعها على جميع موظفيهم بنفس الطريقة. وجود السياسات والإجراءات الثابتة المتعلقة بكيفية توزيع المعلومات بشكل ديمقراطي أمر أساسي لضمان نجاح مكان عمل يفتقر إلى الاجتماعات.
عنصر حاسم آخر في ثقافة تقليل المحادثات الشخصية هو نظام أفضل لمشاركة "المعرفة السلبية"، وفقًا لـ MIT Sloan. بينما يشجعون الفرق الجديدة التي تعمل عن بُعد على التفكير في إدراج المعلومات "التي يعرفونها" في اتصالات "الحاجة إلى معرفتها"، نقترح أيضًا نشر ثقافة أوسع لمشاركة المعرفة التعاونية - حيث لا تكون الاجتماعات والدردشات الفردية هي نهاية أو هدف التواصل النزيه.
لنجاح تقليص الاجتماعات، من الضروري أن تفهم فرقك أين وكيف ستتلقى المعلومات، وتثق بأنها دقيقة عندما تفعل ذلك. قال 97% من العملاء الذين أُجري عليهم استطلاع عبر منظمة Guru أن القدرة على معرفة أن المعلومات مدارة بشكل نشط بواسطة خبير تعتبر مهمة لتمكين فرقهم بنجاح. عندما تشعر الفرق أن لديها قناة فعالة لمشاركة والتحقق من المعلومات الأساسية، سيكون من السهل جدًا الضغط على "حذف" في ذلك التقييد الزمني في التقويم.
الطريقة المستقبلية للعمل غير المتزامن
نحن في نقطة فريدة من الزمن حيث بات التواصل والتعاون المنظمين أكثر إلحاحًا من أي وقت مضى؛ كما أن غيابهم ملموس أكثر من أي وقت مضى أيضاً. بينما تستعد فرقتك للنجاح اليوم وما بعده، من المهم أن تتذكر أن العمل عن بُعد، والمتطلبات التي تأتي معه، هنا لتبقى، وقد كانت قادمة منذ فترة طويلة. من خلال اتخاذ أدوات وعمليات اليوم التي تساعد فريقك على العمل بشكل أكثر تعاونًا وبدون تزامن وبنية، يمكنك تمكين فريقك للقيام بأفضل أعمالهم من أي مكان، في أي وقت.
تجربة قوة منصة Guru بشكل مباشر - قم بجولة تفاعلية في المنتج
.webp)
