Es gibt 2 Versionen jedes Tech-Stacks: die lange Liste der Apps, die Sie haben, und die kurze Liste derjenigen, die Sie tatsächlich verwenden. Sehen Sie, wie man mehr Effizienz findet.
Es gibt zwei Versionen jedes Tech-Stacks: die lange Liste von Tools und Plattformen, die Sie haben, und die kurze Liste derjenigen, die Sie tatsächlich verwenden. Wenn sich Tech-Stacks erweitern und die Belegschaften ändern, könnte die Anzahl der ungenutzten Apps im Ökosystem eines Unternehmens (die mit geringer Nutzung oder ohne klare Eigentümer) unbemerkt bleiben und zu Kostenfressern und Sicherheitsrisiken werden. Selbst jährliche Budgetierungsprozesse beheben das Problem möglicherweise nicht, da Positionen für zu viele Lizenzen in weitgehend ungenutzten Apps bestehen bleiben. Beispiel: Ich habe einmal für ein Unternehmen gearbeitet, das mir eine Lizenz für eine Design-Software gegeben hat, die ich nicht kannte - und nie gelernt habe - wie man sie benutzt, einfach weil sie Teil des Standard-Marketing-Toolkit war.
Das soll nicht heißen, dass Sie keine neuen Apps in Ihren Stack einbringen sollten! Tatsächlich werden Sie beim Betrachten neuer Apps wahrscheinlich ein besseres Verständnis dafür gewinnen, welche Apps in Ihrer aktuellen Konfiguration untergenutzt werden und wo Sie möglicherweise investieren müssen.
Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie man eine ganzheitliche Bewertung Ihres Tech-Stacks durchführt, wie man versteht, was auf den kurzen und langen Listen von jedem steht, und wie man die Lücken schließt.
So evaluieren Sie Ihren bestehenden Tech-Stack
Sie könnten denken, dass der beste Ausgangspunkt darin besteht, einen Blick auf Ihr Budget zu werfen. Ist es nicht. Wenn Sie zuerst Ihr Budget überprüfen, könnten große Posten Sie dazu veranlassen, die Verwendung einer stark genutzten App zu beenden. Es wird auch nicht berücksichtigt, welche kostenlosen Apps Ihr Team möglicherweise verwendet (oder die vielleicht nicht mehr in Benutzung sind, aber immer noch Zugang zu Ihren Daten über SSO haben).
1. Der beste Weg, Ihre Bewertung zu beginnen, ist… Ihr Team zu fragen!
Es gibt einen Grund, warum Ihr Arzt (oder sollte) Sie jedes Mal fragt, dass Sie Ihre Medikamente auflisten. Sie könnten alte Rezepte in ihrem System haben, die die Empfehlung eines neuen Ansatzes negativ beeinflussen könnten, und sie wollen verstehen, was genau Sie einnehmen. Um Datenmüdigkeit zu reduzieren, können Sie ihnen ein Formular zur Verfügung stellen, das bereits mit vorhandenen Tools, auf die Sie wissen, dass sie Zugriff haben, vorbeladen ist, sie bitten, die genutzten Artikel abzuhaken, und andere Artikel hinzuzufügen, die Sie möglicherweise nicht erfasst haben.
Sie sollten auch Ihr Intake-Formular aufschlüsseln, indem Sie die Leute bitten, zu bewerten, wie oft sie jedes Produkt nutzen (Optionen: nie, 1-2 Mal pro Monat, fast jede Woche, ein paar Mal pro Woche, jeden Tag), um ein umfassenderes Verständnis ihrer kurzen und langen Listen zu erhalten.
Pro-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie betonen, dass dies keine "Fangfrage"-Übung ist. Die Leute könnten zögern zu sagen, dass sie ein Produkt nicht nutzen, das sie eigentlich nutzen sollten.
