שיתוף זה אכפתיות כשמדברים על ידע בעבודה. אנחנו champions של תרבויות מונחות ידע, ואנחנו יודעים שיש הרבה סיבות מדוע ארגונים צריכים להשקיע בשיתוף ידע במקום להחזיק אותו.

האם אתה זוכר מה קרה בפעם האחרונה שכוח גדול עזב את החברה שלך? בהתאם לכך שהחברה שלך מעריכה שיתוף ידע, אנחנו מהמרים שאחת משתי דברים קרו לאחר שהם נתנו את הודעת השניים שבועות שלהם:

• למרות שהיו עצובים שהכוח הגדול עוזב, כולם איחלו להם הצלחה. רובם שאלו את המנהלים שלהם אם יש משהו שהם יכולים לעשות כדי לעזור בזמן שהם ממלאים את המשרה ואולי יצאו לשעת אושר מהנה.
• מנהלים ועובדים נכנסו לפאניקה מוחלטת בזמן שהצוותים נכנסו לכאוס משום שאף אחד לא ידע מה לעשות. ה״דג הגדול״ בילה את הימים האחרונים שלו בכתיבת "כל מה שאנשים צריכים לדעת" ברגע שהם עזבו, אבל הרשומות שלו לא ממש עזרו.

הכאוס במצב האחרון לא נבע מכולם פשוט להיות עצובים על כך שעובד עוזב. כל הקרדיט על כך אי הנעימות עובר לשמירת ידע.

למה שמירת ידע קורה בעבודה

ידע לא אמור להישמר על ידי כמה שחקנים מרכזיים. זה אמור להיות משותף כך שכולם יוכלו לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם. הדוגמה למעלה היא רק בעיה אחת שמגיעה עם שמירת ידע. תהליכים רבים אחרים ודברים חשובים סובלים כאשר ידע לא זמין בקלות לאנשים שצריכים את זה יותר.

חברות שרוצות באמת לאמץ חדשנות, שוויון וגיוון צריכות להיות מובילות במאבק בשיתוף ידע.

האמרה שידע הוא כוח היא מאוד נכונה במקום העבודה הממוצע. כאשר המגרש משחקים מיושר ואנשים יש מידע שהם צריכים כדי לעשות את העבודה שלהם, זה קל יותר לחקור רעיונות חדשים, להביא אנשים מכל תחומי החיים, ולהקים אנשים להצלחה.

זה יותר חשוב מתמיד שעובדים יהיו מסונכרנים על פרויקטים ותהליכים מתאימים כאשר הם חלק מכוח עבודה מפוזר. המאמץ ליותר סביבות היברידיות ורחוקות קודם עלול היה לגרום לכמה חברות לחשוב בצורה יותר ביקורתית ואסטרטגית על האופן שבו הן משתפות ידע.

אז, אם שיתוף ידע כל כך טוב, למה כל כך הרבה חברות מתמודדות עם שמירת ידע? למרות מה שאתה עשוי לחשוב, רוב המנהלים והעובדים אינם נבלים מקיאווליים שנוקטים בניסיונות לחבל בעמיתיהם. באמת, שמירת ידע קורה בגלל כמה סיבות מאוד יומיומיות (ותקנות).

שיתוף ידע זה משעמם

אתה רוצה לשתף עדכון חשוב על פרויקט. אתה יכול להשתמש בתוכנת ניהול הפרויקטים הרגילה שלך, אבל זה באמת יותר כדי לעקוב אחר העבודה במקום להעביר הודעות. אימייל או הודעת Slack עשויים לעבוד, אבל מאחר שחלק מהאנשים לא נמצאים אתה מודאג שהעדכון שלך יתבעס באחריות. אולי הפגישה הבאה של הצוות תעבוד, אבל אתה באמת צריך להציל זאת עכשיו.

כשהוא חושב על הדרך הטובה ביותר להעביר חדשות, אתה מבין שבילית את רוב חצי השעה שלך בחשיבה על איך לשלוח את ההודעה. אתה מתעלם למרות זאת ומחליט למצוא דרך להעביר את העדכון שלך אחרי הפגישה הבאה שלך, אבל נמשכת למשהו חשוב ומחכה עד מחר.

אבל חכה, מחר אתה צריך לשנות כיוונים לפרויקט אחר, אז אולי אחרי הסוף שבוע תוכל לעשות את ההודעה שלך...

אתה לא יכול לצפות מעובדים להיות מוכנים לשתף ידע אם זה בא עם כזה מחיר כבד. כאשר הארגונים אינם מוגדרים לשתף ידע, לפעמים שיתוף החדשות הפשוטות ביותר הופך לבעיה גדולה בזמן וכסף. שיתוף ידע צריך להיות פשוט, לא מסובך, ומהיר יחסית לביצוע.

