Don’t Reward the Hoard: Combat Knowledge Hoarding at Work
Votre entreprise a-t-elle un problème d'accumulation de connaissances ? Découvrez les signes révélateurs de l'accumulation de connaissances et comment devenir une entreprise plus axée sur les connaissances.
Partager, c'est prendre soin des connaissances au travail. Nous sommes champions des cultures axées sur le savoir, et nous savons qu'il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations devraient investir dans le partage des connaissances plutôt que de les garder pour elles.
Te souviens-tu de ce qui s'est passé la dernière fois qu'un « gros poisson » a quitté ton entreprise ? En fonction de la façon dont ton entreprise valorise le partage des connaissances, nous parions que l'une des deux choses suivantes s'est produite après qu'il ait donné son préavis de deux semaines :
Malgré la tristesse de voir le gros poisson partir, tout le monde lui a souhaité bonne chance. La plupart ont demandé à leurs supérieurs s'il y avait quelque chose qu'ils pouvaient faire pour aider en attendant le remplissage du poste et peut-être sont sortis pour un joyeux happy hour.
Les managers et les employés sont entrés dans une véritable panique pendant que les équipes étaient plongées dans le chaos car personne ne savait quoi faire. Le « gros poisson » a passé ses derniers jours à noter « tout ce que les gens devaient savoir » une fois parti, mais ses notes n'ont pas vraiment aidé.
On dirait que Joan a donné son préavis de deux semaines
Le chaos dans ce dernier scénario ne provenait pas du fait que tout le monde était juste triste de voir un employé partir. Tout le crédit pour cet inconfort revient à l'accumulation des connaissances.
Pourquoi l'accumulation des connaissances se produit-elle au travail
Les connaissances ne sont pas destinées à être conservées par quelques acteurs clés. Elles sont destinées à être partagées afin que chacun puisse faire de son mieux. L'exemple ci-dessus n'est qu'un exemple du problème qui découle de l'accumulation des connaissances. De nombreux autres processus et éléments importants souffrent lorsque les connaissances ne sont pas facilement accessibles à ceux qui en ont le plus besoin.
Les entreprises qui veulent vraiment favoriser l'innovation, l'égalité et la diversité devraient être à l'avant-garde du partage des connaissances.
Le dicton selon lequel « la connaissance, c'est le pouvoir » est très vrai dans un environnement de travail moyen. Lorsque le terrain de jeu est nivelé et que les gens ont les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, il est plus facile d'explorer de nouvelles idées, d'intégrer des personnes de différents horizons et de préparer les gens à la réussite.
Il est plus important que jamais que les employés soient synchronisés sur les projets et les processus appropriés lorsqu'ils font partie d'une main-d'œuvre distribuée. L'incitation à des environnements hybrides et à distance a peut-être conduit certaines entreprises à réfléchir de manière plus critique et stratégique sur la manière dont elles partagent les connaissances.
Alors, si le partage des connaissances est si important, pourquoi tant d'entreprises ont-elles du mal avec l'accumulation des connaissances ? Malgré ce que vous pensez, la plupart des managers et des employés ne sont pas des méchants machiavéliques essayant de saper leurs collègues. En vérité, l'accumulation des connaissances se produit pour des raisons très banales (et réparables).
Partager des connaissances est fastidieux
Vous souhaitez partager une mise à jour importante sur un projet. Vous pourriez utiliser votre logiciel de gestion de projet habituel, mais c'est plutôt pour suivre le travail que pour relayer des messages. Un email ou un message Slack pourrait fonctionner, mais comme certaines personnes ne sont pas là, vous craignez que votre mise à jour ne se perde dans la masse. Peut-être que la prochaine réunion d'équipe pourrait convenir, mais vous devez vraiment diffuser cela maintenant.
En réfléchissant à la meilleure manière de partager vos nouvelles, vous réalisez que vous avez passé la majeure partie de votre demi-heure de temps libre à penser à comment envoyer le message. Vous passez cela sous silence et vous vous résolvez à trouver un moyen de transmettre votre mise à jour après votre prochaine réunion, mais quelque chose d'important vous a retenu et vous devez attendre jusqu'à demain.
