Toda organização lida com a falta de compartilhamento de conhecimento. Aqui estão as principais 8 maneiras em que o conhecimento pode ser ocultado e como incentivar o compartilhamento de conhecimento em vez disso.
O conhecimento é a essência de qualquer organização. São os recursos, os processos e o ingrediente secreto que fazem uma empresa funcionar. É a documentação e informação em que todos nós confiamos para fazer nossos trabalhos. Apesar de sua importância, o conhecimento interno muitas vezes é sub-otimizado, pois muitas organizações falham em ver as consequências de uma abordagem de gerenciamento de conhecimento mal pensada. Eles pressupõem que qualquer "solução" - ou a falta dela - que possuam é suficiente. Estamos aqui para dizer que este não é o caso. Toda organização está suscetível à má gestão do conhecimento, e os efeitos são mais abrangentes do que parecem.
Acha que sua organização não tem um problema de conhecimento? Pense novamente.
Aqui estão os 8 principais indicadores de que sua organização se beneficiaria de uma cultura de compartilhamento de conhecimento:
Você não tem certeza se o que encontrou foi atualizado recentemente
Você tem que pesquisar destinos separados um por um para encontrar o que procura
Só existe na cabeça de um especialista em determinado assunto
Está em um sistema ao qual nem todos têm acesso
Seu conhecimento é passivo, não ativo
O conhecimento informal não é capturado
Está em documentos estáticos complicados de trabalhar e atualizar
Você não sabe qual conhecimento está sendo usado efetivamente
1. Você não tem certeza se o que encontrou foi atualizado recentemente
É importante saber que os recursos que você está utilizando são precisos e atualizados. Se você passa tempo escaneando documentos para garantir que sejam as versões mais recentes - ou pior, compartilhando recursos desatualizados externamente - você tem um problema de conhecimento. Depender apenas de uma convenção de nomeação de pastas ou arquivos cria incerteza em torno do controle de versão e não garante que o conhecimento dentro de um recurso foi atualizado recentemente. Quando os usuários não podem confiar nas informações em seu sistema, eles não o utilizarão. Isso torna mais fácil para eles perturbar outra pessoa para pedir a versão mais recente do que é determinar se o que encontraram é, de fato, preciso.
Sem uma solução de gerenciamento de conhecimento, você talvez consiga ver quando um arquivo foi atualizado pela última vez, mas isso não é o mesmo que ver que um colega verificou que a informação é ‘confiável’. Por exemplo, Guru responsabiliza os autores pelas informações que criam. Se alguém adiciona conhecimento ao Guru, seu nome é anexado a ele e eles se tornam responsáveis por verificar se as informações são precisas em um tempo determinado. Com uma solução de conhecimento, os usuários não precisam se perguntar se o que encontraram é recente; eles sabem com certeza quando um recurso específico foi verificado pela última vez e por quem. Inspirar confiança em seu conhecimento capacitará seus colegas de equipe a trabalhar com confiança.
2. Você tem que pesquisar destinos separados um por um para encontrar o que procura
Sem um local universal com recurso de pesquisa universal para os recursos da sua empresa, procurar conhecimento sempre será um exercício ineficiente. Você sabe que uma peça específica de informação existe em algum lugar, mas não tem certeza de onde. Você tem uma palavra-chave ou trecho de texto em mente que pode procurar, mas sem ter ideia de onde a informação está, você precisa estar preparado para buscar em seu desktop, sua caixa de entrada, Slack, seu serviço de hospedagem de arquivos e qualquer outro repositório online onde o conhecimento existe.
Quando todas as suas informações estão em um só lugar, basta uma pesquisa para encontrar o que você procura. E não apenas qualquer pesquisa, mas uma diretamente dentro da aplicação em que você já está trabalhando. Não importa em que site você esteja, uma extensão do navegador como a do Guru está ali com você, esperando para fornecer as informações que procura. O mesmo vale para o Slack. Uma simples ação no Slack faz com que o bot do Guru mostre as informações que você procura diretamente dentro do seu aplicativo do Slack. Esqueça perder tempo procurando mais de uma vez em múltiplos destinos - um clique é tudo o que você precisa.
