Le processus de gestion des connaissances est une approche structurée pour capturer, organiser, partager et maintenir les connaissances d'une organisation. Il garantit que les bonnes informations sont disponibles aux bonnes personnes au bon moment, améliorant la prise de décision et l'efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce qu'un processus de gestion des connaissances ?

Un processus de gestion des connaissances est l'ensemble systématique d'activités qu'une organisation utilise pour gérer ses connaissances collectives, de la création et du stockage de l'information à son accès et à sa mise à jour. Il fournit un cadre clair pour gérer à la fois les connaissances explicites (comme les documents et les données) et les connaissances tacites (comme l'expérience ou les idées des employés).

Ce processus aide à transformer les informations dispersées en connaissances structurées, accessibles et exploitables.

Pourquoi un processus de gestion des connaissances est-il important ?

Un processus de gestion des connaissances bien défini aide les organisations :

• Éviter les silos d'information : Garantit que la connaissance circule librement entre les équipes et les départements.
  
  
• Augmenter la productivité : Réduit le temps passé à chercher des informations. Selon un rapport McKinsey, les travailleurs passent jusqu'à 20 % de leur semaine de travail à rechercher des informations !
  
  
• Conserver les connaissances institutionnelles : Évite la perte du savoir-faire critique lorsque les employés partent.
  
  
• Faciliter l'intégration plus rapide : Aide les nouveaux employés à démarrer plus rapidement.
  
  
• Permettre une meilleure prise de décision : Assure l'accès à des informations précises et à jour.
  
  

Un processus de gestion des connaissances bien défini est une part essentielle de toute stratégie de gestion des connaissances efficace, aidant les organisations à aligner leurs pratiques d'information sur les objectifs commerciaux plus larges. Sans un processus clair, les connaissances peuvent devenir morcelées ou obsolètes, entraînant des inefficacités et de mauvais résultats. 

Façons d'aborder le processus de gestion des connaissances

Il existe plusieurs façons pour les organisations d'aborder la gestion des connaissances, en fonction de leurs objectifs et de leur culture :

• Centralisé vs. décentralisé : Dans un modèle centralisé, une seule équipe régit l'ensemble des connaissances. Dans un modèle décentralisé, les équipes gèrent leurs propres connaissances avec des normes partagées.
  
  
• Haut vers le bas vs. bas vers le haut : Certaines entreprises pilotent le processus depuis le sommet, tandis que d'autres donnent aux contributeurs individuels le pouvoir de posséder et de partager les connaissances de manière organique.
  
  
• Mené par la technologie vs. mené par les personnes : Les outils de gestion des connaissances comme les intranets et les moteurs de recherche IA peuvent automatiser certaines parties du processus, mais les personnes restent essentielles pour créer et valider le contenu.
  
  

La meilleure approche combine souvent ces éléments, équilibrant la structure et la flexibilité.

Qu'est-ce que le cycle de gestion des connaissances ?

Le cycle de gestion des connaissances décrit le flux récurrent de connaissances au sein d'une organisation. Il comprend généralement :

1. Création de connaissances : Générer de nouvelles idées, solutions ou informations.
   
   
2. Capture de connaissance: Enregistrement et documentation d'informations précieuses.
   
   
3. Organisation des connaissances: Structuration et balisage des informations pour un accès facile.
   
   
4. Partage de connaissances: Distribution des connaissances aux personnes qui en ont besoin.
   
   
5. Application des connaissances: Mise en pratique des connaissances dans la prise de décisions ou les processus.
   
   
6. Révision des connaissances: Mise à jour régulière, vérification ou retrait du contenu pour le maintenir pertinent.
   
   

Le cycle se renforce lui-même : les connaissances appliquées mènent souvent à de nouvelles idées, qui relancent la boucle.

Étapes clés du processus de gestion des connaissances

Bien que les cadres puissent varier, les étapes fondamentales du processus de gestion des connaissances incluent généralement :

• Découverte: Identification des connaissances existantes et des lacunes qui persistent.
  