Mais attendez, demain vous devez vous concentrer sur un autre projet, donc peut-être après le week-end, vous pourrez faire votre message…
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés soient prêts à partager leurs connaissances si cela a un coût si élevé. Lorsque les organisations ne sont pas prêtes à partager les connaissances, parfois, même partager les nouvelles les plus simples devient un véritable gouffre de temps et d'argent. Partager des connaissances devrait être simple, sans complications et relativement rapide à faire.
Il y a une récompense dans l'accumulation
Nous avons du mal à l'admettre, mais certains environnements de travail sont vraiment doués pour encourager discrètement les employés à accumuler des connaissances. Nous l'avons dit une fois et nous sommes heureux de dépoussiérer à nouveau ce vieux gemme : la connaissance, c'est le pouvoir, et cela est très vrai dans le domaine du travail.
Les personnes qui détiennent des informations importantes à l'intérieur deviennent des leaders de fait au travail. Chaque tâche, quelle que soit sa taille, doit passer par eux pour être complétée. Finalement, les accumulants de connaissances deviennent peu à peu perçus comme des experts en la matière, même s'ils ne sont que des "experts" pour tenir les gens à l'écart. Ils obtiennent les meilleurs projets, ils commencent à décider, et ils continuent à garder les connaissances pour eux afin de maintenir leur pouvoir.
Il le comprend (de la pire des manières)
Nous comprenons qu'il doit y avoir une certaine distribution des connaissances au travail pour que les choses se passent bien. Après tout, tout le monde ne peut pas tout savoir sur certains sujets et projets. Le problème survient lorsqu'il semble qu'il n'y a qu'une seule personne qui a les réponses à tout.
Les gens sont punis pour avoir partagé leurs connaissances
Nous savons ce que vous êtes en train de penser. « C'est absurde ! Je/I mon bureau ne punirait jamais un employé qui aide les autres !
...Ouais... à propos de ça...
Vous ou votre manager avez-vous déjà :
Réprimandé un employé pour avoir mis trop de temps à expliquer quelque chose à un collègue ?
Écarté des demandes d'élargir votre base de connaissances comme "inutiles"
Considéré les plaintes sur la confusion autour des processus et des projets comme étant la faute des employés et non des systèmes qu'ils utilisent ?
Vous n'avez peut-être pas voulu le faire, mais vous nuisez beaucoup au partage des connaissances au travail. Comment les employés peuvent-ils prendre l'initiative de documenter et d'expliquer les choses s'ils vont être punis pour cela ?
La critique constructive est une chose, la recherche excessive de défauts et la négativité à l'extrême en est une autre. Au lieu de constamment trouver des défauts dans la manière dont les choses sont faites, essayez de proposer des suggestions pour améliorer les choses.
L'importance de lutter contre l'accumulation des connaissances
« De toute façon », pensez-vous. « Tout ça ressemble à peu près à une plainte commune au travail. Les choses semblent bien comme elles sont, pourquoi devrais-je investir dans tant de changements ? »
Eh bien, la performance, par exemple.
Les entreprises qui ont une culture axée sur le savoir ont tendance à fonctionner à plein régime. Les processus sont documentés, les connaissances importantes sont partagées, et chacun a les informations nécessaires pour travailler.
En fait, nous avons des recherches indiquant que 94 % des entreprises avec des cultures axées sur le savoir atteignent ou dépassent leurs objectifs. De plus, 84 % déclarent être satisfaits de leur engagement des employés.
Lorsque vous excellez au travail, la satisfaction du client n'est généralement pas trop loin derrière. Soudain, le personnel de soutien n'a plus besoin de passer des minutes précieuses à chercher la bonne réponse pour aider un client mécontent. Les personnes en charge des expéditions ont ce dont elles ont besoin pour augmenter facilement la production ou changer de service d'expédition. Puisque tout fonctionne bien, les clients en retirent les bénéfices.
4 façons simples d'arrêter l'accumulation des connaissances
Nous savons que vous voulez que votre entreprise soit toujours performante, alors nous allons vous aider à lutter contre l'accumulation des connaissances de la bonne manière. Si vous êtes sérieux au sujet d'arrêter l'accumulation, nous savons ce que vous devez faire.
