Die Welt der Arbeit hat sich verändert. Aber die Welt der Wikis, Intranets und Wissensdatenbanken ist es nicht. Und die Mitarbeiter, Führungsteams und das Endergebnis der Unternehmen zahlen den Preis. Es ist Zeit für einen neuen Ansatz im Wissensmanagement – einen, der speziell entwickelt wurde, um den Anforderungen der neuen Welt der Arbeit gerecht zu werden. Ich werde erklären, warum.

Die neue Welt der Arbeit wird durch Technologie angetrieben, die durch die Pandemie beschleunigt wurde, und ist durch asynchrone Kommunikation, remote Beschäftigung und Flexibilität der Arbeitnehmer geprägt. Und in dieser neuen Welt der Arbeit benötigen wir nicht nur neue Produkte, Prozesse und Richtlinien, sondern auch eine ganz neue Art des Arbeitens.

Die meisten Unternehmen sind sich dessen bewusst, aber es gibt zwei Fallstricke, in die viele tappen:

• Sie verwenden neue Werkzeuge auf alte Arten
• Sie verwenden alte Werkzeuge auf neue Arten

Nehmen wir Meetings als Beispiel. Wenn Unternehmen zu einem Remote- oder Hybridmodell übergehen, ist ihr natürlicher Instinkt oft, zu versuchen, den Rhythmus und die Struktur von persönlichen Meetings in einer virtuellen Umgebung nachzuahmen. Aber dieser Ansatz berücksichtigt nicht die vielen anderen Veränderungen, die sich schnell vollziehen.

Es ist nicht nur so, dass die Mitarbeiter jetzt remote arbeiten – viele arbeiten auch von neuen Standorten in unterschiedlichen Zeitzonen, die meisten arbeiten flexibel und eine wachsende Anzahl wechselt standardmäßig zu asynchroner Kommunikation, wann immer es möglich ist. Infolgedessen sind Meetings für Organisatoren schwieriger zu planen, für Teilnehmer leichter zu rechtfertigen, dass sie sie auslassen, und eine Quelle der Ermüdung für alle. Es ist nicht überraschend, dass laut einer aktuellen Studie von McKinsey "80 Prozent der Führungskräfte Änderungen in der Meetingstruktur und dem Rhythmus in Reaktion auf die Evolution, wie die Leute arbeiten, in Betracht ziehen."

So wie Unternehmen neue Werkzeuge auf alte Arten verwenden, verwenden viele auch alte Werkzeuge auf neue Arten als Mittel zur Lösung neuer Herausforderungen. Nirgendwo ist dies offensichtlicher (und schmerzhafter) als im Wissensmanagement.

Schmerz, der in der Vergangenheit bleiben sollte

Vor der Pandemie verwendeten Unternehmen Intranets, Wikis und Wissensdatenbanken für eine Vielzahl von Zwecken. Es waren Orte, um Unternehmensinformationen zu speichern, wichtige Updates zu veröffentlichen und alles von Berichten und Memos bis hin zu Richtlinien und Prozessen zu veröffentlichen. Aber das offene Geheimnis über diese Werkzeuge ist, dass sie schlecht angenommen werden, schwer zu durchsuchen sind und in vielen Fällen überquellen mit Informationen, die veraltet und irrelevant sind.

Der Schmerz, den diese Probleme verursachten, war in der alten Welt der Arbeit erträglich. Immerhin mussten die Mitarbeiter nicht brauchen, um die sogenannte Quelle der Wahrheit ihres Unternehmens zu nutzen, wenn sie einfach den Kollegen neben ihnen fragen konnten, wenn sie eine zeitkritische Frage hatten oder über die neuesten Unternehmensnachrichten informiert werden mussten.

Aber in der neuen Welt der Arbeit wird ein Unternehmen ohne eine vertrauenswürdige, weit verbreitete und leicht durchsuchbare Quelle der Wahrheit schnell mit Missverständnissen, Informationsüberlastung und chronischer Ineffizienz konfrontiert sein – Probleme, die letztendlich alle zu einer negativen Auswirkung auf die Unternehmensleistung führen.

Tatsächlich verbringen, laut Studien, die vor der Pandemie durchgeführt wurden, die durchschnittlichen Wissensarbeiter nahezu 20 Prozent der Arbeitswoche damit, interne Informationen zu suchen oder „Kollegen zu finden, die bei bestimmten Aufgaben helfen können", es dauert fast 25 Minuten, um nach einer Unterbrechung wieder den Fokus zu finden, und die jährlichen finanziellen Kosten des ständigen Kontextwechsels betragen 450 Milliarden Dollar, weltweit. Stellen Sie sich vor, wie diese Zahlen aussehen, seit Remote- und Hybridarbeit zur Norm geworden sind?