3. Só existe na cabeça de um especialista no assunto.
Os especialistas no assunto (SMEs) são como enciclopédias humanas. Eles conhecem suas áreas de especialização tão profundamente que podem responder a qualquer pergunta prontamente. Infelizmente, a maioria dos SMEs não é
paga para ficar por aí servindo como enciclopédias para seus colegas. Normalmente eles têm trabalhos importantes próprios para cuidar, e pausar seus fluxos de trabalho para responder a perguntas de colegas os distrai de entregar valor real. Já ajudamos clientes a fazer as contas antes, e a quantia de dinheiro que gastam com valiosos SMEs dedicando tempo a responder perguntas repetidas em vez de focar em seu próprio trabalho é assustadora. Milhares de dólares desperdiçados a cada semana assustador.
Soluções de gestão do conhecimento permitem que SMEs 'despejem' seu conhecimento em um recurso online que pode ser atualizado e editado conforme acharem adequado. Dessa forma, quando os membros da equipe têm perguntas, eles podem ir diretamente à fonte das respostas sem precisar incomodar a fonte real. Além disso, um recurso de verificação como o do Guru informa aos usuários que as informações disponíveis são confiáveis e atualizadas, eliminando a necessidade de verificação com o SME.
4. Isso está em um sistema ao qual nem todos têm acesso
À medida que as organizações crescem e equipes individuais desenvolvem seus próprios processos, desconexões frequentemente ocorrem quando diferentes ferramentas são adotadas. Talvez sua equipe de marketing hospede seus arquivos no Dropbox, mas sua equipe de produto opera exclusivamente no Trello. Representantes de atendimento ao cliente precisam ter acesso a informações dessas duas equipes, mas podem não ter login em nenhuma das ferramentas. Isso os deixa dependentes de outras equipes, incapazes de se ajudar com as informações de que precisam quando precisam.
Hospedar todos os recursos de suas equipes em um só lugar constrói uma forte rede interna de conhecimento e capacita os indivíduos a encontrar as informações de que precisam para fazer seus trabalhos sem incomodar os outros. No Guru, todas as nossas equipes mantêm seus recursos no Guru e todos nós nos beneficiamos do conhecimento compartilhado. Nossas equipes de atendimento ao cliente têm acesso a informações vitais fornecidas por marketing, engenharia e até segurança e conformidade. Capacitar representantes para encontrar rapidamente o conhecimento de que precisam é crucial, especialmente quando os clientes e prospects estão aguardando na linha. A falta de conhecimento é frustrante tanto para os representantes quanto para os clientes.
Quanto mais informações suas equipes têm acesso, melhor equipadas estarão para atender a todas as solicitações rapidamente e de forma eficiente.
5. Seu conhecimento é passivo, não ativo
Talvez o seu conhecimento esteja bem organizado. Você está satisfeito com a sua estrutura de pastas e acha que seus recursos são fáceis de serem encontrados pelas pessoas. No entanto, é só isso que ele faz: fica passivamente esperando as pessoas encontrarem. Buscar uma base de conhecimento passiva funciona bem quando se tem um resultado específico em mente, mas e quando não se tem certeza exatamente do que precisa? Com a busca tradicional, você está limitado aos limites de seus termos de pesquisa. Se um representante de vendas sabe que um estudo de caso específico em sua base de conhecimento ajudará a comprovar um ponto a um prospecto, ele procurará esse estudo de caso e o enviará. Mas e se ele não souber que também existe um post antigo sobre o mesmo tópico que aprofundaria ainda mais o ponto que ele está tentando provar? Embora relacionado, esse post no blog não aparecerá em uma simples busca por um estudo de caso, e seu representante de vendas acabou de perder uma oportunidade chave.
Soluções de gestão do conhecimento alimentadas por IA transformam o conhecimento de passivo para ativo. Na Guru, gostamos de dizer que não estamos no negócio de conhecimento útil, mas sim em tornar o conhecimento útil. Acreditamos que a informação não deve apenas viver em sua base de conhecimento; ela deve encontrá-lo quando você precisar e ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente. A tecnologia AI Suggest da Guru oferece conhecimento relevante diretamente em seu fluxo de trabalho existente, com base no contexto que ele extrai de sua página da web. Se você estiver escrevendo um e-mail sobre um recurso específico, o AI Suggest oferecerá conhecimento relevante que aborda esse recurso. A IA da Guru fica mais inteligente ao longo do tempo, à medida que aprende os padrões individuais e organizacionais, tornando cada pedaço de conhecimento servido relevante e útil. Com a IA fazendo todo o trabalho de apresentação de conhecimento, os humanos ficam livres para se concentrarem em fazer o que fazem de melhor: encantar os clientes.
