Remoticon Recap: Staying Afloat Going Remote

Même après plus de deux mois de travail à domicile pendant la pandémie, cela reste un défi pour beaucoup d'entre nous. C'est pourquoi, lors de notre événement numérique Remoticon la semaine dernière, nous voulions mettre en lumière quelques personnes et entreprises extraordinaires – comme Shopify, Slack, Zapier et Noom – qui ont partagé des idées sur comment nous pouvons mieux soutenir nos équipes pendant cette période difficile.

Vous pouvez consulter l'intégralité de la discussion sur « Rester à flot en travaillant à distance, » ci-dessous, et rattraper toutes les sessions ici.

Au cours de la session, nous avons entendu de nombreuses histoires et leçons intéressantes de Nancy Sidnam (Directrice de l'expérience coach chez Noom), Nikki Curtis (Responsable de l'habilitation des ventes chez Slack), et Pam Dodrill (VP du support client et de la réussite chez Zapier). Ils ont discuté du futur du travail à distance; de la manière de maintenir les équipes connectées et engagées; et d'autonomiser les humains dans des environnements d'abord à distance pour qu'ils soient la meilleure version d'eux-mêmes. Nous avons eu une discussion de questions-réponses si active et animée que nous n'avons pas pu couvrir toutes les questions dans le temps imparti. Heureusement, nos merveilleux intervenants ont suivi avec des réponses après la session, que nous avons regroupées ici pour vous.

L'aversion au travail à distance est-elle réaliste pour l'avenir?

• Nancy Sidnam : Je ne suis pas sûre! Le travail à distance ouvre la porte à tant de possibilités, mais il y a aussi de nouveaux défis à relever. À un niveau individuel, je pense qu'il y aura toujours des personnes qui préfèrent naturellement travailler à domicile ou dans un bureau plus traditionnel (ou dans un autre environnement entièrement). Que les entreprises décident de soutenir des espaces de bureau physiques à l'avenir est une question plus vaste, et je pense que cela dépendra encore de tant de facteurs comme le type de travail/industrie, l'emplacement, la culture d'entreprise, etc.
• Pam Dodrill : Je pense que les entreprises qui ont une aversion pour le travail à distance se retrouveront à devoir lutter plus intensément pour attirer les meilleurs talents. Les personnes qui sont vraiment bonnes dans leur travail et qui veulent travailler à domicile commenceront à utiliser cela comme un critère de décision pour accepter de nouveaux rôles.
• Nikki Curtis : Je ne pense pas que nous ayons les données pour montrer que les employés sont plus ou moins productifs en travaillant à distance. Je pense que nous devons encore attendre et voir. Je pense cependant que cela signifie que tout le monde doit être ouvert et prêt à avoir la conversation.

Comment Zapier partage les "Mises à jour du vendredi"?

• Pam Dodrill : Nous les écrivons et les publions dans un outil interne appelé « Async ». Cela inclut le statut de nos priorités majeures pour la semaine et quelles sont nos priorités pour la semaine suivante. J'inclus également d'autres choses cool que j'ai faites cette semaine et quelques mises à jour "hors ligne" pour faire savoir à tout le monde un peu ce qui se passe dans ma vie en dehors du travail. La plupart d'entre nous utilisent ce format.
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Étant donné la situation actuelle et les implications potentielles, dans quelle mesure la localisation importe-t-elle? Peut-on toujours s'attendre à ce que les gens vivent dans une ville pour un emploi?

• Pam Dodrill : C'est vraiment le meilleur aspect des équipes de travail à distance. Votre vivier de talents est illimité. Je ne pense pas que la localisation soit importante, pour la plupart, de toute façon. Nous demandons juste à tout le monde de travailler depuis un endroit avec une bande passante fiable. Cela signifie que je ne peux pas travailler depuis un site de camping éloigné avec mon téléphone portable. Mais cela signifie aussi que je n'ai pas besoin de vivre à Austin si je travaille pour une entreprise à Austin. Nous complétons également en ayant des retraites de l'entreprise deux fois par an et des retraites d'équipe une fois par an. Évidemment, cela est en attente maintenant, donc nous expérimentons des « retraites à distance » et découvrons à quoi elles ressemblent.
• Nikki Curtis : Je ne pense pas que la localisation compte beaucoup, mais je pense que si le voyage est généralement requis pour votre travail (post-COVID), vous devez toujours réfléchir à la proximité d'un aéroport. C'est intéressant de voir comment la conversation semble être devenue extrême, soit les gens sont au bureau, soit l'ensemble de la main-d'œuvre est à distance. Je ne pense pas que cette expérience nous mettra dans des extrêmes, je pense que plus d'entreprises auront désormais un équilibre plus sain entre bureaux et travail à distance.

Certaines entreprises pensent que "la collaboration créative" est limitée avec certains travailleurs à distance. Est-ce uniquement culturel ? Quels sont vos meilleurs conseils pour ces collaborations ?

