„Welche Kennzahlen sind Ihnen wichtig?“ ist die wichtigste Vertriebsentdeckungsfrage unserer Zeit. Sowohl Umsatz- als auch Personalverantwortliche erkennen die Bedeutung einer soliden internen Kommunikationsstrategie; diese essentielle Frage überflutet inzwischen die meisten Arbeits-Posteingänge.

Die Liste, wie man interne Kommunikation messen kann, ist vielfältig, wächst und ist (heißes Thema 🔥) ungenau. Sie umfasst, ist aber nicht beschränkt auf: Mitarbeiterzufriedenheit (ein eNPS-Score von 30 gilt als gut), Mitarbeiterbindung,  E-Mail-Öffnungsraten, Teilnahme an All-Hands-Meetings, Umfrageabschlüsse, „Produktivität“ und qualitative Rückmeldungen.

Da der Technologiemarkt in unbekanntes wirtschaftliches Terrain eintritt, ist es eine gute Zeit, Prozesse zu prüfen und anzupassen, um organisatorische Effizienz und Mitarbeitererfahrung in Einklang zu bringen.  Leiter der internen Kommunikation benötigen aktualisierte Kennzahlen für eine sich entwickelnde hybride Belegschaft.

Man kann nicht verbessern, was man nicht misst. Und man kann keine aktualisierte interne Kommunikationsstrategie entwickeln, die für eine hybride Umgebung geeignet ist, ohne zu bewerten und ehrlich zu sein, was nicht funktioniert.

Häufige Fehler in der internen Kommunikation und wie man sie behebt

Unternehmen und Organisationen mögen einzigartig sein, aber viele erleben nahezu identische Herausforderungen in der internen Kommunikation. Lassen Sie uns etwas Zeit nehmen, um einige der häufigsten Probleme der internen Kommunikation, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, zu beleuchten. Wir könnten eine ganze Reihe von Beiträgen über all die verschiedenen Probleme der internen Kommunikation schreiben, mit denen man am Arbeitsplatz konfrontiert werden kann. Für den Moment konzentrieren wir uns nur auf die drei, mit denen unsere Kunden (und wir selbst) am häufigsten konfrontiert sind.

Problem: Umgang mit zu viel (auch bekannt als vielleicht haben Sie zu viel zu schnell bekommen)

Fällt es Ihnen schwer, am Arbeitsplatz zu viele Aufgaben zu meistern? Sie sind nicht allein. Amerikaner arbeiten im Durchschnitt 1% mehr Stunden als zu Beginn der Pandemie. Sie erzeugen jedoch nicht 1% mehr Umsatz oder sind 1% zufriedener mit der Arbeit, die sie tun.

Laut Reclaim.ai ist die Zeit, die Menschen in Meetings verbringen, seit Februar 2020 gestiegen.  Jetzt verbringen wir alle durchschnittlich etwa 7,3 zusätzliche Stunden in Meetings. Diese zusätzliche Zeit, die für Kommunikation und Arbeit aufgebracht wird, trägt zu Burnout und Stress bei. Und leider sagt die American Psychological Association (APA), dass diese Gefühle auf einem Höchststand sind.  

Besorgniserregend berichtet die APA auch, dass 6% der Amerikaner von kognitiver Erschöpfung berichteten, 32% emotionale Erschöpfung und erstaunliche 44% körperliche Müdigkeit – ein Anstieg um 38% seit 2019. Diese Unfähigkeit zu denken oder sich zu konzentrieren, hat Auswirkungen auf den Umsatz.

Ein Mangel an Konzentration aufgrund von Informationsüberlastung schmälert die Motivation und zwingt viele von uns dazu, an kleinen Kieselsteinen (niedrigwertige Aufgaben) statt an großen Felsen (die tiefere Arbeit, die einen Einfluss haben wird) zu arbeiten. Wie kann man erwarten, effektiv mit Teamkollegen zu kommunizieren, wenn man überladen ist?

Lösung: Überdenken Sie, wie Sie Meetings verwalten und Ihren Technologie-Stack nutzen

Wenn wir alle mehr Zeit in Meetings verbringen, sollten wir sicherstellen, dass wir diese Zeit gut nutzen. Meeting-Audits und präzise Meeting-Leitlinien sind der Schlüssel zum Erfolg hier. Das mag einfach schein, aber mehr darüber nachzudenken, wie Sie Meetings gestalten und planen, kann hilfreich sein. Werfen Sie einen Blick auf unsere 4 Ps des Meetings Vorlage, um eine effektive Methode zu sehen, um Meetings zu planen und zu strukturieren.

Wenn Sie daran denken, wie Sie Meetings abwickeln, nehmen Sie sich auch Zeit, um darüber nachzudenken, wie man sie am besten beendet. Manchmal kann es schon genug sein, zu wissen, wann man den Tag beenden oder die Diskussion asynchron fortsetzen sollte, um Ihren Meeting-Rhythmus zu verbessern.

