El proceso de gestión del conocimiento es un enfoque estructurado para capturar, organizar, compartir y mantener el conocimiento de una organización. Se asegura de que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado, mejorando la toma de decisiones y la eficiencia operativa.

¿Qué es un proceso de gestión del conocimiento?

Un proceso de gestión del conocimiento es el conjunto sistemático de actividades que una organización utiliza para manejar su conocimiento colectivo, desde cómo se crea y almacena la información hasta cómo se accede y actualiza. Proporciona un marco claro para gestionar tanto el conocimiento explícito (como documentos y datos) como el conocimiento tácito (como la experiencia o perspicacia de los empleados).

Este proceso ayuda a transformar la información dispersa en conocimiento estructurado, accesible y accionable.

¿Por qué es Importante un Proceso de Gestión del Conocimiento?

Un proceso de gestión del conocimiento bien definido ayuda a las organizaciones:

• Evitar los silos de información: Asegura que el conocimiento fluya libremente entre equipos y departamentos.
  
  
• Aumentar la productividad: Reduce el tiempo dedicado a buscar información. ¡Según un informe de McKinsey, los trabajadores pasan hasta un 20% de su semana laboral solo buscando información!
  
  
• Retener el conocimiento institucional: Previene la pérdida de know-how crítico cuando los empleados se marchan.
  
  
• Apoyar la integración más rápida: Ayuda a los nuevos empleados a familiarizarse más rápidamente.
  
  
• Facilitar la toma de decisiones más efectiva: Asegura acceso a información precisa y actualizada.
  
  

Un proceso de gestión del conocimiento bien definido es una parte central de cualquier estrategia de estrategia de gestión del conocimiento efectiva, ayudando a las organizaciones a alinear sus prácticas de información con los objetivos comerciales más amplios. Sin un proceso claro, el conocimiento puede fragmentarse o quedar obsoleto, lo que lleva a ineficiencias y malos resultados. 

Formas de Abordar el Proceso de Gestión del Conocimiento

Existen varias formas en que las organizaciones pueden abordar la gestión del conocimiento, dependiendo de sus objetivos y cultura:

• Centralizado vs. descentralizado: En un modelo centralizado, un solo equipo gobierna todo el conocimiento. En un modelo descentralizado, los equipos gestionan su propio conocimiento con estándares compartidos.
  
  
• De arriba abajo vs. de abajo arriba: Algunas empresas dirigen el proceso desde el liderazgo, mientras que otras empoderan a los contribuyentes individuales para poseer y compartir conocimiento de forma orgánica.
  
  
• Tecnología vs. personas: Las herramientas de gestión del conocimiento, como intranets y motores de búsqueda de IA, pueden automatizar partes del proceso, pero las personas siguen siendo esenciales para crear y validar contenido.
  
  

El enfoque óptimo a menudo mezcla estos elementos, equilibrando la estructura con la flexibilidad.

¿Qué es el Ciclo de Gestión del Conocimiento?

El ciclo de gestión del conocimiento describe el flujo recurrente del conocimiento a través de una organización. Típicamente incluye:

1. Creación de conocimiento: Generación de nuevas ideas, soluciones o información.
   
   
2. Captura de conocimiento: Grabar y documentar ideas valiosas.
   
   
3. Organización del conocimiento: Estructurar y etiquetar información para un fácil acceso.
   
   
4. Compartir conocimiento: Distribuir conocimiento a las personas que lo necesitan.
   
   
5. Aplicación del conocimiento: Poner el conocimiento en uso en la toma de decisiones o procesos.
   
   
6. Revisión del conocimiento: Actualización, verificación o retiro regular de contenido para mantenerlo relevante.
   
   

El ciclo se refuerza a sí mismo: el conocimiento aplicado a menudo conduce a nuevas ideas, que reinician el ciclo.

Etapas clave del Proceso de Gestión del Conocimiento

Si bien los marcos pueden variar, las etapas centrales del proceso de gestión del conocimiento generalmente incluyen:

• Descubrimiento: Identificación de qué conocimiento existe y dónde faltan brechas.
  
