Bei Guru glauben wir, dass sich der Arbeitsplatz für immer ändern wird. Die Pandemie hat uns alle gezwungen, ein nicht optionales Experiment durchzuführen, in dem wir 100 % unserer Arbeit sofort remote erledigen mussten.

Obwohl dies jeden auf unterschiedliche Weise betroffen hat, ist eines klar geworden: die Herausforderungen, vor denen Teams stehen, wenn 100 % ihrer Interaktionen von persönlich auf virtuell umschalten. Die Art und Weise, wie wir kommunizieren, die Art von Meetings, die wir haben, die Werkzeuge, die wir benötigen, um effektiv zusammenzuarbeiten, standen im Rampenlicht und haben Dinge hervorgehoben, die gut funktionieren, Dinge, die gar nicht funktionieren und Dinge, die besser funktionieren können.

Wenn Büros wieder öffnen, ist es höchst unwahrscheinlich, dass sich die Dinge einfach zurück zu „wie sie waren“ ändern. Viele Teams werden in einer Form eines „hybriden“ Arbeitsplatzes arbeiten, ihre Arbeitswochen mit einer Mischung aus remote und im Büro arbeitsfreien Tagen strukturieren. Das ist eine sehr positive Veränderung meiner Meinung nach, da wir unsere Arbeit um das optimieren werden, was am besten persönlich und das, was am besten von zu Hause oder in einem ungestörten Raum erledigt werden kann. Ganz zu schweigen von dem Vorteil für unser Privatleben, der durch eine flexiblere Arbeitsdynamik ermöglicht wird.

Im Zentrum vieler dieser Veränderungen steht die Idee, dass die Kommunikation am Arbeitsplatz von synchron zu asynchron wechseln wird. Vieles von der Art, wie Teams kommunizieren, wird mit der Annahme gestaltet, dass Teams nicht mehr zusammen, persönlich oder sogar im selben Gebäude sind. Anstelle von Live-Meetings werden unsere Teaminteraktionen schriftlich festgehalten, Ideen, Wissen, Statusupdates, FAQs, Richtlinien, Entscheidungen niedergeschrieben und mit unseren Teams geteilt, um gelesen, kommentiert, bearbeitet und entschieden zu werden usw.

Die "Goldene Regel" definieren

In dieser neuen Dynamik wird jeder in einem Team eine wichtige Rolle sowohl beim Lesen als auch beim Schreiben spielen. Es gibt zahlreiche Beispiele von Teams, die „remote-nativ“ gewachsen sind und von einer Schriftkultur sprechen und wie zentral dies für ihren Betrieb ist.

Bei Guru ist eine unserer Kernwerte Wissen suchen und teilen.

Wir legen Wert auf Offenheit und Transparenz bei Guru und fühlen uns verpflichtet, sicherzustellen, dass diese Verhaltensweisen Teil unseres Handelns als Unternehmen sind. Um dieses Ziel zu erreichen, haben wir kürzlich unsere Goldene Regel der internen Kommunikation veröffentlicht:

Wir suchen und teilen Wissen. Damit dies funktioniert, muss es einen „Vertrag“ zwischen dir und allen, mit denen du bei Guru arbeitest, geben. Das bedeutet, dass jede/r von uns sich verpflichtet, zwei Dinge zu tun…

(1) Du teilst dein Wissen asynchron und weißt, dass alle anderen versuchen werden, das, was du teilst, zu verarbeiten. Du erkennst dein Publikum, an das du teilst, und optimierst für sie, weil es dir wichtig ist, dass sie verstehen.

(2) Du versuchst, das Wissen zu verstehen, das andere vorbereitet haben, um es mit dir zu teilen. Wenn das, was geteilt wird, unklar oder nicht relevant ist, erkennst du den Wert, dieses Feedback zu geben, um zu verbessern, was in Zukunft geteilt wird.

Wir glauben, dass beide Komponenten dieser Regel entscheidend sind. Lass uns jeden von ihnen auseinandernehmen, beginnend mit Teil 1:

Du teilst dein Wissen asynchron...

Das bezieht sich typischerweise auf schriftliches oder aufgezeichnetes Wissen. Es beinhaltet eine klare Bitte, die einfach dazu führen könnte, zu lesen, um Kommentare, Stimmen, Ideen usw. zu bitten, zusammen mit einem Abgabetermin, bis wann du möchtest, dass dies erledigt wird. Das könnte ein Statusupdate, eine zu treffende Entscheidung oder sogar Produktwissen, das eine bevorstehende Einführung unterstützt, sein.

...und weißt, dass alle anderen versuchen, das zu verstehen, was du teilst.