Wenn Sie sich von der schieren Anzahl an Meetings in Ihrem Kalender überfordert fühlen, ziehen Sie in Betracht, sich selbst und Ihrem Team eine Pause zu gönnen. Denken Sie darüber nach, wie ein Tag ohne interne Meetings in Ihrer Woche aussehen würde. Dies kann allen einige dringend benötigte Konzentrationszeiten für wichtige Aufgaben geben und ermöglicht es Ihnen, langjährige Meetings mit Kunden beizubehalten.

Jetzt, da Sie die Gelegenheit hatten, über Ihre Meeting-Zeit nachzudenken, lassen Sie uns über Ihren Tech-Stack nachdenken. Glauben Sie es oder nicht, es ist ziemlich einfach, ein Werkzeug täglich für die Arbeit zu nutzen und dennoch nicht zu wissen, wie man es am besten nutzt. Stellen Sie sicher, dass jeder das Beste aus der von Ihrem Team gewählten Software und den Tools herausholt, indem Sie einige bewährte Verfahren festlegen.

Nehmen Sie sich Zeit, über den Zweck jedes Werkzeugs nachzudenken, wenn Sie diese Übung durchgehen. Welche Probleme und Anwendungsfälle lösen Ihre Werkzeuge? Fühlen Sie und Ihr Team, dass diese Werkzeuge diese Bedürfnisse erfüllen?

Schauen Sie sich unsere Karten zu Slack-Etikette und "Welches Tool benutze ich, wenn..." an, um zu sehen, was wir meinen. Dieser kleine Leitfaden dient Ihren Mitarbeitern als Leitplanke. Schließlich schaffen diese Leitplanken leicht reproduzierbare Rituale, die helfen können, Entscheidungsanfälle zu reduzieren und die damit verbundene kognitive Belastung zu verringern.

Problem: Interne Kommunikation ist jedermanns Problem, aber nicht jedermanns Aufgabe

Zeit für einen weiteren heißen Tipp 🔥: Leiter der internen Kommunikation sind mit Arbeit und Informationen überlastet, und es ist nicht gerechtfertigt (oder sogar machbar), von ihnen zu erwarten, dass sie jede Kommunikation im Unternehmen erstellen und verteilen.

Selbst wenn Ihre Firma kein Abteilung oder Position für interne Kommunikation hat, sind wir bereit zu wetten, dass es eine kleine Anzahl von Personen (oder vielleicht sogar eine Person) gibt, die die wichtigsten Memos, PDFs, Anweisungen und Formulare erstellt und dokumentiert.

Es ist gefährlich einfach, sich in dieser Arbeitsweise zu verlieren, und letztendlich kann das ziemlich große organisatorische Probleme verursachen. Das ist ein sicherer Weg, Informationssilos zu schaffen und hilfreiche Mitarbeiter in unabsichtliche Wissenshorter zu verwandeln. Es ist absolut wichtig, dass Führungskräfte, einzelne Mitarbeiter und andere Arbeitskräfte wissen, wann sie dokumentieren oder wie sie ihr Wissen teilen. Einen umsetzbaren Prozess für interne Kommunikation zu schaffen, dem nur ein Team oder eine Person folgt, wird niemandem helfen.

Interne Ausrichtung und betriebliche Effizienz sind Themen, die jeden, unabhängig vom Titel, interessieren sollten, wenn sie sich um Wachstum und Rentabilität sorgen. Nicht jedes Team hat jedoch die funktionsübergreifende Sichtbarkeit, um zu beobachten, wo Abteilungssilos Reibungen erzeugen.

Lösung: Schulen Sie Mitarbeiter im richtigen Umgang mit interner Kommunikation

Wir wissen, was Sie denken. „Muss ich wirklich Mitarbeiter schulen, wie man Wissen dokumentiert oder jemandem in Slack eine Nachricht sendet?“ Wir sagen nicht, dass Sie den Leuten beibringen müssen, wie man grundlegende Dinge macht, von denen sie wahrscheinlich bereits wissen, wie man sie macht. Wir sagen, dass es viel bewirken kann, den Menschen etwas Orientierung zu Etikette, der richtigen Plattformnutzung und Formatierung zu geben.

Vorlagen für Ihre internen Kommunikationsprozesse zu erstellen, ist entscheidend. Konkrete Verfahren und Protokolle festzulegen, trägt dazu bei, Verwirrung zu reduzieren und macht es den Menschen viel einfacher, sich zu beteiligen.

