Start the No Meeting Day Revolution at Your Office

Da Unternehmen begonnen haben, den Übergang von Fernarbeit als vorübergehende Notwendigkeit zu einer Lebensweise zu vollziehen, wurde viel über die Frage der Produktivität gesagt.

„Wie können wir sicher sein, dass jeder so produktiv ist wie damals, als er im Büro gearbeitet hat?“ fragen die Leute und reißen sich verzweifelt die Haare aus. „Was können Manager tun, um sicherzustellen, dass alle bei der Sache bleiben und ihre Arbeit abschließen?“

Es stellt sich heraus, dass eine einfache Möglichkeit, den Menschen beim Arbeiten zu helfen, darin besteht, ihnen tatsächlich mehr Zeit zu geben, um zu arbeiten!

„Keine Meetings am Mittwoch“ „Meetingfreie Freitage“ „Meetingfreie Tage“. Es spielt keine Rolle, wie Sie es nennen. Viele Büros springen auf den Trend auf, bestimmte Tage oder Zeiträume als „meetingsfrei“ zu deklarieren, und wir gehören zu denen!

Meetingsfreie Tage: was sie sind und wie sie funktionieren

Ein Konzept mit einem Namen wie „meetingsfreie Tage“ ist ziemlich einfach. Meetingsfreie Tage sind Arbeitstage, an denen die Menschen sich auf eine fehlende Anzahl von Meetings freuen können. Aber… warum sollte ein Unternehmen das tun?

Glauben Sie es oder nicht, viele Arbeitsplätze führen meetingsfreie Tage ein, um die Produktivität auf zwei Arten zu steigern:

• Den Angestellten Zeit geben, um sich auf wichtige „Tiefenarbeit“-Aufgaben zu konzentrieren, ohne sich Sorgen machen zu müssen, unterbrochen zu werden.
• Regelmäßige Meetings dazu bringen, ein wenig härter zu arbeiten.

Einige Arbeitsaufgaben erfordern etwas mehr Konzentrationszeit und Gedanken als andere. Es kann unglaublich selten vorkommen, dass Menschen genug Zeit finden, um während ihres üblichen Arbeitstags „kopftief“ zu sein. Meetingsfreie Tage werden schnell zu einer Möglichkeit, Menschen mehr Zeit zu geben, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Denken Sie darüber nach, wie viel Sie erledigen könnten, wenn Sie einen Tag hätten, an dem Sie keine Unterbrechungen hätten. Sie könnten sich auf strategische Arbeiten konzentrieren, neue Ideen entwickeln oder einfach aufholen, da Sie sich keine Gedanken über andere Dinge machen müssen.

Einige Unternehmen nehmen meetingsfreie Tage auf eine ganz andere Ebene. Sie erlauben es den Mitarbeitern, ihre Telefone auszuschalten und Benachrichtigungen zu deaktivieren, damit sie sich vollkommen konzentrieren können. Schließlich kann eine Textnachricht über die Mittagessenpläne von morgen warten, wenn Sie Zeit mit Ideenfindung und Lösung komplexer Probleme verbringen.

Was den Kommentar „Meetings dazu bringen, härter zu arbeiten“ betrifft... können Sie ehrlich sagen, dass jedes einzelne Meeting, das Sie auf Ihrem Kalender haben, eine gute Nutzung Ihrer Zeit ist? Es gibt einen Grund, warum die Forschung zeigt, dass 40 % der Menschen feststellen, dass ihre Meetings unproduktiv sind.

Sinnlose Meetings haben erneut ein weiteres Opfer gefordert.

Wir könnten viel über die Kultur sagen, die endlose Meetings umgibt. Es gibt viele Manager und Kollegen, die denken, dass Meetings automatisch produktiv sind, nur weil sie Meetings sind. Anstatt tatsächlich etwas Sinnvolles zu erreichen, verbringen Sie einfach noch einmal 30-45 Minuten mit einem Thema, das mit einer DM hätte gelöst werden können.

Die Menschen bemühen sich tendenziell ein wenig mehr, effektive Meetings zu planen, wenn sie wissen, dass sie nicht so viel Zeit dafür haben werden. Wenn Sie meetingsfreie Tage implementieren, sind Sie im Wesentlichen gezwungen sicherzustellen, dass Ihre regulären Meetings effizienter und zielgerichteter sind.

So gehen wir mit meetingsfreien Tagen um: kein (internes) Meeting am Mittwoch.