Die neue Welt der Arbeit stellt neue Anforderungen an alte Wissensmanagementsysteme, und diese Systeme bieten nicht die gewünschten Ergebnisse. Was Unternehmen heute brauchen, ist eine neue Art von Wissensmanagementlösung; eine, die es ermöglicht, Informationen mühelos durch eine Organisation zu leiten – über Zeitzonen und Standorte hinweg, zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und direkt in die bevorzugten Arbeitsabläufe der Einzelnen.

Diese neue Art von Lösung sollte nicht nur den Mitarbeitern ermöglichen, Informationen von einer einzigen Quelle der Wahrheit abzurufen, wenn sie diese benötigen, sondern auch den Führungskräften ermöglichen, die Teamkollegen in diese gleiche Quelle der Wahrheit zu drängen, wenn es ein zeitnahes Update gibt, das Handlung erfordert. Mit anderen Worten, Unternehmen benötigen jetzt ihre Wissensmanagementplattform in zweifacher Hinsicht:

Wenn diese beiden Fähigkeiten in einer einzigen Plattform zusammengebracht werden, wird diese Plattform größer als die Summe ihrer Teile, da sie Mitarbeiter, Führungskräfte und ganze Unternehmen dazu befähigt, eine ganz neue Art des Arbeitens zu erschließen – eine, die den Anforderungen der neuen Welt der Arbeit gerecht wird.

Effizienz in der Ära der Flexibilität freisetzen

Die Mitarbeiter von heute erwarten, wählen zu können, wo sie arbeiten, wann sie arbeiten und wie sie arbeiten. Unternehmen und Arbeitnehmer in allen Branchen haben erkannt, dass Flexibilität, wenn sie korrekt implementiert wird, nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht, sondern auch die Produktivität steigert, die Teamleistung optimiert und die Unternehmensergebnisse verbessert. Dennoch scheitern viele daran, ihre Teams für den Erfolg in der neuen Welt der Arbeit einzurichten. Wie kommt es, dass Mitarbeiter, selbst mit reduzierter Pendelzeit und der Freiheit, ihre eigenen Stunden zu wählen, das Gefühl haben, sie arbeiten länger Stunden?

Nun, in Ermangelung einer zuverlässigen Quelle der Wahrheit zu Unternehmensinformationen oder in Büros, um mit den Kollegen zu chatten, verbringen die Mitarbeiter ihre Tage damit, nach grundlegenden Details zu suchen, die sie benötigen, um ihre Jobs zu erfüllen, auf Antworten von Kollegen zu warten, die möglicherweise online sind oder nicht, und in Meetings zu sitzen, die nur existieren, um Updates zu teilen. Und oft, wenn sie schließlich die Informationen finden, die sie suchen, fehlen diese im Kontext und sind veraltet. Das Ergebnis sind Arbeitstage, die ineffizient, unproduktiv und äußerst frustrierend sind.

In der neuen Welt der Arbeit müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, unabhängig von Zeitzone, Standort oder Workflow, in dem sie sich gerade befinden, sofort auf zuverlässige Informationen zugreifen zu können. Und, was wichtig ist, sie benötigen, dass diese Informationen mit dem Kontext verbunden sind, um sie verständlich und umsetzbar zu machen. Nicht nur wird dies die Effizienz der Mitarbeiter steigern, es wird auch zu einer größeren Mitarbeiterbindung führen – ein Thema, das vielen Führungskräften am Herzen liegt und das erheblich verbessert werden kann, wenn die interne Kommunikation ein zentraler Bestandteil der Wissensmanagementstrategie eines Unternehmens ist.

Mitarbeiterbindung durch zeitnahe Kommunikation fördern

In der neuen Welt der Arbeit müssen Führungskräfte bewusst kommunizieren und sich mit ihren Teams verbinden. Ohne ein gemeinsames Büro und feste Arbeitszeiten geschieht dies nicht passiv, und es entstehen Lücken zwischen Führungsteams und einzelnen Mitarbeitern überall. Trotz der Tatsache, dass Mitarbeiter noch nie zuvor gesehene Flexibilität erleben, sinken die Mitarbeiterbindungsraten, während die Burnout- und Fluktuationsraten in die Höhe schnellen.

Was Führungsteams heute benötigen, ist die Fähigkeit, zeitkritische Anforderungen, moralefördernde Nachrichten und wichtige Unternehmensupdates an verschiedene Gruppen innerhalb ihrer Organisation zu kommunizieren. Was mehr ist, sie benötigen einen Feedbackkreis, der ihnen mitteilt, wie gut ihre Updates ankommen. Und diese Updates sollten nicht unterbrechend sein – vielmehr sollten sie die Empfänger zu einer einzigen Quelle der Wahrheit zurücklenken. Dies fördert eine tiefere Akzeptanz dieser Quelle der Wahrheit und erinnert die Mitarbeiter daran, dass sie die Aktualisierung bei Bedarf in Zukunft leicht abrufen und erneut lesen können.

