Der schlimmste Moment bei der Arbeit in einem Silo ist, zu realisieren, dass man in einem Silo arbeitet.

In meinem ersten Job erinnere ich mich, dass ich einen sehr spezifischen Berichtsentwurf akribisch durchgearbeitet habe. Ich habe Stunden damit verbracht, Änderungen vorzunehmen und Diagramme zu aktualisieren, nur um später in der Woche zu realisieren, dass alles umsonst war. Ich hatte in einer veralteten Version gearbeitet, die noch nicht auf dem Laufwerk der Abteilung aktualisiert wurde.

Ich bin nicht allein in dieser Art von Frustration. Es stellt sich heraus, dass Teams bis zu 20 Stunden pro Monat wegen Informationssilos verlieren. Das Problem mit Silos hat nur zugenommen, da die Arbeitsplätze in den letzten Jahren zwischen Büro-, Homeoffice- und Hybridmodellen gewechselt haben. Es ist nicht überraschend, dass es noch einfacher ist, in Silos verloren zu gehen, wenn man nicht im selben physischen Raum wie seine Kollegen arbeitet.

Informationssilos

Fangen wir mit dem an, was wir meinen, wenn wir von Informationssilos sprechen. Einfach gesagt, treten Informationssilos auf, wenn Teams innerhalb einer Organisation Informationen und Prozesse nicht miteinander teilen. Silos beginnen meist klein und wachsen, während Organisationen sich entwickeln, was die Zusammenarbeit hemmt.

Warum entstehen also Silos in Organisationen?

Ursachen für Silos

Fast alle Organisationen haben Silos, und sie sind meist unbeabsichtigt. Es gibt nicht den einen Grund, warum Silos entstehen, aber ein paar häufige Gründe für diesen Mangel an Transparenz sind:

Unterschiedliche Prioritäten

Wenn Gruppen innerhalb von Organisationen unterschiedliche (oder schlimmer noch, konkurrierende) Prioritäten haben, fließen Informationen und Prozesse nicht reibungslos. Natürlich hat jedes Team seine eigenen Ziele, aber eine transparente Unternehmenskultur sollte helfen, die Prioritäten der Gruppen miteinander in Einklang zu bringen.

Status quo

Trägheit ist eine mächtige Kraft. Organisationen haben oft Schwierigkeiten, wenn festgefahrene Prozesse sich ändern müssen, um Anpassungen zu ermöglichen.

Unternehmenspolitik

Große Organisationen haben oft ein komplexes Beziehungsgeflecht zwischen verschiedenen Gruppen. Informationen und Prozesse fließen möglicherweise nicht reibungslos, weil es Persönlichkeiten am Arbeitsplatz gibt.

Geografie und Kultur

Teams sind zunehmend auf der ganzen Welt verteilt und bestehen aus Personen mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen. Unterschiedliche Zeitzonen, Sprachkompetenz und andere Faktoren können zu siloartigen Arbeitsplätzen beitragen.

Mangel an psychologischer Sicherheit

Vertrauen ist ein wesentlicher Bestandteil für eine effektive Zusammenarbeit mit Kollegen. Wenn Teams das Gefühl haben, dass sie riskante Ideen einbringen und mit der Unterstützung ihres Teams experimentieren können, gedeiht die Innovation. Wenn das nicht der Fall ist, bricht die Kommunikation zusammen und es können Silos entstehen.

Ineffektive Systeme

Die richtigen Technologien und Prozesse können einen großen Unterschied in Bezug auf Transparenz machen. Die Verwendung der falschen Systeme kann unnötige Reibung beim Teilen von Informationen und bei der Zusammenarbeit verursachen.

Kosten der Silos

Leider verschwenden Silos nicht nur Zeit. Der Silo-Effekt in Organisationen kann zu erheblichen Problemen führen.

Sie verringern die Moral und die Leistung. Tatsächlich sagen 86% der Führungskräfte, dass ein Mangel an Zusammenarbeit unter Kollegen zu Misserfolgen am Arbeitsplatz geführt hat. Silos führen oft zu unnötiger Arbeit und einem Mangel an Anpassungsfähigkeit. Sie wirken sich auch auf Kunden aus! Laut Aberdeen verbringen 15% der Zeit eines siloartigen Call-Center-Agenten damit, Informationen zu beschaffen, um Kunden zu bedienen. Wann haben Sie das letzte Mal genossen, in einer Warteschlange für den Kundenservice zu warten?

Identifizierung von Silos in Ihrem eigenen Team

Einige Silos sind offensichtlich. Für den Rest müssen Sie etwas Recherche betreiben. Um Ihnen zu helfen zu verstehen, wo die Kommunikation und Zusammenarbeit zusammenbricht, sollten Sie Umfragen und Interviews in Betracht ziehen.

Es gibt einige Arten von Umfragen, die Ihnen helfen können, Informationssilos innerhalb der Teams besser zu verstehen. Zuerst sollten Sie eine Umfrage zur Mitarbeiterbindung in Betracht ziehen. Diese Art von Umfrage wird Ihnen helfen zu identifizieren, welche Mitarbeiter sich am stärksten mit ihrem Team und dem Unternehmen verbunden fühlen und welche Mitarbeiter sich am meisten isoliert fühlen.

