Du willst nicht prahlen, aber dein Arbeitsplatz ist auf dem besten Weg, eine echte wissensbasierte Kultur zu entwickeln. Du hast die Tools, du hast die Begeisterung und du hast sogar einige Mitarbeiter, die es lieben, zur Wissensdatenbank beizutragen. Es fehlt nur eine Sache: ein verifizierter Wissensmanager.

Wir wissen, was du denkst. „Jeder liebt Guru/ deine bevorzugte Wissensmanagement-Software (die wahrscheinlich Guru ist)! Es scheint, als ob viele Teams es bereits nutzen, brauchen wir wirklich einen Wissensmanager?“

Wir beantworten diese Frage mit einem enthusiastischen Ja! Wissensmanager können viel mehr tun, als deine Karten und Wissensdatenbank in Ordnung zu halten. Tatsächlich kann die Einstellung eines solchen viele überraschende Vorteile mit sich bringen.

Zugang zu Informationen und Wissen verbessern

Wir wissen, dass viele Mitarbeiter deine Wissensaustausch-Software bereits nutzen, aber ein Wissensmanager kann wirklich dazu beitragen, dein Wissensaustausch-Spiel auf die nächste Stufe zu bringen. Deine Teams haben bereits gute Arbeit geleistet, um ihren eigenen Weg zu finden, Wissen innerhalb deines bestehenden Systems zu teilen, aber ein Wissensmanager kann helfen, die Dinge noch zugänglicher und teilbarer zu machen. Sie sind Experten darin, wichtige Informationen zu organisieren und zu verteilen, und sie wissen, wie man ein „ziemlich gutes“ System in ein „wirklich großartiges“ verwandelt.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass Wissensmanagement nicht nur auf die Erstellung von Inhalten zum Teilen beschränkt ist. Ein echter Wissensmanager kann helfen, andere Arten des Wissensaustauschs zu erleichtern und andere auf die richtige Weise zu unterstützen, Informationen zu verbreiten.

Nicht sicher, was wir meinen? Wir lassen Aprill Allen von Knowledge Bird erklären:

Ich betrachte Wissensmanagement als eine umfassende Fähigkeit, wobei der Wissensmanager als Coach und Facilitator agiert, um Teams und Einzelpersonen zu ermutigen, ihre Praktiken im Wissensaustausch zu verbessern.

Sie tun das, indem sie einen reibungsloseren Informationsfluss zwischen den Tools ermöglichen, aber auch durch das Schaffen der Bedingungen dafür, dass Wissen zwischen den Menschen fließen kann. Diese Bedingungen können informelle Gelegenheiten zum Zusammenkommen sowie formale Strukturen wie Peer-Lernen und Mentoring sein.

Entscheidungsprozesse optimieren

Wie formatiert man Karten, die den Verkaufsprozess umreißen, am besten? Wie ändern wir das Titel- und Tagging-System, um es den Menschen zu erleichtern, Informationen zu finden?

Dein Arbeitsplatz hat keinen Mangel an guten Ideen. Das Problem besteht darin, zu entscheiden, welche gute Idee verfolgt wird. Manchmal ist der einfachste Weg, Dinge zu erledigen, einfach jemanden „ja“ oder „nein“ sagen zu lassen.

Die Schönheit eines Wissensmanagers zeigt sich besonders in diesem Bereich. Du bekommst jemanden, der der offizielle „Entscheider“ sein kann, und hast jemanden mit dem nötigen Fachwissen, um diese Entscheidungen zu treffen. Anstatt endlose Planungssitzungen zu planen und Hunderte von Meinungen einzuholen, hast du jetzt eine Person, auf die du dich verlassen kannst, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Förderung von organisatorischen Innovationen und Veränderungen

Gibt es eine Firma, die nicht innovativer sein möchte? Jeder möchte sagen, dass seine Firma das nächste „große“ Ding in ihrer Branche gemacht hat. Wissensmanagement ist ein entscheidender Grundstein für Innovation, und die richtige Person kann dir helfen, deine Ziele zu erreichen.

