Durch die Einsetzung eines Teams von Champions, die eine Wissens-Governance-Struktur schaffen können, kann eine Organisation ihre Wissensdatenbank für kontinuierlichen Erfolg einrichten.
Sie haben Ihre Wissensdatenbank neu aufgebaut. Herzlichen Glückwunsch! Aber was passiert jetzt? Wie stellen Sie sicher, dass Sie nicht noch einmal eine umfassende Neugestaltung durchführen müssen? Selbst wenn man mit den besten Absichten beginnt, ist es für Teams - und Unternehmen - einfach, eine saubere Wissensdatenbank allmählich unbrauchbar werden zu lassen. Durch die Einsetzung eines Teams von Wissenschampions, die eine Governance-Struktur schaffen können, kann eine Organisation ihre Wissensdatenbank auf langfristigen Erfolg ausrichten.
Im Wissensmanagementsystem werden die Menschen durch zwei gleich wichtige Gruppen vertreten: die Wissensdatenbank, die das Wissen enthält, und der Governance-Rat, der seine Integrität schützt. Das sind ihre Geschichten.
Wer gehört zu einem Wissens-Gouvernance-Rat?
Ein Wissens-Gouvernance-Rat sollte aus wichtigen Enablement-Personal bestehen. Wenn es Ihre Aufgabe ist, Ihr Team auf Erfolg auszurichten, ist das Wissensmanagement ein entscheidender Bestandteil davon. Unabhängig von der Art der Enablement-Rolle, in der Sie sich befinden, ist Wissensmanagement, wie Sie die Kontinuität von Erfahrungen und Informationen sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Teams sicherstellen können. Nehmen wir als Beispiel die Vertriebsunterstützung, obwohl dies auf alle Enablement-Rollen anwendbar ist, einschließlich Umsatzunterstützung und technische Unterstützung.
"Zusätzlich zu einer dynamischen, robusten und leicht zugänglichen Wissensdatenbank sollten Organisationen Seminare, Workshops, Mentorships und andere Schulungsprogramme haben, um ihr [Team] in Topform zu halten."
Im Wesentlichen ist die Aufrechterhaltung einer hochwertigen Wissensdatenbank so grundlegend für die Effektivität eines Enablement-Leiters, dass sie als selbstverständlich angesehen wird. Wenn man es so betrachtet, ist es einfach zu identifizieren, wer zu Ihrem Wissensrat gehört: Jeder in formalen oder de facto Enablement-Rollen.
Formalisierung der Erstellung von Wissensinhalten und Wartungsrichtlinien (und deren leichte Zugänglichkeit)
Eintreten für die richtige Nutzung Ihrer Wissensdatenbank
Aufpassen auf Wiederholungen alter Probleme und Lösung neuer Probleme
Möchten Sie noch mehr über Wissens-Gouvernance und Wissensaudits erfahren? Erhalten Sie die Aufzeichnung unseres Webinars:
Formalisierung der Richtlinien für Wissensdatenbanken
Keine Sorge; die Aufgabe eines Wissensrats besteht nicht darin, die Inhalte zu erstellen; sie besteht darin, sicherzustellen, dass die erstellten Inhalte nutzbar und durchsuchbar sind. Wenn ein Team über etwa 15 Personen hinauswächst (und insbesondere, wenn eines schnell wächst), ist die Formalisierung von Richtlinien ein Muss. Die Richtlinien sollten alles von der korrekten Formatierung von Wissen bis hin zum Prozess für die Erstellung/Bearbeitung (z.B. wer ein gültiger SME sein könnte) und idealen Verifizierungszyklen umfassen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Richtlinien selbst durchsuchbar und nutzbar halten können, indem Sie sie direkt in Ihre Wissensdatenbank einfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie als lebendiges Dokument betrachten, das den gleichen Verifizierungs- und Überprüfungzyklen unterliegt wie all Ihr anderes Wissen.
