Es ist dein erster Tag in einem neuen Job. Du wirst mit einem High Five und einem glänzenden neuen Computer begrüßt. Du setzt dich an deinen Schreibtisch, meldest dich im WLAN-Netzwerk an und... was jetzt? Möglicherweise hast du später am Nachmittag ein paar Schulungen, die du besuchen musst, oder einige Artikel, die du lesen musst, aber was ist, wenn du Fragen hast, die nicht in der Willkommenseite behandelt wurden? Wen wendest du dich bei Fragen zur Gehaltsabrechnung oder Probleme mit deiner E-Mail? Gibt es noch etwas, das du ausfüllen musst? Du weißt, dass du in kurzer Zeit VIEL lernen musst, also wo solltest du anfangen? Welche Informationen solltest du heute, morgen und nächste Woche priorisieren?

Wir sind alle schon einmal dort gewesen. Ein neuer Job zu beginnen ist nicht einfach, und die Menge an Wissen, die du verarbeiten und verstehen musst, kann überwältigend sein. Und obwohl deine neue Chefin klar gemacht hat, dass sie verfügbar ist, um alle deine Fragen zu beantworten, möchtest du sie nicht für jeden kleinen Zweifel ansprechen.

Bei Guru können neue Mitarbeiter etwas entspannter sein, da sie wissen, dass alles, was sie benötigen, um ihren neuen Job zu verstehen, leicht in Guru zugänglich ist. Von spezifischen HR-Richtlinien über Teamprozesse und E-Mail-Vorlagen bis hin zu den besten Ramen-Restaurants – alles ist in Guru.

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Bei Guru glauben wir, dass "das Wissen, das du benötigst, um deinen Job zu machen, dich dort finden sollte, wo du arbeitest. Das umfasst das Wissen, das du benötigst, um zu wissen, wie du deinen Job machst. Während wir bei Guru gewachsen sind, haben wir unsere eigene Software zur Verwaltung von Wissensbasen genutzt, um unseren Onboarding-Prozess auf eine Weise zu formalisieren, die neuen Mitarbeitern das Gefühl von Autonomie vermittelt. Unsere Onboarding-Strategie basiert auf drei Schlüsselkomponenten:

1. Die flexible Struktur von Gurus Webanwendung
2. Detaillierte Echtzeit-Nutzerdaten
3. Transparenter Zugang zu verifiziertem abteilungsübergreifendem Wissen

1. Flexibles Konzept

Es ist wichtig, eine intuitive Struktur für das Onboarding deiner Mitarbeiter zu schaffen. Neue Mitarbeiter, die an einem gut strukturierten Onboarding-Programm teilnehmen, haben eine um 69% höhere Wahrscheinlichkeit, bis zu drei Jahre im Unternehmen zu bleiben. Onboarding-Programme können viele Formen annehmen, aber da sich das gesamte Wissen unseres Unternehmens bereits überall dort befindet, wo wir durch Guru arbeiten, war es naheliegend, auch unsere Prozesse für neue Mitarbeiter hier zu integrieren. So können neue Mitarbeiter (oder nicht mehr ganz neue Mitarbeiter – sollte nicht jeder kontinuierlichen Zugang zu Informationen wie zu Pendlervergünstigungen oder Fitnessmitgliedschaften haben?) jederzeit auf alle Inhalte zum Onboarding über Guru zugreifen, ohne zu einer separaten Lösung navigieren zu müssen.

Die gestaffelte Struktur der Guru-Webanwendung eignet sich ideal zur Organisation aller Arten von Wissen, einschließlich Onboarding-Materialien. Sieh dir das folgende Beispiel an, um zu sehen, wie unser Customer-Success-Team das Onboarding angeht. Wir sammeln alle Inhalte zum Onboarding für jede Rolle im Customer Success an einem Ort. Von diesem Standort aus können neue Mitarbeiter in die spezifischen Details ihrer Rolle eintauchen. Im CSM-spezifischen Board organisieren wir alle Informationen, die CSMs für das Onboarding benötigen, in separaten Karten, so wie CSM - Woche 3. Wir gliedern die Verantwortlichkeiten der Rolle, die übergeordneten Ziele des Onboardings, Aufgaben und Lesematerialien für die ersten 12 Wochen eines neuen Mitarbeiters bei Guru.

Dieses Format ermöglicht es einem neuen Mitarbeiter, Wissen in ihrem eigenen Tempo zu verarbeiten und auch während ihres Onboarding-Prozesses auf Informationen zurückzugreifen.

Andere Onboarding-Lösungen können starr sein und verlangen von den Nutzern, Module in einer bestimmten Reihenfolge zu absolvieren und bieten wenig Sichtbarkeit auf das gesamte Onboarding-Programm. Bei Guru kann ein neuer Mitarbeiter, egal ob er hin und her springen und Wissen konsumieren möchte oder methodisch Card für Card durchgehen will, das tun – Guru passt zu jedem Lernstil.