יש תגמול בהחזקת הידע

כואב לנו להודות בכך, אבל כמה מקומות עבודה הם באמת מצוינים לעודד את העובדים להחזיק בידע. אמרנו את זה פעם אחת ואנחנו שמחים להעלות את היהלום הישן הזה שנית: ידע הוא כוח, וזה מאוד נכון כאשר מדובר בעבודה.

אנשים שמחזיקים במידע חשוב קרוב אליהם הופכים להיות מנהיגים דה פקטו בעבודה. כל משימה, לא משנה כמה קטנה, חייבת לעבור דרכם כדי להתבצע. לבסוף, מי ששומרי הידע לאט לאט הופכים להיות נראים כמומחים בתחום, גם אם הם רק "מומחים" בשמירה על אנשים מרוחקים מהם. הם מקבלים את הפרויקטים הטובים יותר, הם מתחילים לקבוע את הכללים, והם ממשיכים להחזיק ידע קרוב אליהם כדי לשמור על הכוח שלהם.

הוא מבין את זה (בדרך הרעה ביותר האפשרית)

אנחנו מבינים שצריך שיהיה הפצת ידע בעבודה כדי שהדברים יתנהלו בצורה חלקה. בסופו של דבר, כולם לא יכולים לדעת הכל על נושאים ופרויקטים מסוימים. הבעיה מתעוררת כאשר נראה שיש רק אדם אחד שיש לו את התשובות לכל הדברים.

אנשים נענשים על שיתוף ידע

אנחנו יודעים מה אתה חושב. "זה אבסורד!" "אני/המשרד שלי לעולם לא יעניש עובד שעוזר לאחרים!"

...כן ... על זה ...

האם אי פעם אתה או המנהל שלך:

• נכנסתם בעד עובד שלקח יותר מדי זמן להסביר משהו לעמית?
• לא לקחתם ברצינות בקשות להרחיב את הבסיס ידע שלכם כ"לא נחוץ"
• ראיתם תלונות על בלבול סביב תהליכים ופרויקטים כאשמת העובדים ולא של המערכות שהם משתמשים בהן?

אתה עשוי לא להתכוון, אבל אתה עושה הרבה כדי לפגוע בשיתוף ידע בעבודה. איך יכולים עובדים לקחת יוזמה לתעד ולהסביר דברים אם הם יוענשו על כך?

ביקורת בונה זה דבר אחד, חיפוש יתר וניגודיות מופרזת זה דבר אחר. במקום למצוא כל הזמן פגם בדרך שבה הדברים מתנהלים, נסו להציע הצעות לגבי איך להפוך את הדברים לטובים יותר.

חשיבות המאבק בשמירת ידע

"עסקה גדולה," אתה חושב. "הכל כאן זה פשוט תלונה שכיחה לגבי עבודה. הדברים נראים בסדר כמו שהם, למה אני צריך להשקיע כל כך הרבה שינוי?"

ובכן, ביצועים, קודם כל.

חברות שיש להן תרבות מונעת ידע נראות פועלות בצורה הנכונה. התהליכים מתועדים, והידע החשוב משתף, וכולם יש את המידע שהם צריכים לעבוד.

למעשה, יש לנו מחקר שמעיד ש-94% מהחברות עם תרבויות מונחות ידע משיגות או מציבות את מטרותיהן. מלמעלה, 84% מדווחות על כך שהן מרגישות מסופקות עם מידת מעורבות העובדים שלהן.

כאשר אתה מצליח בעבודה, שביעות הרצון של הלקוחות בדרך כלל לא רחוקה מדי. לפתע צוותי התמיכה לא צריכים לבלות דקות יקרות בחיפוש אחרי התשובה הנכונה לעזור ללקוח שאינו מרוצה. אנשים במילוי יש את מה שהם צריכים כדי להעלות את הייצור בקלות או לעבור לשירות משלוח אחר. מאחר שכל הדברים זורמים חלק, הלקוחות נהנים מהיתרונות.

4 דרכים פשוטות להפסיק את שמירת הידע

אנחנו יודעים שאתה רוצה שהחברה שלך תהיה תמיד בראש המשחק שלה, ולכן אנחנו נעזור לך להילחם בשמירת הידע בצורה הנכונה. אם אתה רציני בהפסקת ההחזקה, אנחנו יודעים מה אתה צריך לעשות.

עלה לרמה של דיאן לוקהארט

1. עשה תיעוד קל

אחד האתגרים הגדולים ביותר שהחברות מתמודדות איתן כאשר הן Asses את בסיס הידע שלהן הוא איך לארגן הכל. למצוא את הדרך הטובה ביותר לקבל את כמות הידע של כל מומחה לנושא לא יהיה משימה קלה.

