Willkommen bei Guru! Dieser Beitrag ist ein taktischer Schritt-für-Schritt-Leitfaden, um Ihr erstes Set von Schlüsselunternehmenswissen zu erfassen und mit Guru zu teilen.

Unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist, gibt es mehrere wichtige Dinge, die jeder in Ihrem Team wissen sollte. Sie möchten sicherstellen, dass jeder in Ihrem Unternehmen Sie und Ihr Unternehmen bestmöglich und konsistent repräsentiert!

Dies ist nicht nur nützlich für neue Mitarbeiter, die Sie einstellen, sondern auch großartig für Teammitglieder, die von Anfang an dabei sind, da sich diese Informationen häufig ändern werden und Sie nun eine einfache Möglichkeit haben, alle auf denselben Stand zu bringen mit einer Lösung, die direkt in ihren Arbeitsablauf integriert ist.

Schritt 1. Erstellen Sie Ihre Karten

Lassen Sie uns Ihr erstes Set von Karten bereitstellen. Hier sind einige Empfehlungen für ein Kernset von Karten, die Sie erstellen und mit Ihrem Team teilen sollten.

Ihre Unternehmenspräsentation

Wenn Sie unser Onboarding durchlaufen haben, haben Sie diese möglicherweise bereits. Bonuspunkt für Sie. Wenn nicht, wie beschreiben Sie Ihr Unternehmen in ein paar Sätzen? Wir empfehlen, hier einen gesprächigen Ton zu verwenden, denken Sie daran, wenn jemand aus Ihrem Team auf einer Veranstaltung ist oder über Ihr Unternehmen mit einem Interessenten spricht.

Wichtige Unternehmensstatistiken (extern)

Wichtige Kennzahlen, die Ihr Team an Personen außerhalb Ihrer Organisation kommunizieren sollte, wie Anzahl der Kunden, Anzahl der Benutzer, Anzahl der Partner, in wie vielen Ländern Ihr Produkt eingesetzt wird, sind alles gute Beispiele für wichtige Wertpunkte. Konsistenz ist hier wirklich der Schlüssel, da sich diese Zahlen ständig ändern, und es peinlich sein kann, wenn (1) 2 Mitglieder Ihres Teams dieses Thema unterschiedlich an die gleiche Person kommunizieren oder (2) Sie alte Zahlen verwenden, da die Leute annehmen werden, dass Ihr Unternehmen nicht vorankommt!

Wichtige Unternehmensstatistiken (intern)

Wichtige Kennzahlen, die Sie möchten, dass Ihr Team weiß, diese aber nicht nach außen weitergeben sollte. Wichtige bevorstehende Ziele für das Unternehmen, finanzielle Leistung usw. Beachten Sie den Unterschied hier, indem Sie diese Statistiken explizit als intern vs. extern bezeichnen, definieren Sie klar für Ihr Team, was sie sicher teilen können und was Sie möchten, dass jeder weiß, aber als vertraulich behandelt wird.

Produktkarten

Das folgende Kartenset sollte für jedes Produkt erstellt werden, das Ihr Unternehmen verkauft.

• Produktpräsentation: Wie beschreiben Sie Ihr Produkt in wenigen Schlüsselsätzen? Wenn Sie nur ein Produkt haben, könnte dies in der Unternehmenspräsentationskarte oben behandelt werden.
• Was ist neu bei [Produktname]: Beschreiben Sie kurz einige Highlights Ihrer neuesten Veröffentlichung und warum diese Dinge großartig sind. Diese Informationen ändern sich ständig, da es immer neue Dinge zu Ihren Produkten gibt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, diese Botschaft zentralisiert zu halten und sicherzustellen, dass Ihr Team immer weiß, wo es die neuesten Informationen erhält.
• Wer verwendet [Produktname]: Geben Sie eine Zusammenfassung wichtiger Kunden (2-3) und welche Probleme Ihr Produkt für sie löst.
• Kundenorientierter Fahrplan: Was ist das genehmigte Set von Punkten, über die Sie im Feld mit Kunden sprechen können? Fügen Sie das bevorstehende Feature hinzu, warum es großartig ist und wann es veröffentlicht wird. Wir werden unten behandeln, wie Sie sicherstellen, dass die richtige Person dieses Datum "segnet", sodass Sie Ihr Ingenieurteam nicht überlasten!
• Interner Fahrplan: Ähnlich wie bei der Unternehmensstatistiken-Karte oben können Sie eine interne Version des Fahrplans erstellen, damit jeder weiß, was ansteht, aber Sie können klarstellen, dass niemand über diese Dinge außerhalb des Unternehmens sprechen sollte. Das ist entscheidend, wenn Sie eine große PR-Kampagne für Ihre neue Veröffentlichung planen und nicht möchten, dass die Story gestohlen wird.

[Ihr Unternehmen] in den Nachrichten - was Sie wissen müssen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden die Leute anfangen, über Sie zu schreiben/tweeten/posten. Ihr Team wird zu diesem Thema befragt. Unabhängig davon, ob die Berichterstattung gut oder schlecht ist, was möchten Sie, dass Ihr Team sagt? Geben Sie hier klare Gesprächspunkte an und aktualisieren Sie die Karte im Laufe der Zeit, während neue Nachrichten über Ihr Unternehmen veröffentlicht werden.

Was ist, wenn ich nicht weiß, was ich in diesen Karten eingeben soll?

