O que realmente significa quando um novo contratado ingressa na sua empresa? Normalmente, isso indica que você deseja uma nova perspectiva, precisa de sangue novo, está em posição de substituir alguns funcionários que saíram ou está pronto para adicionar alguns verdadeiros especialistas à sua organização. Nós sabemos o que a integração significa para o novo contratado: empolgação, brindes e uma boa quantidade de confusão. Nós sabemos o que isso significa para seu gerente e o resto da equipe: fluxos de trabalho interrompidos, interrupções aumentadas. Mas além dos impactos imediatos no trabalho, qual é o custo para sua empresa ao trazer alguém novo, e é possível reduzir esse custo?

O verdadeiro custo de treinar novos funcionários

O custo real da integração e treinamento de um novo funcionário é de cerca de $2.000 para pequenas empresas a mais de $3.000 para grandes. Isso é apenas uma vez que eles ingressaram na empresa, e é além dos custos de recrutamento interno/externo, que podem incluir itens visíveis como salários de recrutadores ou taxas de agência, bem como itens ocultos como taxas de sites de emprego ou checagem de antecedentes. Esses $2000 também são além do salário e benefícios anuais do funcionário.

Entre equipamentos, licenças de software, interrupções de negócios para a equipe imediata e o tempo por novo contratado para que o RH processe a documentação, esses custos podem reverberar por toda a empresa. Além disso, mesmo as empresas mais bem-sucedidas podem levar meses para integrar novos funcionários completamente, o que significa que a maioria dos novos contratados não atinge total produtividade por várias, várias semanas.

Juntas, esses custos têm um impacto quantificável no resultado final: novos contratados (e transferências!) podem reduzir as receitas totais entre 1 e 2.5%. Independentemente do tamanho da sua empresa, isso representa uma porcentagem significativa da receita perdida no processo de melhorar seu negócio.

Usando a gestão do conhecimento para reduzir os custos gerais de integração

Embora não seja possível eliminar totalmente esses custos e interrupções nos negócios, existem algumas maneiras de reduzir significativamente seu impacto enquanto simultaneamente aumenta as taxas de retenção de novos contratados, o engajamento dos funcionários e o tempo para produtividade. A verdade é que a melhor maneira de reduzir custos é sistematizar a experiência de integração ao dar a todos acesso às informações que precisam. Aqui está como:

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Reduzindo custos ao aumentar as taxas de retenção de novos contratados e o engajamento dos funcionários

Se você estiver fazendo isso certo, a integração de novos contratados leva de 8 semanas para funções administrativas a mais de 20 semanas para funções profissionais. E mesmo assim, esses novos funcionários não começam a trabalhar em capacidade máxima até cerca de 8 meses após. Então, quando um terço dos novos contratados procura um emprego nos seus primeiros 5 meses, e um quarto sai antes do final do ano, você está olhando para um potencial ciclo de 2 anos de produtividade perdida quando precisa substituir um novo contratado por outro novo contratado. (Fonte)

Novos contratados saem por muitas das mesmas razões que qualquer funcionário: insatisfação geral com sua posição atual e a possibilidade de aumentos salariais ou de benefícios em outro lugar, com a localização também podendo ser um fator. Portanto, ao olhar para a rotatividade de funcionários, podemos abordar algumas das principais questões com retenção de novos contratados.

O primeiro fator, a insatisfação com a posição atual, pode ser vinculado diretamente ao nível de engajamento desse funcionário. Funcionários desengajados — aqueles que não estão interessados no desempenho geral ou pessoal, mudanças nas estruturas ou fluxos de trabalho existentes, ou no maior processo de tomada de decisão — não têm um investimento particular em contribuir com suas habilidades ou conhecimentos para a organização. Eles podem não ser recompensados por isso, suas contribuições podem ser descartadas e podem ser repreendidos por interromper colegas ao buscar informações ou esclarecimentos.

Culturas orientadas ao conhecimento, por outro lado, combatem ativamente esses tipos de consequências negativas, aumentando diretamente as taxas de engajamento. Na verdade, empresas com culturas orientadas ao conhecimento foram mais do que duas vezes mais propensas a relatar satisfação ou muito satisfação com seus níveis de engajamento dos funcionários do que o resto.

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O estado da gestão do conhecimento, colaboração, o que importa e o que fazer sobre isso

Reduzindo custos de treinamento ao diminuir o tempo para produtividade

Mesmo que a integração completa leve a maior parte de um ano, você ainda pode reduzir o tempo para produtividade. Depois de tudo, "totalmente integrado" não significa apenas 100% produtivo — significa estar completamente envolvido na cultura geral da empresa. Três fatores se somam ao que pensamos como "ser produtivo":

• Ser capaz de resolver problemas de forma criativa
• Usando o tempo de forma eficiente
• Sabendo quando pedir ajuda — e quando oferecê-la

Programas de treinamento para funcionários muitas vezes se concentram em coisas completamente diferentes, como delinear grandes organogramas que têm pouco impacto no trabalho diário de uma pessoa ou onde encontrar TI ou o suporte técnico. Na realidade, 70% do treinamento no trabalho acontece... quando alguém está realmente fazendo o trabalho!

Ao mudar o que entendemos como "programas de treinamento no trabalho" para dar a alguém todas as peças que eles precisam para aprender através de uma robusta base de conhecimento, você é capaz de escalar programas de integração e permitir que as pessoas se adaptem da maneira que é melhor para elas — em vez de isolá-las em uma sala por uma semana enquanto um instrutor corporativo explica como fazer login no Salesforce, caso uma pessoa entre as dez na sala nunca tenha trabalhado nisso antes.

Colocar todo o conhecimento relacionado ao trabalho em um só lugar permite que você coloque os funcionários em seus papéis nos primeiros dias com as ferramentas de que precisarão tanto no momento imediato quanto a longo prazo, permitindo que eles confiem nos especialistas da empresa sem interrompê-los. Isso permite não apenas que o novo funcionário, mas todos com quem esse novo funcionário interage sejam mais produtivos.

Culturas orientadas ao conhecimento são o caminho a seguir

Funcionários engajados e informados são o que realmente cria uma cultura empresarial positiva, e esses tipos de culturas superam o campo. Se você der a um novo funcionário — ou até mesmo a um funcionário existente em uma nova função — as ferramentas de que realmente precisam para ter sucesso em seus trabalhos, em vez do que os consultores de treinamento querem vender, você não apenas economiza orçamento, mas diminui o tempo que leva para que eles se tornem engajados e produtivos, com um interesse em como sua equipe, organização e empresa se desempenham. Itens de linha, como taxas de recrutadores, novos computadores e novas licenças de software não desaparecerão, mas você poderá garantir que estão sendo usados adequadamente, mais rápido, e reduzir seriamente o impacto em seu resultado final.