Atteignez le niveau de Diane Lockhart
1. Facilitez la documentation
Un des plus grands obstacles auxquels les entreprises font face lorsqu'elles évaluent leur base de connaissances est comment tout organiser. Trouver le meilleur moyen d'obtenir la grande quantité de connaissances que chaque expert en la matière possède ne sera pas une tâche facile.
Nous ne pouvons pas recommander suffisamment l'utilisation de modèles ici. Lorsque vous utilisez des modèles, vous pouvez partager des processus facilement reproductibles et simplifier la tâche des gens à suivre. N'oubliez pas que la documentation prend du temps pour être parfaite. Mais lorsque vous l'avez construit sur la bonne fondation, il devient beaucoup plus facile à gérer.
Augmentez la productivité avec les modèles gratuits de Guru
Vous redoutez de dire à Gollum de la connaissance au travail qu'il doit abandonner son précieux. Pour tout le blâme que nous venons de faire sur l'accumulation des connaissances, nous comprenons pourquoi il peut être difficile de renoncer. Après tout, les gens veulent toujours du crédit et de la reconnaissance pour ce qu'ils ont réalisé.
Oh, vous n'auriez pas dû :)
Croyez-le ou non, vous pouvez toujours avoir des experts en la matière sans qu'ils ne deviennent des accumulateurs. Notre système de carte peut donner aux personnes qui ont créé des processus et de la documentation importants la reconnaissance tout en rendant simultanément plus facile la mise à jour des connaissances importantes.
Nous sommes également des défenseurs des managers et autres parties prenantes pour être les plus grands supporters des employés. Trouvez des moyens de mettre en valeur les contributions des gens au travail afin qu'il soit un peu plus facile de lâcher certaines des connaissances qui ont été accumulées.
3. Facilitez le partage
Marre des tapotements sur l'épaule et des interruptions perturbant le cours de la journée de travail ? Facilitez et naturalisez le partage des connaissances pendant que les gens travaillent !
Des mots que nous vivons chez Guru
Rendez le partage et la consommation des connaissances une partie naturelle de la journée de travail en donnant aux gens le temps dont ils ont besoin pour lire, écrire et communiquer. Encouragez les gens à configurer des « temps de concentration » pendant la journée pour qu'ils puissent se concentrer sur la communication.
Êtes-vous lié à des réunions de 60 ou 30 minutes ? Rendez aux gens une partie de leur temps et rendez les réunions plus efficaces en les raccourcissant. Intégrez la pré-lecture dans les grandes réunions afin que les gens viennent préparés avec des questions et des idées. Accorder aux gens 5 à 15 minutes pour se mettre dans le bon état d'esprit peut faire des merveilles pour la productivité.
4. Détoxifiez votre culture
Si vous avez vu ce qui suit :
Les gens ont peur de poser des questions car ils ne veulent pas être vus comme incompétents.
Vous aviez un expert en la matière engagé, mais après que ses 2 derniers succès aient été ignorés, il a cessé de s'impliquer au travail.
Les employés se sentant tellement surchargés et débordés par leur prochaine échéance qu'ils n'ont même pas envie de poser des questions.
Euh... cela ressemble à des problèmes qui vont plus loin que l'accumulation des connaissances.
Je suis désolé de te l'annoncer
Si vous voulez vraiment avoir un lieu de travail axé sur la connaissance et diminuer le nombre d'accumulateurs, travaillez à créer une culture positive pour tout le monde.
Félicitez la créativité et encouragez les gens à venir avec de nouvelles idées, peu importe à quel point elles sont bien pensées. Plus les gens partageront ET se sentiront à l'aise pour le faire, meilleure sera la connaissance qu'ils produiront. Plus les gens partagent ET se sentent à l'aise de partager, mieux sera le savoir qu'ils produisent.
Bienvenue dans la nouvelle ère
L'accumulation des connaissances est le tueur silencieux des lieux de travail prometteurs, et il peut être difficile de détecter si vous ne connaissez pas les signes. Nous avons beaucoup parlé des choses que vous pouvez faire au sein de votre gestion et de votre culture pour aider, mais il y a une solution évidente que nous n'avons pas mentionnée : avoir le bon logiciel.