Es gibt einen Grund, warum wir große Befürworter von meetingsfreien Tagen sind: Wir haben einen eigenen.  Wir haben einen langen Blick auf die Art und Weise, wie wir interne Kommunikation bei Guru handhaben geworfen und wollten Wege finden, um allen zu helfen, effizienter zu arbeiten. Wir haben unsere eigene Version von meetingsfreien Mittwochs implementiert, bei dem wir die Mitarbeiter ermutigen, keine internen Meetings zu planen. Regelmäßige Kundenmeetings waren erlaubt, aber die Manager wurden ebenfalls ermutigt, wann immer es möglich ist, alternative Termine zu finden.

Bis jetzt müssen wir sagen, dass wir die Ergebnisse lieben. Unsere letzte Mitarbeiterumfrage zeigt, dass 75 % der Befragten sagen, dass der meetingsfreie Mittwoch effektiv war, um die Konzentrationszeit zu erhöhen und die Anzahl der Meetings zu reduzieren. Angesichts der Tatsache, dass der Großteil dieses Beitrags an einem meetingsfreien Mittwoch geschrieben wurde, scheint alles wie geplant zu funktionieren!

Wie Sie selbst einen meetingsfreien Tag umsetzen

Sie lieben die Idee eines meetingsfreien Tages, aber Sie sind sich nicht sicher, wie Sie dafür sorgen können, dass die Verantwortlichen dem zustimmen. Keine Sorge, wir sind für Sie da.

Damit meetingsfreie Tage funktionieren, benötigen Sie zwei Dinge. Das erste ist ein solides Verständnis davon, wie gut Ihre aktuellen Meetings für das Team funktionieren. Wir empfehlen ausdrücklich, eine Überprüfung der Meetings durchzuführen, um die Zeit zu reduzieren, die für unproduktive Meetings aufgewendet wird. Wenn Sie ein wenig Hilfe benötigen, um zu bestimmen, wie gut die Dinge laufen, empfehlen wir, sich an unserem 4 P's Regel zu orientieren.

Sie müssen auch alle einig sein, wann die Konzentrationszeit stattfinden wird. Glücklicherweise wissen wir, wie das zu bewerkstelligen ist. Jedes Unternehmen hat möglicherweise unterschiedliche Richtlinien und Bedürfnisse, aber es gibt einige grundlegende Prinzipien für meetingsfreie Tage, die sie zu einem Erfolg machen. Wenn Sie Ihren Traum von meetingsfreien Tagen Wirklichkeit werden lassen möchten, sind hier die Schritte, die Sie unternehmen müssen.

Rechtfertigung

Wir werden es nicht beschönigen. Es wird einige Gegenwehr von der Geschäftsführung und den Kollegen zu einem meetingsfreien Tag geben. Meetings sind in manchen Büros praktisch synonym mit Arbeit, also könnten die Leute etwas überrascht sein, wenn Sie bekanntgeben, dass meetingsfreie Tage zur Norm werden.

Haben Sie klare Gründe, warum Sie möchten, dass die Leute an meetingsfreien Tagen teilnehmen. Kommunizieren Sie

Kommunizieren

Damit meetingsfreie Tage funktionieren, müssen Sie und Ihre Teammitglieder so viel wie möglich kommunizieren. Meetingsfreie Tage funktionieren nur (und bleiben bestehen), wenn die Leute in der Lage sind, wichtige Dinge zu erledigen. Betonen Sie die Bedeutung der Kommunikation, unabhängig davon, ob es ein meetingsfreier Tag ist oder nicht.

Das ist einer der Gründe, warum wir große Fans der asynchronen Kommunikation bei der Arbeit sind. Es hält die Kommunikationslinien offen und ermöglicht den Menschen, zu arbeiten, wann sie es brauchen. Etwas so Einfaches wie einen regelmäßigen Newsletter zu implementieren, der wichtige Inhalte zusammenfasst, die geteilt und gelesen werden sollten, anstatt Meetingzeit in Anspruch zu nehmen, kann eine große Zeitersparnis sein.

Setzen Sie Ihre Grundregeln fest

Gilt das für meetingsfreie Tage ebenfalls als „keine E-Mails“ und „kein Slack“ Tage? Sind regelmäßige Meetings mit Kunden am meetingsfreien Tag noch erlaubt, oder müssen Sie diese verschieben? Was passiert, wenn Sie ein dringendes Problem haben, das mehrere Personen erfordert, die einen Anruf annehmen müssen?

Lassen Sie die Menschen nicht im Ungewissen.