Stell dir vor, du erfindest den "Pfannkuchen-Dienstag" deiner Branche

Denk daran, Wissensmanagement ist mehr als nur das Sammeln und Organisieren wichtiger Informationen. Es hilft auch, das Teilen von Ideen und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Teams zu fördern. Wenn du einen Wissensmanager einstellst, stellst du jemanden ein, der dir helfen kann, Innovationen zu fördern. Dein Wissensmanager kann helfen, Diskussionen zu erleichtern, wichtige Kenntnisse zu organisieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu fördern.

Effizienz in allen Abteilungen verbessern

Du wirst überrascht sein, wie viel effizienter die Dinge sein können, wenn jeder die Informationen hat, die er benötigt, um zu arbeiten. Dann dauert es plötzlich viel weniger Zeit, um wesentliche Aufgaben zu erledigen, da alles, was du brauchst, sofort verfügbar ist.

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Denk darüber nach, was deine Teams wirklich tun könnten, wenn sie genügend Zeit und Ressourcen hätten, um an verschiedenen Dingen zu arbeiten. Neue Projekte können starten, Brainstorming-Sitzungen werden zur Norm, und jeder arbeitet in Einklang, weil das Büro so viel organisierter und effizienter ist!

Wie man seinen Wissensmanager für den Erfolg vorbereitet

Wir gehen davon aus, dass du offiziell überzeugt bist, einen Wissensmanager einzustellen, also lass uns darüber sprechen, wie du sie für echten Erfolg vorbereiten kannst. Arbeitsplätze, die wollen, dass ihr Wissensmanager erfolgreich ist, müssen ein wenig Arbeit leisten, um ihn in die bestmögliche Umgebung zu bringen. Wenn du es ernst meinst, einen Wissensmanager einzustellen, hier sind die wichtigsten Schritte, die du befolgen musst.

Bestimme deine endgültigen Ziele

Jederem umsetzbare Ziele zu geben ist entscheidend für den Erfolg am Arbeitsplatz, und dein baldiger Wissensmanager ist da keine Ausnahme. In diese Rolle einzutreten, in Organisationen, die neu darin sind, den Wert des Wissensmanagements zu verstehen, kann sich ein wenig anfühlen wie das Meer zu kochen. Also, bevor du sie einstellst, denk darüber nach, was du deinem Wissensmanager von ihnen erwartest.

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Viele der hervorragenden Ergebnisse, die du von deinem Wissensmanager siehst, können schwer zu quantifizieren sein, wenn es um harte Geschäftsergebnisse geht. Also denk anstattdessen nicht in Bezug auf Umsatz- und Verkaufsziele, sondern daran, wie sie die Strukturierung und den Austausch von Wissen verbessern können.

Setze dir das Ziel, dass Fachexperten identifiziert und innerhalb von sechs Monaten vollständig in dein Wissensmanagementsystem integriert sind, nachdem du deinen Wissensmanager eingestellt hast. Beauftrag deinen Wissensmanager, eine neue Inhaltsstruktur für Karten bis zu ihrer 90-Tage-Bewertung vorzuschlagen. Egal, was du dir einfallen lässt, stelle sicher, dass du ihnen erreichbare und umsetzbare Ziele gibst, die sie erreichen können.

Verstehe, was sie tun können und was nicht

Dein Wissensarbeiter kann viel tun, um dir zu helfen, vital wichtige Informationen unter deinem Personal zu sammeln, zu organisieren und zu verteilen. Sie können als Expertenkommunikatoren, Informationsarchitekten und Meister der Organisation und Verteilung angesehen werden.

Wissensmanager können vieles sein, aber leider sind sie keine Wunderarbeiter.