Partager, c'est prendre soin des connaissances au travail. Nous sommes champions des cultures axées sur le savoir, et nous savons qu'il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations devraient investir dans le partage des connaissances plutôt que de les garder pour elles.
Te souviens-tu de ce qui s'est passé la dernière fois qu'un « gros poisson » a quitté ton entreprise ? En fonction de la façon dont ton entreprise valorise le partage des connaissances, nous parions que l'une des deux choses suivantes s'est produite après qu'il ait donné son préavis de deux semaines :
Malgré la tristesse de voir le gros poisson partir, tout le monde lui a souhaité bonne chance. La plupart ont demandé à leurs supérieurs s'il y avait quelque chose qu'ils pouvaient faire pour aider en attendant le remplissage du poste et peut-être sont sortis pour un joyeux happy hour.
Les managers et les employés sont entrés dans une véritable panique pendant que les équipes étaient plongées dans le chaos car personne ne savait quoi faire. Le « gros poisson » a passé ses derniers jours à noter « tout ce que les gens devaient savoir » une fois parti, mais ses notes n'ont pas vraiment aidé.
On dirait que Joan a donné son préavis de deux semaines
Le chaos dans ce dernier scénario ne provenait pas du fait que tout le monde était juste triste de voir un employé partir. Tout le crédit pour cet inconfort revient à l'accumulation des connaissances.
Pourquoi l'accumulation des connaissances se produit-elle au travail
Les connaissances ne sont pas destinées à être conservées par quelques acteurs clés. Elles sont destinées à être partagées afin que chacun puisse faire de son mieux. L'exemple ci-dessus n'est qu'un exemple du problème qui découle de l'accumulation des connaissances. De nombreux autres processus et éléments importants souffrent lorsque les connaissances ne sont pas facilement accessibles à ceux qui en ont le plus besoin.
Les entreprises qui veulent vraiment favoriser l'innovation, l'égalité et la diversité devraient être à l'avant-garde du partage des connaissances.
Le dicton selon lequel « la connaissance, c'est le pouvoir » est très vrai dans un environnement de travail moyen. Lorsque le terrain de jeu est nivelé et que les gens ont les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, il est plus facile d'explorer de nouvelles idées, d'intégrer des personnes de différents horizons et de préparer les gens à la réussite.
Il est plus important que jamais que les employés soient synchronisés sur les projets et les processus appropriés lorsqu'ils font partie d'une main-d'œuvre distribuée. L'incitation à des environnements hybrides et à distance a peut-être conduit certaines entreprises à réfléchir de manière plus critique et stratégique sur la manière dont elles partagent les connaissances.
Alors, si le partage des connaissances est si important, pourquoi tant d'entreprises ont-elles du mal avec l'accumulation des connaissances ? Malgré ce que vous pensez, la plupart des managers et des employés ne sont pas des méchants machiavéliques essayant de saper leurs collègues. En vérité, l'accumulation des connaissances se produit pour des raisons très banales (et réparables).
Partager des connaissances est fastidieux
Vous souhaitez partager une mise à jour importante sur un projet. Vous pourriez utiliser votre logiciel de gestion de projet habituel, mais c'est plutôt pour suivre le travail que pour relayer des messages. Un email ou un message Slack pourrait fonctionner, mais comme certaines personnes ne sont pas là, vous craignez que votre mise à jour ne se perde dans la masse. Peut-être que la prochaine réunion d'équipe pourrait convenir, mais vous devez vraiment diffuser cela maintenant.
En réfléchissant à la meilleure manière de partager vos nouvelles, vous réalisez que vous avez passé la majeure partie de votre demi-heure de temps libre à penser à comment envoyer le message. Vous passez cela sous silence et vous vous résolvez à trouver un moyen de transmettre votre mise à jour après votre prochaine réunion, mais quelque chose d'important vous a retenu et vous devez attendre jusqu'à demain.