• Nancy Sidnam : D'après mon expérience chez Noom, la collaboration peut vraiment bien se faire virtuellement, et je pense que vous aurez plus de succès lorsque cela fait partie de la culture que tout le monde soutient.
• Pam Dodrill : C'est une bonne idée. Pour les créatifs, c'est certainement plus difficile. Mais vous pouvez organiser un long appel Zoom et utiliser des applications qui fonctionnent comme un tableau blanc.

Guru (système de gestion des connaissances) s'intègre-t-il dans le LMS (système de gestion de l'apprentissage) que vous avez mentionné, Nikki ?

• Nikki Curtis : Oui, bien sûr ! Guru est une plateforme clé pour nous.

Comment construiriez-vous un canal « Fun » (dans Slack/Teams) pour vous connecter avec votre équipe pendant cette période, et pas seulement le mettre en place mais le maintenir et faire en sorte que tout le monde s'engage ?

• Pam Dodrill : Nous avons un grand nombre de canaux « fun » à l'échelle de l'entreprise. Nous les étiquetons tous avec « fun » devant afin qu'ils soient faciles à parcourir et à choisir. Je suis dans #fun-cats et les images qui y apparaissent illuminent ma journée ! Il y a #fun-climbing, #fun-tinkerers, #fun-dogs... Je pense qu'il y a bien plus d'une centaine d'entre eux. Pour commencer avec eux, je recommande à votre direction de participer, de répondre et de s'engager dans les discussions, pour aider les gens à se sentir à l'aise pour interagir de cette façon.

Avez-vous des méthodes de communication standard dans vos équipes distribuées ? Une mise à jour quotidienne ou hebdomadaire, ou quelque chose comme ça ? Quelles méthodes ont fonctionné le mieux ?

• Nancy Sidnam : Noom organise une réunion Zoom TGIF hebdomadaire le vendredi après-midi pour l'ensemble de l'entreprise, où nous recevons des mises à jour et des nouvelles de notre équipe dirigeante. Sur l'équipe de coaching plus spécifiquement, nous envoyons une carte d'annonce Guru tous les lundis avec les mises à jour les plus importantes que les coachs doivent connaître. Nous utilisons également un canal Slack de type annonces, où quiconque ayant un message important/urgent pour l'équipe peut publier, et nous limitons ce canal à ces publications uniquement pour aider à le garder propre (les conversations sont permises dans les réponses en fil).
• Pam Dodrill : Tout le monde dans notre entreprise publie une mise à jour du vendredi qui comprend une section pour les priorités sur lesquelles ils travaillent. Nous avons des réunions d'équipe hebdomadaires et des 1:1 hebdomadaires entre le responsable et le contributeur individuel. Je rencontre mon équipe de direction une fois par mois pour mettre à jour nos OKR et je tiens une réunion d'équipe CS globale une fois par mois (mais nous avons deux réunions pour que tout le monde dans le monde puisse assister à une réunion en direct). Certaines de mes équipes ont des réunions debout quotidiennes dans Slack, où elles publient sur quoi elles travaillent, comment s'est passée la journée et si elles ont besoin de quelque chose. Cela ne nécessite pas encore un autre appel Zoom et aide à garder l'équipe connectée.
• Nikki Curtis : Toutes les mises à jour vont dans mon canal #team-enablement. Nous n'avons pas de cadence régulière car nous publiions tous normalement quotidiennement là-bas sur des sujets liés au travail. Tout ce qui est amusant ou social à partager, nous le mettons dans #enablement-fun.

Pour les coéquipiers qui ont eu du mal à travailler à distance, y a-t-il eu des schémas communs ? Des conseils utiles sur la meilleure façon de les soutenir ?

• Nancy Sidnam : L'isolement peut être un combat – parfois les personnes plus "extraverties" qui aiment être entourées d'autres peuvent avoir du mal à travailler à domicile toute la journée. Nous avons un certain nombre de réunions Zoom d'équipe tout au long de la semaine où ils peuvent se connecter (et c'est une bonne chose à attendre au début de chaque journée), et des conversations ont lieu toute la journée sur Slack. Avant COVID, nous encouragions les coachs vivant à proximité géographique à se rencontrer et à travailler ensemble dans des cafés, à prendre le déjeuner et à se connecter en personne. Bien que cela ne puisse pas se faire pour l'instant, les coachs sont toujours encouragés à se connecter à tout moment de leur journée via Zoom ou Slack pour faire le point et discuter, prendre le déjeuner ou se promener ensemble virtuellement, etc.
• Pam Dodrill : Trouver des moyens de les aider à rester connectés – peut-être se jumeler sur des tickets via Zoom, leur envoyer un message dans l'un des canaux « amusants » sur Slack. Je pense que notre équipe People Ops fait du bon travail pour découvrir ce dont l'équipe a besoin et ensuite développer des programmes de formation autour de cela. Nous avons une très bonne formation pour les managers sur des sujets tels que les conversations difficiles, la responsabilité et la santé mentale. Cela vaut la peine d'investir dans un programme de formation pertinent pour les managers qui couvre des sujets d'actualité et les aide à prendre soin de leurs équipes. Une fois ceux-ci déployés, notre équipe PeopleOps ajuste le contenu pour que les contributeurs individuels puissent le consommer.
• Nikki Curtis : Pour ceux qui ont du mal, j'ai constaté que je dois leur donner plus de structure et fixer des attentes plus claires. Je constate souvent que pendant leur temps 1:1, leur permettre de parler ouvertement et humainement de leurs luttes est aussi une façon pour nous de nous sentir plus connectés, que c'est un moment difficile et que nous pouvons collaborer pour expérimenter différentes façons de le rendre plus supportable. Je ne pense pas qu'il existe une réponse miracle ici.

