Als die Welt über Nacht mit dem Arbeiten von zu Hause begann, gab es viele offensichtliche Möglichkeiten für Arbeitgeber, die Lebensqualität ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Flexible Arbeitszeiten, Büroeinrichtung für zu Hause, virtuelle Happy Hours und Marken-Loungewear gehörten zu den sofortigen Vorteilen, die den Mitarbeitern mitgeteilt wurden, als wir unser Leben im Homeoffice begannen. Aber da der Reiz der bunten Sweatpants nachlässt und die Realität unserer aktuellen und zukünftigen Arbeitsumgebungen deutlich wird, ist es wichtig, dass Führungskräfte einen Blick auf ihre technologische Grundlage werfen und fragen: „Haben wir alles, was wir brauchen, um erfolgreich zu sein?"

Wir haben bereits die Elemente detailliert, die unserer Meinung nach ein technologisches Fundament für Remote-Arbeit (Videokonferenzen, Teamkommunikation und Messaging sowie Wissensmanagement) darstellen. Wir erkennen jedoch an, dass es für Teams, die diese Tools vor den weltweiten Aufenthaltsbefehlen nicht installiert hatten, Arbeit erfordert, um sie zu implementieren. Und in einer Zeit, in der die Budgets für Technologie strenger überwacht werden als je zuvor, ist es entscheidend, einen Bedarf für neue Tools zu beweisen.

Der Bedarf an Videokonferenz- und Chat-Tools ist offensichtlich, wenn persönliche Meetings und passive Gespräche am Tisch nicht mehr möglich sind – dies wurde früh in unserem Übergang zur Remote-Arbeit deutlich. Der Business @ Work (From Home)-Bericht von Okta 2020 stellte ein Wachstum von 110 % im Monatsvergleich von Februar bis März für Zoom und ein Wachstum von 19 % für Slack fest, was zeigt, wie schnell diese Tools zu einem Grundpfeiler unserer Arbeitsplätze wurden. Aber der Bedarf an Tools für die Remote-Zusammenarbeit war bereits vor dem Pandemiefall weltweit wachsende Bedeutung – Anfang Februar dieses Jahres berichtete Forbes von der zunehmenden Bedeutung reibungsloser Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, da die Mitarbeiter Flexibilität außerhalb traditioneller Büros erwarten.

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Die Auswirkungen des Wissensmanagements auf Remote-Arbeitskräfte

Das gilt auch für die Notwendigkeit von Wissensmanagement – obwohl die „Symptome“ eines Mangels an KM vielleicht nicht so offensichtlich sind wie die Unfähigkeit, Meetings ohne ein Videokonferenz-Tool durchzuführen. Die Auswirkungen, kein KM-Tool und eine Kultur des Wissensaustauschs zu haben, kann die Fähigkeit eines Teams, effektiv und effizient zusammenzuarbeiten, erheblich beeinträchtigen. Hier sind einige überraschende Anzeichen, dass Ihr Team ein Eingreifen beim Wissensaustausch braucht:

Unzufriedenheit bei Gen Z-Mitarbeitern und letztlicher Abgang

Obwohl viele schnell dazu neigen, jeden unter 40 Jahren als Millennial zu bezeichnen, sind die ältesten Mitglieder der Generation Z tatsächlich bereits in die Arbeitswelt eingetreten (es ist wichtig zu beachten, dass einige Skalen Gen Z ab 1995 zählen, während andere sagen, dass sie 1997 beginnt, was bedeutet, dass die ältesten Mitglieder in diesem Jahr Mitte 20 sein werden). Wenn Gen Z in die Arbeitswelt eintritt, erwarten sie, dass Technologie vorhanden ist, um nicht nur ihren Alltag zu ermöglichen, sondern auch um ihnen zu helfen, sich auf ihre sinnstiftendsten Arbeiten zu konzentrieren. Eine ServiceNow-Studie unter Gen Z-Mitarbeitern ergab, dass 42% von ihnen angaben, sie würden einen Job verlassen, der sie zu viel Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen lässt, was zeigt, dass diese Generation bereit ist, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, ohne viel Geduld für das Navigieren durch umständliche Altsysteme zu haben.

In unserer aktuellen Umfrage unter Guru-Nutzern, die ein unternehmensweites Wissensmanagement-Programm umgesetzt haben, berichteten 45%, dass eine der größten Herausforderungen für neu eingestellte Mitarbeiter vor Guru darin bestand, die richtigen Informationen in verschiedenen Systemen zu finden, eine Herausforderung, für die Gen Z-Mitarbeiter, die wahrscheinlich einen erheblichen Teil der Neueinstellungen in vielen Unternehmen ausmachen, wenig Toleranz haben werden.

Außerdem gaben 43% der Befragten an, dass Guru ihnen geholfen hat, mehr Zeit mit strategischer Planung zu verbringen, was darauf hinweist, dass KM den Mitarbeitern helfen kann, ihren Fokus von administrativer zu bedeutungsvollerer Arbeit zu verlagern. 93% der Befragten stellen fest, dass Guru einen Einfluss auf das Engagement und das Glück der Mitarbeiter hatte, was darauf hindeutet, dass eine Kultur des Wissensaustauschs, die hochwertige Arbeit unterstützt, einen enormen Einfluss auf die Moral haben kann.

Allgemeine Mitarbeiterausbrennung und schlechtes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben

Es sind nicht nur Gen Z-Mitarbeiter, die die Folgen eines Mangels an KM in einem Unternehmen spüren - langjährige Mitarbeiter, insbesondere die, die zu Fachexperten (SMEs) geworden sind, sind besonders anfällig für Burnout in einem Umfeld, das Wissensaustausch nicht priorisiert. Gallup berichtet, dass die #2-Ursache für Mitarbeiterausbrennen eine unmanageable Arbeitslast ist - was bedeutet, dass es von größter Bedeutung ist, hochqualifizierte Mitarbeiter nur auf ihre wirkungsvollsten Arbeiten zu konzentrieren.