  
• Capturer: Documentation des connaissances explicites et tacites.
  
  
• Codification: Structuration des connaissances en utilisant des formats, modèles ou balises cohérents.
  
  
• Stockage: Sauvegarde des connaissances dans des référentiels centralisés et accessibles.
  
  
• Partage: Permettre aux autres de trouver et d'utiliser les connaissances via la recherche, les recommandations ou les outils de collaboration.
  
  
• Maintenance: Révision continue et mise à jour du contenu pour le maintenir précis et utile.
  
  

Ces étapes garantissent que les connaissances ne sont pas seulement collectées, mais rendues utilisables et durables dans le temps.

Comment mettre en œuvre un processus de gestion des connaissances

Voici un guide étape par étape pour mettre en œuvre un processus de gestion des connaissances dans votre organisation :

Étape 1 : Définir des objectifs clairs

Déterminez ce que vous voulez réaliser avec le processus. Essayez-vous d'accélérer l'intégration, de réduire les questions répétées, ou d'améliorer le service client? Vos objectifs détermineront la façon dont vous concevez et priorisez le processus.

Étape 2 : Identifier les actifs de connaissances clés

Auditez les connaissances existantes de votre organisation. Examinez la documentation actuelle, le savoir-faire de l'équipe, et les systèmes de stockage de l'information. Identifiez les lacunes, les doublons, ou le contenu obsolète.

Étape 3 : Attribuer des responsabilités et des rôles

Désignez qui créera, examinera, et gérera les connaissances. Cela pourrait inclure les propriétaires de contenu, les experts en la matière, et les gestionnaires des connaissances. Attribuer des responsabilités assure la responsabilité et soutient une gouvernance de gestion des connaissances solide, essentielle pour maintenir l'information précise et digne de confiance dans le temps.

Étape 4 : Normaliser les formats et les directives

Établissez des modèles cohérents, des conventions de balisage, et des directives de voix et de ton. La normalisation aide les utilisateurs à avoir confiance et à naviguer plus facilement dans votre base de connaissances.

Étape 5: Choisissez les bons outils

Sélectionnez une plateforme de connaissances qui soutient votre processus—idéalement celle avec des fonctionnalités telles que la recherche IA, les workflows de vérification, les contrôles d'accès et les analyses. Guru, par exemple, propose des fonctionnalités comme les Agents de connaissances spécifiques aux départements, les intégrations Slack et navigateur, et la vérification automatique de contenu, facilitant l'intégration de connaissances fiables directement dans le flux de travail de votre équipe.

Les plateformes utilisant IA en gestion des connaissances peuvent automatiquement mettre en évidence du contenu, recommander des mises à jour et personnaliser les expériences de recherche—économisant du temps aux équipes et réduisant la maintenance manuelle.

Étape 6: Autoriser le partage et l'accès

Assurez-vous que les connaissances sont faciles à trouver et à utiliser. Utilisez des outils de recherche, du contenu intégré et des intégrations de chat pour intégrer les connaissances dans le flux de travail, où que passent leur temps vos équipes.

Étape 7: Surveiller et améliorer

Utilisez l'analyse pour suivre l'engagement, les tendances de recherche et les lacunes en connaissances. Recueillez les commentaires des utilisateurs et peaufinez le processus à mesure que les besoins de votre organisation évoluent.

Conclusion

Le processus de gestion des connaissances est essentiel pour transformer les informations dispersées en un actif commercial précieux. Lorsqu'il est bien fait, il réduit les frictions, favorise de meilleures décisions et aide les équipes à avancer plus rapidement avec confiance. En mettant en place un processus de gestion des connaissances reproductible et évolutif, les organisations peuvent anticiper l'évolution de leurs opérations et débloquer une valeur durable. Vous voulez voir comment fonctionne un processus de gestion des connaissances rationalisé en action? Regardez notre démo pour découvrir comment Guru aide les équipes à capturer, organiser et fournir des informations fiables—là où se déroule le travail.