2. Binden Sie Ihr IT-Team ein
Wenn Sie eine SSO-Methode wie Google verwenden, die es ermöglicht, sich ohne durch eine native Kontoanmeldung in Apps einzuloggen, sollte Ihr IT-Team genau sehen, welche Apps sie nutzen und wie häufig sie darauf zugreifen. Es gibt Ihnen nicht nur ein umfassenderes Verständnis der Nutzung, sondern könnte Ihnen auch helfen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu erkennen.
3. Sehen Sie sich Daten zur Nutzung im Produkt an
Wenn ein Produkt Nutzungsdaten hat, ziehen Sie es heran! Wenn Sie kein Dashboard finden können, fragen Sie das Support-Team, ob Sie eine Kopie bekommen können. Immerhin sind Daten objektiv, während persönliche Berichte subjektiv sind.
4. Sehen Sie sich das Budget an
Jetzt ist es Zeit, Ihr Budget zu bewerten. Mit den selbstberichteten, SSO- und In-Produkt-Nutzungsdaten Ihres Teams haben Sie a) die Möglichkeit, sie mit den Positionen abzugleichen und b) zu entscheiden, ob diese Position Geld gut ausgegeben ist. Aber selbst das ist ein wenig schwieriger, als es auf den ersten Blick scheint.
Wenn Sie $30/Lizenz/Monat für ein Produkt ausgeben, das 10 von 100 Mitarbeitern nutzen, könnten Sie geneigt sein, die Ausgabe automatisch zu eliminieren. Aber hier ist, was Sie wirklich in Betracht ziehen sollten:
Warum haben wir dieses Produkt überhaupt gekauft?
Wer ist intern der Eigentümer?
Haben wir zu viele Lizenzen gekauft? (d.h. nutzen die Leute, die es verwenden, es auch viel?)
Müssen wir die Benutzer einfach erneut über den Wert schulen?
Hier ist ein praktisches Entscheidungsdiagramm:
Was ist bei der Anschaffung eines neuen Tools oder einer neuen Plattform zu beachten
Jetzt, da Sie verstehen, was Ihr Team wirklich verwendet, sollten Sie in Betracht ziehen, wo Lücken bestehen könnten. Wenn Sie beispielsweise ein integriertes Wiki als Teil eines größeren Pakets haben, aber niemand es verwendet - selbst nach dem erneuten Training - sollten Sie in Betracht ziehen, eine neue Plattform für den Wissensaustausch hinzuzufügen.
Wenn viele Anbieter ähnliche Funktionen anbieten, wie können Sie sicherstellen, dass Sie eine effiziente Investition tätigen und nicht einfach eine App nur um der App willen hinzufügen? Fragen Sie immer einen Verkäufer nach ihren täglichen und monatlichen Nutzungsmetrikennach dem ersten Rollout.
Warum ist das wichtig? Mit jeder neuen App wird es eine Phase der Begeisterung geben, in der Ihr Team an deren Nützlichkeit glaubt. Nach diesem anfänglichen Hype könnten Sie jedoch einen Rückgang der Nutzung feststellen (bis sie einfach eines der Tools wird, die Sie durch Ihr Entscheidungsdiagramm behalten/cut laufen lassen müssen). Wenn Sie die durchschnittliche langfristige tägliche und monatliche Nutzung herausfinden, können Sie verstehen, ob andere Unternehmen eine tatsächliche Rentabilität gesehen haben – und Metriken haben, um den Erfolg Ihres eigenen Unternehmens zu bewerten.
Effizienz ist eine ständige Übung
Schließlich wissen Sie: Ihren Tech-Stack zu verfeinern ist keine einmalige Übung. Was für Ihr Team jetzt funktioniert, mag in Zukunft aufgrund von Wachstum, Schrumpfung, Branchenbedingungen oder Änderungen der Strategie nicht mehr funktionieren.
Das gesagt, ist es unpraktisch, diesen Prozess jeden Monat zu durchlaufen! Also tun Sie es nur nach einem zwingenden Ereignis (wie den oben aufgeführten), und zu Beginn Ihres jährlichen Budgetierungszyklus.