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Denk daran, Wissensmanagement ist jedermanns Verantwortung bei der Arbeit, aber es ist die Rolle des Wissensmanagers, sicherzustellen, dass jeder diese Verantwortung erfüllen kann. Sie können bei den grundlegenden Anforderungen helfen, um Wissen organisiert und verteilt zu halten. Damit das funktioniert, müssen Manager und andere Mitarbeiter jedoch bereit sein, die Bausteine dieser Informationen beizutragen.

Es ist durchaus möglich, dass du möglicherweise einige Änderungen in deiner Organisation vornehmen musst, damit das passieren kann. Aber keine Sorge, wir werden darauf gleich eingehen.

Sprich mit Teammitgliedern über ihre Bedürfnisse im Wissensmanagement

Was möchten deine Teams vom Wissensmanager sehen? Zum Beispiel möchte die Personalabteilung vielleicht die Inhaltshierarchie der Sammlungen überarbeiten, und der Vertrieb möchte möglicherweise eine bessere Möglichkeit, ihre Interessenten zu organisieren. Egal, was sie wollen, der einzige Weg, es herauszufinden, ist zu fragen.

Wie bereits erwähnt, möchten wir verhindern, dass dein neuer Wissensmanager sich fühlt, als würde er das Meer kochen, daher ist priorisieren der Schlüssel. Denk darüber nach, welche Veränderungen ein Wissensmanager bewirken kann, indem du die richtigen Fragen an das Team stellst.

Was würde den Tag deiner Support-Mitarbeiter erleichtern? Gibt es etwas, das du intern tun kannst, um das Kundenerlebnis zu verbessern? Was würde dem Engineering-Team helfen, Code schneller zu liefern? Wenn du dich auf die Dinge konzentrierst, die den meisten Einfluss haben können, ist es einfacher, deinen Wissensmanager richtig zu starten.

Schaffe eine einladende Umgebung

Es wird schwierig sein, zur Wissensdatenbank deines Unternehmens beizutragen, wenn du für die Woche überlastet bist und von deinem Manager schief angesehen wirst, wenn er sieht, dass du nicht an Projektarbeit bist. Oft beinhaltet der Wechsel zu einem stärker wissensbasierten Arbeitsplatz mehr kulturelle Veränderungen als alles andere. Wenn du deinen Wissensmanager wirklich erfolgreich machen möchtest, erleichtere es jedem, zusammenzuarbeiten.

Setze mit Managern und Teammitgliedern die Erwartung, dass Wissensmanagement keine optionale Tätigkeit ist.  Damit es effektiv funktioniert, muss jeder die Zeit und Mühe aufwenden, um beizutragen.

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Gib jedem die Zeit, die er braucht, um Wissen zu schaffen und zu organisieren. Du musst nicht jeden Tag stundenlang Arbeitszeit aufwenden, um die Menschen zu ermutigen, zu deiner Wissensdatenbank beizutragen und sie zu verbessern. Wenn du jedem einfach 15 bis 30 Minuten gibst, um Änderungen vorzunehmen und neue Informationen hinzuzufügen, kann das schon mehr als genug sein.

Möchtest du wirklich den Tag deines Wissensmanagers erleichtern? Hilf ihnen, deine Wissenschampions zu verschiedenen Themen und Teams zu identifizieren. Sie werden eine integrale Rolle dabei spielen, deinem Wissensmanager zu helfen und deine Wissensdatenbank auszubauen.

Rüste sie mit der richtigen Technologie aus

Dein Wissensmanager wird viele alte Kenntnisse sortieren müssen. Erleichtere ihnen die Arbeit, indem du sie über all die verschiedenen Bereiche informierst, in denen Wissen in deinem Unternehmen derzeit existiert. Beziehe Manager aus verschiedenen Teams mit ein, um sicherzustellen, dass kein Stein auf dem anderen bleibt.

Zu wissen, wo dein Wissen vorhanden ist, kann helfen, die richtigen Tools und Integrationen zu finden. Sobald du das weißt, könntest du beginnen, eine Echtzeit- Wissensdatenbank zu nutzen.