Psst! Utilize a diagnóstico de conhecimento da Guru para descobrir se sua base de conhecimento é ativa ou passiva.
6. O conhecimento informal não é capturado
Ao pensar em gestão do conhecimento, normalmente pensamos em conhecimento formal. O conhecimento formal inclui recursos como postagens em blogs, estudos de caso e folhetos criados por equipes como marketing especificamente para distribuição mais ampla. Mas o conhecimento formal é apenas uma parte das informações que compõem uma base de conhecimento eficaz. Conhecimento informal é tão importante quanto, mas muitas vezes é ignorado. O conhecimento informal inclui coisas como aprendizado no trabalho e insights obtidos por indivíduos, muitas vezes de conversas e interações.
Por exemplo, um novo contratado envia um Slack para seu gerente fazendo uma pergunta sobre um processo específico, e seu gerente digita uma resposta cuidadosa. Em seguida, o gerente percebe que se seu novo contratado teve essa pergunta, as chances são de que outros novos contratados tenham a mesma pergunta. Ele usa o bot do Slack do Guru para salvar sua resposta digitada no Guru, que dá a todos os funcionários acesso à resposta que ele acabou de digitar. Em vez de ter essa conversa ajudando um funcionário e depois se perder em um longo tópico no Slack, o bot do Guru capacita os usuários a salvar conhecimento informal, tornando-o utilizável para todos os funcionários.
Dar à sua equipe um meio de capturar conhecimento informal é fundamental para construir uma rede de conhecimento interna. Quer esse conhecimento venha de uma interação externa ou de um bate-papo interno, a capacidade de adicionar rapidamente essa informação a uma rede de conhecimento ajuda os representantes a ajudarem uns aos outros. Simplesmente fornecer às pessoas uma maneira de compartilhar informação de nicho aumentará o conhecimento com o qual sua equipe tem para trabalhar em grandes proporções.
7. Ele está em documentos estáticos que são desajeitados de trabalhar e atualizar
Você fez isso: você encontrou o trecho exato de informação que estava procurando. O único problema é que está dentro de um PDF de 20 páginas. Ou num conjunto de slides. Para simplesmente extrair o fato de que você precisa, você é forçado a baixar o arquivo, abrir um novo aplicativo, passar por todas as páginas ou slides e depois copiar a informação que precisa. Armazenar informações exclusivamente em documentos desajeitados como PDFs ou PPTs torna difícil acessar pedaços dele. Esses tipos de arquivos também são estáticos e não são facilmente editáveis. E se, depois de fazer todo esse esforço para procurar uma estatística, perceber que está citando uma fonte de 2015? Para atualizar esse PDF, você terá que descobrir quem é responsável pelo recurso, depois contatar essa pessoa e pedir para editar o arquivo para você.
Uma estrutura de conhecimento modular oferece a oportunidade de armazenar todas as informações de que você precisa em pedaços acessíveis e fáceis de usar. Os principais temas, estatísticas e figuras do PDF de que você precisa podem ser listados para uma cópia e colagem mais simples. Organizar informações em formatos dinâmicos facilita para os usuários encontrar o que precisam e facilita para os SMEs atualizarem o conteúdo. Lembrando da estatística de 2015? Se estiver usando uma estrutura modular como o Guru, você pode simplesmente solicitar uma verificação no conhecimento no Guru e o SME que adicionou será notificado de que algo que ele escreveu está desatualizado agora. Eles podem inserir uma nova estatística e o problema é resolvido, sem necessidade de edição de PDF. E para casos de uso em que documentos como PDFs e PPTs são os meios corretos para compartilhar informações, o Guru permite que você incorpore documentos também.
8. Você não sabe qual conhecimento está sendo usado efetivamente
Com a proliferação de recursos circulando em sua organização, como ter certeza de que o documento que você escolheu é o melhor para o trabalho? Você tem uma maneira de medir quais recursos e ativos influenciam oportunidades? Você tem insights sobre qual conteúdo seus colegas encontraram sucesso? Sua equipe de marketing pode calcular o ROI no conhecimento que estão criando?