Viele dieser Karten sind Dinge, die "von oben" kommen, direkt von Gründern, Ihrem CEO oder Vizepräsidenten. Wenn Sie nicht einer dieser Personen sind oder sich nicht sicher sind, was Sie sagen sollen, vereinbaren Sie einen Termin mit dem richtigen Leiter, um dies herauszufinden. Dies ist eine tolle Möglichkeit, ein persönliches Gespräch mit diesen Führungskräften zu führen, und 100 % von ihnen werden sich freuen, dass jemand im Team sich genug um diese wichtigen Themen kümmert, um Zeit zu investieren, um sie festzuhalten und mit dem Team zu teilen. Eine Möglichkeit, Ihre Anfrage zu stellen, ist zu sagen:

„Hallo XYZ, wir evaluieren ein Produkt namens Guru, das es uns ermöglicht, Schlüsselunternehmenwissen zu erfassen und einfach mit unserem Team zu teilen und auf dem neuesten Stand zu bleiben, während unser Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt. Ich wollte fragen, ob ich Ihnen ein paar Fragen stellen kann, die ich nutzen kann, um diesen Prozess zu starten.“

Selbst wenn Guru für Ihr Team nicht funktioniert, ist es immer noch enorm wertvoll für Ihr Unternehmen, diese Informationen festzuhalten.

Schritt 2. Richten Sie Ihre Prüfer ein

Jede Karte in Guru hat einen Prüfer. Wann immer jemand in Ihrem Team eine Karte in Guru öffnet, ist sehr klar (1) wer die Informationen überprüft, die sie ansehen, und (2) ob die Karte überholt oder aktuell ist. Das behebt die Probleme, die Unternehmen heutzutage haben, wenn sie versuchen, diese Informationen in Dokumenten oder alten E-Mails festzuhalten. Sie graben sie aus, wenn Sie sie benötigen (wenn Sie sie finden können), aber Sie haben keine Möglichkeit zu wissen, ob sie noch korrekt sind.

Die Verifizierung löst dies. Für jede Karte, die Sie erstellt haben, denken Sie daran, wer in Ihrem Team dafür verantwortlich sein sollte. Wenn ein Teammitglied Ihre glänzende neue Fahrplankarte öffnet, wen würden sie als Prüfer sehen wollen, damit sie sicher sind, dass es sich um den richtigen und neuesten Fahrplan handelt? Machen Sie diese Person zum Prüfer. Je nach Karte entscheiden Sie, wie oft sie erneut überprüft werden sollte. Um bei unserem Fahrplanbeispiel zu bleiben, wenn Sie Produktveröffentlichungen vierteljährlich durchführen, legen Sie dann das Überprüfungsintervall auf 3 Monate fest. Sie sind jetzt im Autopilot; Sie müssen sich nicht mehr daran erinnern, dieses abgelaufene Dokument zu finden und zu aktualisieren. Guru wird Sie automatisch daran erinnern.

Schritt 3. Erstellen Sie Ihr erstes Board

Jetzt, wo Sie diese Karten haben, organisieren Sie sie in einem Board. Geben Sie dem Board einen klaren Namen wie „Wichtige Fakten über [Unser Unternehmen]“. Boards sind responsiv, also nehmen Sie die URL für das Board, sobald Sie es erstellt haben, und lassen Sie Ihr Team es speichern. Karten sind grundsätzlich für Bildschirme aller Größen konzipiert, Sie haben also jetzt Zugriff auf all diese wichtigen Informationen, wo auch immer Sie hingehen.

Schritt 4. Änderungen kommunizieren

Okay, was passiert, wenn sich das ändert, jetzt, wo wir alles eingerichtet haben? Wie ich oben erwähnt habe, wird Guru automatisch bei Ihren Experten nachfragen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Karten korrekt bleiben, und wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, gibt es hier 2 Möglichkeiten, um Ihrem Team einfach Bescheid zu geben:

Verwenden Sie einen Kommentar. Schreiben Sie einen Kommentar, um das gesamte Team in einem Schritt zu informieren. Öffnen Sie die Karte, die sich geändert hat, und klicken Sie auf die Kommentar-Schaltfläche. Wenn Sie den Kommentar schreiben, @erwähnen Sie das gesamte Team, um ihnen die Neuigkeiten mitzuteilen, so:

„Hey @team, hier ist der neueste kundenorientierte Fahrplan. Wenn Sie Fragen haben, kommentieren Sie diese Karte, und ich beantworte sie gerne!“

Wenn Sie diesen Kommentar posten, erhält Ihr ganzes Team eine E-Mail mit dieser Nachricht und einem Link zur Guru-Karte.

Verwenden Sie einen Link. Versenden Sie einen Link zur Karte in Ihrer bevorzugten Messaging-App. Wenn Ihr Team auf einer Messaging-App wie Slack, Chatter, HipChat usw. standardisiert hat, greifen Sie einfach auf den Link zur Karte zu, indem Sie auf die Plus-Schaltfläche auf der Karte klicken und den Link zum Teilen auswählen. Jetzt können Sie diesen Link in Ihrer Messaging-App einfügen, und Ihr Team kann auf diesen Link klicken, um die Karte zu öffnen.

Was kommt als nächstes?

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben Ihr Unternehmen gerade auf denselben Stand gebracht. Egal wie groß oder wie schnell oder wie oft sich Ihr Unternehmen vergrößert oder verändert, Sie haben jetzt einen zentralen Ort, an dem jeder weiß, dass er sicher sein kann, dass das, was er liest, genau ist!

Sie haben nun das Fundament für Ihr nächstes Set an Inhalten in Guru gelegt. Betrachten Sie diese Karten als das „Wurzelverzeichnis“ für Ihr Unternehmenswissen. Unter jeder Karte können Sie Einzelheiten an teamspezifische Themen erweitern. Insbesondere für Vertriebsteams gibt es hier einige großartige Themen, die wir empfehlen, einzurichten:

Wie man die Wettbewerbspositionierung mit Guru einrichtet

Wie man den Vertriebsprozess & Messaging mit Guru erfasst

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