Eintreten für die richtige Nutzung
Eine weitere Rolle des Wissensrats besteht darin, die fortgesetzte Nutzung der Wissensdatenbank sicherzustellen. Eine allgemeine Faustregel lautet, dass, wenn eine Wissensdatenbank für ein Team/Unternehmen funktioniert, die Kommunikationskanäle ruhiger werden. Das liegt hauptsächlich daran, dass Fragen, die zuvor im Chat (oder von Angesicht zu Angesicht) gestellt wurden, in Ihrer Wissensdatenbank referenziert werden. Aber dies ist kein automatisches Verhalten, insbesondere wenn Teams nicht daran gewöhnt sind, auf eine Wissensdatenbank angewiesen zu sein.
Sobald Sie eine Wissensdatenbank neu aufgebaut haben, ermutigen Sie zur Nutzung als Referenz, indem Sie diejenigen, die Fragen stellen, daran erinnern, zuerst in Ihre Wissensdatenbank zu schauen . Stellen Sie sicher, dass Sie auch individuelle Teammitglieder ermächtigen, dasselbe zu tun. Es genügt nicht, für die richtige Nutzung zu schulen, Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie für die Interessenvertretung schulen.
Auf Anzeichen eines defekten Wissensdatenbank achten
Das letzte Puzzlestück der Governance besteht darin, zu verhindern, dass ein Zusammenbruch in Ihrer Wissensdatenbank passiert. Immerhin möchten Sie, dass es in gutem Zustand bleibt, und nicht, dass es wieder auseinanderfällt. Der Schlüssel ist hier, die Probleme zu umreißen, die beim letzten Mal zu dem Zusammenbruch geführt haben und alle neuen Probleme zu dokumentieren, die unterwegs auftreten. Damit können Sie z. B. sagen: „OK, Slack wird wieder ziemlich laut mit Fragen. Was sind die Fragen, die gestellt werden? Sind die Antworten in unserer Wissensdatenbank zugänglich? Oh, sie sind nicht korrekt getaggt!” Was Ihnen die Möglichkeit gibt, niedrigstufige Punkte zu beheben, bevor sie in einen vollständigen Zusammenbruch der Wissensdatenbank übergehen.
Sie haben Ihre Wissensdatenbank neu aufgebaut. Herzlichen Glückwunsch! Aber was passiert jetzt? Wie stellen Sie sicher, dass Sie nicht noch einmal eine umfassende Neugestaltung durchführen müssen? Selbst wenn man mit den besten Absichten beginnt, ist es für Teams - und Unternehmen - einfach, eine saubere Wissensdatenbank allmählich unbrauchbar werden zu lassen. Durch die Einsetzung eines Teams von Wissenschampions, die eine Governance-Struktur schaffen können, kann eine Organisation ihre Wissensdatenbank auf langfristigen Erfolg ausrichten.
Im Wissensmanagementsystem werden die Menschen durch zwei gleich wichtige Gruppen vertreten: die Wissensdatenbank, die das Wissen enthält, und der Governance-Rat, der seine Integrität schützt. Das sind ihre Geschichten.
Wer gehört zu einem Wissens-Gouvernance-Rat?
Ein Wissens-Gouvernance-Rat sollte aus wichtigen Enablement-Personal bestehen. Wenn es Ihre Aufgabe ist, Ihr Team auf Erfolg auszurichten, ist das Wissensmanagement ein entscheidender Bestandteil davon. Unabhängig von der Art der Enablement-Rolle, in der Sie sich befinden, ist Wissensmanagement, wie Sie die Kontinuität von Erfahrungen und Informationen sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Teams sicherstellen können. Nehmen wir als Beispiel die Vertriebsunterstützung, obwohl dies auf alle Enablement-Rollen anwendbar ist, einschließlich Umsatzunterstützung und technische Unterstützung.
"Zusätzlich zu einer dynamischen, robusten und leicht zugänglichen Wissensdatenbank sollten Organisationen Seminare, Workshops, Mentorships und andere Schulungsprogramme haben, um ihr [Team] in Topform zu halten."