Ähnlich können Sie eine Umfrage mit Fragen speziell zur Kommunikation und Zusammenarbeit erstellen, um Probleme zu identifizieren. Eine weitere hilfreiche Umfrage ist die Pulsumfrage. Pulsumfragen werden regelmäßig und häufig gesendet und identifizieren oft siloartige Probleme, bevor sie zu Problemen führen.

Neben Umfragen sollten Sie Austrittsgespräche und Verbleibsinterviews mit Mitarbeitern durchführen. Austrittsgespräche sollten die Gründe aufzeigen, warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und welcher Teil der Fluktuation auf Informationssilos zurückzuführen ist. Verbleibsinterviews sind Gespräche mit Mitarbeitern, die seit längerer Zeit im Unternehmen sind und aufzeigen können, wo die Zusammenarbeit unter Kollegen erfolgreich ist.

Strategien zum Abbau von Silos und zur Einführung effektiver Zusammenarbeit

Nachdem Sie identifiziert haben, wo Ihre teamspezifischen Informationssilos liegen, ist es an der Zeit, diese Silos abzubauen und sie durch ein Fundament der Transparenz zu ersetzen. Hier sind einige Strategien, die Ihnen helfen können, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams zu verbessern.

Ziele und Werte anpassen

Die effektive Zusammenarbeit verschiedener Gruppen beginnt damit, sicherzustellen, dass alle in Bezug auf die Ziele und Werte des Unternehmens auf derselben Seite sind. Das beginnt bei den Führungskräften. Stellen Sie sicher, dass jeder die Mission des Unternehmens versteht und weiß, wie seine Arbeit in das größere Ganze passt.

Von dort aus, identifizieren Sie die Ziele einzelner Teams und setzen Sie diese im Kontext der Missionen des Unternehmens sowie den Zielen anderer Teams. Wiederholen Sie diese Ziele und Werte regelmäßig, sei es während regelmäßiger Treffen.

Tendenz zur Überkommunikation

Es ist überraschend herausfordernd, im geschäftlichen Umfeld tatsächlich zu viel zu kommunizieren, insbesondere wenn es asynchron erfolgt. Es ist viel häufiger, dass Menschen das Gefühl haben, sie werden nicht ausreichend informiert.

Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Sie Ihr Team mit zu vielen Informationen überfordern, überlegen Sie, ob Sie eine klare und prägnante Botschaft vermitteln, und bieten Sie dann Gelegenheiten an, in einem System, das für alle funktioniert, mehr zu erfahren.

Eine gute Faustregel ist, mehr zu kommunizieren, nicht weniger. Wenn Sie unsicher sind, erren Sie besser im Sinne der Überkommunikation. Ihr Team wird es Ihnen auf lange Sicht danken.

Experimentieren durch Teilen ermutigen

Etwas Neues auszuprobieren kann beängstigend sein, insbesondere wenn es sich möglicherweise negativ auswirken könnte. Das gesagt, innovative Teams müssen sich wohl fühlen, Risiken einzugehen.

Eine Möglichkeit, das Experimentieren anzuregen, besteht darin, eine Umgebung zu schaffen, in der Teams ihre Experimente miteinander teilen können, sei es ein physischer Raum wie ein Labor oder Workshop oder ein digitaler Raum wie ein Blog oder Mitarbeiterintranet-Website. Durch transparentes Experimentieren können Teams aus den Erfolgen und Misserfolgen anderer lernen und sich dabei wohler fühlen, in Zukunft Risiken einzugehen, da sie über ein Unterstützungssystem verfügen, auf das sie zurückgreifen können.

Teambildungsaktivitäten anregen

Positive Arbeitsbeziehungen zu schaffen, ist für effektive Zusammenarbeit entscheidend. Überlegen Sie, Teambildungsveranstaltungen zu veranstalten, die den Mitarbeitern helfen, sich besser kennenzulernen und ein Gefühl der Kameradschaft zu fördern.

Es gibt viele verschiedene Arten von Teambildungsaktivitäten zur Auswahl, von Kochkursen in Gruppen über Schnitzeljagden bis hin zu ehrenamtlichen Tätigkeiten. Der Schlüssel besteht darin, Aktivitäten zu finden, die allen Spaß machen werden und die helfen, sich gegenseitig in einem anderen Licht zu sehen.

Team-Informationen zugänglich machen

Es reicht nicht aus, eine Kultur zu fördern, in der Menschen Informationen teilen möchten – Sie müssen ihnen auch die richtigen Werkzeuge an die Hand geben. Erleichtern Sie es den Teams, Informationen miteinander zu finden und zu teilen.

Oft bedeutet dies, eine zentrale Wissensdatenbank wie Guru einzurichten, um sicherzustellen, dass Informationen leicht zugänglich sind. Das bedeutet, ein zugängliches Informationsaustauschumfeld für Benutzer zu schaffen, in dem sie Informationen sowohl abrufen als auch bereitstellen können.

Auf Wiedersehen, Silos

Informationssilos sind absolut ein häufiges Problem in Arbeitsplätzen, aber erfolgreiche Teams sind in der Lage, ihnen mit proaktiven Strategien zu begegnen und die Teamzusammenarbeit zu verbessern.

Indem Sie sich die Zeit nehmen, um zu identifizieren, wo Silos in Ihrem Team existieren und effektive Strategien in Ihr Team einzuführen, werden Sie die Leistung, Moral und mehr in Ihrem Team verbessern.