Haben Sie weitere Einblicke in die Schaffung eines effizienten Tech-Stacks? Kommentieren Sie unten oder senden Sie uns Tipps auf Twitter.
Es gibt zwei Versionen jedes Tech-Stacks: die lange Liste von Tools und Plattformen, die Sie haben, und die kurze Liste derjenigen, die Sie tatsächlich verwenden. Wenn sich Tech-Stacks erweitern und die Belegschaften ändern, könnte die Anzahl der ungenutzten Apps im Ökosystem eines Unternehmens (die mit geringer Nutzung oder ohne klare Eigentümer) unbemerkt bleiben und zu Kostenfressern und Sicherheitsrisiken werden. Selbst jährliche Budgetierungsprozesse beheben das Problem möglicherweise nicht, da Positionen für zu viele Lizenzen in weitgehend ungenutzten Apps bestehen bleiben. Beispiel: Ich habe einmal für ein Unternehmen gearbeitet, das mir eine Lizenz für eine Design-Software gegeben hat, die ich nicht kannte - und nie gelernt habe - wie man sie benutzt, einfach weil sie Teil des Standard-Marketing-Toolkit war.
Das soll nicht heißen, dass Sie keine neuen Apps in Ihren Stack einbringen sollten! Tatsächlich werden Sie beim Betrachten neuer Apps wahrscheinlich ein besseres Verständnis dafür gewinnen, welche Apps in Ihrer aktuellen Konfiguration untergenutzt werden und wo Sie möglicherweise investieren müssen.
Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie man eine ganzheitliche Bewertung Ihres Tech-Stacks durchführt, wie man versteht, was auf den kurzen und langen Listen von jedem steht, und wie man die Lücken schließt.
So evaluieren Sie Ihren bestehenden Tech-Stack
Sie könnten denken, dass der beste Ausgangspunkt darin besteht, einen Blick auf Ihr Budget zu werfen. Ist es nicht. Wenn Sie zuerst Ihr Budget überprüfen, könnten große Posten Sie dazu veranlassen, die Verwendung einer stark genutzten App zu beenden. Es wird auch nicht berücksichtigt, welche kostenlosen Apps Ihr Team möglicherweise verwendet (oder die vielleicht nicht mehr in Benutzung sind, aber immer noch Zugang zu Ihren Daten über SSO haben).
1. Der beste Weg, Ihre Bewertung zu beginnen, ist… Ihr Team zu fragen!
Es gibt einen Grund, warum Ihr Arzt (oder sollte) Sie jedes Mal fragt, dass Sie Ihre Medikamente auflisten. Sie könnten alte Rezepte in ihrem System haben, die die Empfehlung eines neuen Ansatzes negativ beeinflussen könnten, und sie wollen verstehen, was genau Sie einnehmen. Um Datenmüdigkeit zu reduzieren, können Sie ihnen ein Formular zur Verfügung stellen, das bereits mit vorhandenen Tools, auf die Sie wissen, dass sie Zugriff haben, vorbeladen ist, sie bitten, die genutzten Artikel abzuhaken, und andere Artikel hinzuzufügen, die Sie möglicherweise nicht erfasst haben.
Sie sollten auch Ihr Intake-Formular aufschlüsseln, indem Sie die Leute bitten, zu bewerten, wie oft sie jedes Produkt nutzen (Optionen: nie, 1-2 Mal pro Monat, fast jede Woche, ein paar Mal pro Woche, jeden Tag), um ein umfassenderes Verständnis ihrer kurzen und langen Listen zu erhalten.
Pro-Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie betonen, dass dies keine "Fangfrage"-Übung ist. Die Leute könnten zögern zu sagen, dass sie ein Produkt nicht nutzen, das sie eigentlich nutzen sollten.