A análise de como seu conhecimento está sendo usado faz com que esse conhecimento trabalhe mais arduamente para você. Com análises do Guru, por exemplo, você pode ver qual conhecimento está sendo visualizado, copiado e enviado para clientes em potencial e clientes com mais frequência. Você pode vincular material de apoio a oportunidades e entender quais partes do conteúdo estão impactando objetivos de negócios. Também há um registro de atividades detalhando quais recursos seus colegas estão enviando. Ver quais partes de material de apoio estão sendo usadas por representantes de vendas para determinados prospects pode ajudar a informar estratégias de vendas. Se outra perspectiva da indústria X aberta por alguém, talvez outra perspectiva da indústria X da equipe também encontre valor nesse documento.
As equipes de marketing podem extrair insights das análises do Guru também. Entender quais recursos estão sendo mais utilizados fornece informações valiosas sobre o que os representantes precisam para fechar tíquetes e negócios. Guru também fornece análises sobre pesquisas que não produzem resultados. Ver que vários representantes pesquisaram por "segurança" diz ao marketing que há uma necessidade de conhecimento sobre as políticas de segurança da sua empresa. Seu relacionamento com o conhecimento pode ser de mão dupla; deixe-o dizer onde está tendo sucesso e onde tem lacunas.
Por que você precisa repensar sua estratégia de gestão do conhecimento
Ainda acha que a sua organização não tem um problema de conhecimento? Nenhuma empresa é imune às dores do crescimento que exigem a implementação de uma solução de gestão do conhecimento. Se a sua empresa está crescendo e inovando, se o tempo dos seus especialistas é extremamente valioso, se há clientes para encantar, você precisa de uma solução de gestão do conhecimento. Há um valor quantificável em otimizar os recursos da sua empresa para torná-los acessíveis e acionáveis. Não se contente com o "bom o suficiente" quando se trata da vida da sua organização. Descubra como uma solução de gestão do conhecimento como o Guru pode ajudar a sua organização a gerenciar seu conhecimento e impulsionar a receita.
O conhecimento é a essência de qualquer organização. São os recursos, os processos e o ingrediente secreto que fazem uma empresa funcionar. É a documentação e informação em que todos nós confiamos para fazer nossos trabalhos. Apesar de sua importância, o conhecimento interno muitas vezes é sub-otimizado, pois muitas organizações falham em ver as consequências de uma abordagem de gerenciamento de conhecimento mal pensada. Eles pressupõem que qualquer "solução" - ou a falta dela - que possuam é suficiente. Estamos aqui para dizer que este não é o caso. Toda organização está suscetível à má gestão do conhecimento, e os efeitos são mais abrangentes do que parecem.
Acha que sua organização não tem um problema de conhecimento? Pense novamente.
Aqui estão os 8 principais indicadores de que sua organização se beneficiaria de uma cultura de compartilhamento de conhecimento:
Você não tem certeza se o que encontrou foi atualizado recentemente
Você tem que pesquisar destinos separados um por um para encontrar o que procura
Só existe na cabeça de um especialista em determinado assunto
Está em um sistema ao qual nem todos têm acesso
Seu conhecimento é passivo, não ativo
O conhecimento informal não é capturado
Está em documentos estáticos complicados de trabalhar e atualizar
Você não sabe qual conhecimento está sendo usado efetivamente
1. Você não tem certeza se o que encontrou foi atualizado recentemente
É importante saber que os recursos que você está utilizando são precisos e atualizados. Se você passa tempo escaneando documentos para garantir que sejam as versões mais recentes - ou pior, compartilhando recursos desatualizados externamente - você tem um problema de conhecimento. Depender apenas de uma convenção de nomeação de pastas ou arquivos cria incerteza em torno do controle de versão e não garante que o conhecimento dentro de um recurso foi atualizado recentemente. Quando os usuários não podem confiar nas informações em seu sistema, eles não o utilizarão. Isso torna mais fácil para eles perturbar outra pessoa para pedir a versão mais recente do que é determinar se o que encontraram é, de fato, preciso.