Beginne deine Wissensdatenbank mit dieser Vorlage:

Wir bemühen uns, neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an ein Gefühl von Unabhängigkeit zu geben, indem wir ihnen ermöglichen, leicht durch Schulungsmaterialien zu suchen, anstatt einen typischen ‘Checkliste’-Ansatz zu verwenden. Anstatt einen Top-Down-, One-Size-Fits-All-Ansatz für das Onboarding zu verfolgen, verwenden wir Guru, um die spezifischen Stärken eines Mitarbeiters konkret mit seinem Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu verbinden.

Guru ermöglicht es auch Managern, ihre Struktur für das Onboarding anzupassen und Wissen in dynamischen und ansprechenden Wegen zu formatieren. Unser robuster Karteneditor ermöglicht es Benutzern, verschiedene Arten von Inhalten in Karten einzufügen, einschließlich Videos, PDFs, Bilder und sogar reichhaltige Inhalte aus anderen Anwendungen wie Google Docs. Guru unterstützt In-App-Bearbeitungen, die es Benutzern ermöglichen, Änderungen an eingebetteten Inhalten vorzunehmen, ohne Guru jemals zu verlassen.

Die Kartenverlinkungsfunktion ist auch ideal zum Referenzieren von Karten aus anderen Boards oder sogar aus abteilungsübergreifenden Sammlungen (d.h. “Sieh dir die häufigsten Fragen des Vertriebsteams hier.”) Die Fähigkeit, auf bestehende Rahmenbedingungen zu verlinken oder sie zu kopieren, spart Managern auch die Mühe, das Rad neu zu erfinden. Vielleicht hat dein Support-Team viel Zeit mit der Entwicklung einer umfassenden Vorlage für einen bestimmten Prozess verbracht; warum sich nicht etwas Zeit sparen (und eine Ebene abteilungsübergreifender Konsistenz in diesem Prozess hinzufügen) und dieses Rahmenwerk für dein Team kopieren, anstatt dein eigenes zu erstellen?

Gurus gestaffelte Struktur macht das Organisieren und Konsumieren von Wissen zu einem Kinderspiel. Unsere neuen Mitarbeiter können in ihrem eigenen Tempo einarbeiten und unsere Manager haben vollständige Autonomie über das Wissen, das ihre direkten Berichterstattung sehen.

2. Echtzeitdaten

Es kann für einen Manager herausfordernd sein, zu erkennen, ob und wann ein neuer Mitarbeiter Hilfe benötigt oder spezifische Fragen während seines Onboarding-Prozesses hat. Mit Gurus Team- und Benutzerdaten kannst du sehen, welche Karten ein neuer Mitarbeiter liest, wie oft er eine bestimmte Karte angesehen hat, sowie welche Schlüsselwörter von einer bestimmten Benutzergruppe am häufigsten gesucht werden. Sieh dir die Beispiel-User-Drilldown-Metriken unten an.

Mit Kartenebenen-Daten ermöglicht Guru dir, sicherzustellen, dass jeder, der neu ist oder nicht mehr ganz neu in deinem Team, ein bestimmtes Stück Wissen angesehen hat. Das ist besonders nützlich, wenn neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, da du in die spezifischen Kartenansichten eintauchen und eine Liste sehen kannst, welche Benutzer die Karte angesehen haben und welche nicht, und Folgendes nachfragen kannst: “Es sieht so aus, als hättest du noch keine Gelegenheit gehabt, die Tipps zur Einarbeitung von Mitarbeitern Karte anzusehen, schau sie dir hier an.”

Die Sichtbarkeit, wie Benutzer Wissen konsumieren, hält die Manager im Bilde und hilft auch dabei, deine Onboarding-Strategie weiterzuentwickeln. Wenn ein neuer Mitarbeiter eine Karte 27 Mal angesehen hat, liegt das daran, dass er sie jeden Tag zurate ziehen muss oder gibt es da etwas, das ihn verwirrt? Das ist ein wichtiger Unterschied, den unsere Manager dank Gurus Analysen herausfinden können. Manager können auch in Suchen in Guru eintauchen, die keine Ergebnisse liefern, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wonach ihre Kollegen suchen und was sie nicht finden. Wenn mehrere Personen nach ‘401K-Plan’ suchen und nichts erscheint, deutet das darauf hin, dass es Bedarf für eine neue Karte gibt.