Im Wesentlichen ist die Aufrechterhaltung einer hochwertigen Wissensdatenbank so grundlegend für die Effektivität eines Enablement-Leiters, dass sie als selbstverständlich angesehen wird. Wenn man es so betrachtet, ist es einfach zu identifizieren, wer zu Ihrem Wissensrat gehört: Jeder in formalen oder de facto Enablement-Rollen.
Formalisierung der Erstellung von Wissensinhalten und Wartungsrichtlinien (und deren leichte Zugänglichkeit)
Eintreten für die richtige Nutzung Ihrer Wissensdatenbank
Aufpassen auf Wiederholungen alter Probleme und Lösung neuer Probleme
Möchten Sie noch mehr über Wissens-Gouvernance und Wissensaudits erfahren? Erhalten Sie die Aufzeichnung unseres Webinars:
Formalisierung der Richtlinien für Wissensdatenbanken
Keine Sorge; die Aufgabe eines Wissensrats besteht nicht darin, die Inhalte zu erstellen; sie besteht darin, sicherzustellen, dass die erstellten Inhalte nutzbar und durchsuchbar sind. Wenn ein Team über etwa 15 Personen hinauswächst (und insbesondere, wenn eines schnell wächst), ist die Formalisierung von Richtlinien ein Muss. Die Richtlinien sollten alles von der korrekten Formatierung von Wissen bis hin zum Prozess für die Erstellung/Bearbeitung (z.B. wer ein gültiger SME sein könnte) und idealen Verifizierungszyklen umfassen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie diese Richtlinien selbst durchsuchbar und nutzbar halten können, indem Sie sie direkt in Ihre Wissensdatenbank einfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie als lebendiges Dokument betrachten, das den gleichen Verifizierungs- und Überprüfungzyklen unterliegt wie all Ihr anderes Wissen.
Eintreten für die richtige Nutzung
Eine weitere Rolle des Wissensrats besteht darin, die fortgesetzte Nutzung der Wissensdatenbank sicherzustellen. Eine allgemeine Faustregel lautet, dass, wenn eine Wissensdatenbank für ein Team/Unternehmen funktioniert, die Kommunikationskanäle ruhiger werden. Das liegt hauptsächlich daran, dass Fragen, die zuvor im Chat (oder von Angesicht zu Angesicht) gestellt wurden, in Ihrer Wissensdatenbank referenziert werden. Aber dies ist kein automatisches Verhalten, insbesondere wenn Teams nicht daran gewöhnt sind, auf eine Wissensdatenbank angewiesen zu sein.
Sobald Sie eine Wissensdatenbank neu aufgebaut haben, ermutigen Sie zur Nutzung als Referenz, indem Sie diejenigen, die Fragen stellen, daran erinnern, zuerst in Ihre Wissensdatenbank zu schauen . Stellen Sie sicher, dass Sie auch individuelle Teammitglieder ermächtigen, dasselbe zu tun. Es genügt nicht, für die richtige Nutzung zu schulen, Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie für die Interessenvertretung schulen.
Auf Anzeichen eines defekten Wissensdatenbank achten
Das letzte Puzzlestück der Governance besteht darin, zu verhindern, dass ein Zusammenbruch in Ihrer Wissensdatenbank passiert. Immerhin möchten Sie, dass es in gutem Zustand bleibt, und nicht, dass es wieder auseinanderfällt. Der Schlüssel ist hier, die Probleme zu umreißen, die beim letzten Mal zu dem Zusammenbruch geführt haben und alle neuen Probleme zu dokumentieren, die unterwegs auftreten. Damit können Sie z. B. sagen: „OK, Slack wird wieder ziemlich laut mit Fragen. Was sind die Fragen, die gestellt werden? Sind die Antworten in unserer Wissensdatenbank zugänglich? Oh, sie sind nicht korrekt getaggt!” Was Ihnen die Möglichkeit gibt, niedrigstufige Punkte zu beheben, bevor sie in einen vollständigen Zusammenbruch der Wissensdatenbank übergehen.