Oft sind SMEs die Teammitglieder, die schon seit Jahren in Unternehmen sind; in schnell wachsenden Teams hatten sie wahrscheinlich mehrere Positionen inne und in Startups haben sie wahrscheinlich mehrere Iterationen der Produktentwicklung miterlebt. Sie werden standardmäßig zur „Anlaufstelle“, wenn Ihr Team die benötigten Informationen nicht finden kann, sei es eine detaillierte Produktfrage oder Verwirrung über einen administrativen Prozess. Diese ständigen „Schulterklopfer“ mögen harmlos erscheinen, können sich aber im Laufe der Zeit erheblich summieren und erheblich zur unmanageable Arbeitslast der SMEs beitragen, die diese Fragen neben ihrer normalen Arbeit beantworten müssen.

Das Wissensmanagement kann eine Schlüsselrolle dabei spielen, den SMEs zu helfen, Burnout zu vermeiden, indem es ihr Zeit zurückgewinnt und dem Rest Ihres Teams mehr Selbstständigkeit ermöglicht. 98% der befragten Kunden, die Guru in ihrer gesamten Organisation verwenden, gaben an, dass Guru einen Einfluss auf die Zeit hatte, die ihr Team mit der Beantwortung wiederholter Fragen verbringt, und 99% gaben an, dass Guru die Zeit beeinflusst hat, die ihr Team damit verbringt, nach Informationen zu suchen. 19% gaben sogar an, dass Guru ihrem Team geholfen hat, mehr Zeit mit Aktivitäten außerhalb der Arbeit zu verbringen, was zeigt, dass KM zu einer besseren Work-Life-Balance führen kann. Wenn sowohl Wissensaustauscher als auch Wissenssucher ein Verständnis für die Wissensaustausch-Kultur Ihres Teams haben, ist ihre Neigung, Burnout zu vermeiden, viel höher. Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen aktivem und passivem Wissen und wie jeder zum Wissensaustausch beiträgt.

Überlastung durch Meetings und der Kampf um den Wechsel zur asynchronen Kommunikation

„Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“ – Witze beiseite, die Müdigkeit von Meetings wurde deutlich, als sie alle über Bildschirme stattfanden. Aber selbst vor Monaten verstanden vorausschauende Denker die Wichtigkeit, persönliche Meetings zu reduzieren und ihrem Team die Möglichkeit zu geben, asynchron zusammenzuarbeiten. In der Tat prognostiziert Gartner, dass die Anzahl der persönlichen Meetings bis 2024 von 60% auf 25% sinken wird und dass Unternehmen mit einem durchdachten Ansatz für einen „nomadischen“ Arbeitsstil besseren Zugang zu Talenten haben werden als solche, die hinterherhinken (wenig überraschend, besonders jetzt).

CNBC hob die Richtlinie von Basecamp-CEO Jason Fried hervor, keine persönlichen Meetings abzuhalten, was es ihrem historisch hybriden Team ermöglicht, den Mitarbeitern im Büro keinen Vorteil zu verschaffen. Stattdessen bevorzugen sie schriftliche Dokumentationen, die sie dann auf die gleiche Weise an alle Mitarbeiter verteilen. Festlegung von Richtlinien und Verfahren, wie Informationen demokratisiert werden, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ein Arbeitsplatz mit weniger Meetings erfolgreich ist.

Ein weiteres wichtiges Element einer Kultur mit weniger persönlichen Gesprächen ist ein besseres System zum Teilen von „passivem Wissen“, laut MIT Sloan. Während man neu gegründete Remote-Teams dazu ermutigt, darüber nachzudenken, „schöne-to-know“-Informationen in „nötige-to-know“-Kommunikationen einzubeziehen, schlagen wir auch vor, eine breitere Kultur des kollaborativen Wissensaustauschs zu fördern - bei dem Meetings und Eins-zu-eins-Gespräche nicht das Nonplusultra der wahrheitsgemäßen Kommunikation sind.

Um Meetings erfolgreich zurückzufahren, ist es entscheidend, dass Ihr Team versteht, wo und wie es Informationen erhalten wird und darauf vertraut, dass diese Informationen korrekt sind, wenn sie dies tun. Von den befragten Kunden, die Guru unternehmensweit verwenden, gaben 97 % an, dass die Fähigkeit, zu wissen, dass Informationen von einem Experten stets aktuell gehalten werden, entscheidend ist, um ihr Team erfolgreich zu unterstützen. Wenn Teams das Gefühl haben, dass sie einen effektiven Kanal zum Teilen und Verifizieren von wichtigen Informationen haben, ist es viel einfacher, diesen Kalendereintrag zu löschen.

Der Weg nach vorn mit asynchroner Arbeit

Wir befinden uns an einem einzigartigen Punkt in der Zeit, an dem schlanke Kommunikation und Zusammenarbeit dringender denn je sind - und ihre Abwesenheit wird auch intensiver spürbar denn je. Während sich Ihr Team auf den Erfolg von heute und darüber hinaus vorbereitet, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Remote-Arbeit und die damit verbundenen Anforderungen bleiben werden und bereits seit geraumer Zeit kommen. Indem Sie heute Tools und Prozesse implementieren, die Ihrem Team helfen, kollaborativer, asynchroner und zielgerichteter zu arbeiten, können Sie Ihr Team wirklich in die Lage versetzen, von überall und jederzeit seine beste Arbeit zu leisten.