3. Transparenz + Verifiziertes Wissen = Ermächtigung

Zu den wichtigsten Aspekten des Onboardings gehört, sicherzustellen, dass das Wissen, das neue Mitarbeiter konsumieren, aktuell ist. Wenn dein Onboarding-Programm eine alte Version deiner Präsentation oder Materialien von vor deiner letzten Markenauffrischung enthält, werden sich deine neuen Mitarbeiter mit falschem Wissen identifizieren. Jedes Wissensstück in Guru wird einem Verifizierer zugewiesen, der dann dafür verantwortlich ist, diese Information aktuell und genau zu halten. Verifizierer sind auch verpflichtet, eine Frequenz anzugeben, mit der sie einen bestimmten Wissensinhalt erneut verifizieren werden. Wenn diese Karte das Ende ihres festgelegten Vertrauensfensters erreicht, wird sie automatisch als 'Nicht vertrauenswürdig' eingestuft, bis der Verifizierer überprüft hat, dass das Wissen weiterhin korrekt ist.

Mit einem klaren Indikator zum Vertrauensstatus einer Karte können sich neue Mitarbeiter sicher fühlen, dass das Wissen, das sie in Guru konsumieren, genau ist. Wenn eine Karte 'Nicht vertrauenswürdig' ist oder wenn ein neuer Mitarbeiter eine Frage zu dem Wissen hat, kann er ganz einfach Kommentar zur Karte abgeben und den Verifizierer um Klarstellung bitten, ohne ihn physisch anzusprechen oder den Fluss einer Schulung zu stören.

Gurus intuitive Berechtigung ermöglicht es Managern, separate Regeln dafür festzulegen, wer Karten sehen und wer Karten bearbeiten kann. Bei Guru glauben wir, dass Wissen abteilungsübergreifend geteilt werden sollte, sodass fast alle Informationen unseres Teams von allen Mitarbeitenden angesehen werden können. Dieses hohe Maß an Transparenz fördert die Zusammenarbeit, reduziert die Redundanz von Informationen zwischen den Teams und ermöglicht neuen Mitarbeitern den Zugang zu Informationen über praktisch alles. Das fördert auch das personalisierte Lernen, da neue Mitarbeiter zusätzliche Informationen suchen und finden können, die für sie von Interesse sein könnten.

Onboarding bedeutet nicht nur, Unternehmensrichtlinien und Teamprozesse zu lernen, es geht auch darum, dein neues Team kennenzulernen. Bei Guru haben wir einen Fragebogen zur „Lebensgeschichte“ erstellt, den jeder Mitarbeiter ausfüllt und verwendet, um seine allererste Guru-Karte zu erstellen. Es werden Fragen gestellt wie:

• Was war das erste Konzert, das du besucht hast?
• Lieblings-TV-Show/Film?
• Welche anderen Nebenjobs/Fähigkeiten bringst du mit?

Jeder neue Mitarbeiter wird aufgefordert, innerhalb der ersten Woche bei Guru seine eigene „Lebensgeschichten“-Karte zu erstellen, was ihnen hilft, mehr über die Software zu lernen und ihre ganze Person zur Arbeit zu bringen. Sobald ein neuer Mitarbeiter seine Lebensgeschichten-Karte erstellt, sieht das gesamte Unternehmen, wie sie in unserem neuen Kartenaktivitäts-Feed in Slack erscheint, was andere Mitarbeiter dazu auffordert, über ihren neuen Teamkollegen zu lesen und Verbindungen herzustellen!

Zugriff auf die Lebensgeschichten aller anderen in Guru ermöglicht es einem neuen Mitarbeiter, schnell Namen zu Gesichtern zuzuordnen, mit Menschen ähnlicher Interessen (trotz geographischer Entfernungen) zu verbinden und sich sofort als echtes Mitglied der Guru-Community zu fühlen. Außerdem, da diese Karten in Guru gespeichert sind, sind sie immer wieder hilfreich für alle, die eine erneute Vorstellung eines Teamkollegen benötigen oder einfach eine neue TV-Show-Empfehlung möchten.

Das Wissen, das du benötigst, um deinen Job zu machen

Guru befähigt Einzelpersonen, ihr volles Potenzial zu entfalten, indem es ihnen das Wissen liefert, das sie benötigen, um ihre Jobs zu erledigen. Schulungs- und Einarbeitungsmaterialien fallen unter diesen breiteren Wissensbereich. Bei Guru bemühen wir uns, alle Mitarbeiter mit dem Wissen, das sie brauchen, auszustatten, um erfolgreich zu sein. Indem wir unser eigenes Produkt nutzen, um unsere Onboarding-Prozesse zu formalisieren, genießen wir ein flexibles Format und eine intuitive Struktur, Sichtbarkeit in Nutzungsmustern und Wissenslücken sowie Transparenz und Genauigkeit zwischen den Abteilungen.

Für weitere Informationen, wie dein Team Guru für das Onboarding nutzen kann, kontaktiere uns unter support@getguru.com.