De nombreuses personnes n'aiment pas les photos d'elles-mêmes. Est-il utile de "forcer" les gens à utiliser la vidéo lors des réunions et à ajouter leur photo sur leur profil ?

• Nancy Sidnam : Se voir mutuellement peut vraiment aider à renforcer les relations et la connexion. Nous établissons l'attente avec les nouveaux employés que "caméras allumées" fait partie de la culture, mais nous avons aussi aucun problème avec quelqu'un qui la désactive s'il en a besoin pendant une courte période. Être capable de changer votre arrière-plan Zoom est aussi un excellent moyen d'aider les gens à se sentir plus à l'aise, car ils ne doivent pas être SI vulnérables en laissant tout le monde voir leur maison et leur environnement, ce qui peut ajouter un niveau de pression ou d'inconfort supplémentaire.
• Pam Dodrill : La vidéo est vraiment importante pour la connectivité. Pourtant, nous avons des personnes qui ne sont pas à l'aise devant la caméra, donc nous ne les forçons pas à l'allumer. Nous avons travaillé à travers cela avec quelques personnes et maintenant je constate que leur caméra est allumée. Ce que j'ai trouvé utile est d'être patient avec les gens, de m'assurer qu'ils se sentent en sécurité sur le plan psychologique. Alors, ils sont plus ouverts à la caméra.

Je vois des entreprises comme Twitter et d'autres permettant le travail à distance en permanence pour l'avenir. Comment pensez-vous que cela aura un impact sur les affaires à l'avenir ?

• Pam Dodrill : Probablement plus de façons que nous ne pouvons même l'imaginer pour l'instant.
• Nikki Curtis : Je pense qu'il est trop tôt pour le dire.

Quel est votre fond d'écran Zoom préféré jusqu'à présent ?

• Nancy Sidnam : Chez Noom, il y a des compétitions quotidiennes pour le meilleur fond d'écran Zoom, et j'ai vu tout ce qu'on peut imaginer à ce stade. Mes favoris sont ceux avec de belles destinations, comme une plage tropicale. Je sens que cela me rend plus calme et me donne un petit coup de pouce d'humeur en prétendant que nous travaillons tous ensemble dans un endroit sympa !
• Pam Dodrill : Nous avons un ingénieur qui propose LES meilleurs arrière-plans. Ceux qui me viennent à l'esprit en ce moment sont derrière notre VP de l'ingénierie qui fait défiler différents lieux de Star Wars.
• Nikki Curtis : Quelqu'un de mon équipe a créé un fond d'écran Zoom comme s'il était sur des montagnes russes. C'était hilarant !

Quelles sont quelques façons de reproduire des espaces pour se connecter autour de modes de vie, d'expériences, etc., comme des groupes d'affinité dans un environnement virtuel ? Quels sont les avantages et les inconvénients ?

• Pam Dodrill : Le canal parent « fun » nous a donné beaucoup d'informations sur ce dont nos équipes avaient besoin en ce qui concerne leurs enfants restant à la maison. Je pense que ce sont un élément essentiel des équipes à distance performantes.
• Nikki Curtis : Je pense que ce sont des merveilles. Tout le monde désire un espace où il se sent vu, entendu et compris. Chez Slack, nous avons des canaux pour des groupes ERG, des groupes de parents, des groupes de musique live, etc. Cela nous aide tous à nous sentir plus connectés même si nous devons être à distance.

Un grand merci à Nancy, Pam et Nikki d'avoir pris le temps de partager tant d'idées et d'apprentissages incroyables sur la manière dont nos équipes peuvent prospérer en travaillant à distance !

Nous avons encore de nombreuses autres excellentes sessions à venir dans notre série Remotathon, avec des intervenants d'entreprises telles que Square, Yext, Hims, Looker, SalesLoft, et bien d'autres. Découvrez-les et inscrivez-vous pour participer aux discussions ici.