Versammelt euch und hört die Geschichte von der Zeit, als die automatischen Abwesenheitsnotizen erfunden wurden. Im Grunde genommen fanden einige Leute bei Microsoft heraus, dass sie nicht aufhören konnten, auf E-Mails zu antworten, während sie im Urlaub waren, und so wurde das OOO geboren. Aber die traurige Wahrheit ist, dass viele von uns (okay, viele von uns) nicht nur im Urlaub auf E-Mails antworten, sondern auch aktiv auf Slack und andere Kommunikationskanäle achten.

Ein Teil davon kommt von oben (wahre Geschichte: Ich habe einmal in einer Firma gearbeitet, die von uns verlangte, abwesende Notizen aufzustellen, wenn wir uns für den Tag abmeldeten), aber ein großer Teil dieses Drucks ist selbstauferlegt. Wir wollen nicht außerhalb des Geschehens sein, und wir vertrauen einfach nicht darauf, dass die Dinge erledigt werden – oder gut erledigt werden – wenn wir nicht da sind, also machen wir Notfallpläne, die uns davon abhalten, uns abzuschalten. Und wenn wir für dieses Verhalten belohnt werden ("Danke, dass Sie an diesem kritischen Problem gearbeitet haben. Ich weiß, dass Sie Ihre Zeit im Urlaub opfern mussten, um das zu tun" oder "Sie sind aus dem Urlaub zurückgekommen und sind gleich wieder eingestiegen! Unglaublich!”) Internalisieren wir, dass nie aufhören, niemals anhalten eine gute Sache ist.

Wir alle bereiten uns auf einen Sommer vor, von dem wir hoffen, dass er ziemlich episch wird, und wir glauben, es ist Zeit für die Leute, ihre Herangehensweise an PTO zu ändern. Urlaubszeit hat oft die strengsten Regeln, und wir wissen, dass es eine Herausforderung ist, die Leute dazu zu bringen, ihre Meinung zu ändern. Deshalb werden wir Ihnen helfen, eine neue Denkweise darüber zu geben, wie Sie Ihre Abwesenheitszeit handhaben, mit einigen Möglichkeiten, die Trennung zu fördern.

Erwartungen darüber setzen, was Freizeit wirklich bedeutet

Eine Kultur der Trennung während des Urlaubs erfordert zunächst eine explizite Vereinbarung zwischen einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, dass keine Eincheckungen oder Kommunikationen erwartet werden. Eine Mitteilung, die über "keine Arbeit wird erwartet" hinausgeht. Mach klar, dass niemand erwartet, innerhalb von 10 Minuten nach dem Einloggen nach einem mehrtägigen Urlaub (oder sogar nach einem mehrstündigen) wieder am Start zu sein. Mach klar, dass Freizeit eine vollkommene Abwesenheit von der Arbeit bedeutet. Während diese Erwartung von der Führung kommen muss, kann sie dann auf Teamebene verstärkt werden. Wenn jemand im Urlaub anfängt, auf E-Mails oder Slack zu antworten, erinnere ihn sanft daran, dass er abwesend ist, dass er sich keine Sorgen machen soll, dass du das schon machst und dass er sich abmelden sollte.

Pro-Tipp: Wenn du wie ich bist, wirst du einfach so tun, als wärst du offline, obwohl du es wirklich nicht bist. Wenn ich im Urlaub bin, lösche ich tatsächlich Slack, meine Arbeits-E-Mail usw. von meinem Telefon. Meine Hände werden sicherlich unruhig, wenn mir diese Kanäle nicht zur Verfügung stehen, aber es erinnert mich persönlich daran, dass ich hey, ich soll diesen Cliff in Zion hochwandern, und nicht darüber nachdenken, wie es um unsere Suchrankings steht.

Die Art und Weise aktualisieren, wie du automatisierte Antworten verwendest

Das Problem mit den meisten automatischen Abwesenheitsnotizen ist, dass sie verwendet werden, um unsere Verpflichtungen gegenüber denen, die uns kontaktieren, zu betonen.

"Ich bin nicht im Büro mit eingeschränktem Internetzugang, sodass meine Antworten verzögert sein können. Wenn Sie eine dringende Antwort benötigen, kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen Cool Kid unter coolkid@coolcompanydotcom. Ansonsten erwarten Sie eine Antwort, sobald ich zurückkomme."

- Eine Version einer OOO, die ich jahrelang verwendet habe

Heilige SLA, Batman! Kein Wunder, dass es sich wie eine Last anfühlte, sich im Urlaub zu trennen. OOO-Antworten, die so aussehen, setzen nahezu unmögliche Erwartungen. Intern wissen wahrscheinlich alle, die wissen sollten, dass Sie im Urlaub sind, bereits Bescheid, und extern erfordert die meisten E-Mails, die Sie erhalten, keine Antwort, rechtzeitig oder anderweitig. (Die Ausnahme: Wenn Sie externe Kunden haben, senden Sie ihnen ein kurzes Update, dass Sie abwesend sind und wie der Alternativplan aussieht – und es sollte nicht beinhalten, dass Sie sich einchecken.).