אנחנו לא יכולים להמליץ על השימוש בתבניות מספיק כאן. כאשר אתה משתמש בתבניות, אתה יכול לשתף תהליכים קלים לחזרה ולעשות את זה פשוט יותר לאנשים לעקוב. זכור, התיעוד לוקח זמן להתאים אותו. אבל כאשר אתה בונה אותו על בסיס נכון, זה הרבה יותר קל להתמודד.

הגבר את הפרודוקטיביות בעזרת התבניות החינמיות של Guru

בדוק תבניות

2. הראה הכרה

אתה לא רוצה לספר לגלום הידע במקום העבודה שהם צריכים לוותר על היקר שלהם. על כל הביקורות שעשינו על שמירת ידע, אנחנו מבינים מדוע זה יכול להיות קשה לוותר. אחרי הכל, אנשים עדיין רוצים קרדיט והכרה על מה שהם עשו.

או, אתה לא צריך :)

תאמין או לא, אתה עדיין יכול להיות מומחי נושא מבלי שהם יהפכו להחזיק ברזלים. המערכת שלנו יכולה לתת לאנשים שהגו תהליכים חשובים ותיעוד הכרה תוך כדי הפיכת זה קל יותר לעדכן ידע חשוב.

אנחנו גם advocates של מנהלים וגורמים אחרים להיות התומכים הגדולים ביותר של העובדים. מצא דרכים להדגיש את התרומות של אנשים לעבודה כך שיהיה קצת יותר קל לשחרר חלק מהידע שהוחזק.

3. עשה שיתוף פשוט

נמאס לך מתקלות של כתיפה והפרעות שמפריעות לזרימת יום העבודה? עשה את זה קל יותר וטבעי יותר לשתף ידע בזמן שאנשים עובדים!

מילים שאנו חיים לפי Guru

עשה שיתוף וצריכת ידע חלק בלתי נפרד מהיום העבודה על ידי מתן לאנשים את הזמן שהם צריכים כדי לקרוא, לכתוב, ולתקשר. עודד אנשים להקים "זמנים ממוקדים" במהלך היום כך שהם יוכלו להיות ממוקדים בתקשורת.

האם אתה מחובר לפגישות של 60 או 30 דקות? החזיר לאנשים חלק מהזמן שלהם ועשה את הפגישות יותר יעילות על ידי הקצרות. עשה קריאה מקדימה חלק מפגישות גדולות כך שכולם יבואו מוכנים עם שאלות ורעיונות. נתינת לאנשים 5-15 דקות כדי להיכנס למצב הנכון יכולה לעשות פלאים עבור הפרודוקטיביות.

4. נקה את התרבות שלך

אם ראית כל אחד מהבאים:

• אנשים מפחדים לשאול שאלות כי הם לא רוצים להיראות לאcompetent.
• הייתה לך פעם מומחה מעניין, אבל אחרי ש-2 הניצחונות הגדולים שלו לא הוכרו הוא ייצא מהעבודה.
• עובדים מרגישים כל כך טרודים ומוצפים עם המועד האחרון שלהם שהם אפילו לא רוצים לשאול שאלות.

אה... זה נשמע שיש לך כמה בעיות שהולכות יותר עמוק משמירת ידע.

מצטער להודיע לך

אם אתה באמת רוצה שיהיה לך מקום עבודה מונח ידע ולהפחית את מספר השומרים שבקרבתך, עבוד על יצירת תרבות חיובית לכולם.

שבח יצירתיות ועודד אנשים לבוא לשולחן עם רעיונות חדשים בלי קשר כמה מתוכננים הם. ככל שאנשים ישתפו וירגישו נוח לשתף, כך הידע שהם יפיקו יהיה טוב יותר. ככל שיותר אנשים משתפים ומרגישים נוחות בשיתוף, כך הידע שהם מייצרים יהיה טוב יותר.

ברוכים הבאים לעידן החדש

שמירת ידע היא הרוצח השקט של מקומות עבודה מבטיחים, וזה יכול להיות קשה לזהות אם אינך יודע את הסימנים. דיברנו הרבה על דברים שאתה יכול לעשות בתוך הניהול שלך ותרבות כדי לעזור, אבל יש פתרון אחד ברור שלא הזכרנו: שיהיה לך את התוכנה הנכונה.

אתה צריך לבנות את התרבות החדשה שלך בשיתוף ידע על בסיס מוצק. התחל דברים על הצד הנכון על ידי שימוש במאגר ידע חדש.