Jedes Unternehmen handelt meetingsfreie Tage auf seine Weise. Die Festlegung von Grundregeln für Erwartungen zu bestimmten Dingen kann Ihre meetingsfreien Tage effektiver und weniger verwirrend machen. Stellen Sie sicher, dass alle über die Aktivitäten an diesen Tagen informiert sind und was warten muss.

Achtsamkeit ist der Schlüssel, um meetingsfreie Tage zu ermöglichen. Stellenbewerber können möglicherweise nur an Ihrem meetingsfreien Tag mit dem Team zusammentreffen. Der beste Zeitpunkt für Sie und einen Kollegen, um sich zu treffen und Ideen zu entwickeln, könnte nur an Ihrem meetingsfreien Freitag funktionieren. Es wird immer Ausnahmen von der Regel geben. Stellen Sie nur sicher, dass Sie Ihren Teil beitragen, um die festgelegten Protokolle zu befolgen, nutzen Sie Ihre meetingsfreie Zeit sinnvoll und respektieren Sie, dass es für alle anderen im Team ebenfalls ein meetingsfreier Tag ist.

Denken Sie daran, dass für eine erfolgreiche Umsetzung alle die Regeln befolgen müssen, und dazu gehören auch Führungskräfte. Stellen Sie sicher, dass die Personen in der Unternehmensführung die Regeln für meetingsfreie Tage klar verstehen und sprechen Sie eventuelle Bedenken von vornherein an.

Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie Meetings abhalten

Die Erklärung eines meetingsfreien Tags wird die Arbeitsbedürfnisse nicht verschwinden lassen. Die meiste Zeit zucken die Leute nur mit den Schultern und verschieben ihre Meetings auf einen anderen Tag. Dieser Schritt mag sinnvoll sein, könnte aber mehr schaden, als ihn nützen.

Denken Sie daran, dass es nicht darum geht, einen weiteren Termin an einem vollen Tag hinzuzufügen.

Wir haben erwähnt, dass einer der besten Nebeneffekte von meetingsfreien Tagen darin besteht, dass sie die Menschen im Grunde dazu zwingen, besser zu planen. Wir haben einige grundlegende Tipps für Menschen, die ihre Meetings verbessern und reduzieren möchten:

• Stellen Sie sicher, dass jedes Meeting eine klare Agenda hat und mit umsetzbaren Ergebnissen endet.
• Weisen Sie Rollen für Meetings mit großen Gruppen von Personen zu, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg und produktiv bleiben.
• Scheuen Sie sich nicht, Meetings abzusagen, wenn Sie denken, dass sie nicht die beste Nutzung Ihrer Zeit sind.
• Senden Sie Follow-up-E-Mails, die zusammenfassen, was in Meetings besprochen wurde und erinnern Sie die Leute an die nächsten Schritte, die sie unternehmen müssen.

Möchten Sie sich tiefer mit einigen dieser Konzepte beschäftigen? Schauen Sie sich unsere Karte zu den besten Praktiken zur Reduzierung von Meetings an.

Produktivität steigern, Meetings reduzieren

Wir sind längst nicht das einzige Unternehmen, das meetingsfreie Tage einführt, und wir werden nicht die letzten sein. Da immer mehr Unternehmen auf hybride Zeitpläne umsteigen und die Belegschaften zunehmend verteilt werden, sind Produktivität und Flexibilität wichtiger denn je. Sie werden überrascht sein, wie viel mehr die Menschen bei der Arbeit leisten können, wenn sie Zeit haben, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Da immer mehr Büros zu hybriden Modellen wechseln, ist es wichtig, offen dafür zu sein, neue Dinge auszuprobieren, um das Arbeitsumfeld zu verbessern. Heute ist der größte Trend meetingsfreie Tage, und morgen könnte es etwas ganz anderes sein. Ein offener Geist kann helfen, Ihren Arbeitsplatz weiterzuentwickeln und in einer sich ständig verändernden Landschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Meetings werden immer ihren Platz in der Arbeit haben, wir möchten nur, dass der Platz, den sie haben, für alle sinnvoll ist. Schließen Sie sich der Bewegung an, um den Arbeitstag zurückzuerobern und ein wenig mehr Zeit für sich selbst zu gewinnen, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Wir würden es Ihrem Chef selbst sagen, aber es stellt sich heraus, dass er sich gerade in einem 2-stündigen Meeting befindet, in dem die Leute bereits die ersten 45 Minuten damit verbracht haben, sich zu fragen, was das Ergebnis des Meetings sein sollte.