Ich wollte nie Eventplaner werden, und doch habe ich seit der Partnerschaft des digitalen Marketing-Startups, bei dem ich gearbeitet habe, mit Facebook im damals coolen Ace Hotel Unternehmensveranstaltungen geplant (Facebook hatte gerade ihre Werbe-API geöffnet und das Internet sowie unsere Aufmerksamkeitsspannen würden nie wieder so sein). Ich habe Veranstaltungen immer eher als taktische Arbeit statt als Strategie betrachtet und sie eher als etwas angesehen, das näher daran ist, das Thanksgiving Dinner auf den Tisch zu bringen, frisch und heiß, unter Berücksichtigung aller diätetischen Einschränkungen.

Im Jahr 2021 hat die remote Arbeit meine Erzählweise (das Einzige, was ich kontrollieren kann) über die Planung von Unternehmensveranstaltungen verändert. Interne virtuelle Veranstaltungen sollten eine strategische Priorität des Unternehmens sein und sollten von vornherein als solches angesehen werden. Diese Veranstaltungen fehlen bedeutende Gelegenheiten für nächtliche Kameradschaft, aber sie monopolisieren die teuren und begrenzten Ressourcen unserer Zeit und Aufmerksamkeit. Ohne Intention, wie wertvolle Bildschirmzeit verbracht wird, können virtuelle Veranstaltungen jedoch erschöpfend und entmutigend sein.

Bei Guru versuche ich, unserem Team zu helfen, besser in ihren Jobs zu sein, indem ich Prozesse für digitales Wohlbefinden entwickle und teste und die interne Kommunikation verbessere. Laut den Slack Funds Future of Work glauben "83% [der Gründer], dass ihre größte Herausforderung bei der Umstellung auf remote Arbeit darin bestand, sicherzustellen, dass sich ihre Mitarbeiter engagiert und mit ihrer Arbeit verbunden fühlten."

Alles ist interne Kommunikation

Wenn die größte Herausforderung darin besteht, Engagement und Verbindung zu fördern, liegt die Lösung im Ansatz und Prozess rund um die Kommunikation und nicht in einer speziellen Software/einem speziellen Tool. Von den Innereien der Kalender-Einladungen bis zur 2-Gallonen-Wanne mit Popcorn, die jetzt unten leer ist, wie wir einander erreichen und miteinander verbinden, ist wichtig. Öffentliche Anerkennung und der Ton können den Tag einer Person retten. Unklare Erwartungen darüber, warum Sie sich in einem Meeting befinden und wie Sie zur Diskussion beitragen können, können es brechen.

Wie kann die Company Kick-Off (CKO) einen positiven Einfluss auf Einnahmen und Stimmung (Mitarbeiter erfreuen) haben, wenn sie erschöpft sind und wahrscheinlich Vitamin D-Mangel haben? Wie können wir ein Team motivieren, dessen Aufmerksamkeit geteilt ist?

Wie wir unser virtuelles Event geplant haben

Also, nachdem wir ein Jahr lang Video-Meetings gemacht haben und all die Herausforderungen, die damit einhergehen, wie haben wir dieses groß angelegte Event zum Erfolg gebracht?

1. Wir haben Sichtbarkeit und Verantwortung für unseren FY22 Unternehmensplan bereitgestellt

Tage vor der Kick-Off des virtuellen Kick-Offs hat unser CEO eine Ankündigung an alle Mitarbeiter gesendet. Zusammen mit den wesentlichen Veranstaltungsdetails und Erwartungen umfasste diese konsolidierte Kommunikation Gurus Unternehmensplan sowie unsere Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) für das Quartal.

Vorlage: Ihr Unternehmens-Kick-Off - Wissen, bevor Sie gehen

Bei Guru senden wir Ankündigungen an die Mitarbeiter, wenn etwas von ihnen erwartet wird. In diesem Fall wollten wir, dass die Mitarbeiter zu unserem Town Hall (der ersten Kick-Off-Veranstaltung) kommen, nachdem sie unsere Unternehmensziele und die Richtung bereits gelesen und verdaut haben. Das ist alles gut und schön, aber wie haben wir dann sichergestellt, dass die Mitarbeiter diesen wesentlichen Kontext nicht aufgrund von Ablenkungen übersehen?

2. Wir blockierten Zeit für anhaltendes stilles Lesen (oder SSR für die, die Ramona Quimby in den 90ern gelesen haben)

Wir setzten spezifische Kalenderblöcke für das gesamte Unternehmen mit detaillierten Anweisungen darüber, wie die Mitarbeiter ihre Solo-Zeit nutzen können, einschließlich des Aufholens von vorab aufgezeichneten Sitzungen oder dem Durchführen spezifischer Vorarbeiten im Zusammenhang mit Unternehmensinvestitionen.