Wenn Führungskräfte die Möglichkeit haben, zeitnahe Updates wie dieses zu teilen, kann dies dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter nicht nur diesen Führungskräften, sondern auch den Werten, dem Ziel und den Zielen ihres Unternehmens stärker verbunden fühlen. Und ein Belegschaft, die sich auf dieser Ebene mit ihrem Unternehmen verbunden fühlt, kann in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit ein großer Vorteil sein, wie wir ihn in der gegenwärtigen Zeit erleben.

Unsicherheit mit einem neuen Ansatz im Wissensmanagement navigieren

Wenn uns die letzten Jahre eines gelehrt haben, dann ist es, dass Veränderung konstant bleibt. Als die Pandemie sich entfaltete, mussten Unternehmen überall schnell Richtlinien für das Arbeiten von zu Hause erstellen und sicherstellen, dass diese Richtlinien von jedem Mitarbeiter gelesen und befolgt wurden – zügig. Als Unternehmensleiter diese zeitkritischen Updates in das Intranet oder Wiki ihres Unternehmens veröffentlichten, stellten viele fest, dass sie keinen zuverlässigen Weg hatten, die Informationen tatsächlich zu verteilen und sicherzustellen, dass sie verstanden wurden. Als die Pandemie abebbte und floss und Richtlinien weiter aktualisiert werden mussten, trat dieses Problem immer wieder auf.

Jetzt, während wir uns auf eine Phase wirtschaftlicher Unsicherheit vorbereiten, müssen Unternehmen überall in der Lage sein, schnell auf externe Faktoren zu reagieren und ihre gesamte Organisation – die wahrscheinlich an mehreren Standorten und in verschiedenen Zeitzonen ansässig ist – blitzschnell neu auszurichten. Um dies zu tun, benötigen sie einen Weg, um klare, umsetzbare Updates mit den richtigen Personen zur richtigen Zeit zu kommunizieren. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen heute noch auf Gesamtversammlungen und eine Kombination aus E-Mail-Blasts und Chat-App-Bereitstellungen, um Teams über wichtige Änderungen zu informieren.

In einer sich verändernden Umgebung müssen Unternehmen die Fähigkeit haben, Informationen zu veröffentlichen und zu verteilen, in vollem Vertrauen, dass sie gelesen, verstanden und umgesetzt werden. Ein Wissensmanagementsystem, das dies ermöglichen kann, während es gleichzeitig eine vertrauenswürdige unternehmensweite Quelle der Wahrheit ist, ist die Art von Lösung, die Unternehmen dabei helfen wird, sich an die neue Welt der Arbeit anzupassen und erfolgreich unsichere Zeiten zu navigieren. Und es ist genau die Art von System, die wir hier bei Guru mit der Hilfe unserer Kunden aufbauen.

Neue Funktionen für eine neue Welt der Arbeit

Einige der innovativsten und zukunftsorientiertesten Unternehmen der Welt sind Kunden von Guru. Und wir sind ständig von diesen Kunden inspiriert, während wir eine Wissensmanagementplattform aufbauen, um ihren Bedürfnissen in der neuen Welt der Arbeit gerecht zu werden.

Als wir sahen, dass der Kontextwechsel eine große Schmerzquelle für Unternehmen war, haben wir eine Browsererweiterung entwickelt, damit sie auf wichtige Informationen zugreifen können, ohne Tabs wechseln zu müssen. Als das Vertrauen in die Genauigkeit der Informationen zu einer Herausforderung für die Teams wurde, haben wir einen Überprüfungsworkflow eingeführt, um den Endbenutzern die Gewissheit zu geben, dass die Informationen, die sie lesen, aktuell sind.

Jetzt sehen wir, dass unsere Kunden neue Herausforderungen, die durch die neue Welt der Arbeit entstanden sind, mit Guru sowohl als Unternehmensweite Quelle der Wahrheit als auch als Mittel zur Kommunikation zeitgerechter Unternehmensupdates in ihrer gesamten Organisation angehen. Und diese Woche haben wir eine Reihe neuer Funktionen eingeführt, um ihnen weiter zu helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Weitere Informationen über diese Updates finden Sie hier.

Die Pandemie hat nicht eine neue Welt der Arbeit geschaffen; sie hat nur die alte obsolet gemacht und deren Mängel verschärft. Jetzt stehen wir vor einer leeren Leinwand, mit einer einmaligen Gelegenheit, eine ganz neue Art des Arbeitens zu schaffen. Die digitalen Nachahmung persönlicher Rituale ist nicht die Lösung, noch ist es der Versuch, alte Werkzeuge zu zwingen, neue Bedürfnisse zu erfüllen.

1. Eine vertrauenswürdige Quelle der Wahrheit zu Unternehmensinformationen (idealerweise mit besserer Suche, Integrationen und Benutzererfahrung)
2. Ein modernes internes Kommunikationstool (das nicht nur den Konsum von Informationen verbessert, sondern auch das Verständnis),