Sem uma solução de gerenciamento de conhecimento, você talvez consiga ver quando um arquivo foi atualizado pela última vez, mas isso não é o mesmo que ver que um colega verificou que a informação é ‘confiável’. Por exemplo, Guru responsabiliza os autores pelas informações que criam. Se alguém adiciona conhecimento ao Guru, seu nome é anexado a ele e eles se tornam responsáveis por verificar se as informações são precisas em um tempo determinado. Com uma solução de conhecimento, os usuários não precisam se perguntar se o que encontraram é recente; eles sabem com certeza quando um recurso específico foi verificado pela última vez e por quem. Inspirar confiança em seu conhecimento capacitará seus colegas de equipe a trabalhar com confiança.
2. Você tem que pesquisar destinos separados um por um para encontrar o que procura
Sem um local universal com recurso de pesquisa universal para os recursos da sua empresa, procurar conhecimento sempre será um exercício ineficiente. Você sabe que uma peça específica de informação existe em algum lugar, mas não tem certeza de onde. Você tem uma palavra-chave ou trecho de texto em mente que pode procurar, mas sem ter ideia de onde a informação está, você precisa estar preparado para buscar em seu desktop, sua caixa de entrada, Slack, seu serviço de hospedagem de arquivos e qualquer outro repositório online onde o conhecimento existe.
Quando todas as suas informações estão em um só lugar, basta uma pesquisa para encontrar o que você procura. E não apenas qualquer pesquisa, mas uma diretamente dentro da aplicação em que você já está trabalhando. Não importa em que site você esteja, uma extensão do navegador como a do Guru está ali com você, esperando para fornecer as informações que procura. O mesmo vale para o Slack. Uma simples ação no Slack faz com que o bot do Guru mostre as informações que você procura diretamente dentro do seu aplicativo do Slack. Esqueça perder tempo procurando mais de uma vez em múltiplos destinos - um clique é tudo o que você precisa.
3. Só existe na cabeça de um especialista no assunto.
Os especialistas no assunto (SMEs) são como enciclopédias humanas. Eles conhecem suas áreas de especialização tão profundamente que podem responder a qualquer pergunta prontamente. Infelizmente, a maioria dos SMEs não é
paga para ficar por aí servindo como enciclopédias para seus colegas. Normalmente eles têm trabalhos importantes próprios para cuidar, e pausar seus fluxos de trabalho para responder a perguntas de colegas os distrai de entregar valor real. Já ajudamos clientes a fazer as contas antes, e a quantia de dinheiro que gastam com valiosos SMEs dedicando tempo a responder perguntas repetidas em vez de focar em seu próprio trabalho é assustadora. Milhares de dólares desperdiçados a cada semana assustador.
Soluções de gestão do conhecimento permitem que SMEs 'despejem' seu conhecimento em um recurso online que pode ser atualizado e editado conforme acharem adequado. Dessa forma, quando os membros da equipe têm perguntas, eles podem ir diretamente à fonte das respostas sem precisar incomodar a fonte real. Além disso, um recurso de verificação como o do Guru informa aos usuários que as informações disponíveis são confiáveis e atualizadas, eliminando a necessidade de verificação com o SME.
4. Isso está em um sistema ao qual nem todos têm acesso
À medida que as organizações crescem e equipes individuais desenvolvem seus próprios processos, desconexões frequentemente ocorrem quando diferentes ferramentas são adotadas. Talvez sua equipe de marketing hospede seus arquivos no Dropbox, mas sua equipe de produto opera exclusivamente no Trello. Representantes de atendimento ao cliente precisam ter acesso a informações dessas duas equipes, mas podem não ter login em nenhuma das ferramentas. Isso os deixa dependentes de outras equipes, incapazes de se ajudar com as informações de que precisam quando precisam.
Hospedar todos os recursos de suas equipes em um só lugar constrói uma forte rede interna de conhecimento e capacita os indivíduos a encontrar as informações de que precisam para fazer seus trabalhos sem incomodar os outros. No Guru, todas as nossas equipes mantêm seus recursos no Guru e todos nós nos beneficiamos do conhecimento compartilhado. Nossas equipes de atendimento ao cliente têm acesso a informações vitais fornecidas por marketing, engenharia e até segurança e conformidade. Capacitar representantes para encontrar rapidamente o conhecimento de que precisam é crucial, especialmente quando os clientes e prospects estão aguardando na linha. A falta de conhecimento é frustrante tanto para os representantes quanto para os clientes.