"Das Vorablesen war hilfreich, ebenso wie das Freiräumen von Meetings für Fokuszeiten." — Mitarbeiterfeedback

Zum Beispiel haben wir eine unternehmensweite Schulung zu impliziten Vorurteilen im März, für die umfangreiche Vorarbeiten erforderlich sind. Indem wir jetzt blockierte Zeiten in die Kalender einfügen und unseren Mitarbeitern jetzt Zeit für diese Vorarbeiten geben (im Gegensatz dazu, sie in der letzten Minute zu erledigen oder sie ganz auszulassen), haben wir allen die Werkzeuge gegeben, die sie brauchen, um das Beste aus einer zukünftigen Veranstaltung herauszuholen.

3. Wir haben vorgeschlagen, dass asynchrone Wissensweitergabe die Standard Kommunikationsmethode sein sollte

Durch die Verwendung einer Kombination aus Guru und Loom (Videoaufzeichnungen, die Kontext für dokumentiertes Material bieten) haben wir die Notwendigkeit, Decks während der Live-Sitzungen zu lesen, ersetzt, wodurch die Sitzungen selbst effizienter wurden. Die Verwendung von Guru zur Dokumentation unternehmensweiter Informationen (wie unserer Umsatzverwirklichung und -trends für Q4) gibt den Mitarbeitern die Autonomie und Autorität, Informationen in der Zeit und im Raum zu verdauen, die ihnen passen.

"Ich habe es wirklich genossen, über die Organisation hinweg zu sehen und mich darüber abzustimmen, was das Unternehmen tut und wo es hinsteuert. Ich mochte die Reihe von Karten, in denen Rick diese Dinge definierte, die asynchrone Natur dieser Arbeit und dann das Treffen, um uns über die Initiativen abzustimmen und sie zwischenmenschlich anzuwenden." — Mitarbeiterfeedback

4. Wir haben unser typisches 3-tägiges persönliches Event über einen 10-tägigen Remote-Zeitraum verteilt

Normalerweise sind unsere Unternehmens-Kick-offs 3-tägige Off-Sites, die volle Tage mit Sitzungen (und ganze Nächte mit Konzerten, Abendessen, Quiz und Partys) umfassen. Da dies keine Option mehr war, haben wir absichtlich unternehmensweite Veranstaltungen über zwei Wochen verteilt. Ohne Hotels, die budgetiert werden müssen, oder Bowling, das geplant werden muss, haben wir uns entschieden, die größere Veranstaltung in eine normalere Arbeitswoche zu integrieren, anstatt die Leute zu zwingen, 8 Stunden am Stück auf Zoom zu verbringen.

Diese Staffelung hatte auch den Vorteil, dass wir Erwartungen darüber festsetzen konnten, wann man bereitstimmt, um ohne Erschöpfung zu engagieren. Sicherlich ist eine Sorge, dass das Streuen von Inhalten und Messaging über 2 Wochen dessen Potenz und Dringlichkeit mindern wird (schließlich könnte es nur eine normale Arbeitswoche sein). Aber während das möglich ist, bin ich ein Fan der "Slow Burn"-Methodik für strategisches Change Management.

5. Wir haben sichergestellt, dass es Freuden und Überraschungen für die Mitarbeiter gab (und haben dabei die USPS unterstützt)

Um dies zu einem coolen virtuellen Kick-Off zu machen, nicht zu einem normalen virtuellen Kick-Off, haben wir mit unserem großartigen Markenteam zusammengearbeitet, um Überraschungen und Nuggets des Wissens während der Veranstaltung zu streuen. Wir haben Essen, Auszeichnungen, Belohnungen, Wettbewerbe und Inhaltseinbindung über alle Tage des Kick-Offs hinweg über Slack und Guru verwoben.

Wahrscheinlich der wichtigste—and the fun—Teil dieses CKO war ein All-Company Rätsel, das von einem geheimen Charakter geleitet wurde (voll mit Slack-Profil und Guru-Lebensgeschichte-Karte), namens Knowledge Master, der uns half, zusammenzuarbeiten, um den ultimativen unternehmensweiten Preis für den Abschluss der Veranstaltung zu finden: neben einem Swag-Pack (Frisbee, Beanie, Ihre normalen schicke Outdoor-Bekleidung) gaben wir unserem Team ein 4-tägiges Wochenende.

Was wir über die Durchführung eines virtuellen Events gelernt haben

"Auch wenn wir nicht persönlich zusammen waren, fühlte sich das alles wirklich besonders an, und ich fühlte mich mit Gurus Mission und Team verbunden." — Mitarbeiterfeedback

Gerade nachdem wir unseren 10-tägigen Kick-Off abgeschlossen haben, sind hier die Entdeckungen: Erwartungen zu setzen—und dann zu übertreffen—ist der Schlüssel, um eine vollständig remote Veranstaltung zum Erfolg zu bringen. In einer Remote-Umgebung sind Ablenkungen gegeben. Um diesen Status quo zu unterbrechen, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie erwartet werden, dass Sie Ihre Zeit verbringen, um uns fokusiert zu halten—aber an Punkten überrascht zu werden, an denen die Aufmerksamkeit nachlassen könnte, hilft uns, uns zurückzusetzen und uns erneut zu engagieren.