Stattdessen formatieren Sie eine Abwesenheitsnotiz, die ein wenig angemessener aussieht und Ihre Last verringert:

"Ich bin im Urlaub und werde auf alle ausstehenden Punkte nach meiner Rückkehr antworten."

Das betont nicht nur, dass Sie jetzt nicht antworten, sondern zwingt Sie auch nicht, sofort beim Wiedereintritt zu antworten. Es gibt keine überflüssigen Informationen und öffnet Ihren Kollegen nicht die Tür zu unerwünschtem Prospektieren.

Pro-Tipp: Nutzen Sie Ihren OOO-Raum, um einige Arbeiten zu präsentieren, auf die Sie wirklich stolz sind ("Während Sie warten, warum schauen Sie sich nicht unsere neueste Produktveröffentlichung an?") oder zeigen Sie ein wenig Persönlichkeit ("Ich bin gerade auf einer Roadtrip auf der historischen Route 66. Hier erfahren Sie mehr darüber.")

Es allen leicht machen, zu sehen, was in Ihrer Abwesenheit passieren muss

In meinem kürzlichen und sehr verspäteten einwöchigen Urlaub habe ich eine Guru-Karte erstellt (basierend auf diesem Template), die nicht nur darlegte, wann ich abwesend war und was der Plan für meine Abwesenheit war, sondern auch unter welchen Umständen es in Ordnung war, mich zu kontaktieren. Lass uns einen Blick darauf werfen:

Der Titel macht es für jeden im Unternehmen, der sich fragt, was los ist, leicht durchsuchbar, und diese Informationen sind oben auf der Karte selbst wiederholt, um zu betonen, wann ich nicht erreichbar sein würde.

Hier mache ich klar, dass ich a) nicht erwarte zu arbeiten, da ich meinen Computer nicht mitnehme, und b) unter welchen begrenzten (und ehrlich gesagt fantastischen) Umständen es akzeptabel ist, mich zu kontaktieren. Ich weise die Leute auch auf diejenigen hin, die ihnen Antworten geben können. Alles andere wird warten müssen.

Hier kommt mein innerer Kontrollfreak zum Vorschein – und ja, ich schäme mich ein wenig (alle diese Leute wussten bereits, was sie zu tun hatten), aber es gibt mir ein beruhigendes Gefühl, dass es dokumentiert ist, was bedeutet, dass ich nicht darüber nachdenken muss, während ich spiele (lesen: verliere an) Blackjack.

Ich wollte die größten Prioritäten meines Teams außer unserem üblichen Tagesgeschäft destillieren. Das ist im Grunde das, was ich grünes Licht gegeben habe, um ohne Konsultation weiterzumachen.

Schließlich bekräftige ich, was ich als meine Verpflichtungen betrachte, um sicherzustellen, dass jeder weiß, dass ich wirklich, wirklich, ganz sicher nicht arbeiten werde. Es gab keine Möglichkeit, wenn Sie ein Guru-Mitarbeiter waren, der daran dachte, mich zu kontaktieren, dass Sie die Tatsache, dass ich abwesend war, verfehlen würden.

Um es vollständig, wirklich klar zu machen, habe ich einen Bitly-Link für diese Karte erstellt und es zu meinem Slack-Status gemacht, wie oben angegeben. Aber ich bin noch einen Schritt weiter gegangen! Ich habe meinen Anzeigenamen in “Leah ist OOO 4/26-4/30” geändert und meinen Status in diese Nachricht geändert:

Die Frage, die Sie sich jetzt stellen, ist… hat es funktioniert? Habe ich mich vollständig getrennt?

Fast. Als ich bemerkte, dass ich vergessen hatte, Slack von meinem iPad zu entfernen, habe ich es einmal in der Mitte der Woche überprüft. Es stellte sich heraus, dass alles in Ordnung war und niemand mich brauchte (Schock!), also habe ich mein iPad geschlossen und meine Aufmerksamkeit wieder darauf gerichtet, warum alle so gerne wandern.

Die Art und Weise ändern, wie wir über Freizeit denken

Als Gesellschaft müssen wir unsere Beziehung zur Arbeit neu bewerten, aber in der Zwischenzeit können wir damit beginnen, Änderungen in unseren Unternehmen und in uns selbst vorzunehmen. Dies ist eine spezifische Change-Management-Übung, die Sie in Ihrem Unternehmen beginnen können, indem Sie ein grundlegendes Gefühl dafür bekommen, wie gut jeder in der Lage ist, sich von der Arbeit zu trennen, und die oben genannten Schritte durchläuft, um sicherzustellen, dass Abtrennung und Wiederauftanken die Norm sind, nicht die Ausnahme.