Quanto mais informações suas equipes têm acesso, melhor equipadas estarão para atender a todas as solicitações rapidamente e de forma eficiente.
5. Seu conhecimento é passivo, não ativo
Talvez o seu conhecimento esteja bem organizado. Você está satisfeito com a sua estrutura de pastas e acha que seus recursos são fáceis de serem encontrados pelas pessoas. No entanto, é só isso que ele faz: fica passivamente esperando as pessoas encontrarem. Buscar uma base de conhecimento passiva funciona bem quando se tem um resultado específico em mente, mas e quando não se tem certeza exatamente do que precisa? Com a busca tradicional, você está limitado aos limites de seus termos de pesquisa. Se um representante de vendas sabe que um estudo de caso específico em sua base de conhecimento ajudará a comprovar um ponto a um prospecto, ele procurará esse estudo de caso e o enviará. Mas e se ele não souber que também existe um post antigo sobre o mesmo tópico que aprofundaria ainda mais o ponto que ele está tentando provar? Embora relacionado, esse post no blog não aparecerá em uma simples busca por um estudo de caso, e seu representante de vendas acabou de perder uma oportunidade chave.
Soluções de gestão do conhecimento alimentadas por IA transformam o conhecimento de passivo para ativo. Na Guru, gostamos de dizer que não estamos no negócio de conhecimento útil, mas sim em tornar o conhecimento útil. Acreditamos que a informação não deve apenas viver em sua base de conhecimento; ela deve encontrá-lo quando você precisar e ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente. A tecnologia AI Suggest da Guru oferece conhecimento relevante diretamente em seu fluxo de trabalho existente, com base no contexto que ele extrai de sua página da web. Se você estiver escrevendo um e-mail sobre um recurso específico, o AI Suggest oferecerá conhecimento relevante que aborda esse recurso. A IA da Guru fica mais inteligente ao longo do tempo, à medida que aprende os padrões individuais e organizacionais, tornando cada pedaço de conhecimento servido relevante e útil. Com a IA fazendo todo o trabalho de apresentação de conhecimento, os humanos ficam livres para se concentrarem em fazer o que fazem de melhor: encantar os clientes.
Psst! Utilize a diagnóstico de conhecimento da Guru para descobrir se sua base de conhecimento é ativa ou passiva.
6. O conhecimento informal não é capturado
Ao pensar em gestão do conhecimento, normalmente pensamos em conhecimento formal. O conhecimento formal inclui recursos como postagens em blogs, estudos de caso e folhetos criados por equipes como marketing especificamente para distribuição mais ampla. Mas o conhecimento formal é apenas uma parte das informações que compõem uma base de conhecimento eficaz. Conhecimento informal é tão importante quanto, mas muitas vezes é ignorado. O conhecimento informal inclui coisas como aprendizado no trabalho e insights obtidos por indivíduos, muitas vezes de conversas e interações.
Por exemplo, um novo contratado envia um Slack para seu gerente fazendo uma pergunta sobre um processo específico, e seu gerente digita uma resposta cuidadosa. Em seguida, o gerente percebe que se seu novo contratado teve essa pergunta, as chances são de que outros novos contratados tenham a mesma pergunta. Ele usa o bot do Slack do Guru para salvar sua resposta digitada no Guru, que dá a todos os funcionários acesso à resposta que ele acabou de digitar. Em vez de ter essa conversa ajudando um funcionário e depois se perder em um longo tópico no Slack, o bot do Guru capacita os usuários a salvar conhecimento informal, tornando-o utilizável para todos os funcionários.
Dar à sua equipe um meio de capturar conhecimento informal é fundamental para construir uma rede de conhecimento interna. Quer esse conhecimento venha de uma interação externa ou de um bate-papo interno, a capacidade de adicionar rapidamente essa informação a uma rede de conhecimento ajuda os representantes a ajudarem uns aos outros. Simplesmente fornecer às pessoas uma maneira de compartilhar informação de nicho aumentará o conhecimento com o qual sua equipe tem para trabalhar em grandes proporções.