Mais attendez, demain vous devez vous concentrer sur un autre projet, donc peut-être après le week-end, vous pourrez faire votre message…
Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés soient prêts à partager leurs connaissances si cela a un coût si élevé. Lorsque les organisations ne sont pas prêtes à partager les connaissances, parfois, même partager les nouvelles les plus simples devient un véritable gouffre de temps et d'argent. Partager des connaissances devrait être simple, sans complications et relativement rapide à faire.
Il y a une récompense dans l'accumulation
Nous avons du mal à l'admettre, mais certains environnements de travail sont vraiment doués pour encourager discrètement les employés à accumuler des connaissances. Nous l'avons dit une fois et nous sommes heureux de dépoussiérer à nouveau ce vieux gemme : la connaissance, c'est le pouvoir, et cela est très vrai dans le domaine du travail.
Les personnes qui détiennent des informations importantes à l'intérieur deviennent des leaders de fait au travail. Chaque tâche, quelle que soit sa taille, doit passer par eux pour être complétée. Finalement, les accumulants de connaissances deviennent peu à peu perçus comme des experts en la matière, même s'ils ne sont que des "experts" pour tenir les gens à l'écart. Ils obtiennent les meilleurs projets, ils commencent à décider, et ils continuent à garder les connaissances pour eux afin de maintenir leur pouvoir.
Il le comprend (de la pire des manières)
Nous comprenons qu'il doit y avoir une certaine distribution des connaissances au travail pour que les choses se passent bien. Après tout, tout le monde ne peut pas tout savoir sur certains sujets et projets. Le problème survient lorsqu'il semble qu'il n'y a qu'une seule personne qui a les réponses à tout.
Les gens sont punis pour avoir partagé leurs connaissances
Nous savons ce que vous êtes en train de penser. « C'est absurde ! Je/I mon bureau ne punirait jamais un employé qui aide les autres !
...Ouais... à propos de ça...
Vous ou votre manager avez-vous déjà :
Réprimandé un employé pour avoir mis trop de temps à expliquer quelque chose à un collègue ?
Écarté des demandes d'élargir votre base de connaissances comme "inutiles"
Considéré les plaintes sur la confusion autour des processus et des projets comme étant la faute des employés et non des systèmes qu'ils utilisent ?
Vous n'avez peut-être pas voulu le faire, mais vous nuisez beaucoup au partage des connaissances au travail. Comment les employés peuvent-ils prendre l'initiative de documenter et d'expliquer les choses s'ils vont être punis pour cela ?
La critique constructive est une chose, la recherche excessive de défauts et la négativité à l'extrême en est une autre. Au lieu de constamment trouver des défauts dans la manière dont les choses sont faites, essayez de proposer des suggestions pour améliorer les choses.
L'importance de lutter contre l'accumulation des connaissances
« De toute façon », pensez-vous. « Tout ça ressemble à peu près à une plainte commune au travail. Les choses semblent bien comme elles sont, pourquoi devrais-je investir dans tant de changements ? »
Eh bien, la performance, par exemple.
Les entreprises qui ont une culture axée sur le savoir ont tendance à fonctionner à plein régime. Les processus sont documentés, les connaissances importantes sont partagées, et chacun a les informations nécessaires pour travailler.
En fait, nous avons des recherches indiquant que 94 % des entreprises avec des cultures axées sur le savoir atteignent ou dépassent leurs objectifs. De plus, 84 % déclarent être satisfaits de leur engagement des employés.
Lorsque vous excellez au travail, la satisfaction du client n'est généralement pas trop loin derrière. Soudain, le personnel de soutien n'a plus besoin de passer des minutes précieuses à chercher la bonne réponse pour aider un client mécontent. Les personnes en charge des expéditions ont ce dont elles ont besoin pour augmenter facilement la production ou changer de service d'expédition. Puisque tout fonctionne bien, les clients en retirent les bénéfices.
4 façons simples d'arrêter l'accumulation des connaissances
Nous savons que vous voulez que votre entreprise soit toujours performante, alors nous allons vous aider à lutter contre l'accumulation des connaissances de la bonne manière. Si vous êtes sérieux au sujet d'arrêter l'accumulation, nous savons ce que vous devez faire.