  
• Captura: Documentación de conocimiento explícito y tácito.
  
  
• Codificación: Estructuración del conocimiento mediante formatos, plantillas o etiquetas consistentes.
  
  
• Almacenamiento: Guardar conocimiento en repositorios centralizados y accesibles.
  
  
• Compartir: Permitir que otros encuentren y utilicen conocimiento a través de herramientas de búsqueda, recomendaciones o colaboración.
  
  
• Mantenimiento: Revisión y actualización continua de contenido para mantenerlo preciso y útil.
  
  

Estas etapas garantizan que el conocimiento no solo se recolecte, sino que se vuelva utilizable y sostenible con el tiempo.

Cómo Implementar un Proceso de Gestión del Conocimiento

Aquí tienes una guía paso a paso para implementar un proceso de gestión del conocimiento en tu organización:

Paso 1: Establecer objetivos claros

Define lo que deseas lograr con el proceso. ¿Estás tratando de acelerar la integración, reducir preguntas repetitivas, o mejorar el servicio al cliente? Tus objetivos darán forma a cómo diseñas y priorizas el proceso.

Paso 2: Identificar activos clave de conocimiento

Audita el conocimiento existente en tu organización. Observa la documentación actual, el know-how del equipo y los sistemas donde se almacena la información. Identifica brechas, duplicaciones o contenido desactualizado.

Paso 3: Asignar propiedad y roles

Designa quién creará, revisará y gestionará el conocimiento. Esto podría incluir propietarios de contenido, expertos en la materia y gestores de conocimiento. Asignar propiedad garantiza responsabilidad y respalda una sólida gobernanza de gestión del conocimiento, que es fundamental para mantener la información precisa y confiable con el tiempo.

Paso 4: Estandarizar formatos y pautas

Establecer plantillas consistentes, convenciones de etiquetado y pautas de voz y tono. La estandarización ayuda a los usuarios a confiar y navegar más fácilmente por tu base de conocimientos.

Paso 5: Elige las herramientas adecuadas

Selecciona una plataforma de conocimiento que respalde tu proceso, idealmente una con funciones como búsqueda de IA, flujos de verificación, controles de acceso y analíticas. Guru, por ejemplo, ofrece funciones como Agentes de Conocimiento específicos del departamento, integraciones de Slack y navegador, y verificación de contenido automatizada, lo que facilita incrustar conocimiento confiable directamente en el flujo de trabajo de tu equipo.

Las plataformas que utilizan IA en la gestión del conocimiento pueden mostrar contenido automáticamente, recomendar actualizaciones y personalizar experiencias de búsqueda, lo que ahorra tiempo a los equipos y reduce el mantenimiento manual.

Paso 6: Habilitar compartir y acceso

Asegúrate de que el conocimiento sea fácil de encontrar y utilizar. Utiliza herramientas de búsqueda, contenido incrustado e integraciones de chat para llevar el conocimiento al flujo de trabajo, dondequiera que pasen tiempo tus equipos.

Paso 7: Monitorear y mejorar

Utiliza analíticas para rastrear la participación, las tendencias de búsqueda y las brechas de conocimiento. Recopila comentarios de los usuarios y perfecciona el proceso a medida que evolucionan las necesidades de tu organización.

Conclusión

El proceso de gestión del conocimiento es esencial para transformar la información dispersa en un activo comercial valioso. Cuando se hace correctamente, reduce la fricción, respalda decisiones mejores y ayuda a los equipos a avanzar más rápido con confianza. Al construir un proceso reutilizable y escalable para la gestión del conocimiento, las organizaciones pueden garantizar el futuro de sus operaciones y desbloquear un valor duradero. ¿Quieres ver cómo funciona el proceso de gestión del conocimiento simplificado en acción? Observa nuestra demostración para explorar cómo Guru ayuda a los equipos a capturar, organizar y ofrecer información confiable, justo donde se realiza el trabajo.