Für Teams, die sich auf Slack verlassen, war der erste Arbeitstag im Jahr 2021 ein ziemlicher Weckruf. Stundenlang am Morgen des 4. Januar nicht verfügbar, fragten sich diejenigen, die an sofortige Chatifizierung gewöhnt sind, was der Backup-Plan war. E-Mail? Asana? Trägerpigeon... oder Morsecode? Wir bereiten uns auf alle Arten von realen Verletzbarkeiten vor, wie Blizzard und Erdbeben, und Unternehmen haben sicherlich Krisenpläne für den Fall einer ernsthaften Bedrohung für das Geschäft – aber was passiert, wenn die Art und Weise, wie wir normalerweise miteinander sprechen, unterbrochen wird? Es gibt nie einen schlechten Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass Ihre gut durchdachten Pläne so solide wie möglich sind, beginnend mit der Gesundheit der internen Kommunikation Ihres Unternehmens.

1. Im Falle eines Ausfalls, was ist der Backup-Plan – und wissen die Leute, was es ist?

Bei Guru verwenden wir keine E-Mails intern. Wir verwenden hauptsächlich Slack (und Zoom) zur Kommunikation. Also, wenn unsere Lieblings-Chat-Plattform ausfällt, ist das Naheliegendste für uns, nicht einfach einander E-Mails zu senden. Immerhin überprüfen einige Teammitglieder möglicherweise nur einmal oder zweimal am Tag ihre E-Mails! Wenn der Ausfall länger dauert, als wir realistisch warten können, ist hier unser Backup-Plan, wie in Guru dokumentiert. Wir verwenden leicht auffindbare Sprache (Slack-Ausfall) und vergraben sie nicht unter unserer gesamten anderen Technologie- oder Kommunikationsdokumentation.

Puh! Krise abgewendet. Wenn die Dinge normal sind, wissen alle, wie sie erwartet werden, zu kommunizieren?

2. Wenn alles normal ist, weiß jeder, wie sie erwartet werden zu kommunizieren?

OK, also verwenden wir keine E-Mails intern. Du könntest es aber tun. Aber vielleicht haben ein paar Teams Zugang zu Asana; vielleicht haben Sie sowohl Slack als auch Microsoft Teams; vielleicht haben Sie eine Eigenentwicklung. Um Verwirrung und Zeitverlust aufgrund verpasster Nachrichten zu vermeiden, sollten Sie klar dokumentierte Anleitungen haben, wie all Ihre Kommunikationsplattformen zusammenpassen.

3. Sind die richtigen Gespräche leicht zu finden?

Angenommen, Sie sind relativ neu in einem Unternehmen und übernehmen die Leitung eines Projekts. Sie wissen nicht, was zuvor damit passiert war, und scrollen durch die Kanalliste in Teams und können zwischen „Britt's Team-Updates“, „PROJEKT TEAM-Neuerscheinungen“ und „Das Katzenklo: Alles über Katzen“ nicht finden, wonach Sie suchen. Also eröffnen Sie einen neuen Kanal, laden eine Reihe von Leuten ein, nur um einen Monat später festzustellen, dass bereits ein Kanal existierte, andere Leute darin sind und Sie keine Ahnung hatten, dass er existierte? „Jetzt bin ich in 3 Kanälen für das gleiche Projekt“, meckert jemand.

Es ist an der Zeit, die Kontrolle über Ihre Kanalnamen zu übernehmen! Arbeiten Sie an den Kanalbenennungskonventionen, die Sie standardisieren möchten, und geben Sie allen eine Frist, um sie zu aktualisieren.

Eine weitere Möglichkeit, die Chat-Gesundheit aufrechtzuerhalten, besteht darin sicherzustellen, dass Personen nicht in mehr Kanälen sind, als sie sein müssen, und dass ruhende Kanäle archiviert werden, damit Sie nicht mit einer Person enden, die dort mit sich selbst spricht (ähmm, das ist mir noch nie passiert; ich weiß nicht, wovon Sie sprechen). Seien Sie entschlossen, Kanäle zu verlassen und zu archivieren! Sie können sie immer wieder beitreten oder wiederherstellen.

Hinweis: Teams hat derzeit keine Archivierungsmöglichkeiten, also finden Sie eine Benennungskonvention für archivierte Kanäle. Hier ist, was wir für das archivieren von Microsoft Teams Kanälen empfehlen.

Hier sind einige Faustregeln für das Überprüfen Ihrer Kanäle:

Interne Kommunikation sollte kein Hindernis sein; nichtsdestotrotz ist es etwas, mit dem die meisten Unternehmen noch kämpfen. Aber jetzt alles im Griff zu haben, bevor sich Ihre Kommunikationskanäle weiter fragmentieren, wird es Ihrem Unternehmen ermöglichen, das Wachstum zu beschleunigen, ohne auch die Verwirrung zu beschleunigen.