Schreiben/Aufzeichnen braucht Zeit. Wir gehen davon aus, dass unsere Teamkollegen begeistert sind, das zu lesen, was wir vorbereitet haben, und das motiviert uns, unsere Zeit mit dieser Arbeit zu verbringen. (Mehr dazu im zweiten Teil unserer Regel.)

Du erkennst das Publikum, an das du teilst, und optimierst dafür...

Wir versuchen, allgemeine Mitteilungen zu vermeiden, die nur für einen Teil eines Teams relevant sein könnten, und halten ein hohes Signal-zu-Rausch-Verhältnis ein.

...weil es dir wichtig ist, dass sie es verstehen.

Informierte Teams sind wahrscheinlicher inspiriert, engagiert und begeistert von der Arbeit, die sie machen. Wir alle spielen eine Rolle dabei, hierzu beizutragen!

Das ist also die erste „Hälfte“ und es ist ein Engagement, sich die Zeit zu nehmen, um die Arbeit zu erledigen, um andere informiert zu halten. Jetzt lass uns die zweite Hälfte untersuchen:

Du versuchst, das Wissen zu verarbeiten, das andere Zeit damit verbracht haben, es vorzubereiten, um es mit dir zu teilen.

Wie bereits erwähnt, geht es hier darum, dass beide Seiten des Wissensaustauschs vorhanden sein müssen, damit das funktioniert. Wir alle kennen das Gefühl, wenn jemand ein Live-Meeting ansetzt und die andere Person nicht erscheint. Das sollte sich auf die gleiche Weise anfühlen.

Wenn das, was geteilt wird, unklar oder nicht relevant ist, erkennst du den Wert, dieses Feedback zu geben, um zu verbessern, was in Zukunft geteilt wird.

Der letzte Teil des Prozesses hier... niemand wird perfekt im Schreiben sein! Einen freundlichen und ehrlichen Feedback zu geben, wie ein Schriftsteller verbessern kann, was er kommuniziert, stärkt den zukünftigen Kommunikationsfluss. Es zeigt auch dem Schriftsteller, dass dir wichtig ist, was er geschrieben hat.

Wer hat die Zeit, all das zu tun? Mein Tag ist bereits mit Meetings gefüllt!

Wir wissen, was du denkst... aber hier beginnt die Magie! Eine der wertvollsten Konsequenzen aus dem Engagement eines Teams für die Goldene Regel ist Geschwindigkeit. Live-Meetings erfordern Koordination. Wir müssen einen Kalender anschauen und eine Zeit finden, die für alle funktioniert, die an dem Gespräch teilnehmen müssen. Je größer das Meeting, desto länger wird es geplant, weil die Wahrscheinlichkeit, dass offene Zeitfenster verfügbar sind, sinkt. Vielleicht ist dieses Thema eine wichtige Entscheidung, die getroffen werden muss, aber wir müssen das Meeting planen eine Woche von heute, weil es das erste Mal ist, dass alle es einrichten können.

In diesem Szenario haben wir bereits eine Woche verloren, bevor wir unser erstes Gespräch überhaupt hätten! Jetzt kommen verschiedene Zeitzonen und Arbeitszeiten hinzu, und plötzlich schrumpfen die gemeinsamen offenen Zeitfenster noch weiter.

Jetzt lass uns umkehren und sehen, wie es für ein Team funktioniert, das der Goldenen Regel folgt.

Stell dir vor, jemand hat ein Thema, über das er mit seinem Team sprechen möchte. Sie schreiben das Thema auf, schicken es ihrem Team über Slack und bitten um Feedback in den nächsten 2 Tagen. Sie sehen Kommentare von ihren Teamkollegen, die sie in ihrer eigenen Zeit aufgreifen. Weitere Teamkollegen kommentieren, weitere Antworten kommen, und über ein paar Tage hat dieses schriftliche Thema bereits viele Rückmeldungen, Bedenken und Ideen erfasst und dokumentiert.

Im synchronen Ansatz hat das erste Meeting noch nicht einmal stattgefunden. Aber im asynchronen Ansatz wird das Thema ein paar Tage später angesprochen, und das Team ist weitergezogen. Stell dir vor, das passiert immer wieder in unseren Teams. Die Zusammenarbeit wechselt von Live-Meetings: Der stille Killer des Fortschritts zu Die Goldene Regel: Eine Superkraft und Vorteil des Teams in der Ausführung.

Wie wir die Goldene Regel bei der Arbeit befolgen

Die Goldene Regel ist neu für uns, etwas, was wir in diesem Jahr eingeführt haben. Hier sind einige erste Wege, wie wir die Regel bei Guru befolgt haben.