2. Binden Sie Ihr IT-Team ein
Wenn Sie eine SSO-Methode wie Google verwenden, die es ermöglicht, sich ohne durch eine native Kontoanmeldung in Apps einzuloggen, sollte Ihr IT-Team genau sehen, welche Apps sie nutzen und wie häufig sie darauf zugreifen. Es gibt Ihnen nicht nur ein umfassenderes Verständnis der Nutzung, sondern könnte Ihnen auch helfen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu erkennen.
3. Sehen Sie sich Daten zur Nutzung im Produkt an
Wenn ein Produkt Nutzungsdaten hat, ziehen Sie es heran! Wenn Sie kein Dashboard finden können, fragen Sie das Support-Team, ob Sie eine Kopie bekommen können. Immerhin sind Daten objektiv, während persönliche Berichte subjektiv sind.
4. Sehen Sie sich das Budget an
Jetzt ist es Zeit, Ihr Budget zu bewerten. Mit den selbstberichteten, SSO- und In-Produkt-Nutzungsdaten Ihres Teams haben Sie a) die Möglichkeit, sie mit den Positionen abzugleichen und b) zu entscheiden, ob diese Position Geld gut ausgegeben ist. Aber selbst das ist ein wenig schwieriger, als es auf den ersten Blick scheint.
Wenn Sie $30/Lizenz/Monat für ein Produkt ausgeben, das 10 von 100 Mitarbeitern nutzen, könnten Sie geneigt sein, die Ausgabe automatisch zu eliminieren. Aber hier ist, was Sie wirklich in Betracht ziehen sollten:
Warum haben wir dieses Produkt überhaupt gekauft?
Wer ist intern der Eigentümer?
Haben wir zu viele Lizenzen gekauft? (d.h. nutzen die Leute, die es verwenden, es auch viel?)
Müssen wir die Benutzer einfach erneut über den Wert schulen?
Hier ist ein praktisches Entscheidungsdiagramm:
Was ist bei der Anschaffung eines neuen Tools oder einer neuen Plattform zu beachten
Jetzt, da Sie verstehen, was Ihr Team wirklich verwendet, sollten Sie in Betracht ziehen, wo Lücken bestehen könnten. Wenn Sie beispielsweise ein integriertes Wiki als Teil eines größeren Pakets haben, aber niemand es verwendet - selbst nach dem erneuten Training - sollten Sie in Betracht ziehen, eine neue Plattform für den Wissensaustausch hinzuzufügen.
Wenn viele Anbieter ähnliche Funktionen anbieten, wie können Sie sicherstellen, dass Sie eine effiziente Investition tätigen und nicht einfach eine App nur um der App willen hinzufügen? Fragen Sie immer einen Verkäufer nach ihren täglichen und monatlichen Nutzungsmetrikennach dem ersten Rollout.
Warum ist das wichtig? Mit jeder neuen App wird es eine Phase der Begeisterung geben, in der Ihr Team an deren Nützlichkeit glaubt. Nach diesem anfänglichen Hype könnten Sie jedoch einen Rückgang der Nutzung feststellen (bis sie einfach eines der Tools wird, die Sie durch Ihr Entscheidungsdiagramm behalten/cut laufen lassen müssen). Wenn Sie die durchschnittliche langfristige tägliche und monatliche Nutzung herausfinden, können Sie verstehen, ob andere Unternehmen eine tatsächliche Rentabilität gesehen haben – und Metriken haben, um den Erfolg Ihres eigenen Unternehmens zu bewerten.
Effizienz ist eine ständige Übung
Schließlich wissen Sie: Ihren Tech-Stack zu verfeinern ist keine einmalige Übung. Was für Ihr Team jetzt funktioniert, mag in Zukunft aufgrund von Wachstum, Schrumpfung, Branchenbedingungen oder Änderungen der Strategie nicht mehr funktionieren.
Das gesagt, ist es unpraktisch, diesen Prozess jeden Monat zu durchlaufen! Also tun Sie es nur nach einem zwingenden Ereignis (wie den oben aufgeführten), und zu Beginn Ihres jährlichen Budgetierungszyklus.
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