Atteignez le niveau de Diane Lockhart
1. Facilitez la documentation
Un des plus grands obstacles auxquels les entreprises font face lorsqu'elles évaluent leur base de connaissances est comment tout organiser. Trouver le meilleur moyen d'obtenir la grande quantité de connaissances que chaque expert en la matière possède ne sera pas une tâche facile.
Nous ne pouvons pas recommander suffisamment l'utilisation de modèles ici. Lorsque vous utilisez des modèles, vous pouvez partager des processus facilement reproductibles et simplifier la tâche des gens à suivre. N'oubliez pas que la documentation prend du temps pour être parfaite. Mais lorsque vous l'avez construit sur la bonne fondation, il devient beaucoup plus facile à gérer.
Augmentez la productivité avec les modèles gratuits de Guru
Vous redoutez de dire à Gollum de la connaissance au travail qu'il doit abandonner son précieux. Pour tout le blâme que nous venons de faire sur l'accumulation des connaissances, nous comprenons pourquoi il peut être difficile de renoncer. Après tout, les gens veulent toujours du crédit et de la reconnaissance pour ce qu'ils ont réalisé.
Oh, vous n'auriez pas dû :)
Croyez-le ou non, vous pouvez toujours avoir des experts en la matière sans qu'ils ne deviennent des accumulateurs. Notre système de carte peut donner aux personnes qui ont créé des processus et de la documentation importants la reconnaissance tout en rendant simultanément plus facile la mise à jour des connaissances importantes.
Nous sommes également des défenseurs des managers et autres parties prenantes pour être les plus grands supporters des employés. Trouvez des moyens de mettre en valeur les contributions des gens au travail afin qu'il soit un peu plus facile de lâcher certaines des connaissances qui ont été accumulées.
3. Facilitez le partage
Marre des tapotements sur l'épaule et des interruptions perturbant le cours de la journée de travail ? Facilitez et naturalisez le partage des connaissances pendant que les gens travaillent !
Des mots que nous vivons chez Guru
Rendez le partage et la consommation des connaissances une partie naturelle de la journée de travail en donnant aux gens le temps dont ils ont besoin pour lire, écrire et communiquer. Encouragez les gens à configurer des « temps de concentration » pendant la journée pour qu'ils puissent se concentrer sur la communication.
Êtes-vous lié à des réunions de 60 ou 30 minutes ? Rendez aux gens une partie de leur temps et rendez les réunions plus efficaces en les raccourcissant. Intégrez la pré-lecture dans les grandes réunions afin que les gens viennent préparés avec des questions et des idées. Accorder aux gens 5 à 15 minutes pour se mettre dans le bon état d'esprit peut faire des merveilles pour la productivité.
4. Détoxifiez votre culture
Si vous avez vu ce qui suit :
Les gens ont peur de poser des questions car ils ne veulent pas être vus comme incompétents.
Vous aviez un expert en la matière engagé, mais après que ses 2 derniers succès aient été ignorés, il a cessé de s'impliquer au travail.
Les employés se sentant tellement surchargés et débordés par leur prochaine échéance qu'ils n'ont même pas envie de poser des questions.
Euh... cela ressemble à des problèmes qui vont plus loin que l'accumulation des connaissances.
Je suis désolé de te l'annoncer
Si vous voulez vraiment avoir un lieu de travail axé sur la connaissance et diminuer le nombre d'accumulateurs, travaillez à créer une culture positive pour tout le monde.
Félicitez la créativité et encouragez les gens à venir avec de nouvelles idées, peu importe à quel point elles sont bien pensées. Plus les gens partageront ET se sentiront à l'aise pour le faire, meilleure sera la connaissance qu'ils produiront. Plus les gens partagent ET se sentent à l'aise de partager, mieux sera le savoir qu'ils produisent.
Bienvenue dans la nouvelle ère
L'accumulation des connaissances est le tueur silencieux des lieux de travail prometteurs, et il peut être difficile de détecter si vous ne connaissez pas les signes. Nous avons beaucoup parlé des choses que vous pouvez faire au sein de votre gestion et de votre culture pour aider, mais il y a une solution évidente que nous n'avons pas mentionnée : avoir le bon logiciel.