Sicherstellen, dass wir „zielgerichtete Kommunikation“ haben

Das ist der Leitfaden, den wir allen Mitarbeitern geben. Es bezieht sich auf das hohe Signal-Rausch-Verhältnis, das ich oben erwähnt habe.

Wir verwenden eine Entscheidungsmethodik

Wir ermutigen die Verwendung von Entscheidungsdokumenten, um Entscheidungen so weit wie möglich asynchron voranzubringen, was entweder (1) dir ermöglicht, die Entscheidung vollständig asynchron zu treffen oder (2) wenn du ein Live-Meeting hast, man normalerweise schon sehr weit fortgeschritten ist, und das Ziel des Meetings ist in der Regel, eine Entscheidung zu finalisieren. Wir verwenden auch das DRI-Konzept, um sicherzustellen, dass klar ist, wie Entscheidungen getroffen werden und wer sie trifft.

Wir ermutigen Vorablektüren zu Themen, die ein Team diskutieren möchte

Meeting Vorab-Lektionen erschienen uns als guter nächster Schritt. Sie bringen alle auf die gleiche Seite vor einem Meeting und verhindern, dass wir Zeit damit verschwenden, Folien zu präsentieren, anstatt Dinge aktiv zu diskutieren. Die nächste Frage für uns ist, wo wir das Live-Meeting ganz vermeiden können?

Wir etablieren Best Practices für Slack

Wir ermutigen die meisten Gespräche in öffentlichen Kanälen stattfinden. Wir ermutigen @Erwähnungen in öffentlichen Kanälen, Teamkollegen zur Aktion zu leiten und alle Gespräche zu managen. Ein weiteres Beispiel, um bei Signal durch das Rauschen zu helfen. Wir verwenden auch Dringlichkeitsindikatoren. Zum Beispiel, wenn wir ein Dokument bereitstellen, um es zu lesen und zu kommentieren, verwenden wir die Abkürzung von 1, 3, 5 Tagen, um den Lesern ein Verständnis dafür zu geben, wann sie antworten sollten.

Wir verwenden Guru, um Ankündigungen zu senden

Ankündigungen werden an bestimmte Gruppen von Personen gesendet und bieten einen klaren Handlungsaufruf, um etwas zu lesen. Alarme sind gewartet und leicht über unsere Web-App, unsere Erweiterung, Slack und Teams usw. zugänglich. Die Mehrheit unserer Ankündigungen wird auf diese Weise verteilt. Es war das effektivste Beispiel, um sicherzustellen, dass die höchste Signal-zu-Rausch-Bedeutung wichtige Informationen kommuniziert.

Wir machen jede Woche eine Überprüfung unserer kritischsten aktiven Projekte

Jede Woche geben unsere Projekt-DRIs Updates zu ihren Projekten in Asana am Donnerstag. Jeden Freitag überprüfen die Führungskräfte und geben auch Feedback über Asana. Das ermöglicht eine schnelle, offene und asynchrone Kommunikation über all unsere kritischsten Unternehmensinitiativen.

Wir etablieren Lese- und Schreibzeitblöcke im Kalender

Eine Möglichkeit, wie wir das tun, ist „Kein internes Meeting am Mittwoch“. Es ist wichtig, Raum für diese Lese- und Schreibzeit zu schaffen. Die meisten von uns denken gewohnheitsmäßig daran, ein Live-Meeting zu planen, um einen Raum zu schaffen, um ein Thema abzudecken. Es steht im Kalender, zu einer bestimmten Zeit, sodass das Gespräch, dieser „persönliche Wissensaustausch“ wahrscheinlich stattfinden wird.

Aber in der Welt der Goldenen Regel funktioniert es anders.

Ein Großteil unserer Zeit verlagert sich von diesen Live-Meetings hin zu dedizierter Lese- und Schreibzeit. Aber diese Zeit muss dennoch in deinem Kalender reflektiert werden. Wir benötigen eine ähnliche Fokussierungszeit, die speziell für Lese- und Schreibzeit geschaffen wird. Das ist hochgradig effizient, da eine Stunde Lese- und Schreibzeit oft 10 Stunden Live-Meeting-Zeit spart.

Hoffentlich war dies ein hilfreicher Leitfaden, den du mit deinem Team teilen kannst! Während wir hier weiter lernen, werden wir mit Sicherheit weiterhin teilen. Wie ich bereits erwähnt habe, hat der Arbeitsplatz in vielerlei Hinsicht seine besten Tage noch vor sich, wenn Unternehmen erkennen, dass Techniken wie diese das kombinierte Ergebnis sowohl einer höheren Unternehmensleistung als auch einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit haben.