7. Ele está em documentos estáticos que são desajeitados de trabalhar e atualizar
Você fez isso: você encontrou o trecho exato de informação que estava procurando. O único problema é que está dentro de um PDF de 20 páginas. Ou num conjunto de slides. Para simplesmente extrair o fato de que você precisa, você é forçado a baixar o arquivo, abrir um novo aplicativo, passar por todas as páginas ou slides e depois copiar a informação que precisa. Armazenar informações exclusivamente em documentos desajeitados como PDFs ou PPTs torna difícil acessar pedaços dele. Esses tipos de arquivos também são estáticos e não são facilmente editáveis. E se, depois de fazer todo esse esforço para procurar uma estatística, perceber que está citando uma fonte de 2015? Para atualizar esse PDF, você terá que descobrir quem é responsável pelo recurso, depois contatar essa pessoa e pedir para editar o arquivo para você.
Uma estrutura de conhecimento modular oferece a oportunidade de armazenar todas as informações de que você precisa em pedaços acessíveis e fáceis de usar. Os principais temas, estatísticas e figuras do PDF de que você precisa podem ser listados para uma cópia e colagem mais simples. Organizar informações em formatos dinâmicos facilita para os usuários encontrar o que precisam e facilita para os SMEs atualizarem o conteúdo. Lembrando da estatística de 2015? Se estiver usando uma estrutura modular como o Guru, você pode simplesmente solicitar uma verificação no conhecimento no Guru e o SME que adicionou será notificado de que algo que ele escreveu está desatualizado agora. Eles podem inserir uma nova estatística e o problema é resolvido, sem necessidade de edição de PDF. E para casos de uso em que documentos como PDFs e PPTs são os meios corretos para compartilhar informações, o Guru permite que você incorpore documentos também.
8. Você não sabe qual conhecimento está sendo usado efetivamente
Com a proliferação de recursos circulando em sua organização, como ter certeza de que o documento que você escolheu é o melhor para o trabalho? Você tem uma maneira de medir quais recursos e ativos influenciam oportunidades? Você tem insights sobre qual conteúdo seus colegas encontraram sucesso? Sua equipe de marketing pode calcular o ROI no conhecimento que estão criando?
A análise de como seu conhecimento está sendo usado faz com que esse conhecimento trabalhe mais arduamente para você. Com análises do Guru, por exemplo, você pode ver qual conhecimento está sendo visualizado, copiado e enviado para clientes em potencial e clientes com mais frequência. Você pode vincular material de apoio a oportunidades e entender quais partes do conteúdo estão impactando objetivos de negócios. Também há um registro de atividades detalhando quais recursos seus colegas estão enviando. Ver quais partes de material de apoio estão sendo usadas por representantes de vendas para determinados prospects pode ajudar a informar estratégias de vendas. Se outra perspectiva da indústria X aberta por alguém, talvez outra perspectiva da indústria X da equipe também encontre valor nesse documento.
As equipes de marketing podem extrair insights das análises do Guru também. Entender quais recursos estão sendo mais utilizados fornece informações valiosas sobre o que os representantes precisam para fechar tíquetes e negócios. Guru também fornece análises sobre pesquisas que não produzem resultados. Ver que vários representantes pesquisaram por "segurança" diz ao marketing que há uma necessidade de conhecimento sobre as políticas de segurança da sua empresa. Seu relacionamento com o conhecimento pode ser de mão dupla; deixe-o dizer onde está tendo sucesso e onde tem lacunas.
Por que você precisa repensar sua estratégia de gestão do conhecimento
Ainda acha que a sua organização não tem um problema de conhecimento? Nenhuma empresa é imune às dores do crescimento que exigem a implementação de uma solução de gestão do conhecimento. Se a sua empresa está crescendo e inovando, se o tempo dos seus especialistas é extremamente valioso, se há clientes para encantar, você precisa de uma solução de gestão do conhecimento. Há um valor quantificável em otimizar os recursos da sua empresa para torná-los acessíveis e acionáveis. Não se contente com o "bom o suficiente" quando se trata da vida da sua organização. Descubra como uma solução de gestão do conhecimento como o Guru pode ajudar a sua organização a gerenciar seu conhecimento e impulsionar a receita.
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