Wenn es darum geht, eine zentralisierte Wissensdatenbank zu erstellen, ist das gewählte Tool nur ein Teil des Puzzles. Es ist wichtig, sich Zeit zu nehmen (aka langsamer zu gehen, um schneller voranzukommen), um zu verstehen, wie die Zentralisierung von Wissen in die Kultur, Prozesse und Menschen Ihrer Organisation passt, um die Best Practices im Change Management zu finden, die Sie nutzen müssen, um eine erfolgreiche Wissenszentralisierung sicherzustellen.

Es wird natürlich viele wichtige Fragen aufwerfen, die Sie beantworten müssen, um voranzukommen.

Gibt es in Bezug auf die Kultur ein breiteres Verständnis für die Notwendigkeit einer zentralisierten Wissensbasis? Gibt es Unterstützung von Führungskräften? Hat die Zentralisierung von Wissen etwas mit Unternehmenszielen/Werten zu tun? Was müssen für Prozesse Governance-Standards definiert werden, damit dies reproduzierbar und skalierbar ist? Wie wird Wissen disseminiert? Gibt es klare Verantwortliche, die Zeit und Budget haben? Werden Wissensschaffung und -teilung belohnt?

Lassen Sie uns einige Möglichkeiten durchdenken, wie Ihre Organisation einen Change-Management-Einschnitt in Ihre Arbeit zur Zentralisierung von Wissen einbringen kann.

Identifizieren Sie Ihren aktuellen und idealen Zustand

Sie können nicht vorankommen, bis Sie verstehen, wo Sie stehen und wo Sie sein möchten. Um einen umfassenden Plan zur Zentralisierung Ihres Wissens zu erstellen, empfehlen wir, sich die Zeit zu nehmen, um den aktuellen Zustand Ihrer Wissensbasis zu definieren und darüber nachzudenken, wie dieser in der Zukunft aussieht.

Diese Übung kann Ihnen helfen, die Phasen Ihres Projekts in Bezug auf kurzfristige und langfristige Ziele zu definieren. Es kann Ihnen auch helfen, Ihre Must-Haves vs. Nice-to-Haves zu bestimmen, wenn Sie die Funktionen und Möglichkeiten Ihrer Wissensbasis festlegen. Wenn Sie eine spezifische Vision für die Zukunft haben, wird es einfacher sein, andere zu inspirieren, sich Ihnen anzuschließen, während Sie mit Ihrer Strategie zur Zentralisierung von Wissen vorankommen.

Als Teil der Übung ist es hilfreich, zu definieren, wie eine erfolgreiche Wissenszentralisierung aussieht und wie Sie diesen Erfolg messen werden. Definierte Metriken zusammen mit einem soliden, auf Veränderungsmanagement fokussierten Plan machen es einfacher, das Geschäft zu argumentieren, um Wissen zu zentralisieren. Das kann sehr hilfreich sein, um Unterstützung zu gewinnen, Dringlichkeit zu zeigen und entscheidende Unterstützung von Führungskräften zu erhalten. Erfahren Sie mehr über den Change-Management-Prozess.

Definieren Sie Ihr Team

Es erfordert viel Arbeit und Engagement, Wissen zu zentralisieren, daher ist es entscheidend, Ihr Kernteam für das Projekt zu definieren. Die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten gibt den Mitarbeitern ein Gefühl von Eigenverantwortung und persönlicher Verantwortung. Es stellt auch sicher, dass alle notwendigen Aufgaben erledigt werden können und dass entscheidende Wissensinhaber in den Prozess der Wissenszentralisierung eingebunden werden. Ohne eine klare Definition der Rollen ist es sehr einfach für einzelne Teams, eigene Wissenslösungen zu entwickeln. Das führt zu einer Proliferation von Tools und zu der gefürchteten unkontrollierten Versionierung, die ohne verifiziertes Wissen geschehen kann.

Wir empfehlen, einen Wissensrat für unsere Kunden zu gründen. Ein Wissensrat ist eine Gruppe von Vertretern aus jedem der Teams, die Guru verwenden, die sich regelmäßig treffen, um Guru auf dem höchsten Niveau zu pflegen und sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen jeder Abteilung dient.

Bei Guru nutzen wir das RACI-Modell zur Unterstützung unserer Wissensführung. Unser Teamleiter für interne Kommunikation ist die verantwortliche Person, mit bestimmten Teamleitern/Fachexperten als verantwortliche Personen. Unser gesamtes Unternehmen hat die Möglichkeit, konsultiert und informiert zu werden über unseren Guru-on-Guru Slack-Kanal, in dem wir alles besprechen, was mit der Guru-Governance zu tun hat. Wir haben auch einen Exekutivsponsor, um sicherzustellen, dass es eine Unterstützung durch die Führung gibt und um die Kommunikation von oben nach unten bei unseren internen Town Halls zu erleichtern.

Möglichkeiten für Wachstum schaffen

Ein wichtiger Teil des Change-Management-Prozesses ist es, Gelegenheiten für Feedback zu schaffen. Das kann sich auf den Prozess der Erstellung zentralisierten Wissens und/oder auf das Wissen innerhalb Ihrer zentralisierten Wissensbasis beziehen.

Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu erreichen. Bei Guru haben wir eine Sammlung von Wissensübertragungsanfragen erstellt, in der neues Wissen von jedem erstellt werden kann; es wird dann von Fachexperten überprüft, kuratiert und verifiziert. Wir haben auch unseren #guru-on-guru Slack-Kanal, in dem wir einen eingebauten Workflow für Wissensideen und -aktionen haben und neue Best Practices teilen, die einzelne Teams definiert haben, damit andere sie übernehmen können.

Alle auf den neuesten Stand bringen

Sobald Sie alle Ihre Prozesse zur Wissenszentralisierung eingerichtet haben, ist es an der Zeit, alle auf die Gründe zu bringen, warum Sie diese Änderungen vornehmen. Wir hatten Kunden, die erstaunliche Hype-Videos erstellt haben, um alle für ihre neue zentralisierte Wissensbasis zu begeistern. Wir haben auch unsere schöne Guru-Akademie, die dabei hilft, die Interessengruppen auf eine skalierbare Weise auf den neuesten Stand zu bringen.

Sie können unser Ankündigungsfeature nutzen, um Prozesse und Best Practices an Ihre Teams weiterzugeben. Bei Guru verwenden wir unsere Knewsletters, um neue Informationen und Best Practices zu teilen, und ergänzen dies mit kurzen Videos von wichtigen Interessengruppen und Führungskräften, um Hintergrundinformationen darüber zu geben, warum wir handeln.

Schließlich ermöglicht es, dies in Ihren Onboarding-Prozess zu integrieren, dass Ihre neuen Mitarbeiter frühzeitig in Ihren Plan zur Zentralisierung von Wissen einsteigen. Guru-Karten können in LMS-Systeme eingebettet und verlinkt werden. Guru ist dann das Lehrbuch, wie Mitarbeiter Ihre Wissensbasis unterstützen.

Sind Sie bereit, die ersten Schritte zur Zentralisierung des Unternehmenswissens zu unternehmen? Beginnen Sie mit der Nutzung von Guru, damit Sie die Zentralisierung auf die richtige Weise angehen können!