Entwickeln und teilen Sie Vorlagen, Anleitungen und andere Ressourcen, um den Mitarbeitern zu zeigen, wie sie richtig kommunizieren. Diese Ressourcen sollten zugänglich, leicht zu finden und noch leichter anzuwenden sein.  Ziel ist es, sicherzustellen, dass sich jeder Mitarbeiter in der Lage fühlt, wichtige Informationen selbst zu erstellen und zu teilen.

Viele Menschen lernen durch Beispiele. Stellen Sie daher sicher, dass die Führungsebene beteiligt ist, indem Sie ihnen helfen, das Goldstandard für interne Kommunikation zu sein. Zum Beispiel teilt Gurus CFO Dennis Sevilla regelmäßig Updates über den Markt und wie er das Unternehmen über Gurus neue Ankündigungsfunktion beeinflusst. Seine informativen und zugänglichen Updates sind nicht nur hilfreich; sie zeigen den Menschen auch, wie sie wichtige Informationen in Karten strukturieren.

Problem: Verwechslung von Konsum mit Verständnis

Sie gehen davon aus, dass das Versenden einer E-Mail (oder PDF, Video, Teams-Nachricht oder was auch immer Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode ist) bedeutet, dass die Leute:

1. Es lesen

und

2. Verstehen, was Sie mitteilen möchten

In den meisten Fällen sind Sie froh, wenn die Leute Punkt 1 überhaupt erreichen. Aufrufe und Eindrücke sind nur eine Dimension des Wissenskonsums und garantieren nicht unbedingt, dass ein Mensch die gewünschte Handlung nach dem Konsum ergreift. Es gibt einen großen Unterschied zwischen dem Lesen einer Nachricht, die Ihnen geschickt wurde, und dem Verstehen der Informationen, die Sie gerade erhalten haben.

Lösung: Testen Sie Wege, um sicherzustellen, dass die Leute die Nachrichten, die Sie senden, verstehen

Keine Sorge, Sie müssen kein Aufsicht führen und den Leuten für jedes Projektupdate, das Sie über Slack senden, aufwendige Tests geben. Es gibt viele einfache und effektive Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Leute die Kommunikation, die sie erhalten, verstehen.

Überlegen Sie, direkt zu sein und zu Beginn Ihrer Nachricht eine Absichtserklärung einzuschließen. Ein einfacher Satz wie „Nach dem Lesen dieses Dokuments sollten Sie unseren neuen Prozess für die Beantragung von PTO verstanden haben“, teilt den Leuten mit, was sie erwarten können, und lässt sie auch subtil wissen, dass sie sich melden sollten, wenn sie nicht verstehen.

Erstellen Sie einen Feedback-Kreis für Kommunikation, der Verantwortlichkeit sowohl für den Kommunikator als auch für den Empfänger beinhaltet. Guru nennt dies die Goldene Regel der internen Kommunikation.  Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhält, die nicht für sein spezifisches Publikum gedacht ist, wird er aufgefordert, radikal ehrlich zu sein und zu fragen, dass der Absender spezifischer darauf hinweist, was von den Mitarbeitern verlangt wird.

Fühlen Sie sich frei, kreativ damit umzugehen. Einige Leute machen gerne kurze Quizze, die die Hauptpunkte zusammenfassen. Andere mögen es, am Ende von Kommunikationsmitteln „Ostereier“ einzufügen, um Leser zu belohnen und etwas Spaß in ihren Tag zu bringen. Unser neuester „knewsletter“ endete so:

Sie haben es bis zum Ende des Knews geschafft! Als Belohnung können Sie über die Geschichte der Schlagsahne lesen und ein Krähe beobachten, die sanft "Woo!" für 50 Sekunden sagt.

Schlagsahne und Krähen hatten nicht viel mit unseren Updates zu tun. Dennoch sorgten sie für das ein oder andere Schmunzeln und gaben uns subtil die Möglichkeit, die Leute zu motivieren, unsere Newsletter von Anfang bis Ende zu lesen.

Bessere interne Kommunikation = bessere Arbeit

Psychischer und physischer Stress entsteht, weil eine Fülle von Informationen zu einem Mangel an Aufmerksamkeit führt. Führungskräfte in der internen Kommunikation sind darum bemüht, Signale aus dem Lärm zu schaffen, Klarheit als Freundlichkeit zu schaffen und den Mitarbeitern zu helfen, Zeit und (geistigen und tatsächlichen) Raum zu schaffen, um ihre beste Arbeit zu leisten.

Reduzieren Sie also die Anzahl der Projekte, an denen Sie arbeiten, und etablieren, standardisieren und schulen Sie Ihre Führungskräfte und Ihr Team in den bewährten Kommunikationspraktiken für die interne Ausrichtung. Das wirkt sich auf alle in Ihrer Organisation aus! Ohne eine skalierbare Möglichkeit zu messen, ob die Menschen verstehen und auf das reagieren, was Sie senden, sind die meisten Kommunikationskennzahlen eindimensional.